AFFIDAVIT EVIDENCE AND EXAMINATIONS

Affidavits

Content of affidavits

81. (1) Affidavits shall be confined to facts within the deponent’s personal knowledge except on motions, other than motions for summary judgment or summary trial, in which statements as to the deponent’s belief, with the grounds for it, may be included.

[…]

PREUVE PAR AFFIDAVIT ET INTERROGATOIRES

Affidavits

Contenu

81. (1) Les affidavits se limitent aux faits dont le déclarant a une connaissance personnelle, sauf s’ils sont présentés à l’appui d’une requête – autre qu’une requête en jugement sommaire ou en procès sommaire – auquel cas ils peuvent contenir des déclarations fondées sur ce que le déclarant croit être les faits, avec motifs à l’appui.

…

PERFECTING APPLICATION FOR LEAVE

10. (1) The applicant shall perfect an application for leave by complying with subrule (2)

(a) where the application sets out that the applicant has received the tribunal’s written reasons, within 30 days after filing the application; or

(b) where the application sets out that the applicant has not received the tribunal’s written reasons, within 30 days after receiving either the written reasons, or the notice under paragraph 9(2)(b), as the case may be.

(2) The applicant shall serve on every respondent who has filed and served a notice of appearance, a record containing the following, on consecutively numbered pages, and in the following order

(a) the application for leave,

(b) the decision or order, if any, in respect of which the application is made,

(c) the written reasons given by the tribunal, or the notice under paragraph 9(2)(b), as the case may be,

(d) one or more supporting affidavits verifying the facts relied on by the applicant in support of the application, and

(e) a memorandum of argument which shall set out concise written submissions of the facts and law relied upon by the applicant for the relief proposed should leave be granted,

and file it, together with proof of service.

MISE EN ÉTAT DE LA DEMANDE D’AUTORISATION

10. (1) Le demandeur met sa demande d’autorisation en état en se conformant au paragraphe (2) :

a) s’il indique dans sa demande qu’il a reçu les motifs écrits du tribunal administratif, dans les 30 jours suivant le dépôt de sa demande;

b) s’il indique dans sa demande qu’il n’a pas reçu les motifs écrits du tribunal administratif, dans les 30 jours suivant la réception soit de ces motifs, soit de l’avis envoyé par le tribunal administratif en application de l’alinéa 9(2)b).

(2) Le demandeur signifie à chacun des défendeurs qui a déposé et signifié un avis de comparution un dossier composé des pièces suivantes, disposées dans l’ordre suivant sur des pages numérotées consécutivement :

a) la demande d’autorisation,

b) la décision, l’ordonnance ou la mesure, s’il y a lieu, visée par la demande,

c) les motifs écrits donnés par le tribunal administratif ou l’avis prévu à l’alinéa 9(2)(b), selon le cas,

d) un ou plusieurs affidavits établissant les faits invoqués à l’appui de sa demande,

e) un mémoire énonçant succinctement les faits et les règles de droit invoqués par le demandeur à l’appui du redressement envisagé au cas où l’autorisation serait accordée,

et le dépose avec la preuve de la signification.

Section de la protection des réfugiés

Fonctionnement

170. Dans toute affaire dont elle est saisie, la Section de la protection des réfugiés :

a) procède à tous les actes qu’elle juge utiles à la manifestation du bien-fondé de la demande;

b) dispose de celle-ci par la tenue d’une audience;

c) convoque la personne en cause et le ministre;

d) transmet au ministre, sur demande, les renseignements et documents fournis au titre du paragraphe 100(4);

e) donne à la personne en cause et au ministre la possibilité de produire des éléments de preuve, d’interroger des témoins et de présenter des observations;

f) peut accueillir la demande d’asile sans qu’une audience soit tenue si le ministre ne lui a pas, dans le délai prévu par les règles, donné avis de son intention d’intervenir;

g) n’est pas liée par les règles légales ou techniques de présentation de la preuve;

h) peut recevoir les éléments qu’elle juge crédibles ou dignes de foi en l’occurrence et fonder sur eux sa décision;

i) peut admettre d’office les faits admissibles en justice et les faits généralement reconnus et les renseignements ou opinions qui sont du ressort de sa spécialisation.

Refugee Protection Division

Proceedings

170. The Refugee Protection Division, in any proceeding before it,

(a) may inquire into any matter that it considers relevant to establishing whether a claim is well-founded;

(b) must hold a hearing;

(c) must notify the person who is the subject of the proceeding and the Minister of the hearing;

(d) must provide the Minister, on request, with the documents and information referred to in subsection 100(4);

(e) must give the person and the Minister a reasonable opportunity to present evidence, question witnesses and make representations;

(f) may, despite paragraph (b), allow a claim for refugee protection without a hearing, if the Minister has not notified the Division, within the period set out in the rules of the Panel, of the Minister’s intention to intervene;

(g) is not bound by any legal or technical rules of evidence;

(h) may receive and base a decision on evidence that is adduced in the proceedings and considered credible or trustworthy in the circumstances; and

(i) may take notice of any facts that may be judicially noticed, any other generally recognized facts and any information or opinion that is within its specialized knowledge.

INTERVENTION DU MINISTRE

Avis d’intention d’intervenir

25. (1) Pour intervenir dans une demande d’asile, le ministre transmet :

a) au demandeur d’asile, une copie de l’avis d’intention d’intervenir;

b) à la Section, l’original de cet avis ainsi qu’une déclaration écrite indiquant à quel moment et de quelle façon une copie de l’avis a été transmise au demandeur d’asile.

Contenu de l’avis

(2) Le ministre indique dans l’avis la façon dont il interviendra et fournit les coordonnées de son conseil.

Motif d’intervention — clauses d’exclusion

(3) S’il croit que les sections E ou F de l’article premier de la Convention sur les réfugiés pourraient s’appliquer à la demande d’asile, le ministre énonce également dans l’avis les faits et les règles de droit sur lesquels il s’appuie.

Délai

(4) Les documents transmis selon la présente règle doivent être reçus par leurs destinataires au plus tard vingt jours avant l’audience.

INTERVENTION BY THE MINISTER

Notice of intention to intervene

25. (1) To intervene in a claim, the Minister must provide

(a) to the claimant, a copy of a written notice of the Minister’s intention to intervene; and

(b) to the Division, the original of that notice and a written statement of how and when a copy was provided to the claimant.

Contents of notice

(2) In the notice, the Minister must state how the Minister will intervene and give the Minister’s counsel’s contact information.

Intervention — exclusion clauses

(3) If the Minister believes that section E or F of Article 1 of the Refugee Convention may apply to the claim, the Minister must also state in the notice the facts and law on which the Minister relies.

Time limit

(4) Documents provided under this rule must be received by the Division and the claimant no later than 20 days before the hearing.

COMMUNICATION DE DOCUMENTS

Communication de documents par une partie

29. (1) Pour utiliser un document à l’audience, la partie en transmet une copie à l’autre partie, le cas échéant, et deux copies à la Section, sauf si les présentes règles exigent un nombre différent de copies.

Communication de documents par la Section

(2) Pour utiliser un document à l’audience, la Section en transmet une copie aux parties.

Preuve de transmission

(3) En même temps qu’elle transmet les copies à la Section, la partie lui transmet également une déclaration écrite indiquant à quel moment et de quelle façon elle en a transmis une copie à l’autre partie, le cas échéant.

Délai

(4) Tout document transmis selon la présente règle doit être reçu par son destinataire au plus tard :

a) soit vingt jours avant l’audience;

b) soit, dans le cas où il s’agit d’un document transmis en réponse à un document reçu de l’autre partie ou de la Section, cinq jours avant l’audience.

DISCLOSURE OF DOCUMENTS

Disclosure of documents by a party

29. (1) If a party wants to use a document at a hearing, the party must provide one copy to any other party and two copies to the Division, unless these Rules require a different number of copies.

Disclosure of documents by the Division

(2) If the Division wants to use a document at a hearing, the Division must provide a copy to each party.

Proof that document was provided

(3) Together with the copies provided to the Division, the party must provide a written statement of how and when a copy was provided to any other party.

Time limit

(4) Documents provided under this rule must be received by the Division or a party, as the case may be, no later than

(a) 20 days before the hearing; or

(b) five days before the hearing if the document is provided to respond to another document provided by a party or the Division.

3.  Context

From time to time, the IRB receives unsolicited information in respect of RPD proceedings. It is important that the IRB, as an independent tribunal adjudicating the merits of a claim for refugee protection, not take on an active investigative role with respect to unsolicited information received from anonymous sources or from informants who are unwilling or unable to appear as witnesses at the hearing of the claim.

However, all relevant evidence should be made available to decision-makers of the RPD. Unsolicited information may be taken into consideration in a refugee protection hearing, provided that it can adequately be tested. This policy ensures that unsolicited information received by the IRB enters the decision-making process of the RPD only if it can adequately be tested. The Refugee Protection Division's use of unsolicited information, subject to this policy, is in keeping with the concept of refugee protection determination as a process of inquiry.

3.  Contexte

De temps en temps, la CISR reçoit des renseignements non sollicités en vue des audiences de la SPR. Il importe que la CISR, à titre de tribunal indépendant chargé de statuer sur le bien-fondé d'une demande d'asile, n'enquête pas activement sur des renseignements non sollicités communiqués sous le couvert de l'anonymat ou par un informateur qui ne veut pas ou ne peut pas comparaître comme témoin à l'audition de la demande d'asile.

En revanche, il importe que toutes les preuves pertinentes soient mises à la disposition des décideurs de la SPR. Les renseignements non sollicités peuvent être pris en compte à l'audition d'une demande d'asile à condition qu'ils puissent être convenablement vérifiés. La présente politique permet de veiller à ce que les renseignements non sollicités reçus par la CISR ne soient pris en compte dans le processus décisionnel de la SPR que s'ils peuvent être convenablement vérifiés. L'utilisation de renseignements non sollicités par la SPR, sous réserve des dispositions de la présente politique, est conforme au concept du processus d'enquête en matière d'octroi de l'asile.

4.  Définitions

Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente politique.

« éléments de preuve éventuels » Renseignements, communiqués de vive voix ou sous une forme tangible, que la SPR peut divulguer conformément aux Règles de la SPR. Sous réserve de leur recevabilité et de leur valeur probante, déterminées par le commissaire de la SPR dans l'exercice de son pouvoir discrétionnaire, ces renseignements peuvent être utilisés aux fins du règlement de la demande d'asile.

« renseignements non sollicités » Renseignements 1) qui sont fournis par des personnes ne participant pas aux audiences de la SPR et 2) qui ne sont pas demandés par des agents de la CISR, des représentants du ministre, un demandeur d'asile ou son représentant. Les renseignements non sollicités peuvent être reçus de vive voix ou sous une forme tangible, telle qu'une lettre, une photographie, un message électronique ou un rapport dans les médias.

4.  Definitions

For the purposes of this policy:

"potential evidence" means information, oral or in some tangible form, that may be disclosed by the RPD in accordance with the RPD rules. Subject to its admissibility and probative value as determined by the RPD member in the exercise of his or her discretion, this information may be used in the determination of a claim for refugee protection.

"unsolicited information" means information: 1) provided by persons not party to the proceedings before the RPD; and 2) not requested by officials of the IRB, representatives of the Minister, a claimant, or a claimant's representative. Unsolicited information may be received orally or in some tangible form such as a letter, photograph, e-mail message, or media report.

5.  Énoncé de politique

La Section de la protection des réfugiés (SPR) considère comme éléments de preuve éventuels les renseignements non sollicités lorsque les trois conditions suivantes sont réunies :

- les renseignements concernent une demande d'asile identifiable qui n'a pas été traitée;

- les renseignements proviennent d'un informateur identifiable;

- l'informateur autorise la divulgation des renseignements et accepte de comparaître comme témoin, s'il y a lieu.

Par souci de clarté et aux fins de la délivrance d'un avis fourni aux termes des articles 23 et 24 des Règles de la Section de la protection des réfugiés, les renseignements concernant la possibilité qu'un demandeur d'asile soit exclu de la Convention, interdit de territoire ou que sa demande soit jugée irrecevable, ou qu'il fasse l'objet d'une accusation en instance pour une infraction punissable d'un emprisonnement de dix ans, ne sont pas considérés comme éléments de preuve éventuels, à moins qu'ils ne répondent aux conditions préalables mentionnées ci-dessus.

La SPR considère également comme éléments de preuve éventuels les rapports dans les médias non sollicités présentés par une personne anonyme ou connue, pourvu que :

- ces rapports concernent une demande d'asile identifiable qui n'a pas été traitée;

- ces rapports puissent être facilement vérifiés avant la date de l'audience.

La conservation et le traitement des renseignements non sollicités à titre d'éléments de preuve éventuels par la Section de la protection des réfugiés n'équivalent nullement à une opinion quant à leur recevabilité, leur pertinence, leur crédibilité ou leur valeur probante. Toutes les parties et l'agent de protection des réfugiés (APR) dans un cas donné ont la possibilité de faire des observations au tribunal au sujet de ces questions en cours d'instance.

Lorsque les renseignements non sollicités ne peuvent être considérés comme des éléments de preuve éventuels, la CISR ne conserve pas de copie ni de dossier de ces renseignements. Tout dossier de la CISR concernant des renseignements non sollicités est transféré à Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) et :

- les renseignements sous une forme tangible sont transférés à CIC;

- la personne désireuse de fournir de tels renseignements de vive voix est renvoyée au bureau approprié de CIC.

Les renseignements confiés à CIC sont accompagnés d'un énoncé comprenant le nom du demandeur d'asile, le numéro de dossier de la CISR et le numéro d'identification de CIC, s'il est connu. Lorsque les renseignements non sollicités se rapportent à une affaire en instance, la notification à CIC doit comporter la date prévue pour l'audience. Aux fins de la gestion des dossiers, un profil de document minimal est conservé par la CISR.

CIC, qui est investi d'un pouvoir et d'un mandat d'enquête que la SPR n'a pas, peut décider de pousser l'enquête plus loin ou d'intervenir dans un cas donné. Si le ministre décide d'intervenir, il est habilité à présenter à la Section de la protection des réfugiés tout renseignement, sollicité ou non. Le ministre communique les renseignements à toutes les parties, à titre d'éléments de preuve, conformément aux Règles de la Section de la protection des réfugiés et aux dispositions relatives aux renseignements du ministre des Instructions concernant l'obtention et la divulgation de renseignements lors des instances devant la Section de la protection des réfugiés.

5.  Policy Statement

The Refugee Protection Division treats unsolicited information as potential evidence when

- the information concerns an identifiable claim that has not been finalised;

- the information originates from an identifiable informant; and

- the informant agrees to disclosure of the information and to appear as a witness if subsequently requested.

For further clarity, for the purpose of providing notice under Refugee Protection Division rules 23 and 24, information relating to a claimant's potential exclusion, inadmissibility, ineligibility or outstanding charge for an offence that may be punishable by a term of ten years, is not considered potential evidence unless it meets the pre-conditions noted above.

The RPD also treats unsolicited media reports, submitted anonymously or by known sources, as potential evidence, provided that

- such reports concern an identifiable claim that has not been finalised; and

- such reports can readily be authenticated before the hearing date.

The Refugee Protection Division's retention and processing of unsolicited information as potential evidence does not constitute an opinion as to its admissibility, relevance, credibility, or weight. All parties and the Refugee Protection Officer (RPO) in a given case will have an opportunity to address the panel on these issues during the course of the proceedings.

When unsolicited information cannot be treated as potential evidence, the IRB does not retain any copy or record of such information. Any IRB record concerning the unsolicited information is transferred to Citizenship and Immigration Canada (CIC), and

- the information in tangible form is transferred to CIC; and / or

- the person seeking to provide such information orally is referred to the appropriate CIC office.

The information transferred to CIC is accompanied by a statement of the claimant's name, IRB file number, and CIC identification number, if known. When the unsolicited information relates to a case yet to be heard, the communication to CIC will indicate the scheduled hearing date. For record management purposes, a minimal document profile is maintained by the IRB.

CIC, which has an investigative capacity and mandate that the RPD does not, may choose to investigate further or to intervene in any particular case. Should the Minister decide to intervene, the Minister may submit any information to the Refugee Protection Division, whether solicited or unsolicited. The Minister shall disclose such information in evidence to all parties in accordance with the Refugee Protection Division Rules and provisions for Minister's information in the Instructions for the Acquisition and Disclosure of Information for Proceedings in the Refugee Division.