22 June 2004 External T.I. 2004-0060211E5 F - Allocation pour utilisation d'un véhicule à moteur

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6(1)b)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation]

Representatives receive an allowance from their employer for the use of their motor vehicle. These representatives do not have a place to work at the employer's premises and must have an office at home. They meet several clients a day at the client's place of business. Is the distance travelled by the sales representatives when they leave their home in the morning to go to their clients' first place of business and when they leave their clients' last place of business and return to their home at the end of the day in the performance of the duties of their employment for the purposes of paragraph 6(1)(b) of the Act?

Position:

Question of fact.

Reasons:

The CRA's long-standing position, supported by the courts, is that the distance an employee travels between the individual's residence and regular place of work is not a distance travelled in the course of performing the duties of the office or employment. However, if an employer requires an employee to travel from the individual's residence to a client's place of business in the course of employment, the distance travelled for that purpose would not be considered personal.

XXXXXXXXXX Danielle Bouffard
2004-006021
June 22, 2004

Dear Madam,

Subject: Motor Vehicle Allowance

Personal use or use for employment purposes

This is in response to your fax of February 3, 2004, in which you asked whether travel by taxpayers in the hypothetical situation described below is in the performance of the duties of their office or employment. We apologize for the delay in responding to your request.

A broker firm (the “employer") employs representatives whose task is to promote the products of the manufacturers it represents. The employer has only one place of business and its activities extend throughout the province. The representatives meet daily with various customers within their territory, and with between 15 and 45 on a weekly basis. Their work, most of which is done at the customer's premises, consists of market research, taking orders and meeting with the heads of the various departments. The representatives do not have a place of employment with the employer and are under no obligation to report to the employer. The employer requires the representatives to maintain an office at their residence to be used for administrative work. From their office, representatives have remote access to the employer's computer system. Representatives are not paid by commission.

The employer pays the representatives an allowance for the use of a motor vehicle. The allowance is based on the actual mileage driven by the representatives. Representatives leave their home in the morning to go directly to their first client and at the end of the day they leave the last client to return to their home.

Question

Is the distance travelled by representatives, from when they leave their residence in the morning to go to the first client place of business to when they leave the last client place of business to return to their residence at the end of the day, in the course of performing the duties of their employment for the purposes of paragraph 6(1)(b)?

Our Comments

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of the Canada Revenue Agency (the "CRA") not to issue a written opinion regarding proposed transactions otherwise than by advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments that we hope may be helpful to you. These comments may not, however, apply to your particular situation in certain circumstances.

Subparagraphs 6(1)(b)(v) and (vii.1) of the Income Tax Act (the "Act"), subject to the limitations of subparagraphs 6(1)(b)(x) and (x.1), exclude reasonable travel and motor vehicle allowances received by an employee from the employee’s employer for travel in the course of the employee’s office or employment.

As you have indicated, it has been the longstanding position of the CRA that the distance an employee travels between the employee’s residence and a regular place of work is not a distance the employee travels in the course of performing the duties of the employee’s office or employment, even in situations where the employee has an office in the employee’s residence that is also a regular place of work. An employee may have more than one regular work location. The fact that an employee has one work location to which the employee reports more frequently than others does not affect the status of the other work locations as a regular work location.

However, as stated in paragraph 5 of Interpretation Bulletin IT-63R5, where (as required by the employer or with the employer's permission) the employee proceeds directly from home to a point of call other than the employer's place of business to which the employee reports regularly, or returns home from such a point, the travel is not considered to be for personal use. In addition, the distance an employee travels, at the request of the employer, from one client's place of business to another is a distance that the employee travels in the performance of the duties of the employee’s or employment.

The determination of a location as a place of work for an employee and how regularly the employee is at that location remains a question of fact. For example, a client's place of business may constitute a regular place of work for the representative depending on the frequency and duration of the representative's visits on a daily or weekly basis such that the distance travelled between the representative's residence and such regular place of work would not be in the performance of the duties of the office or employment. The same would be true if a representative is required to attend meetings or make other trips to the employer's place of business on a regular basis. The distance the representative travels between the representative’s residence and the employer's place of business would be considered to be for personal use.

In the situation you have presented, it appears that the trips made by the representative with his motor vehicle to go from the employee’s residence to the first client place of business and from the last client place of business to the individual’s residence could be considered to be trips made in the performance of the duties of his office or employment, as long as such client places of business do not constitute a regular place of work to the individual. Based on the facts presented in the hypothetical situation, it is unlikely that the clients' places of business would constitute a regular place of work of the representative.

These comments are not advance income tax rulings and do not bind the CRA with respect to any particular factual situation.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
for the Director
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate
Policy and Planning Branch

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions:

Des représentants reçoivent une allocation de leur employeur pour l'utilisation de leur véhicule à moteur. Ces représentants n'ont pas de place de travail chez l'employeur et doivent avoir un bureau à leur domicile. Ils rencontrent plusieurs clients par jour au lieu d'affaires de ces derniers. La distance parcourue par les représentants, d'une part lorsqu'ils quittent leur résidence le matin pour se rendre au premier lieu d'affaires de leurs clients et d'autre part, lorsqu'ils quittent le dernier lieu d'affaires de leurs clients et reviennent à leur résidence en fin de journée, est-elle réalisée dans l'accomplissement des fonctions de leur emploi aux fins de l'alinéa 6(1)b) de la Loi?

Position Adoptée:

Question de fait.

Raisons:

La position de longue date de l'ARC, supportée par les tribunaux, est que la distance parcourue par l'employé entre sa résidence et son lieu de travail régulier n'est pas une distance qu'il a parcourue dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. Cependant, si un employeur requiert qu'un de ses employés se déplace de sa résidence au lieu d'affaires d'un client dans le cadre de son emploi, la distance parcourue à cette fin ne serait pas considérée comme étant à des fins personnelles.

XXXXXXXXXX Danielle Bouffard
2004-006021
Le 22 juin 2004

Madame,

Objet: Allocation pour utilisation d'un véhicule à moteur
Usage personnel ou usage à des fins d'emploi

La présente fait suite à votre fac-similé du 3 février 2004 dans lequel vous nous demandez si les déplacements effectués par les contribuables, dans la situation hypothétique décrite ci-après, sont faits dans l'accomplissement des fonctions de leur charge ou de leur emploi. Nous nous excusons des délais requis pour répondre à votre demande.

Une société de courtage (ci-après " l'employeur ") emploie des représentants dont la tâche est de promouvoir les produits des fabricants qu'elle représente. L'employeur n'a qu'une seule place d'affaires et ses activités s'étendent dans toute la province. Les représentants rencontrent plusieurs clients par jour à l'intérieur de leur territoire et, entre 15 et 45, sur une base hebdomadaire. Leur travail, dont la majeure partie est effectuée chez les clients, consiste à faire des études de marché, prendre des commandes et rencontrer les responsables des divers départements. Les représentants n'ont pas de place de travail chez l'employeur et ils n'ont aucune obligation de s'y rapporter. L'employeur exige que les représentants maintiennent à leur résidence un bureau qui sera utilisé pour les travaux administratifs. De leur bureau, les représentants ont un accès à distance au système informatique de l'employeur. Les représentants ne sont pas rémunérés à commission.

L'employeur verse aux représentants une allocation pour utilisation d'un véhicule à moteur. L'allocation est basée sur le kilométrage réellement parcouru par les représentants. Ces derniers quittent leur résidence le matin pour se rendre directement chez leur premier client et en fin de journée ils quittent le dernier client pour rentrer à leur résidence.

Question

La distance parcourue par les représentants, d'une part lorsqu'ils quittent leur résidence le matin pour se rendre au premier lieu d'affaires de leurs clients et d'autre part, lorsqu'ils quittent le dernier lieu d'affaires de leurs clients et reviennent à leur résidence en fin de journée, est-elle réalisée dans l'accomplissement des fonctions de leur emploi aux fins de l'alinéa 6(1)b) de la Loi?

Nos commentaires

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, l'Agence du revenu du Canada (ARC) a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Nous pouvons toutefois vous offrir les commentaires généraux suivants. Ces commentaires pourraient cependant, dans certaines circonstances, ne pas s'appliquer à votre situation particulière.

Les sous-alinéas 6(1)b)(v) et (vii.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi "), sujet aux restrictions des sous-alinéas 6(1)b)(x) et (x.1), exclut les allocations raisonnables respectivement pour des frais de déplacement et pour l'usage d'un véhicule à moteur qu'un employé a reçues de son employeur pour voyager dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi.

Tel que vous l'avez indiqué, la position de longue date de l'ARC est que la distance parcourue par un employé entre sa résidence et un lieu de travail régulier n'est pas une distance qu'il a parcourue dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi, et ce, même dans les situations où cet employé a un bureau dans sa résidence qui est aussi un lieu de travail régulier. Un employé peut avoir plus d'un lieu de travail régulier. Le fait qu'un employé ait un lieu de travail auquel il se rapporte plus fréquemment qu'aux autres, n'affecte pas le statut des autres lieux de travail au titre de lieu de travail régulier.

Par ailleurs, tel que précisé au paragraphe 5 du Bulletin d'interprétation IT-63R5, lorsque l'employé (à la demande de l'employeur ou avec la permission de celui-ci) va directement de sa résidence à un endroit autre que le lieu d'affaires de l'employeur où il doit se présenter d'habitude ou revient ensuite à sa résidence, ses déplacements ne sont pas considérés comme étant des déplacements à des fins personnelles. De plus, la distance parcourue par un employé, à la demande de son employeur, pour se rendre d'un lieu d'affaires d'un client à un autre est une distance parcourue par cet employé dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi.

La détermination d'un endroit au titre de lieu de travail pour un employé de même que la régularité de ce dernier à ce lieu demeure une question de fait. Ainsi, le lieu d'affaires d'un client peut constituer un lieu de travail régulier pour le représentant dépendant de la fréquence et de la durée de ses visites sur une base journalière ou hebdomadaire entraînant que la distance parcourue entre sa résidence et ce lieu de travail habituel ne serait pas dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. Il en serait de même si un représentant doit assister à des réunions ou faire d'autres déplacements à la place d'affaires de son employeur sur une base régulière. La distance parcourue par ce représentant entre sa résidence et la place d'affaires de son employeur serait considérée comme étant à des fins personnelles.

Dans la situation que vous nous présentez, il nous apparaît que les déplacements effectués par le représentant avec son véhicule à moteur pour se rendre de sa résidence au premier lieu d'affaires de son client et du dernier lieu d'affaires d'un client à sa résidence pourraient être considérés comme des déplacements effectués dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi en autant que les lieux d'affaires de ses clients ne constituent pas, pour lui, un lieu de travail régulier. Selon les faits présentés à l'égard de la situation hypothétique, il est peu probable que les lieux d'affaires des clients constituent un lieu de travail régulier pour le représentant.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'ARC à l'égard d'une situation factuelle particulière.

Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos salutations distinguées.

Ghislaine Landry, CGA
pour le Directeur
Division des entreprises et des
sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique
et de la planification

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b)

travel from home to numerous different customer locations was not personal

The employer, which sells the products of manufacturers, employs salaried sales representatives, who meet with various customers within their territory between 15 and 45 times per week; perform most of their work at the customer's premises; do not have a place of employment with the employer; leave their home in the morning to go directly to their first client; at the end of the day they leave the last client to return to their home; and are under no obligation to report to the employer. The employer requires the representatives to maintain an office at their residence to be used for administrative work. They receive a motor vehicle allowance based on the actual mileage driven.

In finding that the allowance likely was not taxable under s. 6(1)(b), CRA stated:

[T]he trips made by the representative with his motor vehicle to go from the employee’s residence to the first client place of business and from the last client place of business to the individual’s residence could be considered to be trips made in the performance of the duties of his office or employment, as long as such client places of business do not constitute a regular place of work to the individual. … [I]t is unlikely that the clients' places of business would constitute a regular place of work of the representative.

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22 June 2004 External T.I. 2004-0060211E5 F - Allocation pour utilisation d'un véhicule à moteur

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