19 May 2010 External T.I. 2009-0342651E5 F - Remboursement de dépenses et allocations

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6(1)a), 6(1)b), 6(1)b)(i) à (ix), 6(6), 6(23)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

19 May 2010 External T.I. 2009-0342651E5 F - Remboursement de dépenses et allocations

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] Are the following payments made by an employer taxable benefits to be included in the employee's income?
1. the reimbursement of the cost of a certificate of location, appraisal or inspection?
2. the reimbursement of the cost of obtaining a new mortgage?
3. an allowance in lieu of payment of moving expenses or real estate agent fees or an allowance for travel expenses?
4. the reimbursement of accommodation and transportation costs when employees are temporarily assigned to a territory other than their regular home base?
5. an allowance for meals and related expenses when employees are temporarily assigned to a territory other than their regular home base?

Position:
1. No, if the move is necessary because of the employment.
2. Yes.
3. Subject to our position in the Employers' Guide - Taxable Benefits and Allowances that the first $650 is non-taxable, these compensatory allowances are allowances that must be included in the employee's income under paragraph 6(1)(b).
4. and 5. Question of fact. General comments provided.

Reasons: Legislative analysis and previous CRA positions.

XXXXXXXXXX 2009-034265
I. Landry, M. Fisc.
May 19, 2010

XXXXXXXXXX,

Subject: Reimbursement of expenses and allowances

This is in response to your letter of September 17, 2009, in which you asked us various questions about the tax treatment of certain expense reimbursements or allowances paid by an employer to employees in connection with their moves or travel.

For reasons of convenience, we have reproduced each of the questions submitted, commenting on them in turn.

Unless otherwise indicated, all legislative references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

Question 1

You asked whether a reimbursement is a taxable benefit to be included in an employee's income if the reimbursement was paid to the employee by the employer to reimburse the employee for the costs the employee, incurred during a move, to obtain a certificate of location, appraisal, or inspection of a new property.

Comments

Paragraph 6(1)(a) provides, inter alia, that the value of any benefits received or enjoyed by a taxpayer in the year in respect of, in the course of, or by virtue of, an office or employment are to be included in computing the taxpayer's income except for certain benefits referred to in subparagraphs 6(1)(a)(i) to (v).

In other words, a reimbursement of an employee's expense by the employee’s employer may give rise to a taxable benefit to be included in the employee's income if it results in an economic advantage or benefit to the employee or if it relates to a personal expense of the employee.

Generally, however, it is our position that a reimbursement in respect of the cost of a certificate of location, appraisal or inspection of an employee's new property does not result in a taxable benefit to be included in income under paragraph 6(1)(a) where the move is necessary because of employment.

Question 2

You asked whether a reimbursement is a taxable benefit to be included in an employee's income if the reimbursement was paid to the employee by the employer to reimburse the employee for the costs incurred by the employee in obtaining a new mortgage.

Comments

Subsection 6(23) provides, inter alia, that assistance provided by an employer in respect of, in the course of, or because of an individual’s office or employment in respect of the financing of a residence is a benefit received by the individual because of the office or employment.

We are of the view that the reimbursement of expenses to obtain a mortgage is assistance provided by an employer in respect of the individual's office or employment within the meaning of subsection 6(23). Consequently, the individual must include it in income by virtue of paragraph 6(1)(a) even if the relocation is necessary because of the employment.

Question 3

You asked us, in the situation where it is the employee himself or herself who handles the move and the sale of the employee’s home, if an allowance paid by the employer in lieu of paying for the expenses of the move or of a real estate agent fees is a taxable benefit to be included in the employee's income. You also asked whether, in a situation where an employee chooses not to move the employee’s family and waives the right to be reimbursed for moving expenses, an allowance paid to the employee by the employee’s employer to compensate the employee for travel expenses is a taxable benefit to be included in the employee's income.

Comments

An allowance is generally considered to be an amount that an employee receives from the employee’s employer, in addition to salary or wages, without having to account for its use. Allowances for personal or living expenses or for any other purpose must be included in employment income under paragraph 6(1)(b) unless one of the exceptions in subparagraphs 6(1)(b)(i) to (ix) applies.

We are of the view that allowances paid in lieu of paying moving or real estate agent expenses are allowances that the employee must include in income under paragraph 6(1)(b). However, consistent with our position in T4130, Employers' Guide - Taxable Benefits and Allowances, the first $650 is not taxable since it is considered to be a reimbursement of expenses incurred by the employee for an employment-related move.

We are also of the view that allowances paid to compensate for travel expenses when an employee chooses not to relocate are allowances that the employee must include in income under paragraph 6(1)(b). In this situation, however, the entire allowance paid must be included in income under paragraph 6(1)(b) since our position in T4130, Employers' Guide - Taxable Benefits and Allowances, that the first $650 is non-taxable, applies only to allowances that are paid for an employee's relocation or move.

Question 4

You asked whether the employer's reimbursement of accommodation and transportation expenses incurred by employees temporarily assigned to a territory other than their home base is a taxable benefit to be included in the income of those employees.

Comments

The determination of whether or not amounts paid for travel, lodging and board (i.e., meals and other expenses if applicable) paid to the employee by the employer are taxable is a question of fact that must be analyzed on the facts of each particular situation. Indeed, a reimbursement may not be included in an individual's income under paragraph 6(1)(a) if it is made in respect of employment whereas an allowance is generally included in an individual's income under paragraph 6(1)(b) unless one of the exceptions in subparagraphs 6(1)(b)(vii) and (vii.1) or subsection 6(6) applies.

An expense reimbursement or allowance paid to an employee to cover the costs of travel between the employee's residence and the workplace is taxable. However, a reimbursement of accommodation and transportation expenses where an employee is temporarily assigned to a territory other than the employee’s normal home base will generally not be required to be included in the employee's income. Where an employer requires an employee to travel from the employee’s residence to a location other than the employee's regular place of work, such travel is generally considered to be in the course of an office or employment.

Should the employee receive an allowance rather than a reimbursement, the allowance would generally be required to be included in the employee's employment income by virtue of paragraph 6(1)(b).

However, in general, a reasonable allowance received by an employee for travelling expenses incurred in the course of the office or employment may not be taxable under subparagraph 6(1)(b)(v), (vii) or (vii.1).

Subsection 6(6) could also permit the exemption of allowances paid to employees. Subsection 6(6) indicates that, in certain circumstances, reimbursements or allowances not exceeding a reasonable amount in respect of such expenses paid to an employee for board and lodging and for certain travelling expenses during a particular period at a special work site are excluded from income. It should be noted that, generally, to be reasonable, an allowance must be comparable to the actual expenses it covers.

The special work site must be a place where the work performed by the employee was work of a temporary nature where, inter alia, the employee maintained at another location a self-contained domestic establishment as the employee’s principal place of residence that was, throughout the period, available for the employee’s occupancy and was not rented by the employee to any other person. In addition, the employee could not reasonably be expected to have returned to that self-contained domestic establishment on a daily basis by reason of the distance between the establishment and the work site. There is also a requirement that the period during which the employee's work required the employee to be away from or at the work site was at least 36 hours.

Question 5

You are asking whether an allowance paid by an employer for meals and related expenses incurred by employees temporarily assigned to a territory other than the home base is a taxable benefit to be included in the income of those employees.

Comments

The determination of whether or not an allowance paid to an employee by the employer is taxable is a question of fact that must be analyzed according to the facts of each particular situation. An allowance is generally included in computing employment income under paragraph 6(1)(b). On the other hand, a reasonable allowance received by an employee for travelling expenses in the course of the office or employment may be non-taxable under subparagraph 6(1)(b)(v) or (vii) or under subsection 6(6).

Best regards,

Randy Hewlett
Manager
for the Director
Ontario Corporate Tax Division
Income Tax Rulings Directorate
Legislative Policy and Regulatory Affairs Branch.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Est-ce que les versements suivants faits par un employeur constituent des avantages imposables à inclure dans le revenu de l'employé :
1. le remboursement des frais de certificat de localisation, d'évaluation ou d'inspection?
2. le remboursement des frais relatifs à l'obtention d'une nouvelle hypothèque?
3. une indemnité en remplacement du paiement des frais de déménageur ou d'agent immobilier ou une indemnité en compensation de dépenses de déplacement?
4. le remboursement du logement et des frais de transport lorsque les employés sont affectés temporairement à un territoire autre que son port d'attache habituel?
5. une allocation pour les frais de repas et frais connexes lorsque les employés sont affectés temporairement à un territoire autre que son port d'attache habituel?

Position Adoptée:
1. Non, si le déménagement est nécessaire en raison de l'emploi.
2. Oui.
3. Sous réserve de notre position énoncée dans le Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables à l'effet que les premiers 650 $ ne sont pas imposable, ces indemnités compensatoires sont des allocations qui doivent être incluent dans le revenu des employés en vertu de l'alinéa 6(1)b).
4. et 5. Question de fait, commentaires généraux fournis.

Raisons: Analyse législative et positions déjà prises par l'ARC.

XXXXXXXXXX 2009-034265
I. Landry, M. Fisc.
Le 19 mai 2010

XXXXXXXXXX ,

Objet : Remboursement de dépenses et allocations

La présente est en réponse à votre lettre du 17 septembre 2009 dans laquelle vous nous demandez diverses questions concernant le traitement fiscal de certains remboursements de dépenses ou d'allocations versés par un employeur à des employés dans le cadre de leur déménagement ou de leurs déplacements.

Pour des fins pratiques, nous avons reproduit chacune des questions soumises en les commentant successivement.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (la " Loi ").

Question 1

Vous nous demandez si un remboursement constitue un avantage imposable à inclure dans le revenu d'un employé si ce remboursement lui a été versé par son employeur afin de lui rembourser les coûts qu'il a encourus lors de son déménagement relativement à l'obtention d'un certificat de localisation, d'évaluation ou d'inspection de sa nouvelle propriété.

Commentaires

L'alinéa 6(1)a) prévoit, entre autres, que la valeur des avantages quelconques qu'un contribuable a reçus ou dont il a joui au cours de l'année au titre, dans l'occupation ou en vertu d'une charge ou d'un emploi sont à inclure dans le calcul de son revenu à l'exception de certains avantages mentionnés aux sous-alinéas 6(1)a)(i) à (v).

En d'autres mots, un remboursement d'une dépense d'un employé par son employeur peut donner lieu à un avantage imposable à être inclus dans le revenu de l'employé s'il en résulte un avantage économique ou un bénéfice pour l'employé ou s'il se rapporte à une dépense personnelle de ce dernier.

De façon générale, nous sommes toutefois d'avis qu'un remboursement se rapportant aux frais de certificat de localisation, d'évaluation ou d'inspection de la nouvelle propriété d'un employé n'entraîne pas un avantage imposable à inclure dans son revenu en vertu de l'alinéa 6(1)a) lorsque le déménagement est nécessaire en raison de son emploi.

Question 2

Commentaires

Le paragraphe 6(23) prévoit, entre autres, que l'aide fournie par un employeur relativement à la charge ou à l'emploi d'un particulier, ou dans le cadre ou en raison de cette charge ou de cet emploi, à titre de financement d'une résidence est un avantage reçu par le particulier en raison de la charge ou de l'emploi.

Nous sommes d'avis que le remboursement des dépenses pour l'obtention d'une hypothèque est une aide fournie par un employeur relativement à la charge ou à l'emploi du particulier au sens du paragraphe 6(23). Il doit par conséquent être inclut dans le calcul de son revenu en vertu de l'alinéa 6(1)a) et ce, même si son déménagement est nécessaire en raison de son emploi.

Question 3

Dans une situation où un employé effectue lui-même son déménagement ou vend lui-même sa résidence, vous nous demandez si l'indemnité qui lui est versée par son employeur en remplacement du paiement des frais de déménageur ou d'agent immobilier constitue un avantage imposable à inclure dans son revenu. Vous nous demandez également si, dans une situation où un employé choisit de ne pas déménager sa famille et renonce à son droit au remboursement de ses frais de déménagement, l'indemnité qui lui est versée par son employeur en compensation de ses dépenses de déplacement constitue un avantage imposable à inclure dans son revenu.

Commentaires

Une allocation est généralement considérée comme un montant qu'un employé reçoit de son employeur, en plus de son traitement ou salaire, sans avoir à en justifier l'emploi. Les allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin doivent être incluses dans son revenu d'emploi en vertu de l'alinéa 6(1)b) sauf si une des exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) s'applique.

Nous sommes d'avis que les indemnités versées en remplacement du paiement des frais de déménagement ou d'agent immobilier sont des allocations que l'employé doit inclure dans son revenu en vertu de l'alinéa 6(1)b). Toutefois, conformément à notre position énoncée dans le T4130, Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables, les premiers 650 $ ne sont pas imposables puisqu'elles sont considérées comme étant un remboursement de dépenses encourues par un employé pour un déménagement lié à son emploi.

Nous sommes également d'avis que les indemnités versées en compensation des frais de déplacement lorsqu'un employé choisit de ne pas déménager sont des allocations que l'employé doit inclure dans son revenu en vertu de l'alinéa 6(1)b). Dans cette situation par contre, la totalité de l'allocation versée doit être incluse dans son revenu en vertu de l'alinéa 6(1)b) puisque notre position énoncée dans le T4130, Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables, prévoyant que les premiers 650 $ ne sont pas imposables, ne s'applique qu'aux allocations qui sont versées pour la réinstallation ou le déménagement d'un employé.

Question 4

Vous nous demandez si le remboursement par l'employeur du logement et des frais de transport encourus par des employés affectés temporairement à un territoire autre que son port d'attache habituel constitue un avantage imposable à inclure dans le revenu de ces employés.

Commentaires

La détermination du caractère imposable ou non de montants payés à titre de déplacements, de logement et de pension (soit les repas et autres dépenses s'il y a lieu) versés à l'employé par l'employeur est une question de fait qui doit être analysée selon les faits de chaque situation particulière. En effet, un remboursement pourrait ne pas être inclus dans le revenu d'un particulier selon l'alinéa 6(1)a) s'il est fait en raison de son emploi alors qu'une allocation est généralement incluse dans le revenu d'un particulier en vertu de l'alinéa 6(1)b) à moins qu'une des exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(vii) et (vii.1) ou au paragraphe 6(6) s'applique.

Un remboursement de dépenses ou une allocation versée à un employé pour couvrir les frais de déplacement entre sa résidence et le lieu de travail sont imposables. Toutefois, un remboursement de dépenses de logement et des frais de transport lorsqu'un employé est affecté temporairement à un territoire autre que son port d'attache habituel n'aura généralement pas à être inclus dans le calcul du revenu de l'employé. En effet, lorsque l'employeur demande à un employé de se rendre de sa résidence à un endroit autre que le lieu de travail régulier d'un employé, ces déplacements sont alors généralement considérés comme effectués dans l'accomplissement d'une charge ou d'un emploi.

Advenant le cas où l'employé recevrait une allocation plutôt qu'un remboursement, cette allocation devrait généralement être incluse dans son revenu d'emploi en vertu de l'alinéa 6(1)b).

Toutefois, de façon générale, une allocation raisonnable reçue par un employé pour frais de déplacement dans l'accomplissement de sa charge ou de son emploi peut ne pas être imposable en vertu des sous-alinéa 6(1)b)(v), (vii) ou (vii.1).

Le paragraphe 6(6) pourrait aussi permettre d'exempter les allocations versées aux employés. Le paragraphe 6(6) indique que, dans certaines circonstances, les remboursements ou les allocations n'excédant pas un montant raisonnable se rapportant à ces frais versées à un employé pour des frais supportés pour sa pension et son logement et pour certains frais de déplacement pendant une période donnée sur un chantier particulier sont exclus de son revenu. Il faut noter que, généralement, pour être raisonnable, une allocation doit être comparable aux frais réels qu'elle couvre.

Le chantier particulier doit être un endroit où le travail accompli par l'employé était un travail de nature temporaire alors, qu'entre autres, il tenait ailleurs et comme lieu principal de résidence un établissement domestique autonome qui est resté à sa disposition pendant toute la période donnée et qu'il n'a pas loué à une autre personne. De plus, on ne pouvait raisonnablement s'attendre à ce que l'employé retourne quotidiennement à cet établissement domestique autonome étant donné la distance entre l'établissement et le chantier. Il y a également une exigence à l'effet que la période au cours de laquelle le travail de l'employé l'a obligé à s'absenter de son lieu principal de résidence ou à être sur ce chantier était d'au moins 36 heures.

Question 5

Vous nous demandez si une allocation versée par un employeur pour les frais de repas et frais connexes encourus par des employés affectés temporairement à un territoire autre que son port d'attache habituel constitue un avantage imposable à inclure dans le revenu de ces employés.

Commentaires

La détermination du caractère imposable ou non d'une allocation versée à l'employé par l'employeur est une question de fait qui doit être analysée selon les faits de chaque situation particulière. En effet, une allocation est généralement être incluse dans le calcul du revenu d'emploi en vertu de l'alinéa 6(1)b). Par contre, une allocation raisonnable reçue par un employé pour frais de déplacement dans l'accomplissement de sa charge ou de son emploi peut être non imposable en vertu des sous-alinéa 6(1)b)(v) ou (vii) ou encore en vertu du paragraphe 6(6).

Nous vous prions d'agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les plus distingués.

Randy Hewlett
Gestionnaire
pour le Directeur
Division de l'impôt des sociétés de l'Ontario
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique législative
et des affaires réglementaires

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(a)

reimbursement for employment-related moving expenses, and reimbursement of accommodation and transportation where employee temporarily assigned away from normal home base, not taxable

A reimbursement for the costs the employee, incurred during a move, to obtain a certificate of location, appraisal or inspection of the employee's new property does not result in a taxable benefit where the move is necessary because of employment.

A reimbursement of accommodation and transportation expenses where an employee is temporarily assigned to a territory other than the employee’s normal home base will generally not be required to be included in the employee's income.

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b)

first $650 of allowance to cover moving costs not taxable

Allowances paid in lieu of paying moving or real estate agent expenses are allowances that the employee includes under s. 6(1)(b) except that as per Guide T4130, the first $650 is not taxable since it is considered to be a reimbursement of expenses incurred by the employee for an employment-related move.

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(23)

reimbursement of expenses to obtain a mortgage is included

CRA stated:

the reimbursement of expenses to obtain a mortgage is assistance provided by an employer in respect of the individual's office or employment within the meaning of subsection 6(23).

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