29 August 2008 External T.I. 2007-0257661E5 F - Allocation pour frais de déplacement

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18(1)a) 6(1)b)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

29 August 2008 External T.I. 2007-0257661E5 F - Allocation pour frais de déplacement

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] (1) Is an employee's travel between the employer's place of business (which is also the employee's principal residence) and a distribution centre not belonging to the employer, personal travel?

(2) Can a business deduct an allowance paid to a person volunteering with the business for the use of the person’s automobile?

(3) In both cases, is an allowance of $0.50 per kilometre travelled reasonable?

Position: (1) Travel between an employer's place of business and another workplace is not of a personal nature.

(2) It is a question of fact to determine whether the kilometric allowance is reasonable.

(3) The allowance may be deductible if it is reasonable and is incurred to earn business income.

							2007-025766
XXXXXXXXXX	   					Marie-Claude Hébert,
	  						Advocate
August 29, 2008

Dear Sir,

Subject: Travel allowance

This is further to your request of October 29, 2007 for our opinion on the travel expense allowances paid to you by XXXXXXXXXX Corporation (the "Corporation").

More specifically, you are an employee and shareholder of the Corporation and your place of residence is also the Corporation's place of business. You must travel between this place of business and a distribution centre in order to make deliveries with the Corporation's truck. You asked whether an allowance of $0.50 per kilometre travelled between the place of business and the distribution centre is reasonable and whether it should be included in computing your income. You also asked whether an allowance of $0.50 per kilometre travelled by a volunteer of the Corporation, with the volunteer’s automobile, is deductible in computing the Corporation's income.

Unless otherwise indicated, all statutory references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

Our Comments

The situation you have indicated in your letter appears to be related to an actual situation concerning a specific taxpayer. As explained in Information Circular 70-6R5, it is not the practice of the Directorate to comment on proposed transactions involving specific taxpayers otherwise than in the form of an advance income tax ruling. If your situation involves a specific taxpayer and a completed transaction, you should provide all relevant facts and documents to the appropriate Tax Services Office for its views. We are, however, prepared to provide the following general comments, which we hope you will find helpful.

Paragraph 6(1)(b) provides that amounts received in a taxation year as an allowance for personal or living expenses or as an allowance for any other purpose must be included in the income of the recipient. One of the exceptions to this paragraph is subparagraph 6(1)(b)(vii.1) which reads as follows:

6(1)(b) - all amounts received by the taxpayer in the year as an allowance for personal or living expenses or as an allowance for any other purpose, except

[…]

(vii.1) reasonable allowances for the use of a motor vehicle received by an employee (other than an employee employed in connection with the selling of property or the negotiating of contracts for the employer) from the employer for travelling in the performance of the duties of the office or employment, […]

As stated in Interpretation Bulletin IT-522R, the Canada Revenue Agency ("CRA") is generally of the view that expenses attributed to travel between an employee's residence and the employee’s place of work are personal expenses that cannot be deducted. In order for allowances received by a taxpayer for the use of a motor vehicle to fall within the exception provided by subparagraph 6(1)(b)(vii.1), travel must generally be for one of two purposes:

Travel expenses incurred by the taxpayer to travel from one place of employment to another; or
Travel expenses incurred in the performance of the duties of the taxpayer's office or employment.

Insofar as your travel is between the Corporation’s place of business and another place of work, we are of the view that such travel is not of a personal nature.

With respect to the reasonableness of the allowance, CRA has indicated on several occasions, including in Technical Interpretation 2002-0174635, that it generally considers the rates set out in section 7306 of the Income Tax Regulations (the "Regulations") to be reasonable for the purposes of calculating a car allowance under paragraph 6(1)(b). However, a different amount may be considered reasonable if it is representative of the actual expenses incurred by the taxpayer for the use of the automobile for business purposes. For the purposes of paragraph 6(1)(b), an allowance that covers the actual expenses incurred by an employee who uses the employee’s motor vehicle in connection with the duties of the employee’s employment would generally be considered a reasonable allowance.

Paragraph 18(1)(a) denies the deduction of an expense an outlay except to the extent that it was made or incurred by the taxpayer for the purpose of gaining or producing income from a business or property. In this case, to the extent that this condition is satisfied, it is our view that the allowance paid by the corporation to the taxpayer in the particular situation is deductible to the corporation.

These opinions do not constitute advance rulings and, as stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 of May 17, 2002, are not binding on us.

Best regards,

François Bordeleau, LL.B.

Manager
Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: (1) Est-ce que le déplacement d'un employé entre la place d'affaire de son employeur (qui est également la résidence principale de l'employé) et un centre de distribution n'appartenant pas à l'employeur, est un déplacement personnel?

(2) Est-ce qu'une entreprise peut déduire une allocation payée à une personne effectuant du bénévolat au sein de l'entreprise, pour l'utilisation de son automobile?

(3) Dans les deux cas, est-ce qu'une allocation de 0,50$ par kilomètre parcouru est raisonnable?

Position Adoptée: (1) Le déplacement entre la place d'affaire d'un employeur et un autre lieu de travail n'est pas de nature personnelle.

(2) Il s'agit d'une question de faits pour pouvoir déterminer si l'allocation kilométrique est raisonnable.

(3) L'allocation pourra être déductible si elle est raisonnable et si elle est engagée pour tirer un revenu d'entreprise.

							2007-025766
XXXXXXXXXX	   					Marie-Claude Hébert,
	  						Avocate
Le 29 août 2008

Monsieur,

Objet: Allocation de déplacement

La présente fait suite à votre demande du 29 octobre 2007 par laquelle vous demandez notre opinion quant aux allocations de frais de déplacement qui vous sont versées par la société XXXXXXXXXX . (la " Société ").

Plus spécifiquement, vous êtes un employé et l'actionnaire de la Société et votre lieu de résidence est également la place d'affaire de la Société. Vous devez vous déplacer entre cette place d'affaire et un centre de distribution afin de faire des livraisons avec le camion de la Société. Vous demandez si une allocation de 0,50$ par kilomètre parcouru entre la place d'affaire et le centre de distribution est raisonnable et si elle doit être incluse dans le calcul de votre revenu. Vous demandez également si une allocation de 0,50$ par kilomètre parcouru par un bénévole de la Société, avec son automobile, peut être déductible dans le calcul du revenu de la Société.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (" LIR ").

Nos commentaires

La situation que vous avez indiquée dans votre lettre semble être liée à une situation de fait, qui concerne un contribuable précis. Comme il est expliqué dans la circulaire d'information 70-6R5, la Direction n'a pas comme pratique de faire des commentaires sur des opérations envisagées qui concernent des contribuables précis autrement que sous la forme d'une décision anticipée en matière d'impôt. Si votre situation concerne un contribuable précis et une opération effectuée, vous devez transmettre tous les faits et les documents pertinents au bureau des services fiscaux approprié pour obtenir son point de vue. Nous sommes, cependant, disposés à fournir les commentaires généraux suivants, lesquels, nous l'espérons, sauront vous être utiles.

L'alinéa 6(1)b) prévoit que les sommes reçues au cours d'une année d'imposition à titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin doivent être incluses dans le revenu de celui qui les reçoit. Une des exceptions à cet alinéa est le sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) qui se lit comme suit :

6(1)b) - Les sommes qu'il a reçues au cours de l'année à titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin, sauf :

(vii.1) Les allocations raisonnables pour l'usage d'un véhicule à moteur qu'un employé - dont l'emploi n'est pas lié à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur - a reçues de son employeur pour voyager dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi [...]

Tel qu'énoncé dans le bulletin d'interprétation IT-522R, l'Agence du revenu du Canada (" ARC ") est généralement d'avis que les frais attribués aux déplacements entre la résidence de l'employé et son lieu de travail constituent des frais personnels qui ne peuvent pas être déduits. Afin que les allocations reçues par un contribuable pour l'usage d'un véhicule à moteur puissent tomber sous le coup de l'exception prévue par le sous-alinéa 6(1)b)(vii.1), les déplacements doivent généralement s'effectuer à l'une des deux fins suivantes :

Les frais de déplacement sont encourus par le contribuable pour se rendre d'un lieu de travail à un autre; ou
Les frais de déplacement sont engagés dans l'accomplissement des fonctions de la charge du contribuable.

Dans la mesure où le déplacement que vous effectuez se fait entre la place d'affaire de la Société et un autre lieu de travail, nous somme d'avis qu'un tel déplacement n'est pas de nature personnelle.

Quant au caractère raisonnable de l'allocation, l'ARC a indiqué à plusieurs reprises, entre autres dans l'interprétation technique 2002-0174635, qu'elle considère généralement les taux énoncés à l'article 7306 du Règlement de l'impôt sur le revenu (ci-après le " Règlement ") comme étant raisonnables pour les fins du calcul d'une allocation automobile visée par l'alinéa 6(1)b). Toutefois, un montant différent peut être considéré raisonnable s'il est représentatif des frais réels encourus par le contribuable pour l'utilisation de son automobile à des fins professionnelles. Pour les fins de l'alinéa 6(1)b), une allocation qui couvre les frais réels encourus par un employé, lequel utilise son véhicule à moteur dans le cadre des fonctions de son emploi, serait généralement considérée comme une allocation raisonnable.

L'alinéa 18(1)a) refuse la déduction d'une dépense, sauf dans la mesure où elle a été engagée ou effectuée par le contribuable en vue de tirer un revenu d'une entreprise ou d'un bien. En l'espèce, dans la mesure où cette condition est respectée, nous sommes d'avis que l'allocation versée par la société à un contribuable dans la situation donnée est déductible pour la société.

Les présentes opinions ne constituent pas des décisions anticipées et, tel qu'il est indiqué au paragraphe 22 de la circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, elles ne nous lient pas.

Nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs.

François Bordeleau, LL.B.

Gestionnaire
Section des entreprises et des sociétés de personnes
Division des entreprises et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b) - Subparagraph 6(1)(b)(vii.1)

travel between the employer’s place of business (even where a home office) and another business location is not personal

An employee and shareholder of the Corporation, whose place of business is the individual’s residence, receives an allowance of $0.50 per kilometre for travel between that place of business and a distribution centre in making deliveries with the Corporation's truck. CRA stated that where the “travel is between the Corporation’s place of business and another place of work … such travel is not of a personal nature” (and also noted that an allowance paid in accordance with the Reg. 7306 rates is generally considered reasonable).

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