29 October 2001 External T.I. 2001-0075565 F - FRAIS DE SEJOUR ET ALLOCATIONS POUR REPAS

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CCRA.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ADRC.

Principales Questions:

Est-ce que les montants versés aux employés à titre de frais de séjour et d'allocation pour frais de repas sont imposables et doivent-ils être inclus dans la rémunération totale sur le formulaire T4 ?

Position Adoptée:

Aucune. Commentaires généraux.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

Il s'agit d'une question de fait de déterminer si les allocations relatives aux frais de séjour et aux frais de repas sont des exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(vii) de la Loi ou si le paragraphe 6(6) de la Loi s'applique.

XXXXXXXXXX 	                     2001- 007556
		                     Lucie Vermette, CGA
Le 29 octobre 2001

Monsieur,

Objet: Frais de séjour et allocations pour repas

La présente est en réponse à votre fac-similé du 19 mars 2001 dans lequel vous demandez notre opinion concernant le sujet mentionné en titre. Nous nous excusons des délais requis pour répondre à votre demande.

LES FAITS

Des employés d'une société effectuant la vente et le service de XXXXXXXXXX doivent répondre à des appels de service à travers la province de Québec. Dans le but d'instaurer un système d'avantages pour les employés, la société prévoit recourir aux mécanismes suivants :

1. À cause de l'éloignement de certains clients l'employeur verserait 30,00 $ de frais de séjour, par jour travaillé, dans les situations où les employés ne pourraient retourner à leur domicile en dedans de 36 heures.

2. Afin de compenser les employés qui doivent travailler 3 heures supplémentaires par jour également à cause de l'éloignement de l'établissement du client, l'employeur verserait une allocation de 25,00 $ par jour pour les repas. Il est prévu que cette situation pourrait survenir de 2 à 3 fois par semaine.

QUESTION

Vous aimeriez savoir si les montants à titre de frais de séjour et d'allocation pour les repas versés aux employés sont imposables et par conséquent s'ils doivent être inclus dans la rémunération totale sur le formulaire T4. Concernant le Relevé 1, nous ne pouvons répondre à cette question puisqu'elle relève de Revenu Québec.

NOS COMMENTAIRES

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R4 du 29 janvier 2001, notre Direction a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Néanmoins, nous vous offrons les commentaires généraux suivants qui pourraient cependant ne pas s'appliquer intégralement à la situation que vous nous avez soumise.

En ce qui a trait aux frais de séjour versés aux employés qui doivent s'absenter plus de 36 heures sans pouvoir retourner à leur domicile afin de répondre à des appels de services sur des chantiers éloignés, voici nos commentaires en supposant que vous considérez les montants versés comme des allocations.

L'alinéa 6(1)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ") stipule que toutes sommes reçues au cours d'une année à titre d'allocation pour frais de subsistance ou à titre d'allocation à toute autre fin doivent être incluses dans le calcul du revenu d'un contribuable tiré d'une charge ou d'un emploi sauf si une des exceptions prévues notamment aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) s'applique ou à moins d'être exclues du calcul du revenu en vertu du paragraphe 6(6) de la Loi.

D'une part, le sous-alinéa 6(1)b)(vii) de la Loi exclut, de façon générale, les allocations raisonnables pour frais de déplacement qu'un employé a reçu de son employeur pour voyager, dans l'accomplissement des fonctions de son emploi, à l'extérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où était situé l'établissement de l'employeur dans lequel l'employé travaillait habituellement ou auquel il adressait ordinairement ses rapports. Une allocation pourrait être considérée raisonnable si elle était basée sur une estimation des frais moyens de déplacements, à l'exception des frais pour l'usage d'un véhicule à moteur, que l'employé serait appelé à encourir lors de voyage à l'extérieur de la municipalité et de la région métropolitaine, le cas échéant.

D'autre part, afin de se prévaloir de l'exception prévue au paragraphe 6(6) de la Loi les employés doivent répondre aux exigences qui y sont stipulées. Le paragraphe 6(6) prévoit, entres autres, qu'un employé n'a pas à inclure dans le calcul de son revenu tiré d'une charge ou d'un emploi, un montant qu'il a reçu représentant la valeur des frais ou une allocation (n'excédant pas un montant raisonnable) qui se rapporte aux frais de sa pension et de son logement à un endroit donné lorsque:

a) il travaille sur un chantier particulier (l'endroit donné) où le travail accompli par lui était de nature temporaire;

b) il tient ailleurs, un établissement domestique autonome comme lieu principal de résidence qui reste à sa disposition et où on ne peut raisonnablement s'attendre à ce qu'il retourne quotidiennement étant donné la distance entre sa résidence principale et le chantier particulier;

c) la période au cours de laquelle son travail l'a obligé à s'absenter de son lieu principal de résidence ou à être à l'endroit donné était d'au moins 36 heures.

En ce qui concerne l'interprétation de l'expression " le travail accompli par lui était un travail de nature temporaire " utilisée dans la Loi, l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) considère que cette expression vise la durée du travail accompli par l'employé en cause et non pas la durée prévue du projet entrepris par son employeur.

En ce qui concerne l'interprétation de l'expression, à l'égard du lieu principal de résidence d'un employé, " où on ne pouvait raisonnablement s'attendre à ce qu'il retourne quotidiennement étant donné la distance entre l'établissement et le chantier " utilisée au paragraphe 6(6) de la Loi, l'ADRC est d'avis qu'en général, nul ne peut s'attendre à ce qu'un employé retourne à son lieu principal de résidence, si le chantier est situé à plus de 80 kilomètres de son lieu principal de résidence par la route la plus directe ordinairement utilisée dans les circonstances. Veuillez noter que l'expression " chantier particulier " utilisée ci-dessus ne fait pas seulement référence à un chantier de construction. Cette expression fait plutôt référence à n'importe quel lieu de travail particulier.

Déterminer si les montants de frais de séjour versés aux employés rencontrent l'exception au paragraphe 6(6) est une question de fait sur laquelle nous ne pouvons nous prononcer.

La détermination de la non imposition d'une allocation en vertu du sous-alinéa 6(1)b)(vii) ou du paragraphe 6(6) ne peut se faire qu'à la lumière de l'examen de tous les faits pertinents comme par exemple le contrat d'emploi, la nature du travail ou la durée et la fréquence des déplacements de l'employé. À la lumière des informations que vous nous avez transmises, nous sommes d'avis qu'il serait plus plausible d'exempter les montants de frais de séjour en vertu du sous-alinéa 6(1)b)(vii) si les employés changent d'endroits fréquemment et ne séjournent pas très longtemps au même endroit dans le cadre d'un appel de service. Dans la situation que vous nous présentez, nous sommes d'avis que le montant de 30,00 $ de frais de séjour pourrait être un montant non imposable en vertu du sous-alinéa 6(1)b)(vii) sous réserve que ce montant et, s'il y a lieu, les autres montants versés pour les frais de déplacement, à l'exception des frais pour l'usage d'un véhicule à moteur, soient raisonnables dans les circonstances et ne soient pas payés à l'employé pour des déplacements à l'intérieur de la municipalité et de la région métropolitaine, le cas échéant, ou pour son transport entre sa résidence personnel et l'établissement de son employeur.

En ce qui concerne le deuxième point à savoir si le versement d'une allocation de 25,00 $ pour les repas, lorsque les employés travaillent 3 heures supplémentaires par jour, constitue un revenu imposable, nos commentaires sont les suivants.

Nos commentaires à la première question relatifs à l'exception en vertu du sous-alinéa 6(1)b)(vii) peuvent aussi s'appliquer dans ces situations. Il faudrait donc déterminer si le montant de 25,00 $ est un montant raisonnable au titre d'allocation pour frais de déplacement dans les circonstances et si le montant a été reçu par les employés dans l'accomplissement des fonctions de leur charge ou de leur emploi à l'extérieur de la municipalité et de la région métropolitaine, le cas échéant, où est situé l'établissement de l'employeur dans lequel les employés travaillent habituellement ou auquel ils adressent ordinairement leurs rapports.

De façon générale, si les employés accomplissent leurs fonctions à l'intérieur de la municipalité et de la région métropolitaine, le cas échéant, l'ADRC ne considèrerait pas une " indemnité de repas " accordée à un employé faisant des heures supplémentaires comme un revenu si les critères suivants sont satisfaits:

a) l'employé travaille au moins trois heures supplémentaires immédiatement après son horaire de travail normal;

b) l'indemnité est raisonnable (ne dépassant pas la valeur ou le coût d'un repas normal); et

c) les heures supplémentaires sont peu fréquentes ou de nature occasionnelle.

À l'égard du troisième critère, l'ADRC considère que les heures supplémentaires sont de nature occasionnelle si elles sont effectuées moins de trois (3) fois par semaine. Ainsi, si un employé effectue des heures supplémentaires plus de deux (2) fois par semaine, les indemnités de repas seraient considérées de la rémunération supplémentaire de l'employé en question. D'autre part, l'ADRC considère qu'une indemnité de repas fixe et à laquelle un employé a droit après avoir travaillé un certain nombre minimum d'heures supplémentaires est imposable si le paiement versé à l'employé n'est pas véritablement relié à la question de savoir si l'employé prend effectivement un repas ou non.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'ADRC à l'égard d'une situation factuelle particulière.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués.

Ghislaine Landry, CGA
Gestionnaire
Section des particuliers, des entreprises
et des sociétés de personnes
Division des entreprises et
des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

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