24 May 2007 External T.I. 2006-0209081E5 F - Withholding Source Deductions - Trustee Fees

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153(1)(a) 153(1)(g)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

The Situation

Your Questions and Analysis

Our Comments

24 May 2007 External T.I. 2006-0209081E5 F - Withholding Source Deductions - Trustee Fees

Principal Issues: In a given situation, where each trustee of a trust will receive for his/her services (which will not be rendered in the course of the trustee's business) a fixed fee plus a fee per meeting of the trustees attended, whether the trust has to withhold income tax from the fees paid to the trustees?

Position: Yes.

Reasons: Long standing CRA position (T4001) under Estate executors or liquidators, and administrators and in paragraph 5 of IT-377R ARCHIVED.

XXXXXXXXXX 							2006-020908
M. LeBlond

May 24, 2007

Dear Madam,

Subject: Trustee fees and paragraph 153(1)(g) of the Act

This is in response to XXXXXXXXXX's email of October 4, 2006, in which he asked for our comments on the above subject in relation to the situation described below. We apologize for the delay in responding to this request.

Unless otherwise indicated, all statutory references herein are to provisions of the Income Tax Act (the "Act").

The Situation

1. The individuals are the trustees (the "Trustees") of a REIT trust (the "REIT"). The Trustees manage the business and affairs of the REIT. The Trustees may also be employed by the REIT or by other entities.

2. The Trustees meet regularly on a quarterly basis. Other meetings not determined in advance may be held as required for management purposes.

3. The Trustees may render the following services to REIT, among others

(a) approve or reject proposed transactions, such as proposed acquisitions and dispositions of investments and borrowings

(b) review the financial statements

(d) review the REIT's corporate governance practices, and

(e) administer the Long Term Incentive Plan.

4. The Trustees receive from the REIT a fee for their services and reimbursement of expenses as follows: (a) $20,000 per year, plus (b) $1,000 for each meeting of the Trustees attended in person and $500 for each meeting of the Trustees attended by telephone, plus (c) reimbursement by REIT for out-of-pocket expenses incurred in the performance of their duties as Trustees.

5. The Trustees do not receive their fees from the REIT in the course of a business.

Your Questions and Analysis

You asked whether, in the situation you have presented to us, the REIT should withhold income tax on the fees paid to its Trustees. Also, you wish to know if the REIT should issue a T4 or T4A to the Trustees for such fees.

In your view, in the particular situation, the REIT should not withhold tax on the fees paid to the Trustees but the REIT should issue a T4A to each Trustee, pursuant to section 200 of the Income Tax Regulations ("Regulations"). Your conclusions are based on the following analysis:

Paragraph 153(1)(g) provides that every person paying at any time in a taxation year fees, commissions or other amounts for services, other than amounts described in subsection 212(5.1), shall deduct or withhold from the payment the amount determined in accordance with prescribed rules and shall, at the prescribed time, remit that amount to the Receiver General on account of the payee’s tax for the year under this Part or Part XI.3.

Sections 102 (Periodic payments) and 103 (Non-Periodic payments) of the Regulations refer to remuneration payments made to an employee by an employer.

Article 100 of the Regulations defines the term "remuneration" as including any payment that is in respect of salary or wages.

Subsection 248(1) of the Income Tax Act ("the Act") defines salary or wages as the income of a taxpayer from an office or employment as computed under subdivision a of Division B of Part I and includes all fees received for services not rendered in the course of the taxpayer’s business.

Subsection 248(1) of the Act defines "office" as “the position of an individual entitling the individual to a fixed or ascertainable stipend or remuneration … and also includes the position of a corporation director.”

We note that the definition of office does not specifically include the position of trustee of a trust.

We are of the view that the fees paid to the Trustees cannot be considered as a fixed or ascertainable stipend or remuneration as the total amount to be paid to the Trustees is unknown at the beginning of each year. That is because the Trustees meet on an as-needed basis and, furthermore, the fees vary depending on whether the Trustees are present in person or by telephone. Consequently, the fees cannot be considered to be received as a result of the Trustees holding a position and therefore the relevant sections of the Regulations do not apply.

Our Comments

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of our Directorate not to issue written opinions on proposed transactions otherwise than by way of advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. Nevertheless, we offer the following general comments which may not apply in full to the situation you have submitted to us.

In our view, in the situation you have presented to us, the REIT would be required to withhold tax from the fees paid to its Trustees and issue a T4 information slip to each of them in that regard. Our conclusions are based on the following observations.

The CRA's long-standing position on whether fees received by a trustee are income from a business or an office is stated in the "Employers' Guide -- Payroll Deductions and Remittances T4001 (Rev. 2006)" and in paragraph 5 of Interpretation Bulletin IT-377R Archived "Directors' Fees, Executor's Fees, and Jury Fees" (January 27, 1989), as follows:

Employers’ Guide

All other trustees

Fees paid to executors, liquidators, or administrators [trustees] are either income from office or employment or business income, depending on whether the executor or administrator [trustee] acts in this capacity in the regular course of business.

IT-377R Archived

Executor's Fees

5. A fee earned for the administration of an estate by an executor thereof will be treated either as income from a business or income from an office, depending on the particular circumstances of each case. Fees earned by a taxpayer for acting in the capacity of executor in the course of business form part of the business income of the taxpayer, and expenses incurred in this connection are deductible in the usual way in computing such income, to the extent they are not recoverable from the funds of the estate. Where the executor is a person who does not act in this capacity in the course of carrying on a business, the fee for acting as executor is considered to be income from an office. (Such a situation could exist even where the executor is a lawyer if the normal practice does not include executorships and the lawyer was appointed on personal grounds, perhaps because he or she was a friend or relative of the deceased.) [Emphasis added]

Subsection 153(1) requires very person paying at any time in a taxation year any of the amounts described in paragraphs 153(1)(a) to (t) to deduct or withhold from the payment the amount determined in accordance with prescribed rules and shall, at the prescribed time, remit that amount to the Receiver General on account of the payee’s tax for the year under this Part or Part XI.3.

The following amounts are described in paragraphs 153(1)(a) and (g) respectively: "salary, wages or other remuneration" and "fees, commissions or other amounts for services".

The definition of "salary or wages" in subsection 248(1) provides that a taxpayer's income from an office or employment also includes all fees received for services not rendered in the course of the taxpayer’s business.

Also, it follows from the definition of "office" in section 248(1) that for a position held by an individual to constitute an "office", that position must entitle the individual to a fixed or ascertainable stipend or remuneration.

The Federal Court of Canada - Trial Division considered in E.F. Anthony Merchant v. The Queen, [1984] F.C.J. No. 92, Court No. T-3652-80, the meaning to be given to the expression "fixed or ascertainable stipend or remuneration", for the purposes of the definition of "office" in subsection 248(1), and made the following comments:

I am not convinced that at the time of taking office the taxpayer must know how much he will receive. It seems to me a per diem rate, or a specified amount per sitting renders the income sufficiently ascertainable to meet the definition in section 248(1).

In the situation you have presented, based on the long-standing CRA position noted above, the fees received by the Trustees would be considered income from an office or employment (i.e., "salary or wages" as defined in subsection 248(1)).

In our view, for the reasons set out above, the REIT would therefore be required to withhold tax from the fees paid to its Trustees by virtue of paragraph 153(1)(a) and to issue a T4 information slip to each of them in that regard.

We hope that these comments will be of assistance.

Best regards,

Maurice Bisson, CGA
Manager
Corporate Reorganizations and Resource Industries Section
Corporate Reorganizations and Resource Industries Division
Income Tax Rulings Directorate
Legislative Policy and Regulatory Affairs Branch

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

La situation

Vos questions et votre analyse

Nos commentaires

Position: Yes.

Reasons: Long standing CRA position (T4001) under Estate executors or liquidators, and administrators and in paragraph 5 of IT-377R ARCHIVED.

XXXXXXXXXX 							2006-020908
M. LeBlond

Le 24 mai 2007

Madame,

Objet: Honoraires versés à des fiduciaires et l'alinéa 153(1)g) de la Loi

La présente est en réponse au courriel de XXXXXXXXXX du 4 octobre 2006 dans lequel il nous demande nos commentaires sur le sujet en rubrique dans la situation décrite ci-après. Nous nous excusons du délai requis pour répondre à cette demande.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la "Loi").

La situation

1. Des individus sont les fiduciaires (ci-après les "Fiduciaires") de la fiducie FPI (ci-après "FPI"). Les Fiduciaires gèrent les activités et les affaires de FPI. Les Fiduciaires peuvent également être employés par FPI ou par d'autres entités.

2. Les Fiduciaires se réunissent régulièrement sur une base trimestrielle. D'autres réunions qui ne sont pas déterminées à l'avance peuvent avoir lieu selon les besoins de gestion.

3. Les Fiduciaires peuvent rendre à FPI, entre autres, les services suivants:

a) approuver ou rejeter les opérations projetées, tels les projets d'acquisition et d'aliénation d'investissement ainsi que les emprunts,

b) examiner les états financiers,

c) examiner la rémunération de la direction,

d) examiner les pratiques de FPI en matière de régie d'entreprise, et

e) administrer le régime d'intéressement à long terme.

4. Les Fiduciaires reçoivent de FPI pour leurs services des honoraires ainsi que des remboursements de dépenses comme suit : a) 20 000 $ par année, plus b) 1 000 $ pour chaque réunion des Fiduciaires à laquelle ils assistent en personne et 500 $ pour chaque réunion des Fiduciaires à laquelle ils participent par téléphone, plus c) le remboursement par FPI des menues dépenses engagées dans l'exercice de leurs fonctions de fiduciaires.

5. Les Fiduciaires ne reçoivent pas leurs honoraires de FPI dans le cours des activités de leur entreprise.

Vos questions et votre analyse

Vous nous demandez si, dans la situation que vous nous avez présentée, FPI devrait effectuer des retenues d'impôt sur les honoraires versés à ses Fiduciaires? Par ailleurs, vous désirez savoir si FPI devrait émettre un T4 ou un T4A aux Fiduciaires concernant lesdits honoraires?

À votre avis, dans la situation donnée, FPI ne devrait pas effectuer de retenues d'impôt sur les honoraires versés aux Fiduciaires mais FPI devrait émettre un T4A à chaque Fiduciaire, en vertu de l'article 200 du Règlement de l'impôt sur le revenu (ci-après "Règlement"). Vos conclusions sont fondées sur l'analyse suivante:

L'alinéa 153(1)(g) prévoit que toute personne qui verse au cours d'une année d'imposition des honoraires, commissions ou autres sommes pour services, a I'exception des sommes visées au paragraphe 212(5.1), doit en déduire ou retenir la somme fixée selon les modalités réglementaires et doit, au moment fixé par règlement, remettre cette somme au Receveur général au titre de l'impôt du bénéficiaire ou du dépositaire pour l'année en vertu de la présente partie ou de la partie Xl.3.

Les articles 102 (Paiements périodiques) et 103 (Paiements non périodiques) du Règlement font références à des paiements de rémunération versés a un employé par un employeur.

L'article 100 du Règlement définit le terme "rémunération" comme comprenant tout paiement qui est relatif au versement d'un traitement ou d'un salaire.

Le paragraphe 248(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu ("la Loi") définit traitement ou salaire comme le revenu que tire un contribuable d'une charge ou d'un emploi, calculé d'après la sous-section a de la section B de la partie I, y compris les honoraires touchés par le contribuable pour des services qu'il n'a pas fournis dans le cours des activités de son entreprise.

Le paragraphe 248(1) de la Loi définit le terme "charge" comme étant un poste qu'occupe un particulier et qui lui donne droit à n traitement ou à une rémunération fixe ou vérifiable ... et comprend aussi le poste d'administrateur de société. Nous notons que la définition de charge n'inclut pas spécifiquement le poste de fiduciaire d'une fiducie.

Nous sommes d'avis que les honoraires versés aux Fiduciaires ne peuvent être considérés comme un traitement ou une rémunération fixe ou vérifiable puisque le montant total qui sera versé à ces derniers est inconnu au début de chaque année. En effet, les Fiduciaires se réunissent au besoin et, de plus, les honoraires varient selon que ces derniers sont présents physiquement ou par téléphone. En conséquence, les honoraires ne peuvent être considérés comme étant reçus suite a l'occupation d'un poste occupé par les Fiduciaires et, partant, les articles concernés du Règlement ne trouvent pas application.

Nos commentaires

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, notre Direction a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Néanmoins, nous vous offrons les commentaires généraux suivants qui pourraient cependant ne pas s'appliquer intégralement à la situation que vous nous avez soumise.

À notre avis, dans la situation que vous nous avez présentée, FPI serait obligée d'effectuer des retenues d'impôt sur les honoraires versés à ses Fiduciaires et d'émettre un feuillet de renseignements T4 à chacun d'eux à cet égard. Nos conclusions sont fondées sur les observations suivantes.

La position de longue date de l'ARC concernant la question de savoir si les honoraires touchés par un fiduciaire est un revenu tiré d'une entreprise ou d'une charge est mentionné dans le "Guide de l'employeur: Les retenues sur la paie et les versements T4001 (Rév. 2006)" et au numéro 5 du bulletin d'interprétation IT-377R Archivé "Jetons de présence d'administrateur, honoraires d'exécuteur testamentaire et indemnités de juré" (27 janvier 1989), comme suit:

Guide de l'employeur

Exécuteurs ou liquidateurs de successions et administrateurs

Les honoraires payés aux exécuteurs ou aux liquidateurs et aux administrateurs [fiduciaires] sont un revenu d'une charge ou d'un emploi ou un revenu d'entreprise, selon que l'exécuteur ou l'administrateur [fiduciaire] remplit sa fonction dans le cours normal de l'entreprise.

IT-377R Archivé

Honoraires d'exécuteur testamentaire

5. Les honoraires touchés par un exécuteur testamentaire [fiduciaire] pour l'administration d'une succession seront considérés soit comme un revenu d'entreprise ou comme un revenu d'une charge selon les circonstances particulières de chaque cas. Les honoraires touchés par un contribuable pour exercer les fonctions d'exécuteur testamentaire dans le cours des affaires de son entreprise font partie de son revenu d'entreprise et les frais engagés à cet égard sont déductibles de la façon habituelle lors du calcul de ce revenu, dans la mesure où ils ne sont pas recouvrables sur les fonds de la succession. Lorsque l'exécuteur testamentaire [fiduciaire] n'agit pas à ce titre dans le cours des affaires de son entreprise, les honoraires gagnés ainsi sont considérés comme un revenu provenant d'une charge ou d'un emploi. (Le cas peut se présenter même lorsque l'exécuteur testamentaire est un avocat, si sa pratique ne l'appelle pas d'ordinaire à agir en qualité d'exécuteur testamentaire et si sa nomination est faite à des fins personnelles et aussi peut-être en tant qu'ami ou parent du défunt.)

[Soulignement ajouté]

En vertu du paragraphe 153(1), toute personne qui verse au cours d'une année d'imposition l'un des montants décrits aux alinéas 153(1)a) à t) doit en déduire ou retenir la somme fixée selon les modalités réglementaires et doit, au moment fixé par règlement, remettre cette somme au Receveur général au titre de l'impôt du bénéficiaire ou du dépositaire pour l'année en vertu de la présente partie ou de la partie Xl.3.

Les montants suivants sont décrits, respectivement, aux alinéas 153(1)a) et g): "un traitement, un salaire ou autre rémunération" et "des honoraires, commissions ou autres sommes pour services".

La définition de "traitement ou salaire", au paragraphe 248(1), prévoit que le revenu qu'un contribuable tire d'une charge ou d'un emploi comprend également les honoraires touchés par celui-ci pour des services qu'il n'a pas fournis dans le cours des activités de son entreprise.

Également, il ressort de la définition de "charge", au paragraphe 248(1), que pour qu'un poste occupé par un individu constitue une "charge", ce poste doit lui donner droit à un traitement ou à une rémunération fixe ou vérifiable.

La Cour fédérale du Canada - Division de première instance a considéré dans l'affaire E.F. Anthony Merchant c. La Reine, [1984] A.C.F. no 92, No du greffe T-3652-80, la signification à donner à l'expression un traitement ou une rémunération fixe ou vérifiable", pour les fins de la définition de "charge" au paragraphe 248(1), et a émis les commentaires suivants:

Je ne suis pas convaincue qu'un contribuable doit connaître, dès son entrée en fonction, le montant qu'il recevra. Il me semble qu'une indemnité journalière fixe ou un montant précis pour chaque séance confère au revenu un caractère suffisamment vérifiable pour correspondre à la définition contenue au paragraphe 248(1).

Dans la situation que vous avez présentée, selon la position de longue date de l'ARC mentionnée précédemment, les honoraires que touchent les Fiduciaires seraient considérés comme un revenu tiré d'une charge ou d'un emploi (donc un "traitement ou salaire", au sens prévu au paragraphe 248(1)).

À notre avis, pour les raisons exposées ci-dessus FPI aurait donc l'obligation d'effectuer des retenues d'impôt sur les honoraires versés à ses Fiduciaires, en vertu de l'alinéa 153(1)a), et d'émettre un feuillet de renseignements T4 à chacun d'eux à cet égard.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et nous vous prions d'agréer, Madame, l'expression de nos sentiments distingués.

Maurice Bisson, CGA
Gestionnaire
Section des réorganisations des sociétés
et de l'industrie des ressources
Division des réorganisations des sociétés
et de l'industrie des ressources
Direction des décisions en impôt
Direction générale des politiques législatives
et des affaires réglementaires

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 248 - Subsection 248(1) - Office

fees if trustees of REIT based partly on the number of meetings they attended were from an office

The trustees of a REIT (who in that regard were not acting in the course of a business) received fees from the REIT equaling $20,000 per year, plus $1,000 for each meeting attended in person (or $500 if attended by telephone) plus reimbursements for out-of-pocket expenses incurred in the performance of their duties as trustees. CRA concluded that such fees were from an “office,” and thus were salary and wages and, in support, quoted from the statement in Merchant that:

I am not convinced that at the time of taking office the taxpayer must know how much he will receive. It seems to me a per diem rate, or a specified amount per sitting renders the income sufficiently ascertainable to meet the definition in section 248(1).

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Regulations - Regulation 100 - Subsection 100(1) - Remuneration

fees received by REIT trustees including per-meeting fees were salary and wages subject to source deductions and T4 reporting

[T]he REIT would therefore be required to withhold tax from the fees paid to its Trustees by virtue of paragraph 153(1)(a) and to issue a T4 information slip to each of them in that regard.

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24 May 2007 External T.I. 2006-0209081E5 F - Withholding Source Deductions - Trustee Fees

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