10 October 2014 APFF Roundtable Q. 27, 2014-0538211C6 F - 2014 APFF Roundtable, Q. 27 - Various issues re: administration of the Act

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230(1) 150(1)(c) 220(2.1) ITR 229 ITR 204(1) 162(7.1) 221(1)(d)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: a) Whether late-filing penalties apply when the requirement to file T5013 or T3 returns has been waived by the Minister, but such forms are filed anyway, but late. b) Whether a taxpayer meets the requirements of subsection 230(1) if the taxpayer takes an electronic image of relevant documents and destroys the originals thereafter. c) Whether the CRA has the intention of permitting non-resident taxpayers to file their tax returns electronically. d) Whether the CRA has the intention of permitting individual taxpayers to file amended tax returns electronically. e) Whether the CRA would accept an estimate of the taxpayer's percentage of gross revenues for the purposes of Schedule 88. f) Whether financial institutions have to file Schedule 88 with respect to websites on which their clients can access their bank accounts in order to carry out their transactions.

Position: a) Generally, no, unless the Minister issues a specific requirement to file; b) yes, if certain conditions are met; c) & d) at the moment, it is not possible; e) yes, in certain circumstances; f) yes.

Reasons: a) Given that the Minister waived the requirement to file, no deadlines exist for the purposes of 162(7.1).; b) The conditions set out in IC78-10R5 must be adhered to. If not, the taxpayer must be able to demonstrate that the requirements of 230(1) are met.; c) & d) It is currently not possible, but the situation is being studied, although no specific timeline has been set out.; e) If after having made reasonable efforts, it is impossible to determine the exact amount of income, a reasonable estimate will be acceptable; f) Given that banks generate income from those websites, they have to file Schedule 88 with respect to those sites.

FEDERAL TAXATION ROUNDTABLE 10 OCTOBER 2014
2014 APFF CONFERENCE

Question 27

Administrative questions

We have identified a number of tax compliance issues on which practitioners would like to hear from the CRA. Here are the various questions in quick succession:

a) If the filing of Form T5013 for Partnerships or Form T3 for Trusts are waived under the CRA administrative policies but the taxpayer nevertheless decides to file them, would the late-filing penalties apply in the event of them being filed after the time limit set out in the ITA?

b) Can a taxpayer take a digital image of its paper documents (invoices, expense accounts, contracts) and destroy the original documents? In practice, has the position of the CRA set out in Information Circular 78-10R5 been relaxed - or can it be in the current digital environment?

c) Does the CRA intend to permit electronic transmission for non-resident taxpayers?

d) Does the CRA intend to permit individuals to file amended returns electronically (since May 2014, the filing of amended returns for corporations has been accepted)?

e) Will the CRA accept an estimate of the percentage of gross revenue generated by the Internet for the new Schedule 88 "Internet Business Activities", given that in many cases the information would not be available in business’s accounting systems?

f) Is Schedule 88 required to be completed by a financial institution that allows clients to access their bank account via the Internet to carry out financial transactions (such as RRSP contributions) and administrative transactions (for example, ordering cheques)?

CRA response to question 27(a)

The penalty under subsection 162(7.1) respecting the (T5013) partnership information returns to be filed under ITA paragraph 221(1)(d) and ITR section 229 has, as a condition for its application, a failure in the filing thereof, in accordance with the terms and within the time limit provided for by the Act or the Regulations, by the person required to file them.

The Minister has, by virtue of subsection 220(2.1), the discretion to waive the requirement that a person file, inter alia, a prescribed form or other document. However, the person is still required to file the document at the request of the Minister. The Minister has exercised this authority with respect to T5013 returns in Guide T4068, Guide for the Partnership Information Return (T5013 Forms) 2013 to exempt, in certain situations, partnerships from filing such a return.

Thus, in the event that a person, notwithstanding having been exempted under the above provisions, nevertheless files a return, but beyond the time otherwise provided, the penalty under subsection 162(7.1) would not be applicable in view of the fact that the such time limitations and requirements provided for in ITR section 229 ITR do not apply to that filing. This, however, is subject to there having been no filing demand made by the Minister.

We are of the view that such reasoning could be applicable to other similar situations, including situations involving trusts (T3) income tax returns, to be filed in accordance with the time limitations and requirements set out in ITA paragraph 150(1)(c) and ITR subsection 204(1).

CRA response to question 27(b)

The CRA's policy on the destruction of paper documents following their digitization remains, to date, as described in paragraph 22 of Information Circular 78-10R5, Books and Records Retention/Destruction, June 2010 and in paragraph 28 of Information Circular 05-1R1, Electronic Recordkeeping, June 2010, whereby supporting documents in paper format that have been imaged in accordance with the latest national standard of Canada, as described in each of these Circulars, may be disposed of and their images kept as permanent records. It is important to note that these requirements are not specifically set out in ITA subsection 230(1), which only requires that the records be kept in such form and containing such information as will enable the taxes payable by the taxpayer under the Income Tax Act or the taxes or other amounts that should have been deducted, withheld or collected to be determined under the Act. Thus, to the extent that a taxpayer does not follow the standards referred to above, the taxpayer may not meet the requirements of subsection 230(1) and could potentially be denied the right to certain deductions in computing the taxpayer’s income.

CRA response to questions 27(c) and (d)

The CRA's objective is to do everything in its power to reduce taxpayers' tax compliance burden, including its ongoing efforts to modernize to adapt to new technologies. To date, it is still not possible for non-residents to file their tax returns electronically or for individuals to file amended returns in this way. The situation is under study, but no timetable has been established.

CRA response to question 27(e)

The CRA is of the view that where, after making reasonable efforts, a taxpayer is not in a position to provide the exact percentage of its revenue derived from all its internet business activities, a reasonable estimate thereof will be acceptable.

CRA response to question 27(f)

As noted on our website at http://www.cra-arc.gc.ca/tx/bsnss/tpcs/cmm/ncm/wbncm-eng.html, in general, a taxpayer will not have to declare a website which does not directly generate income. For example, the following types of websites are not included:

Telephone directory sites which list the web or site page of the business
Web pages or sites which only provide information.

These are similar to a list or a telephone directory or to a print advertisement, and are primarily intended to provide basic information, such as the company name, address, and telephone number, and general information on the type of products or services provided.

Generally, banks generate income through their websites, for example, from fees for transactions, money transfers or cheque orders. Accordingly, we are of the view that these sites must be declared.

Hugo Gravel
(613) 957-2058
2014-053821

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: a) Whether late-filing penalties apply when the requirement to file T5013 or T3 returns has been waived by the Minister, but such forms are filed anyway, but late. b) Whether a taxpayer meets the requirements of subsection 230(1) if the taxpayer takes an electronic image of relevant documents and destroys the originals thereafter. c) Whether the CRA has the intention of permitting non-resident taxpayers to file their tax returns electronically. d) Whether the CRA has the intention of permitting individual taxpayers to file amended tax returns electronically. e) Whether the CRA would accept an estimate of the taxpayer's percentage of gross revenues for the purposes of Schedule 88. f) Whether financial institutions have to file Schedule 88 with respect to websites on which their clients can access their bank accounts in order to carry out their transactions.

Position Adoptée: a) Generally, no, unless the Minister issues a specific requirement to file; b) yes, if certain conditions are met; c) & d) at the moment, it is not possible; e) yes, in certain circumstances; f) yes.

Raisons: a) Given that the Minister waived the requirement to file, no deadlines exist for the purposes of 162(7.1).; b) The conditions set out in IC78-10R5 must be adhered to. If not, the taxpayer must be able to demonstrate that the requirements of 230(1) are met.; c) & d) It is currently not possible, but the situation is being studied, although no specific timeline has been set out.; e) If after having made reasonable efforts, it is impossible to determine the exact amount of income, a reasonable estimate will be acceptable; f) Given that banks generate income from those websites, they have to file Schedule 88 with respect to those sites.

TABLE RONDE SUR LA FISCALITÉ FÉDÉRALE DU 10 OCTOBRE 2014
APFF - CONGRÈS 2014

Question 27

Questions administratives

Nous avons répertorié plusieurs questions de conformités fiscales auxquelles les praticiens aimeraient avoir l'avis de l'ARC. Voici les différentes questions en rafale :

a) Dans le cas où la production du formulaire T5013 pour les sociétés de personnes ou du formulaire T3 pour les fiducies n'est pas obligatoire selon vos politiques administratives et que le contribuable décide tout de même de produire, est-ce que la pénalité pour production tardive peut s'appliquer advenant la production après le délai prévu à la L.I.R.?

b) Est-ce qu'un contribuable peut prendre une image numérique de ses documents papier (factures, comptes de dépenses, contrats ) et détruire les documents originaux? En pratique est-ce que la position de l'ARC énoncée dans la circulaire d'information 78-10R5 a été assouplie ou peut l'être dans le contexte numérique actuel?

c) Est-ce que l'ARC a l'intention de permettre la transmission électronique pour les contribuables non-résidents?

d) Est-ce que l'ARC a l'intention de permettre la production de déclarations modifiées de façon électronique pour les individus (la production de déclarations modifiées pour les sociétés étant acceptée depuis mai 2014)?

e) Est-ce que l'ARC acceptera une estimation du pourcentage du revenu brut généré par internet pour la nouvelle annexe 88 « Activités des entreprises sur internet », car dans bien des cas, l'information ne sera pas disponible dans les systèmes des entreprises?

f) Est-ce que l'annexe 88 doit être complétée par une institution financière qui permet à ses clients d'avoir accès à leur compte bancaire par internet pour y effectuer des transactions financières (par exemple, cotisation au REER) et administratives (par exemple, commande de chèques)?

Réponse de l'ARC à la question 27a)

La pénalité prévue au paragraphe 162(7.1) L.I.R. concernant la déclaration de renseignements à titre d'associé d'une société de personnes à être produite en vertu de l'alinéa 221(1)d) L.I.R. et de l'article 229 R.I.R. (T5013) a comme condition d'application un défaut de production de celle-ci, selon les modalités et dans le délai prévus par la L.I.R. ou le R.I.R., par la personne tenue de les produire.

Le ministre a, en vertu du paragraphe 220(2.1) L.I.R., le pouvoir discrétionnaire de renoncer à exiger qu'une personne produise, inter alia, un formulaire prescrit ou autre document. La personne reste toutefois tenue de produire le document à la demande du ministre. Le ministre a exercé ce pouvoir en ce qui a trait aux déclarations T5013 dans le guide T4068, Guide pour la déclaration de renseignements des sociétés de personnes (formulaires T5013), 2013 afin d'exempter, dans certaines situations, des sociétés de personnes de produire une telle déclaration.

Ainsi, dans l'optique où une personne, malgré le fait qu'elle soit exemptée en vertu de ce qui a été mentionné précédemment, produirait tout de même une déclaration, mais hors du délai prévu par ailleurs, la pénalité prévue au paragraphe 162(7.1) L.I.R. ne trouverait pas application compte tenu que ledit délai ainsi que les modalités prévus à l'article 229 R.I.R. ne lui sont pas applicables. Ceci, toutefois, sujet à ce qu'aucune demande de production ne lui ait été faite par le ministre.

Nous sommes d'avis qu'un tel raisonnement pourrait être applicable à d'autres situations similaires, incluant des situations visant les déclarations de revenus de fiducies (T3), devant être produites selon les délais et modalités prévues à l'alinéa 150(1)c) L.I.R. ainsi qu'au paragraphe 204(1) R.I.R.

Réponse de l'ARC à la question 27b)

La politique de l'ARC relativement à la destruction des documents papiers suite à leur numérisation demeure, à ce jour, celle qui figure au paragraphe 22 de la circulaire d'information 78-10R5, Conservation et destruction des registres comptables, juin 2010 ainsi qu'au paragraphe 28 de la circulaire d'information 05-1R1, Tenue de registres électroniques, juin 2010, en vertu de laquelle les pièces justificatives en format papier dont une image a été prise conformément à la plus récente norme nationale du Canada, norme qui est décrite dans chacune de ces circulaires, peuvent être détruites et les images peuvent être conservées comme registres permanents. Il importe de noter que ces exigences ne sont pas spécifiquement prévues au paragraphe 230(1) L.I.R., ce dernier ne requérant seulement que les documents soient tenus dans la forme et renfermant les renseignements qui permettent d'établir le montant des impôts payables par le contribuable en vertu de la L.I.R., ou des impôts ou autres sommes qui auraient dû être déduits, retenus ou perçus par celui-ci. Ainsi, dans la mesure où un contribuable ne suivrait pas les normes auxquelles il a été fait référence précédemment, celui-ci risquerait de ne pas satisfaire aux exigences du paragraphe 230(1) L.I.R. et pourrait potentiellement se voir refuser le droit à certaines déductions dans le calcul de son revenu.

Réponse de l'ARC aux questions 27c) et d)

L'objectif de l'ARC est de mettre tout en oeuvre pour réduire le fardeau des contribuables en matière d'observation fiscale, ce qui inclut ses efforts constants de modernisation pour s'adapter aux nouvelles technologies. À ce jour, il n'est toujours pas possible pour les non-résidents de produire leur déclarations de revenus par voie électronique, ni pour les particuliers de produire des déclarations amendées de cette façon. La situation est sous étude, mais aucun échéancier n'a été établi.

Réponse de l'ARC à la question 27e)

L'ARC est d'avis que si, après avoir fourni des efforts raisonnables pour le déterminer, un contribuable n'est pas en mesure de fournir le pourcentage exact de son revenu provenant de toutes ses activités d'entreprises sur Internet, une estimation raisonnable de celui-ci sera acceptable.

Réponse de l'ARC à la question 27f)

Tel qu'il est mentionné sur notre site Web au lien suivant: http://www.cra-arc.gc.ca/tx/bsnss/tpcs/cmm/ncm/wbncm-fra.html, un contribuable, en règle générale, n'aura pas à déclarer un site Web qui ne lui fait pas gagner directement un revenu. Par exemple, ces types de sites Web n'auraient pas à l'être:

sites Web d'annuaire téléphonique qui mentionnent la page ou site Web de l'entreprise.
pages ou sites Web qui fournissent seulement des renseignements.

Ils sont semblables à une liste ou un annuaire téléphonique, ou encore à une publicité imprimée, et ils visent principalement à fournir des renseignements de base, tels que le nom, l'adresse, et le numéro de téléphone de l'entreprise, et des renseignements généraux sur le genre de produits ou de services fournis.

Généralement, les banques génèrent du revenu par l'entremise de leurs sites Web comme, par exemple, les frais de transactions et les frais afférents aux transferts de fonds ou à la commande de chèques. Ainsi, nous sommes d'avis que ces sites devraient être déclarés.

Hugo Gravel
(613) 957-2058
2014-053821

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 150 - Subsection 150(1) - Paragraph 150(1)(a)

reporting of income-generating websites on Sched. 88 (info only, but not bank, sites excluded)

(e) Will CRA accept an estimate of the percentage of revenue generated in Sched. 88?

(f) Is Schedule 88 required to be completed by a financial institution that allows clients to access their bank account via the Internet?

CRA responded (TaxInterpretations translation):

…(e)…[W]here after making reasonable efforts, the taxpayer is not in a position to provide the exact percentage of its revenue derived from all its internet business activities, a reasonable estimate of these will be acceptable.

…(f)…[I]n general, a taxpayer will not have to declare a website which does not directly generate income. For example, the following types of websites are not included:

Telephone directory sites which list the web or site page of the business

Web pages or sites which only provide information.

Generally, banks generate income through their websites, for example, from transaction, fund transfer and cheque order charges. Accordingly,…these sites must be declared.

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 162 - Subsection 162(7.1)

no T5013/T3 late filing penalty where filing after waiving of filing requirement

Late-filing penalties under s. 162(7.1) generally will not apply when the requirement to file T5013 or T3 returns has been waived by the Minister, but such forms are filed anyway, but late.

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10 October 2014 APFF Roundtable Q. 27, 2014-0538211C6 F - 2014 APFF Roundtable, Q. 27 - Various issues re: administration of the Act

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