23 June 2003 External T.I. 2003-0004795 F - TRANSPORT AU LIEU D'EMPLOI

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Facts

Question

Our Comments

Principal Issues: [TaxInterpretations translation]

Do employees receive a taxable benefit as a result of being transported from the assembly point to the employment site by the vehicle provided by the employer in a particular situation?

Position:

Depending on the circumstances of the particular situation, there would be no taxable benefit to the employees as a result of the transport provided by the employer from the assembly point to the place of employment.

Reasons:

Position taken in paragraph 32 of Interpretation Bulletin IT-470R.

XXXXXXXXXX Sylvie Labarre, CA
2003-000479
June 19, 2003

Dear Madam,

Subject: Transport to the place of employment

This is in response to your letter of February 19, 2003 requesting our opinion on the above subject. We apologize for the delay in responding to this request.

Facts

1. An employer owns a mine that is located along a remote road more than 60 kilometres from the closest village, the last 40 of which are on a gravel road.

2. The employer must maintain the gravel road at its own expense.

3. The gravel portion of the road is covered with snow and/or ice for 6 months a year.

4. During the spring thaw, the road becomes almost impassable. The melting of the snow causes a significant deterioration of the road. Some parts are even flooded with up to 15 centimetres of water. Under these conditions, an ordinary vehicle (car, 2x2 truck, etc.) could hardly reach its destination without the risk of major mechanical damage.

5. The employer provides transportation to the mine site to employees and independent contractors from a common assembly point that it rents, where the employer-provided vehicles are parked and where the employees must go.

6. At this time, the number of employees on the various shifts does not justify the use of a bus to transport employees. The employer provides 4WD double-bench pickup trucks with 4 to 6 seats. There are always at least two employees and/or independent contractors in the same pickup truck.

7. When the mine goes back into production, the number of employees will increase. At that time, employees can be transported from the common assembly point to the mine site by bus. However, the transport of the managers will still occur by pickup truck.

Question

You wish to know whether employees receive a taxable benefit for transporting themselves from the assembly point to the mine site with the employer-provided vehicle (pickup truck or bus) in the situation you have presented to us.

Our Comments

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of the Canada Customs and Revenue Agency (CCRA) not to issue written opinions on proposed transactions otherwise than through advance rulings. Furthermore, when determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination rests first with our Tax Services Offices following a review of all the facts and documents, which is generally done as part of an audit engagement. We can, however, offer the following general comments which we hope you will find helpful. These comments may not, however, apply to your particular circumstances in certain circumstances.

Travel between an employee's home and workplace is generally considered to be travel of a personal nature. Consequently, where the employer provides transportation between those locations, the employee is generally considered to have a taxable benefit by virtue of paragraph 6(1)(a) or 6(1)(e) of the Income Tax Act (the "Act"), depending on the circumstances.

The CCRA does, however, provide an exception to this general rule where travel is from a point of assembly other than home to the workplace in the circumstances set out in paragraph 32 of Interpretation Bulletin IT-470R which reads as follows:

Employers sometimes find it expedient to provide vehicles for transporting their employees from pick-up points to the location of the employment at which, for security or other reasons, public and private vehicles are not welcome or not practical. In these circumstances the employees are not regarded as in receipt of a taxable benefit. However, a reimbursement or allowance paid to the employee for transportation to and from the location of employment must be included in income. Subsection 6(6) provides an exception to this latter rule.

It is a question of fact whether it is impractical or prohibited for certain reasons to travel to the place of employment by public or private vehicle or whether the transport provided by the employer primarily confers a benefit on the employer or the employee. In a particular situation, all the relevant facts should be examined in order to reach a definitive conclusion. Indeed, a single criterion is not in itself decisive. However, a particular situation does not have to involve all of the criteria set out below in relation to the situation presented in order for the position set out in paragraph 32 of IT-470R to apply. It is the analysis of all the criteria that allows us to answer this question.

In the situation you presented to us, employees do not appear to have the choice of using employer-provided transport from the assembly point to the place of employment. They do not appear to be able to use their own vehicles to get to the place of employment and there does not appear to be a public transport system that runs to the place of employment.

Furthermore, you indicated that the employer is responsible for the maintenance of the gravel road. We can say that the reason the employer rents an assembly area and provides transportation is to reduce the cost of maintaining the gravel road and the cost of damages it would incur if the employees' or independent contractors' cars were damaged due to the condition of the road. In addition, it may be to ensure the safety of employees when the gravel road is in poor condition due to ice or snow melt.

In particular circumstances such as the situation presented and based on the position taken in paragraph 32 of Interpretation Bulletin IT-470R, we agree that there would be no taxable benefit to employees in respect of employer-provided transportation from the assembly point to the place of employment. This is a situation where the provision of transport between the assembly point and the place of employment primarily benefits the employer. If the employer-provided vehicle were an automobile as defined in subsection 248(1), we would not consider that automobile to be made available to an employee for the purposes of paragraph 6(1)(e) solely because of the transportation between the staging location and the place of employment. Subject to the next paragraph regarding the employer's officers, we would apply this position whether the employees are transported by a 4WD pickup truck or by bus.

Where employees will be transported from the assembly point to the place of employment by means of the employer's bus, it will be necessary to examine the reasons why the executives travel by means of the 4WD double-bench pickup trucks instead of by bus in order to determine whether travelling by pickup truck is of greater benefit to the executives than to the employer and thus represents a taxable benefit to the executives.

These comments are not advance income tax rulings and are not binding on the CCRA with respect to any particular situation.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
for the Director
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate
Policy and Legislation Branch

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All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Faits

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CCRA.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ADRC.

Principales Questions:

Est-ce que les employés bénéficient d'un avantage imposable en raison de leur transport du point de rassemblement au site d'emploi par le véhicule fourni par l'employeur dans une situation particulière?

Position Adoptée:

Selon les circonstances de la situation particulière, il n'y aurait pas d'avantage imposable pour les employés en raison du transport fourni par l'employeur du point de rassemblement jusqu'au lieu de l'emploi.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

Position prise au paragraphe 32 du Bulletin d'interprétation IT-470R.

XXXXXXXXXX Sylvie Labarre, CA
2003-000479
Le 19 juin 2003

Madame,

Objet: Transport au lieu d'emploi

La présente fait suite à votre lettre du 19 février 2003 dans laquelle vous nous demandez notre opinion concernant le sujet mentionné en titre. Nous nous excusons du délai requis pour répondre à cette demande.

Faits

1. Un employeur détient une mine qui est située le long d'une route isolée à plus de 60 kilomètres du dernier village dont les 40 derniers sont sur une route gravelée.

2. L'employeur doit assurer, à ses frais, l'entretien de la route gravelée.

3. La portion gravelée de la route est recouverte de neige et/ou de glace 6 mois par année.

4. Lors du dégel printanier, la route devient presque impraticable. La fonte des neiges entraîne une détérioration importante de la route. Certaines parties sont même inondées avec près de 15 centimètres d'eau. Dans ces conditions, un véhicule ordinaire (automobile, camionnette 2x2, etc.) peut difficilement se rendre à destination sans risque de bris mécanique important.

5. L'employeur fournit le transport jusqu'au site de la mine aux employés et aux entrepreneurs indépendants à partir d'un point de rassemblement commun qu'il loue, où les véhicules fournis par l'employeur sont stationnés et où les employés doivent se rendre.

6. Pour l'instant, le nombre d'employés sur les différents quarts de travail ne justifie pas l'utilisation d'un autobus pour le transport des employés. L'employeur fournit des camionnettes à deux banquettes de type 4x4, comptant de 4 à 6 places. Il y a toujours au moins deux employés et/ou entrepreneurs indépendants à bord de la même camionnette.

7. Lorsque la mine sera remise en production, le nombre d'employés augmentera. À ce moment, les employés pourront être transportés du point de rassemblement commun au site de la mine par autobus. Cependant, le transport des cadres se fera toujours à l'aide des camionnettes.

Question

Vous désirez savoir si les employés bénéficient d'un avantage imposable en raison de leur transport du point de rassemblement au site de la mine par le véhicule fourni par l'employeur (camionnette ou autobus) dans la situation que vous nous avez présentée.

Nos commentaires

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Nous pouvons toutefois vous offrir les commentaires généraux suivants qui, nous l'espérons, vous seront utiles. Ces commentaires pourraient cependant, dans certaines circonstances, ne pas s'appliquer à votre situation particulière.

Le déplacement entre le domicile d'un employé et son lieu de travail est généralement considéré comme étant un déplacement de nature personnelle. Par conséquent, lorsque l'employeur fournit le transport entre ces lieux, l'employé se voit généralement attribuer un avantage imposable en vertu de l'alinéa 6(1)a) ou 6(1)e) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi "), selon les circonstances.

L'ADRC prévoit cependant une exception à cette règle générale lorsque le déplacement se fait d'un point de rassemblement autre que le domicile jusqu'au lieu de travail dans les circonstances mentionnées au paragraphe 32 du Bulletin d'interprétation IT-470R qui se lit comme suit :

Les employeurs trouvent parfois commode de fournir des véhicules pour le transport de leurs employés à partir de certains points de rassemblement jusqu'au lieu d'emploi où, pour des raisons de sécurité ou autres, il est interdit ou peu pratique de se rendre au moyen de véhicules publics ou particuliers. Dans ces circonstances, on n'estime pas que les employés bénéficient d'un avantage imposable. Toutefois, un remboursement ou une allocation versée à l'employé pour le transport aller-retour au lieu d'emploi doit être inclus dans le revenu. Le paragraphe 6(6) fournit une exception à cette dernière règle.

La question de savoir s'il est peu pratique ou interdit, pour certaines raisons, de se rendre au lieu d'emploi au moyen de véhicules publics ou privés ou si le transport fourni par l'employeur confère principalement un avantage à l'employeur ou à l'employé est une question de fait. Dans une situation particulière, il faudrait examiner tous les faits pertinents afin d'arriver à une conclusion définitive. En effet, un seul critère n'est pas déterminant en soi. Il n'est toutefois pas nécessaire qu'une situation particulière comporte tous les critères indiqués ci-après relativement à la situation présentée pour que la position indiquée au paragraphe 32 du Bulletin d'interprétation IT-470R s'applique. C'est l'analyse de l'ensemble des critères qui nous permet de répondre à cette question.

Dans la situation que vous nous présentez, les employés ne semblent pas avoir le choix d'utiliser le moyen de transport fourni par l'employeur à partir du point de rassemblement jusqu'au lieu d'emploi. Ils ne semblent pas pouvoir utiliser leur propre véhicule pour se rendre au lieu d'emploi et il ne semble pas y avoir de transporteur public qui fait le trajet jusqu'au lieu d'emploi.

De plus, vous nous indiquez que l'employeur est responsable de l'entretien de la route gravelée. Nous pouvons dire que la raison pour laquelle l'employeur loue un lieu de rassemblement et pour laquelle il fournit le transport est pour diminuer les coûts d'entretien de la route gravelée ainsi que le coût des dommages qu'il devrait assumer si les automobiles des employés ou des entrepreneurs indépendants étaient abîmées en raison de l'état de la route. De plus, il peut s'agir d'assurer la sécurité des employés lorsque la route gravelée est en mauvais état en raison de la glace ou de la fonte des neiges.

Dans des circonstances particulières comme dans la situation présentée et selon la position prise au paragraphe 32 du Bulletin d'interprétation IT-470R, nous sommes d'accord pour dire qu'il n'y aurait pas d'avantage imposable pour les employés relativement au transport fourni par l'employeur du point de rassemblement jusqu'au lieu de l'emploi. Il s'agit d'une situation où le fait que du transport soit fourni entre le point de rassemblement et le lieu d'emploi bénéficie principalement à l'employeur. Si le véhicule fourni par l'employeur était une automobile selon la définition de ce terme au paragraphe 248(1) de la Loi, nous ne considérerions pas que cette automobile est mise à la disposition d'un employé aux fins de l'alinéa 6(1)e) de la Loi en raison uniquement du transport entre le lieu de rassemblement et le lieu d'emploi. Sous réserve du paragraphe suivant concernant les cadres de l'employeur, nous appliquerions cette position que les employés soient transportés par une camionnette à deux banquettes de type 4x4 ou par autobus.

Lorsque les employés seront transportés du point de rassemblement au lieu d'emploi au moyen de l'autobus de l'employeur, il faudra examiner les raisons pour lesquelles les cadres voyagent au moyen des camionnettes à deux banquettes de type 4X4 au lieu de voyager par autobus afin de déterminer si le fait de voyager par camionnette bénéficie plus aux cadres qu'à l'employeur et ainsi représente un avantage imposable pour les cadres.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'ADRC à l'égard d'une situation particulière.

Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos salutations distinguées.

Ghislaine Landry, CGA
pour le Directeur
Division des entreprises et des
sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique
et de la législation

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Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(a)

mandatory employer-provided transport from staging area along difficult road to remote mine was not a taxable benefit

Employees were required to assemble in a staging area about 60 kilometres from their employer’s mine in order to be transported there in employer-provided pick-up trucks or buses, given that the driving conditions on the road could be quite fraught. In finding that this generally would not generate a taxable benefit, CCRA stated:

[E]mployees do not appear to have the choice of using employer-provided transport from the assembly point to the place of employment. …

Furthermore … the reason the employer rents an assembly area and provides transportation is to reduce the cost of maintaining the gravel road and the cost of damages it would incur if the employees' or independent contractors' cars were damaged due to the condition of the road. In addition, it may be to ensure the safety of employees when the gravel road is in poor condition due to ice or snow melt.

It added the proviso that where executives only were given the option of travelling by pickup truck rather than bus, the reason for this would need to be examined to determine whether it gave rise to a taxable benefit to them.

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23 June 2003 External T.I. 2003-0004795 F - TRANSPORT AU LIEU D'EMPLOI

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