29 May 2006 External T.I. 2006-0167031E5 F - Location automobile

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6(2)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues:

Whether a lump-sum lease payment that is refundable in full without conditions at the end of the lease has to be included by the employee in the calculation of the standby charge on his automobile. If yes, how?

Car lease (calculation of a standby charge on an automobile)

Position: No.

							2006-016703
XXXXXXXXXX 						Anne Dagenais, M. Fisc.
(613) 957-2121
May 29, 2006

Dear Sir,

Subject: Car rental
Request for technical interpretation

This is in response to your letter of January 16, 2006, in which you requested our opinion on a refundable deposit at the end of the lease with no conditions attached.

You wish to know if this deposit should be considered as part of the employee's automobile benefit and if so, how.

Unless otherwise indicated, all statutory references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

Facts

A company leases a car to its employee for the employee’s personal use. That car is leased for a period of 48 months and a deposit of $7,800 is given to the dealer. That deposit will be refunded in full at the end of the lease without any conditions. That deposit reduces the monthly lease payment.

Our Comments

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of the Canada Revenue Agency (the "CRA") not to issue written opinions on proposed transactions otherwise than by way of advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments that we hope may be helpful to you. These comments may, however, under certain circumstances, not apply to your particular situation.

Section 6 provides that where an employer makes an automobile available to an employee for personal use, the employee must include an amount as a taxable benefit in computing employment income. The value of the benefit takes into account the availability of the automobile and the operating costs of the automobile paid for by the employer, if any. The calculation of the availability benefit, i.e., the standby charge for an automobile, is provided for in paragraph 6(1)(e) and in the manner set out in subsection 6(2), while the calculation of the operating expense benefit is provided for in paragraph 6(1)(k).

Under subsection 6(2), to calculate the benefit in respect of an automobile leased by the employer, the third element of the formula 2/3 × (E - F) applies. Element E refers to the amounts payable to a lessor by the employer for the lease of the automobile for the period during which the automobile is made available to the employee. This amount does not include the portion that relates to the cost of insurance for loss or damage to the automobile or for liability that may arise from its use.

In order to reduce the monthly lease payments, a lessee may make a deposit of varying amounts at the time of entering into the lease agreement or may "trade in" the old car that the lessee owns. In general terms, that deposit or trade-in value is included in the amounts payable to the lessor and must be allocated to each monthly payment for the purpose of calculating the amount of the taxable benefit, provided that the payment is for the purpose of leasing the automobile and not for its purchase. However, security deposits such as the first and last lease payments are not included in the amounts payable to the lessor.

In addition, for the purposes of E in subsection 6(2), the CRA is also of the view that amounts payable to a lessor include payments that are made at the end of the lease such as, for example, "residual charges" (i.e., amounts charged at the end of a lease), less any "residual credits" (i.e., amounts credited at the end of a lease).

Thus, in principle, based on the above and the information you have provided, the $7,800 deposit at the beginning of the lease would reduce the monthly lease payments while the repayment at the end of the lease would also affect the calculation of the standby charge. In light of the above, the CRA considers that the deposit at the beginning of the lease must be spread over the term of the lease. The deposit refund can be considered a residual credit. Any adjustment at the end of the lease may be made by an adjustment to the lease expense for the year in which the lease ends or, if the employer and employee agree, the amount of such payments may be spread over the entire lease period provided that no year is statute-barred.

On the other hand, with reference to the information you have submitted to us, given that the refund of the deposit is unconditional, that it is provided for at the time the contract is entered into, and that the refund is exactly the same amount as the deposit, it appears to us that the standby charge benefit calculated under paragraph 6(1)(e) would not be affected by the refundable deposit and the refund at the end of the lease. Thus, the refundable deposit and the reimbursement at the end of the lease should not be considered in any way in the employee's automobile benefit.

This interpretation refers to a deposit that is refundable at the end of the lease without any conditions. We understand that this is not a security deposit or "prepayment" which is a common business practice, such as first and last month's lease payments.

For more details on the calculation of these benefits, please refer to Interpretation Bulletin IT-63R5, Benefits, Including Standby Charge for an Automobile, from the Personal Use of a Motor Vehicle Supplied by an Employer - After 1992, and Chapter 2 of the Employers' Guide-- Taxable Benefits, Publication Number T4130.

This decision is based on the current Act and does not take into account the proposed amendments.

These comments are not advance income tax rulings and do not bind the CRA with respect to any particular factual situation.

We hope these comments are of assistance. If you require additional information regarding the content of this document, please do not hesitate to contact us.

Best regards,

Phil Jolie
Director
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Est-ce qu'un dépôt remboursable à la fin de la location sans aucune condition doit être considéré dans l'avantage automobile de l'employé et si oui, de quelle manière?

- Car lease ( calculation of a standby charge on an automobile)

Position Adoptée: non

							2006-016703
XXXXXXXXXX 						Anne Dagenais, M. Fisc.
(613) 957-2121
Le 29 mai 2006

Monsieur,

Objet: Location d'auto
Demande d'interprétation technique

La présente est en réponse à votre lettre du 16 janvier 2006 dans laquelle vous demandez notre opinion sur un dépôt remboursable à la fin de la location sans aucune condition.

Vous aimeriez savoir si ce dépôt doit être considéré dans l'avantage automobile de l'employé et si oui, de quelle manière?

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu ("Loi").

Faits

Une compagnie loue une voiture à son employé et celui-ci l'utilise personnellement. Cette voiture est louée sur une période de 48 mois et un dépôt de 7 800$ est donné au concessionnaire. Ce dépôt sera remboursé en totalité à la fin de la location sans aucune condition. Ce dépôt réduit le paiement mensuel de location.

Nos commentaires

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, l'Agence du revenu du Canada (ci-après l'"ARC") a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Nous pouvons toutefois vous offrir les commentaires généraux suivants qui, nous l'espérons, vous seront utiles. Ces commentaires pourraient cependant, dans certaines circonstances, ne pas s'appliquer à votre situation particulière.

Selon l'article 6, lorsqu'un employeur met à la disposition d'un employé une automobile et que cette personne peut l'utiliser à des fins personnelles, l'employé doit inclure dans le calcul de son revenu d'emploi un montant à titre d'avantage imposable. La valeur de l'avantage tient compte de la disponibilité de l'automobile et des frais de fonctionnement de l'automobile défrayés par l'employeur, s'il y a lieu. Le calcul de l'avantage relatif à la disponibilité, c'est-à-dire les frais pour droits d'usage d'une automobile, est prévu à l'alinéa 6(1)e) et selon les modalités de calcul prévues au paragraphe 6(2) tandis que le calcul de l'avantage relatif aux frais de fonctionnement est prévu à l'alinéa 6(1)k) de la Loi.

Selon le paragraphe 6(2), pour calculer l'avantage à l'égard d'une automobile louée par l'employeur, c'est le troisième élément de la formule 2/3 × (E - F) qui s'applique. En effet, l'élément E réfère aux montants payables à un bailleur par l'employeur pour la location de l'automobile pour la période pendant laquelle l'automobile est mise à la disposition de l'employé. Ce montant ne comprend pas la partie qui se rapporte au coût de l'assurance pour perte ou dommage à l'automobile ou pour la responsabilité qui peut découler de son utilisation.

Afin de réduire les mensualités du bail, il arrive qu'un locataire donne un acompte plus ou moins important à la conclusion du contrat ou encore qu'il donne "en échange" l'ancienne voiture dont il est propriétaire. En terme général, cet acompte ou la valeur de l'échange est inclus dans les montants payables au bailleur et doit être réparti sur chacune des mensualités afin de calculer le montant de l'avantage imposable, pourvu que ce paiement serve bien à la location de l'automobile et non à son achat. Cependant, les dépôts de garantie comme le premier et le dernier paiement de location ne sont pas inclus dans les montants payables au bailleur.

De plus, aux fins de cet élément E au paragraphe 6(2), l'ARC est aussi d'avis que les montants payables à un bailleur incluent les paiements qui sont faits à la fin du bail comme, par exemple les "frais résiduels" (c'est-à-dire les montants exigés à la fin d'un bail), moins tout "crédit résiduel" (c'est-à-dire les montants crédités à la fin d'un bail).

Ainsi en principe, compte tenu de ce qui précède et de l'information que vous nous avez soumise, le dépôt de 7 800 $ au début de la location réduirait les mensualités du bail alors que le remboursement à la fin du contrat de location viendrait lui aussi modifier le calcul des frais pour droit d'usage de l'automobile. En effet, compte tenu de ce qui précède, l'ARC considère que le dépôt au début du contrat de location doit être réparti sur la durée de la location. Le remboursement de dépôt quant à lui peut être considéré comme un crédit résiduel. Tout ajustement à la fin du contrat peut s'effectuer par un ajustement aux frais de location pour l'année où le contrat de location prend fin ou, si l'employeur et l'employé y consentent, le montant de ces paiements peut être réparti sur l'ensemble de la période de location à condition qu'aucune année ne soit prescrite.

Par contre en référence à l'information que vous nous avez soumise, compte tenu que le remboursement du dépôt est sans aucune condition, qu'il est prévu lors de la conclusion du contrat et que le remboursement est exactement du même montant que le dépôt, il nous apparaît fort probable que l'avantage relatif aux frais pour droit d'usage calculé selon l'alinéa 6(1)e) ne serait sera pas modifié par le dépôt remboursable et le remboursement à la fin de la location. Ainsi, le dépôt remboursable et le remboursement à la fin de la location ne devraient pas être considérés d'aucune manière dans l'avantage automobile de l'employé.

Cette interprétation porte sur un dépôt remboursable à la fin de la location sans aucune condition. Nous comprenons qu'il ne s'agit pas d'un dépôt de garantie ou un "paiement anticipé" qui constituent une pratique commerciale habituelle, comme les paiements du premier et du dernier mois de location.

Pour de plus amples détails concernant les calculs de ces avantages, veuillez consulter le bulletin d'interprétation IT-63R5, Avantages, y compris les frais pour droit d'usage d'une automobile, qui découlent de l'usage à des fins personnelles d'un véhicule fourni par l'employeur - après 1992, ainsi que le chapitre 2 du Guide de l'employeur, Avantages imposables, numéro de publication T4130.

Cette décision est basée sur la Loi actuelle et ne tient pas compte des modifications qui y sont proposées.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'ARC à l'égard d'une situation factuelle particulière.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles, si vous désirez des informations additionnelles concernant le contenu du présent document, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

Nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués.

Phil Jolie
Directeur
Division des entreprises et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(2) - Element E

deposit that is unconditionally refundable at conclusion of the car lease does not affect the standby charge

A company leases a car for a 48-month term to its employee for the employee’s personal use. A deposit of $7,800 is given to the deal, which is refunded in full at the end of the lease without any conditions. That deposit reduces the monthly lease payment. What is the effect on the standby charge? CRA responded:

In order to reduce the monthly lease payments, a lessee may make a deposit of varying amounts at the time of entering into the lease agreement or may "trade in" the old car that the lessee owns. In general terms, that deposit or trade-in value is included in the amounts payable to the lessor and must be allocated to each monthly payment for the purpose of calculating the amount of the taxable benefit, provided that the payment is for the purpose of leasing the automobile and not for its purchase. However, security deposits such as the first and last lease payments are not included in the amounts payable to the lessor.

In addition, for the purposes of E in subsection 6(2), the CRA is also of the view that amounts payable to a lessor include payments that are made at the end of the lease such as, for example, "residual charges" (i.e., amounts charged at the end of a lease), less any "residual credits" (i.e., amounts credited at the end of a lease).

Thus, in principle, based on the above and the information you have provided, the $7,800 deposit at the beginning of the lease would reduce the monthly lease payments while the repayment at the end of the lease would also affect the calculation of the standby charge. In light of the above, the CRA considers that the deposit at the beginning of the lease must be spread over the term of the lease. The deposit refund can be considered a residual credit. Any adjustment at the end of the lease may be made by an adjustment to the lease expense for the year in which the lease ends or, if the employer and employee agree, the amount of such payments may be spread over the entire lease period provided that no year is statute-barred.

On the other hand, with reference to the information you have submitted to us, given that the refund of the deposit is unconditional, that it is provided for at the time the contract is entered into, and that the refund is exactly the same amount as the deposit, it appears to us that the standby charge benefit calculated under paragraph 6(1)(e) would not be affected by the refundable deposit and the refund at the end of the lease. Thus, the refundable deposit and the reimbursement at the end of the lease should not be considered in any way in the employee's automobile benefit.

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29 May 2006 External T.I. 2006-0167031E5 F - Location automobile

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