5 March 2008 External T.I. 2007-0256291E5 F - Bénévoles

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] 1. Can the relationship between the organization and the workers be considered that of employer-employee?

2. Are allowances of $15 to $20 per day to cover workers' travel expenses (meals and automobile mileage) taxable amounts? Is the use of the organization's automobile by a worker to travel between home and the organization's workplace a taxable amount?

3. Does a T4A have to be issued for the amounts paid?

Position: 1. Question of fact, but in this case it is a volunteer agreement.

2. Allowances of $15 to $20 per day and use of the organization's automobile per worker do not result in taxable amounts.

3. No.

Reasons: 1. Minimal amounts paid as allowances or the sole use of the organization’s car for travel between a worker's home and the organization’s place of work do not constitute wages.

2. Since the allowances or benefit from the use of the car are minimal, they do not represent consideration for services rendered under a contract of service.

3. These are not amounts covered by section 200 of the Income Tax Regulations.

								2007-025629
XXXXXXXXXX  						Lucie Allaire,
								Advocate, CGA, D. Fisc.
March 5, 2008

Dear Madam,

Subject: Benefits to workers of a registered charity

This is in response to your letter of June 1, 2007 asking us about the tax implications of developing a worker expense policy for the XXXXXXXXXX ("the organization"). The organization considers workers to be volunteers and compensates them with certain benefits to cover car travel and meal expenses.

Questions to the Canada Revenue Agency ("CRA"):

You wish the CRA to answer the following key questions:

whether the CRA considers that an employer-employee relationship exists between the workers and the organization, given that they have an established schedule and are provided with clothing;
whether allowances of $15 to $20 paid to cover certain meal and car expenses based on mileage are taxable, in cases where a worker provides the organization with two to three hours of work per day or seven hours of work per day;
whether the amounts are taxable, due to the worker using the organization’s car not only to source food items but also to travel between the worker’s home and the organization’s workplace;
whether a T4A is to be issued in the situations arising under the previous two points, where the amount paid or the benefit exceeds $500; and
whether a T4A should be issued where workers donate to the organization an amount equal to the total compensation received by cheque that is greater than $500.

In a telephone conversation on January 21, 2008, you confirmed that the workers do not receive any other form of income from the organization for their services and that the clothing provided is distinctive uniforms.

Our Comments

The situation described in your letter is an actual situation involving taxpayers. As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is our practice not to issue written opinions on proposed transactions otherwise than by way of advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices. However, we can offer the following general comments that we hope may be helpful to you. These comments may, however, under certain circumstances, not apply to your particular situation.

The term volunteer is not defined under the Income Tax Act (the "Act"). In that regard, we must refer to the ordinary meaning of the term. The determination of the true nature of an agreement as to whether it is a contract of employment or a volunteer agreement is essentially a question of fact, which can only be answered after analysis of the circumstances of each case, and which depends on the common intention of the parties. The principles of the Civil Code of Québec guide the determination of whether there is a contract of service based on the three essential elements: work, remuneration, and subordination between the parties.

In the labour market, services usually have a specific cost and a person who would be paid for services according to their fair market value cannot be considered as a volunteer. In other words, the question is whether the total compensation paid by the organization to a worker is comparable to what it costs on the market for equivalent services or whether it is much lower.

In this case, the workers are acting as volunteers as they are not providing services in exchange for a salary or other form of remuneration. Furthermore, the amounts paid to the workers as compensation in the form of benefits are minimal.

It is our view that amounts of $15 to $20 per day paid to volunteers to defray the cost of using a car or meals during volunteer activities, even to travel from home to work, would not be considered employment income if they are the only amounts received by them. However, we would reconsider this conclusion if the compensation paid to a worker increased, since any compensation above a small amount would constitute taxable income. In addition, where a worker uses an automobile owned by the organization, not only for volunteer activities, but also for commuting to and from work, we are also of the view that this benefit does not give rise to tax consequences, provided that the cost of the automobile is reasonable and that it is the only personal use made of it.

In light of the facts submitted, the Agency's administrative practice, which specifies the obligation of a payer to report amounts on a T4A when an amount paid is greater than $500, does not apply to your situation.

These comments are not advance income tax rulings and, as stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, are not binding.

Best regards,

Randy Hewlett
Manager
Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Nos commentaires

Principales Questions: 1. Est-ce la relation entre l'organisme et les travailleurs peut être considérée d'employeur-employé?

2. Est-ce les allocations de 15 à 20 $ par jour pour couvrir les dépenses des travailleurs liées aux frais de déplacement ( repas et kilométrage automobile) constituent des montants imposables ? Est-ce que l'utilisation de l'automobile appartenant à l'organisme par un travailleur pour se déplacer entre son domicile et le lieu de travail de l'organisme donne lieu à un montant imposable?

3. Est-ce qu'un T4A doit être émis quant aux montants versés?

Position Adoptée: 1. Question de faits, mais dans ce cas-ci, il s'agit d'une entente de bénévolat.

2. Les allocations de 15 à 20 $ par jour et l'utilisation de l'automobile appartenant à l'organisme par travailleur ne donnent pas lieu à des montants imposables.

3. Non.

Raisons: 1. Les montants minimes versés à titre d'allocations ou la seule utilisation de l'automobile appartenant à l'organisme pour se déplacer entre le domicile d'un travailleur et le lieu de travail de l'organisme ne constituent pas un salaire.

2. Compte tenu que les allocations ou l'avantage lié à l'utilisation de l'automobile sont minimes, elles ne représentent pas une contrepartie pour services rendus dans le cadre d'un contrat de services.

3. Il ne s'agit pas de montants visés par l'article 200 du Règlement de l'impôt sur le revenu.

								2007-025629
XXXXXXXXXX  						Lucie Allaire,
								avocate, CGA, D. Fisc.
Le  5 mars 2008

Madame,

Objet : Avantages offerts à des travailleurs d'un organisme de bienfaisance enregistré

La présente est en réponse à votre lettre du 1er juin 2007 nous demandant diverses questions concernant les implications fiscales entourant l'élaboration d'une politique liée aux dépenses de travailleurs pour le XXXXXXXXXX ( ci après "l'organisme"). L'organisme considère les travailleurs comme bénévoles et leur accorde en guise de compensation certains avantages pour couvrir les frais de déplacement automobile et frais de repas.

Questions à l'Agence du revenu du Canada (ci-après l'"ARC"):

Vous désirez que l'ARC réponde aux principales questions suivantes:

si l'ARC considère qu'une relation employeur-employé existe entre les travailleurs et l'organisme, considérant qu'ils ont un horaire établi et que des vêtements leur sont fournis;
si des allocations de 15 $ à 20 $ versées afin de couvrir certains frais de repas et frais automobile basé sur le kilométrage parcouru sont imposables, dans les cas où un travailleur offre à l'organisme de deux à trois heures de travail par jour ou sept heures de travail par jour;
si un montant est imposable, du fait qu'un travailleur utilise l'automobile de l'organisme non seulement pour chercher les denrées alimentaires mais également pour se déplacer entre son domicile et le lieu de travail de l'organisme;
si un T4A doit être émis dans les situations liées aux deux points précédents, dans le cas où la somme versée ou l'avantage est supérieur à 500 $; et
si un T4A doit être émis dans le cas où les travailleurs remettent à l'organisme à titre de don à une somme équivalente au total de la compensation reçue par chèque et qui est supérieure à 500 $.

Lors d'une conversation téléphonique du 21 janvier 2008, vous avez confirmé que les travailleurs ne reçoivent aucune autre forme de revenu de l'organisme pour leurs services et que les vêtements fournis sont des uniformes distinctifs.

Nos commentaires

La situation décrite dans votre lettre est une situation réelle impliquant des contribuables. Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, nous avons comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux de services fiscaux. Nous pouvons toutefois offrir les commentaires généraux suivant qui, nous l'espérons, vous seront utiles. Ces commentaires pourraient cependant, dans certaines circonstances, ne pas s'appliquer à votre situation particulière.

Le terme bénévole n'est pas défini en vertu de Loi de l'impôt sur le revenu ( la "Loi"). A cet égard, nous devons nous référer au sens ordinaire de ce terme. La détermination de la nature véritable d'une entente à savoir s'il s'agit d'un contrat de travail ou d'une entente de bénévolat est essentiellement une question de faits, qui ne peut seulement être répondue qu'après analyse des circonstances propres à chaque cas, et qui dépend de la commune intention des parties. Les principes du Code civil du Québec guident la détermination de la question à savoir s'il existe un contrat de service ainsi que des trois éléments essentiels: le travail, la rémunération, et le lien de subordination entre les parties.

Dans le marché du travail, les services ont généralement un coût précis et une personne qui serait rémunérée pour des services en fonction de leur juste valeur marchande ne peut être considérée à titre de bénévole. En d'autres termes, il faut se demander si la compensation totale versée par l'organisme à un travailleur se compare à ce qu'il en coûte sur le marché pour des services équivalents ou au contraire, si elle est bien inférieure.

En l'espèce, les travailleurs agissent à titre de bénévoles car ils ne fournissent pas de services en échange d'un salaire ou d'une autre forme de rémunération. De plus, les montants versés aux travailleurs à titre de compensation à titre de bénéfices ou avantages sont minimes.

Nous sommes d'avis que les montants de 15 $ à 20 $ par jour versés aux bénévoles pour défrayer le coût d'utilisation d'une automobile ou les repas durant les activités de bénévolat, même pour se déplacer de leur domicile au lieu de travail, ne seraient pas considérés comme du revenu d'emploi, s'ils constituent les seuls montants reçus par eux. Nous reconsidérions toutefois cette conclusion si la compensation versée à un travailleur augmentait puisque toute compensation supérieure à un montant minime constituerait du revenu imposable. De plus, lorsqu'un travailleur utilise une automobile appartenant à l'organisme, non seulement dans le cadre d'activités de bénévolat, mais également pour se déplacer entre leur lieu de travail et leur domicile, nous sommes également d'avis que cet avantage ne donne pas lieu à des conséquences fiscales, pourvu que le coût d'une automobile soit raisonnable et que ce soit le seul usage personnel qu'il en est fait.

A la lumière des faits soumis, la pratique administrative de l'Agence, qui précise l'obligation d'un payeur de reporter les montants sur un T4A lorsqu'un montant versé est supérieur à 500 $, ne s'applique pas à votre situation.

Les présents commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et, tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, ils ne nous lient pas.

Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs.

Randy Hewlett
Gestionnaire
Section des entreprises et des sociétés de personnes
Division des entreprises et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(a)

volunteers working regular hours for a charity were not taxable when charity’s automobile made available to them to commute to work or receive a small allowance or meal or car expenses

Workers for a registered charity provide their services in accordance with an established schedule (e.g., three or seven hours a day), are provided with a distinctive uniform, may receive an allowance of $15 to $20 paid to cover certain meal and car expenses based on mileage, and may use the charity’s car not only to source food items but also to travel between the worker’s home and the organization’s workplace.

CRA stated:

[T]he workers are acting as volunteers as they are not providing services in exchange for a salary or other form of remuneration. Furthermore, the amounts paid to the workers as compensation in the form of benefits are minimal.

It is our view that amounts of $15 to $20 per day paid to volunteers to defray the cost of using a car or meals during volunteer activities, even to travel from home to work, would not be considered employment income if they are the only amounts received by them. … In addition, where a worker uses an automobile owned by the organization, not only for volunteer activities, but also for commuting to and from work, we are also of the view that this benefit does not give rise to tax consequences, provided that the cost of the automobile is reasonable and that it is the only personal use made of it.

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Regulations - Regulation 200 - Subsection 200(1)

requirement to report on T4A amounts paid to service provider greater than $500 inapplicable to charity volunteers who donate the amount back to the charity

After finding that volunteers working regular hours for a charity did not receive taxable benefits when the charity’s automobile made available to them to commute to work or they received a small allowance or meal or car expenses, CRA then addressed the question as to whether a T4A should be issued where the workers donated to the organization an amount equal to the total compensation received by cheque that was greater than $500, and stated:

[T]he Agency's administrative practice, which specifies the obligation of a payer to report amounts on a T4A when an amount paid is greater than $500, does not apply to your situation.

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