10 January 2002 External T.I. 2001-0090325 F - UTILISATION DES VEHICULES

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation]

1. Can the distance travelled by municipal employees between their home and their place of work be considered travel related to the day-to-day operations of Municipality XYZ since they are required to use vehicles made available to them by the municipality after normal working hours in order to be able to deal with certain emergency situations?

2. Does our answer vary if these vehicles are fitted with first response equipment such as removable flashing beacons, fire extinguishers, constantly working radios, first aid kits, etc.?

Position:

1. In general, no.

2. No

Reasons:

1. The CCRA considers that an employee who uses his employer's automobile to travel between his place of work and his home is using it for personal purposes, even if he must return to work after normal working hours in accordance with paragraph 5 of IT-63R5, unless the situation meets the parameters of the exception found in that same paragraph.

2. Idem.

XXXXXXXXXX 2001-009032
N. Deslandes, CGA
January 10, 2002

Dear Sir,

Subject: Request for technical interpretation: Employee vehicles

This is in response to your letter of April 25, 2001, forwarded to us by the XXXXXXXXXX Tax Services Office on June 26, 2001, requesting our opinion on the above subject. We apologize for the delay in responding to your request.

You described the situation of the Municipality XYZ, which owns a fleet of vehicles used in the day-to-day operations of the Municipality. Outside normal working hours, the management employees concerned are required to park such vehicles at their homes as they may be called upon to move quickly in emergency situations such as water leaks, fires or other similar events. This measure is part of the Municipality's emergency plan.

A written agreement between the employer and the employee stipulates that, outside normal working hours and the emergency situations described above, the vehicle, although parked at the employee's home, may only be used to cover the distance between the workplace and the home. In all cases, this distance may not exceed 3 kilometres. The agreement also stipulates that the use of vehicles for any other purpose is strictly forbidden under penalty of punishment.

QUESTIONS

You wish to know:

Can the trips described be considered to be related to the day-to-day operations of Municipality XYZ?
If the vehicles used in the above scenario are public safety vehicles, i.e. vehicles with first response equipment such as removable flashing beacons, fire extinguishers, radios in constant operation, first aid kits, etc., could the trips be considered to be related to the Municipality's day-to-day operations?

OUR COMMENTS

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R4 dated January 29, 2001, it is the practice of our Directorate not to issue written opinions regarding proposed transactions otherwise than by way of advance income tax rulings. Furthermore, when it comes to whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination rests first with our Tax Services Offices following their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments, which may not fully apply to the situation you have submitted to us.

As set out in paragraph 5 of Interpretation Bulletin IT-63R5, Benefits, Including Standby Charge for an Automobile, from the Personal Use of a Motor Vehicle Supplied by an Employer, the Canada Customs and Revenue Agency ("CCRA") considers that an employee who uses the employer's automobile to commute to and from work is using it for personal purposes, even if the employee must return to work after regular hours. This position, supported by case law, would apply to travel by employees of Municipality XYZ between their workplace and home. Whether or not an automobile is equipped with removable flashing lights, a fire extinguisher or any other specialized instrument does not affect this position.

There is, however, one exception to this rule. Where an employee, at the employer's request or with the employer's permission, leaves home directly to go to a place other than the employer's place of business where the employee usually reports, or to return home afterwards, those trips are not considered to be for personal purposes. We therefore are of the view that this exception could be applicable to the situation presented when, for example, employees must travel from their respective homes to a fire site after work hours and then return home. Such travel would not be considered personal.

Consequently, we are of the view that the employees of Municipality XYZ receive a taxable benefit from the use of an automobile. The fact that an employee is required to park one of the employer's vehicles at the individual’s residence to respond to various emergencies after normal working hours does not lessen the benefit received from having a vehicle at his disposal that allows him to travel the distance between his home and his place of work.

In addition, the CCRA considers that an automobile is made available to an employee where the employee has access to or control over the automobile until such time as the employer requires the employee to surrender the automobile and control over its use. Consequently, in the situation you presented to us, we are of the view that a taxable benefit should be computed for each of the employees pursuant to paragraph 6(1)(e) and subsection 6(2) of the Income Tax Act (the "Act"), and that the total number of days that should be used for the purposes of the computation in subsection 6(2) should include each day that the employer's automobile was made available to the employee to travel to or from work.

In general, the standby charge benefit is 2% per month of the cost of the automobile, or two-thirds of the lease charges computed on the basis of the number of days the automobile was made available to the employee or a person related to the employee. However, as stated in paragraph 8 of Interpretation Bulletin IT-63R5, the value of a standby charge benefit may be less where the employee travels an average of less than 1,000 kilometres per month for personal use during a taxation year and all or substantially all (i.e., 90%) of the distance travelled by the automobile during the total number of days in the year it was made available to the employee was in the course of the employee's duties of office or employment.

In addition, a benefit in respect of the operating costs of an automobile should also be computed pursuant to paragraph 6(1)(k) if the employer pays the operating costs of that automobile for a period during which the employees use it for personal purposes and the employees do not reimburse those costs. Paragraph 6(1)(k) provides two ways of computing that benefit. On the one hand, if the automobile was used primarily in the performance of the duties of employment (i.e., more than 50%), an employee could notify the employer in writing before the end of the year that the employee elects to include in income one-half of the amount deemed to be the benefit in respect of the reasonable standby charge for an automobile.

On the other hand, if this election was not made or if the automobile was not used primarily in the performance of the duties of employment, the benefit relating to the operation of the automobile would be computed by multiplying the total number of kilometres driven by the automobile for personal purposes during the period it was made available to the employee by the amount prescribed under section 7305.1 of the Income Tax Regulations.

With reference to the information you have submitted to us, it seems highly likely to us that the benefit relating to the standby charge computed pursuant to paragraph 6(1)(e) for the employees concerned of Municipality XYZ will be reduced given that the use of the vehicle for personal purposes is restricted to the distance between the workplace and the home. Consequently, it is recommended that the employer and employees keep a record of the use of the motor vehicle to clearly distinguish between kilometres driven for personal purposes and kilometres driven for business purposes during the calendar year by the employee.

We also noted that you used the term "vehicle" throughout your letter. We have assumed that the vehicles made available to employees are in fact automobiles as defined in subsection 248(1).

However, where an employee uses a motor vehicle for personal purposes that is not included in the definition of "automobile", there may, in many cases, remain a taxable benefit that must be included in computing the employee's income pursuant to paragraph 6(1)(a). For more details on the computation of such a benefit, please refer to paragraph 23 of IT-63R5.

We hope you find these comments of assistance.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
Manager
Individuals, Business
and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate
Policy and Legislation Branch

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CCRA.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ADRC.

Principales Questions:

1. Est-ce que la distance parcourue par des employés municipaux entre leur domicile et leur lieu de travail peut être considérée comme un déplacement lié aux opérations courantes de la municipalité XYZ puisqu'ils sont tenus d'utiliser des véhicules que la municipalité met à leur disposition après les heures normales de travail pour être en mesure de faire face à certaines situations d'urgence?

2. Est-ce que notre réponse varie si ces véhicules sont munis d'équipements de première intervention tels que gyrophares amovibles, extincteur, radio en constante fonction, trousses de premiers soins...etc. ?

Position Adoptée:

1. En général, non.

2. Non

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

1. L'ADRC estime qu'un employé qui utilise l'automobile de son employeur pour ses déplacements entre son lieu de travail et son domicile, l'utilise à des fins personnelles et ce, même s'il doit retourner au travail après les heures normales selon le par. 5 du IT-63R5, sauf si la situation rencontre les paramètres de l'exception que l'on retrouve à ce même paragraphe.

2. Idem.

XXXXXXXXXX 2001-009032
N. Deslandes, CGA
Le 10 janvier 2002

Monsieur,

Objet: Demande d'interprétation technique : Automobiles mises à la disposition des employés

La présente est en réponse à votre lettre du 25 avril 2001 qui nous a été transmise par le Bureau des services fiscaux de XXXXXXXXXX le 26 juin 2001 par laquelle vous demandez notre opinion concernant le sujet mentionné en titre. Nous nous excusons des délais requis pour répondre à votre demande.

Vous nous présentez la situation de la municipalité XYZ qui possède une flotte de véhicules utilisés dans le cadre des opérations courantes de la municipalité. En dehors des heures normales de travail, les employés cadres concernés sont tenus de stationner lesdits véhicules à leur domicile puisqu'ils peuvent être appelés à se déplacer rapidement lors de situations d'urgence telles que des fuites d'eau, incendies ou autres évènements semblables. Cette mesure fait partie du plan d'urgence de la municipalité.

Une entente écrite liant l'employeur et l'employé prévoit qu'en dehors des heures normales de travail et des situations d'urgence décrites ci-dessus, le véhicule, bien que stationné au domicile de l'employé, ne peut servir qu'à parcourir la distance entre le lieu de travail et le domicile. Cette distance, dans tous les cas, ne dépasse pas 3 kilomètres. L'entente stipule également que l'utilisation des véhicules à d'autres fins est strictement interdite sous peine de sanction.

QUESTIONS

Vous désirez savoir:

Est-ce que les déplacements décrits peuvent être considérés comme étant liés aux opérations courantes de la municipalité XYZ ?
Si les véhicules utilisés dans le scénario qui précède sont des véhicules de la sécurité publique, c'est-à-dire des véhicules ayant des équipements de première intervention tels que gyrophares amovibles, extincteur, radio en constante fonction, trousses de premiers soins...etc., pourrait-on alors considérer les déplacements comme étant liés aux opérations courantes de la municipalité ?

NOS COMMENTAIRES

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R4 du 29 janvier 2001, notre Direction a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Néanmoins, nous vous offrons les commentaires généraux suivants qui pourraient cependant ne pas s'appliquer intégralement à la situation que vous nous avez soumise.

Tel qu'énoncé au paragraphe 5 du Bulletin d'interprétation IT-63R5, Avantages, y compris les frais pour droit d'usage d'une automobile, qui découlent de l'usage à des fins personnelles d'un véhicule à moteur fourni par l'employeur, l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ci-après " l'ADRC ") estime qu'un employé qui utilise l'automobile de son employeur pour ses déplacements entre son lieu de travail et son domicile, l'utilise à des fins personnelles et ce, même s'il doit retourner au travail après les heures normales. Cette position, appuyée par la jurisprudence, s'appliquerait aux déplacements effectués par les employés de la municipalité XYZ entre leur lieu de travail et leur domicile. Le fait qu'une automobile soit ou non équipée de gyrophares amovibles, d'un extincteur ou de tout autre instrument spécialisé n'affecte en rien cette position.

Il existe cependant une exception à cette règle. Ainsi, lorsqu'un employé, à la demande de son employeur ou avec la permission de celui-ci, part directement de son domicile pour se rendre à un endroit autre que le lieu d'affaires de l'employeur où l'employé doit se présenter habituellement ou pour revenir ensuite à son domicile, il est considéré que ces déplacements ne sont pas à des fins personnelles. Ainsi, nous sommes d'avis que cette exception pourrait être applicable à la situation présentée lorsque, par exemple, des employés doivent se déplacer de leur domicile respectif à un lieu d'incendie après les heures de travail et revenir par la suite à leur domicile. De tels déplacements ne seront pas considérés comme étant de nature personnelle.

Par conséquent, nous sommes d'avis que les employés de la municipalité XYZ bénéficient d'un avantage imposable tiré de l'usage d'une automobile. Le fait qu'un employé soit tenu de stationner à sa résidence un véhicule de son employeur pour répondre à diverses urgences après les heures normales de travail n'en diminue pas moins l'avantage dont il bénéficie en ayant à sa disposition un véhicule lui permettant de parcourir la distance entre son domicile et son lieu de travail.

De plus, l'ADRC considère qu'une automobile est mise à la disposition d'un employé lorsque celui-ci a accès à l'automobile ou en a le contrôle jusqu'au moment où l'employeur exige que l'employé lui remette l'automobile et le contrôle de son utilisation. Par conséquent, dans la situation que vous nous présentez, nous sommes d'avis qu'un avantage imposable devrait être calculé pour chacun des employés en vertu de l'alinéa 6(1)e) et du paragraphe 6(2) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi "), et que le nombre total de jours qui devrait être utilisé pour les fins du calcul au paragraphe 6(2) de la Loi devrait comprendre chaque jour où l'automobile de l'employeur a été mise à la disposition de l'employé pour qu'il se rende ou retourne du travail.

En général, l'avantage relatif aux frais pour droit d'usage d'une automobile s'élève à 2 pour 100 par mois du coût de l'automobile, ou aux deux tiers des frais de location calculés selon le nombre de jours où l'automobile a été mise à la disposition de l'employé ou d'une personne qui lui est liée. Cependant, tel qu'énoncé au paragraphe 8 du Bulletin d'interprétation IT-63R5, la valeur d'un avantage relatif aux frais pour droit d'usage d'une automobile peut être moindre lorsque l'employé parcourt en moyenne moins de 1 000 kilomètres par mois à des fins personnelles au cours d'une année d'imposition et que la totalité ou presque (soit 90%) de la distance parcourue par l'automobile pendant le nombre total de jours de l'année où elle a été mise à la disposition de l'employé, l'a été dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi.

De plus, un avantage relatif aux frais de fonctionnement d'une automobile devrait aussi être calculé en vertu de l'alinéa 6(1)k) de la Loi si l'employeur paie les frais de fonctionnement de cette automobile pour une période où les employés l'utilisent à des fins personnelles et que les employés ne remboursent pas ces frais. L'alinéa 6(1)k) de la Loi prévoit deux façons de calculer cet avantage. D'une part, si l'automobile servait principalement dans l'accomplissement des fonctions de son emploi (soit à plus de 50%), un employé pourrait aviser son employeur par écrit avant la fin de l'année, qu'il choisit d'inclure dans son revenu la moitié de la somme réputée constituer l'avantage relatif aux frais raisonnables pour droit d'usage d'une automobile.

D'autre part, si ce choix n'était pas fait ou si l'automobile ne servait pas principalement dans l'accomplissement des fonctions de l'emploi, l'avantage relatif au fonctionnement de l'automobile serait calculé en multipliant le nombre total de kilomètres parcourus par l'automobile pour fins personnelles au cours de la période où elle a été mise à la disposition de l'employé par le montant prescrit selon l'article 7305.1 du Règlement de l'impôt sur le revenu.

En référence à l'information que vous nous avez soumise, il nous apparaît fort probable que l'avantage relatif aux frais pour droit d'usage calculé selon l'alinéa 6(1)e) de la Loi pour les employés concernés de la municipalité XYZ sera réduit étant donné que l'utilisation du véhicule pour des fins personnelles est restreinte à la distance entre le lieu de travail et le domicile. Par conséquent, il est recommandé que l'employeur et les employés tiennent un registre de l'usage du véhicule à moteur pour bien distinguer les kilomètres parcourus à des fins personnelles des kilomètres parcourus à des fins professionnelles pendant l'année civile par l'employé.

Par ailleurs, nous avons noté que vous avez utilisé l'expression " véhicule " tout au long de votre lettre. Nous prenons pour acquis que les véhicules mis à la disposition des employés sont en fait des automobiles telles que définies au paragraphe 248(1) de la Loi.

Toutefois, lorsqu'un employé utilise à des fins personnelles un véhicule à moteur qui n'est pas compris dans la définition du terme " automobile ", il peut, dans bien des cas, subsister un avantage imposable qu'il faut inclure dans le calcul du revenu de l'employé en vertu de l'alinéa 6(1)a ) de la Loi. Pour plus de détails quant au calcul d'un tel avantage, nous vous invitons à consulter le paragraphe 23 du IT-63R5.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués.

Ghislaine Landry, CGA
Gestionnaire
Section des particuliers, des entreprises
et des sociétés de personnes
Division des entreprises et
des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(2)

commuting in connection with employer requirement to keep vehicle overnight at home was personal use – but not emergency use

Outside normal working hours, management employees of a municipality are required to park the automobiles used in its day-to-day operations at their homes for use in quickly responding to emergencies situations such as water leaks or fires. The vehicles may also be used to cover the distance between the workplace and the home, provided this distance does not exceed 3 kilometres. CCRA indicated that their use of the vehicles for commuting to and from work, but not for driving to and from emergency sites, would constitute personal use for purposes of applying ss. 6(1)(e). (2) and (k). After reviewing the application of the formulae in those rules, CCRA stated:

[I]t seems highly likely to us that the benefit relating to the standby charge computed pursuant to paragraph 6(1)(e) for the employees concerned of Municipality XYZ will be reduced given that the use of the vehicle for personal purposes is restricted to the distance between the workplace and the home. Consequently, it is recommended that the employer and employees keep a record of the use of the motor vehicle to clearly distinguish between kilometres driven for personal purposes and kilometres driven for business purposes … .

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