7 February 2014 External T.I. 2014-0516921E5 F - Crédit et frais résiduels

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6(2) 6(1)(k) 6(1)(e) 9(1)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: 1. What is the nature of the contracts concluded between the parties?
2. What is the income tax implications of a terminal credit and a terminal charge arising from the sale of the vehicle: a) for the employer? b) for the employee?

Position: 1. Question of fact.
2. a) The terminal credit reduces the rental fees and the terminal charge increases the rental fees, in the year in which the vehicle was returned to the owner. However, if certain conditions are met, the employer can choose to apportion that amount on a prorated basis over the term of the lease.
2. b) The tax benefits for the employee under the standby charge and the automobile operating expense are adjusted accordingly through the formula provided under subsection 6(2).

Reasons: 1. CRA's previous position.
2. CRA's previous position.

XXXXXXXXXX
Cynthia Lynch, LL.L, M.Fisc
2014-051692

February 7, 2014

Dear Sir,

Subject: Standby charge

This is in response to your request of January 8, 2014 in which you asked for our opinion on the above subject.

Unless otherwise indicated, all statutory references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the “Act”).

Facts

A corporation ("Employer") provides automobiles to certain employees as part of their employment. The Employer leases these automobiles from another corporation ("Leasing Corporation") with which it is dealing at arm's length, and each automobile is subject to a lease with a term of XXXXXXXXXX years. There are no restrictions on personal use of the automobiles by employees.

Leases between the Employer and the Leasing Corporation provide that the Employer shall, at its expense, maintain an insurance policy satisfactory to the Leasing Corporation. The leases also provide:

the Employer must keep the automobiles in good working order;
in the event of cessation of use of an automobile by reason of force majeure, theft, accident or any other cause, the Employer will not be entitled to any reduction in rents;
the Employer undertakes to defend the interests of the Leasing Corporation against any person, other than the creditors of the latter, who claims an interest in the automobile; and
in the event of default, the Leasing Corporation may inter alia terminate the contract by giving simple notice by registered mail and require the surrender of the automobile

The leases provide that the laws of Quebec apply to disputes arising under the contract.

When a lease expires, the Employer returns the leased automobile to the Leasing Corporation, which is responsible for selling it. If the proceeds of the sale exceed the "residual value" of the automobile under the lease, the difference is remitted to the Employer ("Terminal Credit"). Where the proceeds of the sale are less than the residual value, the Employer shall reimburse the Leasing Corporation for the difference ("Terminal Loss").

As defined in the lease, the residual value represents the book value of the automobile at the end of the lease or at the date of termination of the contract. This value is determined at the signing of the lease based on the estimated kilometerage for the employee's position. Our understanding is that it will always be fixed between XXXXXXXXXX% and XXXXXXXXXX% of the initial value of the automobile, corresponding to total depreciation of between XXXXXXXXXX% to XXXXXXXXXX% for a lease of XXXXXXXXXX months. Monthly rents for a car are based on its depreciation spread over the term of the lease.

Questions

Although you have asked us some questions as part of your request, we have seen fit to reformulate them to better target our analysis. Here are the questions that we propose to answer:

1- What is the nature of the contracts concluded between the Employer and the Leasing Corporation?
2- What is the tax treatment of the Terminal Credit or Terminal Loss arising on the sale of an automobile by the Leasing Corporation:

a. to the Employer?
b. to the employee?

Our Comments

This technical interpretation provides general comments on the provisions of the Act and related legislation, where referenced. It does not confirm the income tax treatment of a particular situation involving a specific taxpayer but is intended to assist you in making that determination. The income tax treatment of particular transactions proposed by a specific taxpayer will only be confirmed by this Directorate in the context of an advance income tax ruling request submitted in the manner set out in Information Circular IC 70-6R5, Advance Income Tax Rulings and Technical Interpretations.

In the Income Tax Technical News No. 21, June 13, 2001, the Canada Revenue Agency ("CRA") announced that taking into account the decision of the Supreme Court of Canada in Shell Canada Limited v. Canada (footnote 1), its position is that, in the absence of a sham, the determination of whether a contract between two parties is a lease agreement or sales contract for tax purposes must be resolved based on the legal relationship created by the terms of the agreement, rather than on any attempt to ascertain the underlying economic reality.

Consequently, in the absence of sham, we are of the view that for the purposes of the Act a lease agreement is a lease agreement and a sale contract is a sale contract. However, despite the legal obligations of the parties to a contract, the general anti-avoidance provision could be used in cases of transactions that result in an abuse of the provisions of the Act. Thus, we are of the view that a recharacterization is only possible where the taxpayer's characterization of the transaction does not adequately reflect its actual legal effects. In this case, we emphasize that the determination of the nature of the contractual relationship between the Employer and the Leasing Corporation is one of fact and law to be considered by the parties.

Where an employer provides a car to an employee in the course of the employee’s employment, two types of taxable benefits may be reflected in the employee's income, namely a standby charge benefit and an operating expense benefit. A standby charge benefit is calculated under paragraph 6(1)(e) and subsection 6(2) while the operating expense benefit is calculated under paragraph 6(1)(k).

The standby charge for an automobile leased by the Employer is calculated using the formula A / B x [2/3 x (E-F)] as provided in subsection 6 (2). Element E refers to leasing expenses that it is reasonable for the Employer to pay to the Leasing Corporation for the period during which the automobile is made available to an employee.

If all the conditions of paragraph 6(1)(k) are satisfied, the amount of the operating expense benefit will be equal to one-half of the standby charge, calculated under subsection 6(2), less the automobile operating expenses that are reimbursed by the employee to the employer during the year or within 45 days after the end of the year.

Where the Employer surrenders an automobile to the Leasing Corporation, generally at the end of the lease, the Employer will have to pay the Terminal Loss or will receive a Terminal Credit, depending on the amount obtained by the Leasing Corporation when the automobile is sold. At first glance, this amount must increase or decrease, to no more than zero, the leasing expenses for the Employer for the year of surrender of the automobile.

Alternatively, the Employer may prorate the Terminal Credit or Terminal Loss over the term of the lease, provided that the employee has consented thereto and that none of the years of the lease are statute-barred under the Act. The Employer's choice will be reflected in the calculation of the employee's taxable benefits through Element E of the formula described earlier. The calculation of standby charges and operating expense benefits will therefore be adjusted according to the method chosen by the Employer.

These two calculation methods are described in Chapter 2 of Guide T4130, Employers' Guide -- Taxable Benefits and Allowances, which can be found at http://www.cra-arc.gc.ca/E/pub/tg/t4130/t4130-e.html

We hope that our comments will be of assistance.

Best regards,

François Bordeleau, Advocate
Manager
Business and Employment Income Division, Section II
Income Tax Rulings Directorate

FOOTNOTES

Due to our system requirements, footnotes contained in the original document are reproduced below:

1 [1999] 3 S.C.R. 622.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: 1. Quelle est la nature des contrats conclus entre les parties? What is the nature of the contracts concluded between the parties?
2. Quel est le traitement fiscal du crédit et des frais résiduels découlant de la vente d'une automobile: a) pour l'employeur? b) pour l'employé? What is the income tax implications of a terminal credit and a teminal charge arising from the sale of the vehicle: a) for the employer? b) for the employee?

Position Adoptée: 1. Question de fait. Question of fact.
2. a) Le crédit résiduel réduit les frais de location et les frais résiduels augmentent les frais de location et ce, dans l'année de la remise de l'automobile au propriétaire. Toutefois, si des conditions sont réunies, l'employeur peut choisir de répartir ce montant au prorata sur la durée du bail. The terminal credit reduces the rental fees and the terminal charge increases the rental fees, in the year in which the vehicle was returned to the owner. However, if certain conditions are met, the employer can choose to apportion that amount on a prorated basis over the term of the lease.
2. b) Les avantages imposables pour l'employé au titre de frais pour droit d'usage et de frais de fonctionnement sont ajustés en conséquence, grâce à la formule prévue au paragraphe 6(2). The tax benefits for the employee under the standby charge and the automobile operating expense are adjusted accordingly through the formula provided under subsection 6(2).

Raisons: 1. Position antérieure de l'ARC. CRA's previous position.
2. Position antérieure de l'ARC. CRA's previous position.

XXXXXXXXXX
Cynthia Lynch, LL.L, M.Fisc
2014-051692

Le 7 février 2014

Monsieur,

Objet: Frais pour droit d'usage

La présente est en réponse à votre demande du 8 janvier 2014 dans laquelle vous demandez notre opinion concernant le sujet cité en rubrique.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (« Loi »).

Faits

Une société (« Employeur ») fournit des automobiles à certains employés dans le cadre de leur emploi. L'Employeur loue ces automobiles d'une autre société (« Société de location ») avec qui il n'a aucun lien de dépendance et chaque automobile est sujette à un bail d'une durée de XXXXXXXXXX ans. Il n'y a aucune restriction quant à l'usage personnel des automobiles par les employés.

Les baux entre l'Employeur et la Société de location prévoient que l'Employeur doit, à ses frais, maintenir une police d'assurance qui satisfait la Société de location. Les baux prévoient également ce qui suit:

l'Employeur doit maintenir les automobiles en bon état de fonctionnement;
en cas d'arrêt d'utilisation d'une automobile pour cas de force majeure, vol, accident ou toute autre cause, l'Employeur n'aura droit à aucune diminution de loyers;
l'Employeur s'engage à défendre les intérêts de la Société de location contre toute personne, autre que les créanciers de cette dernière, qui revendiquerait un droit sur l'automobile; et
en cas de défaut, la Société de location pourra notamment résilier le contrat sur simple avis par courrier recommandé et exiger la remise de l'automobile.

Les baux prévoient que les lois du Québec s'appliquent aux litiges découlant du contrat.

À l'échéance d'un bail, l'Employeur remet l'automobile louée à la Société de location qui se charge de la vente. Lorsque le produit de la vente excède la « valeur résiduelle » de l'automobile prévue au bail, la différence est remise à l'Employeur (« Crédit résiduel »). Lorsque le produit de la vente est inférieur à la valeur résiduelle, l'Employeur doit rembourser la différence à la Société de location (« Frais résiduels »).

Selon la définition au bail, la valeur résiduelle représente la valeur comptable de l'automobile à l'expiration du bail ou à la date de résiliation du contrat. Cette valeur est déterminée à la signature d'un bail selon le kilométrage estimé pour le poste de l'employé. D'après notre compréhension, elle sera toujours fixée entre XXXXXXXXXX% et XXXXXXXXXX% de la valeur initiale de l'automobile, soit une dépréciation totale de XXXXXXXXXX% à XXXXXXXXXX% pour un bail de XXXXXXXXXX mois. Les loyers mensuels pour une automobile sont basés sur sa dépréciation répartie sur la durée du bail.

Questions

Bien que vous nous ayez posé certaines questions dans le cadre de votre demande, nous avons jugé bon les reformuler afin de mieux cibler notre analyse. Voici les questions auxquelles nous nous proposons de répondre :

1- Quelle est la nature des contrats conclus entre l'Employeur et la Société de location?
2- Quel est le traitement fiscal du Crédit résiduel ou des Frais résiduels découlant de la vente d'une automobile par la Société de location :

a. Pour l'Employeur?
b. Pour l'employé?

Nos commentaires

La présente interprétation technique offre des commentaires généraux sur des dispositions contenues dans la Loi et d'autres lois connexes, le cas échéant. Elle n'a pas pour but de confirmer le traitement fiscal relativement à une situation donnée mettant en cause un contribuable en particulier, mais plutôt de vous aider à le déterminer. Notre direction ne confirme le traitement fiscal relatif aux opérations données d'un contribuable en particulier que dans le cadre d'une demande de décision anticipée en matière d'impôt sur le revenu présentée de la façon décrite dans la circulaire d'information IC 70-6R5, Décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu.

Dans la publication Nouvelles Techniques No. 21 du 13 juin 2001, l'Agence du revenu du Canada (« ARC ») a annoncé qu'en tenant compte de la décision rendue par la Cour suprême du Canada dans l'arrêt Shell Canada Limitée c. Canada (footnote 1), notre position est, qu'en l'absence d'un trompe-il, la question de savoir si un contrat entre deux parties est une convention de bail ou un contrat de vente pour fins fiscales doit être résolue selon les rapports juridiques créés par les termes de l'entente plutôt que par l'appréciation de la réalité économique sous-jacente.

Par conséquent, en l'absence d'un trompe-l'il, nous sommes d'avis que pour les fins de la Loi, une convention de bail est une convention de bail et qu'un contrat de vente est un contrat de vente. Cependant, malgré les obligations juridiques des parties à un contrat, la disposition générale anti-évitement pourrait être utilisée dans les cas d'opérations dont découle un abus dans l'application des dispositions de la Loi. Ainsi, nous sommes d'avis qu'une nouvelle qualification n'est possible que lorsque la désignation de l'opération par le contribuable ne reflète pas convenablement ses effets juridiques véritables. En l'espèce, nous soulignons le fait que la détermination de la nature des liens contractuels qui existent entre l'Employeur et la Société de location en est une de faits et de droit qui devra être examinée par les parties

Lorsqu'un employeur fournit une automobile à un employé dans le cadre de son emploi, deux types d'avantages imposables peuvent se refléter dans le revenu de l'employé, soit un avantage au titre des frais pour droit d'usage et un avantage au titre des frais de fonctionnement. L'avantage relatif aux frais pour droit d'usage est calculé selon l'alinéa 6(1)e) et le paragraphe 6(2) alors que l'avantage relatif aux frais de fonctionnement est calculé aux termes de l'alinéa 6(1)k).

Le calcul de l'avantage pour droit d'usage d'une automobile louée par l'Employeur s'effectue selon la formule A/B x [2/3 x (E-F)], telle que prévue au paragraphe 6(2). L'élément E réfère aux frais de location qu'il est raisonnable pour l'Employeur de payer à la Société de location pour la période pendant laquelle l'automobile est mise à la disposition d'un employé.

Si toutes les conditions de l'alinéa 6(1)k) sont rencontrées, le montant de l'avantage relatif aux frais de fonctionnement sera égal à la moitié des frais pour droit d'usage, calculés selon le paragraphe 6(2), moins les frais de fonctionnement de l'automobile qui sont remboursés par l'employé à l'employeur pendant l'année ou lors des 45 jours suivant la fin de l'année.

Lorsque l'Employeur remet une automobile à la Société de location, généralement à la fin du bail, il devra payer les Frais résiduels ou il recevra un Crédit résiduel, dépendant du montant obtenu par la Société de location lors de la vente de l'automobile. À prime abord, ce montant doit augmenter ou réduire, jusqu'à concurrence de zéro seulement, les frais de location pour l'Employeur pour l'année de la remise de l'automobile.

Alternativement, l'Employeur peut faire un prorata du Crédit résiduel ou des Frais résiduels sur les années du bail, à condition que l'employé y ait consenti et qu'aucune des années du bail ne soit prescrite aux termes de la Loi. Ce choix de l'Employeur se reflétera dans le calcul des avantages imposables de l'employé par le biais de l'élément E de la formule décrite plus tôt. Le calcul des avantages relatifs aux frais pour droit d'usage et frais de fonctionnement sera donc ajusté selon la méthode choisie par l'Employeur.

Ces deux méthodes de calcul sont décrites au chapitre 2 du guide T4130, Guide de l'employeur Avantages et allocations imposables, que vous trouverez à l'adresse http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/t4130/t4130-f.html.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et vous prions d'agréer, Monsieur XXXXXXXXXX, l'expression de nos salutations distinguées.

François Bordeleau, Avocat
Gestionnaire
Section II des entreprises et du revenu d'emploi
Direction des décisions en impôt

FOOTNOTES

En raison des exigences de nos systèmes, les notes de bas de page contenues dans le document original sont reproduites ci-dessous:

1 [1999] 3 R.C.S. 622.

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 13 - Subsection 13(21) - Depreciable Property

lease/sale distinction established based on the legal relationship

Before going on to implicitly treat the lessee of automobile leases as the lessee rather than owner thereof, CRA stated:

In the Income Tax Technical News No. 21 ... CRA ... announced that taking into account the decision ... in Shell Canada ... its position is that, in the absence of a sham, the determination of whether a contract between two parties is a lease agreement or sales contract for tax purposes must be resolved based on the legal relationship created by the terms of the agreement, rather than on any attempt to ascertain the underlying economic reality.

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(2)

employer potentially can choose to prorate terminal credits or deficiencies (based on sale price on car lease termination relative to residual value) in applying formula

A corporation ("Employer") leases automobiles from an arm’s length lessor ("Leasing Corporation") and provides the automobiles to employees. Under the lease terms, in the event of cessation of use of an automobile (e.g., from theft), and on the return of the automobile on termination of the lease, the Employer receives a credit (a “Terminal Credit”) or must pay a deficiency (a “Terminal Loss”) based on comparing the sale price to the residual value stated in the lease. How were such credits or terminal payments to be treated? CRA stated:

Where the Employer surrenders an automobile to the Leasing Corporation, generally at the end of the lease, the Employer will have to pay the Terminal Loss or will receive a Terminal Credit, depending on the amount obtained by the Leasing Corporation when the automobile is sold. At first glance, this amount must increase or decrease, to no more than zero, the leasing expenses for the Employer for the year of surrender of the automobile.

Alternatively, the Employer may prorate the Terminal Credit or Terminal Loss over the term of the lease, provided that the employee has consented thereto and that none of the years of the lease are statute-barred under the Act. The Employer's choice will be reflected in the calculation of the employee's taxable benefits through Element E of the formula described earlier. The calculation of standby charges and operating expense benefits will therefore be adjusted according to the method chosen by the Employer.

Summary Under

Tax Topics - General Concepts - Substance

lease characterized as lease unless its actual legal effects differ

Before going on to analyse automobile leases - under which the lessee bore all risk including being responsible for the rents even if the automobile was stolen or destroyed, and bearing at termination of the lease any difference between the actual sale price of the automobile by the lessor and the residual value stated in the lease – on the basis that they were leases, CRA stated:

[I]n the absence of sham … for the purposes of the Act a lease agreement is a lease agreement and a sale contract is a sale contract. … [A] recharacterization is only possible where the taxpayer's characterization of the transaction does not adequately reflect its actual legal effects. …[T]he determination of the nature of the contractual relationship between the Employer and the Leasing Corporation is one of fact and law to be considered by the parties.

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 13 - Subsection 13(21) - Undepreciated Capital Cost - A

lease under which lessee bore all risk implicitly treated as lease rather than purchase

A corporation ("Employer") leases automobiles from an arm’s length lessor ("Leasing Corporation") and provides the automobiles to employees. Under the lease terms, in the event of cessation of use of an automobile (e.g., from theft), and on the return of the automobile on termination of the lease, the Employer receives a credit or must pay a deficiency based on comparing the sale price to the residual value stated in the lease. Before going on to analyse the effect of these credits or debits on the basis that the leases were leases, CRA stated:

[I]n the absence of sham … for the purposes of the Act a lease agreement is a lease agreement and a sale contract is a sale contract. … [A] recharacterization is only possible where the taxpayer's characterization of the transaction does not adequately reflect its actual legal effects. …[T]he determination of the nature of the contractual relationship between the Employer and the Leasing Corporation is one of fact and law to be considered by the parties.

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7 February 2014 External T.I. 2014-0516921E5 F - Crédit et frais résiduels

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