9 June 2005 Internal T.I. 2005-0115481I7 F - Avantages imposables/voyages

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6(1)a) Règl 200(2) 153(1)g)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

FACTS

QUESTION

OUR COMMENTS

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] You wish to know if a Corporation has to file T4A slips in the situation where the Corporation provides non-cash benefits to its customers.

Position: Yes.

Reasons: Based on the facts and documents presented to us, we conclude that the Corporation pays a non-monetary reward directly to the employees of the retailers. Indeed, in the present situation, we believe that Corporation knows when and by whom the points are used. Since there is tracking and some control on the part of the Corporation, it is our opinion that the Corporation should issue a T4A to individuals who make a trip.

June 9, 2005

XXXXXXXXXX Tax Services Office            	Headquarters
Business Audit          	                  Lucie Vermette, CGA
                                                (613) 957-2092
Attention: XXXXXXXXXX
		                                    2005-011548

Taxable travel benefits

This is in response to your memorandum of February 7, 2005 in which you asked for our opinion on the above subject. We have also taken into account the additional documents that you sent us on March 9, 2005.

FACTS

The Corporation sells XXXXXXXXXX to retailers who are either companies or unincorporated businesses.

Retailers are allocated "$XXXXXXXXXX" based on the volume of purchases they make from the Corporation.

Each year, the Corporation organizes a XXXXXXXXXX trip and interested retailers can participate by paying part or all of the trip costs using "$XXXXXXXXXX" that they have accumulated in an account in their name.

The Corporation is first invoiced by the company organizing the event.

Retailers are subsequently invoiced by the Corporation for "$XXXXXXXXXX" which is deducted from their respective accounts and for the portion they have to pay themselves, if any.

In situations where retailers are corporations, the trips are either made by the shareholders or by employees of the corporation. When the "$XXXXXXXXXX" are not used, they accumulate in the retailer's account.

No T4A is issued by the Corporation and retailers sign a document indicating that they agree to report those benefits on their income tax return.

QUESTION

You wish to know if the Corporation should file T4As.

OUR COMMENTS

When a manufacturer gives cash or non-cash rewards to a dealer, the manufacturer is not required to report them on an information slip. However, when the dealer passes on those rewards to an employee, the dealer must include the cash payment or the value of the reward on the employee's T4 slip. However, when the manufacturer pays a cash or non-cash reward directly to an employee of a dealer or other sales organization, the value of the reward should be reported as "other income" on a T4A slip.

Based on the information you have submitted to us, we understand that the Corporation does not directly award "$XXXXXXXXXX s" to the retailers' employees. However, the Corporation is responsible for paying the travel organizer since the amount is invoiced directly to the Corporation. Upon examination of the invoices that the Corporation must honour, we note that the name of the retailer as well as the name of the individual benefiting from the trip is listed in respect of a specific trip. This leads us to the strong conclusion that the Corporation is paying a non-monetary reward directly to an employee of a retailer. Indeed, in this situation, we believe that the Corporation knows when and by whom the "$XXXXXXXXXX s" are used. Since there is tracking and some control on the part of the Corporation over the use of these "$XXXXXXXXXX s", we are of the view that the Corporation should issue a T4A to the individual taking the trip whether they are a shareholder or an employee. Accordingly, given that an employee is entitled to the same benefit as a shareholder, it is our opinion that the shareholder taking the trip is receiving a benefit in the shareholder’s capacity as an employee and not as a shareholder.

In situations where the benefit is conferred on a retailer who is a sole proprietor, unincorporated and without employees, we are of the view that the Corporation would not be required to issue a T4A as the amount of the trip constitutes business income that the retailer must include in computing its income and is not a benefit received whose value must be included in computing the retailer’s income from an office or employment pursuant to subsection 200(2) of the Income Tax Regulations nor is it an amount for fees, commissions or other amounts for services pursuant to paragraph 153(1)(g).

With respect to the contribution made by the retailer to complete the total payment for the trip, we are of the view that this amount paid constitutes a taxable benefit to the employee that must be recorded on a T4 issued by the retailer to its employee.

For your information, unless exempted, a copy of this memorandum will be severed using the Access to Information Act criteria and placed in the Canada Revenue Agency's electronic library. A severed copy will also be distributed to the commercial tax publishers for inclusion in their databases. The severing process will remove all material that is not subject to disclosure, including information that could disclose the identity of the taxpayer. Should your client request a copy of this memorandum, the electronic library version can be provided. Alternatively, the client may request a severed copy using the Privacy Act criteria, which does not remove client identity. Requests for this latter version should be made by you to Ms. Jackie Page at (819) 994-2898. A copy will be sent to you for delivery to the client.

Should you require further information on this subject, please do not hesitate to contact us.

Best regards,

Phil Jolie
Director
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

FAITS

QUESTION

NOS COMMENTAIRES

Principales Questions: Vous désirez savoir si Société doit produire des feuillets T4A dans la situation où Société attribue des avantages non monétaires à ses clients.

Position Adoptée: Oui.

Raisons: Selon les faits et les documents qui nous ont été présentés, nous concluons que Société verse directement une récompense non monétaire aux employés des détaillants. En effet, dans la situation présente, nous croyons que Société sait quand et par qui les points sont utilisés. Puisqu'il existe un suivi et un certain contrôle de la part de Société, nous sommes d'avis que Société doit émettre un T4A aux particuliers qui effectuent un voyage.

Le 9 juin 2005

Bureau des services fiscaux de XXXXXXXXXX 	Administration centrale
Vérification d'entreprises	                  Lucie Vermette, CGA
                                               (613) 957-2092
À l'attention de XXXXXXXXXX
		                                    2005-011548

Avantages imposables-voyages

La présente est en réponse à votre note de service du 7 février 2005 dans laquelle vous désirez connaître notre opinion concernant le sujet mentionné en titre. Nous avons tenu compte également des documents supplémentaires que vous nous avez fait parvenir le 9 mars 2005.

FAITS

Société vend XXXXXXXXXX à des détaillants qui sont, soit des sociétés, soit des entreprises non incorporées.

Les détaillants se font attribuer des "$XXXXXXXXXX" en fonction du volume d'achat qu'ils effectuent auprès de Société.

À chaque année, Société organise un voyage XXXXXXXXXX et les détaillants intéressés peuvent participer en payant une partie ou la totalité des frais de voyage en utilisant des "$XXXXXXXXXX" qu'ils ont accumulés dans un compte à leur nom.

Société est d'abord facturée par l'entreprise qui organise l'événement.

Les détaillants sont par la suite facturés par Société pour des "$XXXXXXXXXX" qui sont soustraits de leur compte respectif et pour la portion qu'ils doivent débourser eux-mêmes, s'il y a lieu.

Dans les situations où les détaillants sont des sociétés, les voyages sont soit effectués par les actionnaires ou par les employés de la société. Lorsque les "$XXXXXXXXXX" ne sont pas utilisés, ils s'accumulent dans le compte du détaillant.

Aucun T4A n'est émis par Société et les détaillants signent un document indiquant qu'ils s'engagent à déclarer ces avantages dans leur déclaration d'impôt sur le revenu.

QUESTION

Vous désirez savoir si Société doit produire des T4A.

NOS COMMENTAIRES

Lorsqu'un fabricant donne des récompenses en espèces ou non monétaires à un concessionnaire, il n'est pas tenu de les déclarer sur un feuillet de renseignements. Par contre, lorsque le concessionnaire transmet ces récompenses à un employé, il doit inclure le paiement en espèces ou la valeur de la récompense sur le feuillet T4 de l'employé. Toutefois, lorsque le fabricant verse une récompense en espèces ou non monétaire directement à l'employé d'un concessionnaire ou d'un autre organisme de vente, il doit déclarer la valeur de la récompense à titre de "autres revenus" sur un feuillet T4A.

Selon les informations que vous nous avez soumises, nous comprenons que Société n'attribue pas directement des "$XXXXXXXXXX s" aux employés des détaillants. Toutefois, Société est responsable du paiement du voyage auprès de l'organisateur puisque le montant lui est facturé directement. Suite à l'examen des factures que Société doit honorer, nous constatons que le nom du détaillant ainsi que le nom du particulier bénéficiant du voyage est inscrit et ce, à l'égard d'un voyage spécifique. Ceci nous amène fortement à conclure que Société verse directement une récompense non monétaire à un employé d'un détaillant. En effet, dans la situation présente, nous croyons que Société sait quand et par qui les " $XXXXXXXXXX s" sont utilisés. Puisqu'il existe un suivi et un certain contrôle de la part de Société concernant l'utilisation de ces " $XXXXXXXXXX s", nous sommes d'avis que Société doit émettre un T4A au particulier qui effectue le voyage qu'il soit actionnaire ou employé. À ce titre, étant donné qu'un employé peut se prévaloir du même avantage qu'un actionnaire, nous sommes d'avis que l'actionnaire qui fait le voyage reçoit un avantage en sa qualité d'employé et non en sa qualité d'actionnaire.

Dans les situations où l'avantage est conféré à un détaillant qui est un propriétaire unique, non incorporé et sans employé, nous sommes d'avis que Société n'aurait pas l'obligation d'émettre un T4A puisque le montant du voyage constitue du revenu d'entreprise que le détaillant doit inclure dans le calcul de son revenu et non un avantage reçu dont la valeur doit être incluse dans le calcul de son revenu provenant d'une charge ou d'un emploi selon le paragraphe 200(2) du Règlement de l'impôt sur le revenu ni ne constitue un montant pour honoraires, commissions ou autres sommes pour services en vertu de l'alinéa 153(1)g) de la Loi de l'impôt sur le revenu.

En ce qui a trait à l'apport fait par le détaillant pour compléter le paiement total du voyage, nous sommes d'avis que ce montant payé constitue un avantage imposable pour l'employé qui doit être inscrit sur un T4 émis par le détaillant à son employé.

Pour votre information, une copie de cette lettre sera épurée selon les critères contenus dans la Loi sur l'accès à l'information et sera disponible dans la Bibliothèque de l'ARC qui se trouve sur votre réseau local ou sur Intranet. Une copie de la version épurée sera également distribuée aux éditeurs fiscaux commerciaux pour insertion dans leurs banques de données. Le processus d'épuration permet d'enlever toute information qui n'a pas à être dévoilée y compris toute information qui permettrait l'identification du contribuable. Si votre client demande une copie de cette lettre, vous pouvez lui remettre une copie épurée de la lettre telle qu'elle se trouve dans la Bibliothèque de l'ARC. Le client peut aussi demander une copie de la lettre épurée en vertu des critères de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur laquelle apparaît le nom du contribuable. Toute demande à cet effet devrait être faite auprès de Madame Jackie Page au (819) 994-2898. La copie épurée selon les critères de la Loi sur la protection des renseignements personnels vous sera alors envoyée pour que vous puissiez la remettre à votre client.

Si vous désirez des informations additionnelles concernant la présente, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

Veuillez agréer l'expression de nos sentiments les meilleurs.

Phil Jolie
Directeur
Division des entreprises et
des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(a)

since the particular shareholder-employees who benefited from trips provided by their employer’s supplier were known, the supplier should issue T4As to them

The Corporation sells products to incorporated or unincorporated retailers, awards them dollar-amount points based on their volumes of purchases, with the retailers then rewarding their employees or shareholders (or themselves, if unincorporated) with trips that the Corporation paid for, with the dollar points accumulated in favour of the retailers being reduced accordingly. The Directorate indicated that since the Corporation was aware of the specific individuals taking the trips, i.e., “the Corporation should issue a T4A to the individual taking the trip whether they are a shareholder or an employee,” stating in this regard:

[G]iven that an employee is entitled to the same benefit as a shareholder, it is our opinion that the shareholder taking the trip is receiving a benefit in the shareholder’s capacity as an employee and not as a shareholder.

No T4A would be required to be issued to a sole proprietor “as the amount of the trip constitutes business income that the retailer must include in computing its income.”

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Regulations - Regulation 200 - Subsection 200(2) - Paragraph 200(2)(g)

T4As required to be issued to shareholder-employees of customers who were identifiable as receiving free trips – but not for sole proprietor customers

No T4A would be required to be issued to a sole proprietor “as the amount of the trip constitutes business income that the retailer must include in computing its income.”

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9 June 2005 Internal T.I. 2005-0115481I7 F - Avantages imposables/voyages

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