24 January 1997 External T.I. 9626295 F - EMPLOYÉ D'UNE ENTREPRISE DE TRANSPORT

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the Department.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle du ministère.

Principales Questions:

1. Est-ce qu'une allocation pour frais de repas et de logement calculée en fonction de la distance parcourue est exclue du revenu de l'employé en vertu du sous-alinéa 6(1)b)(vii) de la Loi?

2. Est-ce que cette allocation réduit le montant de dépenses déductibles selon les dispositions de l'alinéa 8(1)g) de la Loi?

Position Adoptée:

1. Non.

2. Non.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

1. Il ne s'agit pas d'une allocation calculée en fonction du temps passé par les employés à l'extérieur de la région où est situé l'établissement de leur employeur. (Référence Marcoux..91 DTC 478)

2. L'allocation n'a pas pour but de rembourser l'employé à l'égard de frais de repas ou de logement spécifiques engagés dans l'accomplissement des fonctions de son emploi, il s'agit plutôt d'un montant arbitraire calculé en fonction de la distance parcourue.

		5-962629
XXXXXXXXXX	Ghislaine Landry

A l'attention de XXXXXXXXXX

Le 24 janvier 1997

Mesdames, Messieurs,

Objet: Allocation et dépenses d'un employé d'une entreprise de transport

La présente est en réponse à votre lettre du 26 juillet 1996 par laquelle vous nous demandez notre opinion concernant l'application des alinéas 6(1)b) et 8(1)g) de la Loi de l'impôt sur le revenu, ci-après la «Loi», relativement à une allocation reçue et aux dépenses engagées par un employé d'une entreprise de transport. Nous nous excusons du délai requis pour répondre à votre demande.

SITUATION

1.Une entreprise de transport effectue régulièrement des livraisons dans diverses provinces canadiennes et aux États-Unis. Les employés conduisent des camions appartenant à l'entreprise et assument les dépenses reliées à leur travail, soit les frais de repas et de logement.

2.Actuellement, les employés sont rémunérés selon la distance parcourue à raison de XXXXXXXXXX¢ le mille, ce qui constitue le salaire brut de l'employé sur lequel sont calculés les retenues à la source et les avantages sociaux.

3.L'entreprise se propose de modifier la rémunération des employés en versant un montant de XXXXXXXXXX¢ le mille à titre de rémunération et un montant de XXXXXXXXXX¢ le mille à titre d'allocation pour frais de repas et de logement.

QUESTION

Vous désirez savoir si :

a)l'allocation pour frais de repas et de logement de XXXXXXXXXX¢ le mille doit être ajoutée sur le feuillet T4 des employés et si elle est assujettie à l'assurance-emploi et à la retenue d'impôt à la source;

b)les employés peuvent réclamer le total des frais de repas et de logement qu'ils ont engagé dans le cadre de leur fonction ou si ces dépenses doivent être réduites de l'allocation pour frais de repas et de logement reçue de leur employeur;

c)l'employeur ou les employés sont soumis à la règle de 50 % à l'égard des frais de repas en vertu de l'article 67.1 de la Loi;

d)la conservation des pièces justificatives est obligatoire, et si la réponse est oui, qui doit conserver ces pièces et qui est responsable des conséquences fiscales si certaines pièces justificatives sont manquantes.

NOS COMMENTAIRES

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R3 du 30 décembre 1996, notre Direction a comme pratique de ne pas émettre d'opinions écrites concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Néanmoins, nous vous offrons les commentaires généraux suivants qui pourraient ne pas s'appliquer intégralement à la situation que vous nous avez soumise.

Allocation pour frais de repas et de logement

L'alinéa 6(1)b) de la Loi précise que toutes les sommes reçues au cours d'une année à titre d'allocations pour frais personnel ou de subsistance ou à titre d'allocation à toute autre fin doivent être incluses dans le calcul du revenu d'un contribuable tiré d'une charge ou d'un emploi sauf si une des exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) s'applique. Le sous-alinéa 6(1)b)(vii) exclut, de façon générale, les allocations raisonnables pour frais de déplacement qu'un employé a reçues de son employeur pour voyager, dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi, à l'extérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où était situé l'établissement de l'employeur dans lequel l'employé travaillait habituellement ou auquel il adressait ordinairement ses rapports.

Dans la situation que vous nous présentez, nous sommes d'avis que l'allocation pour frais de repas et de logement de XXXXXXXXXX¢ le mille reçue par les employés devrait être incluse dans le calcul de leur revenu en vertu de l'alinéa 6(1)b) de la Loi et que l'exception prévue au sous-alinéa 6(1)b)(vii) de la Loi ne s'appliquerait pas. Ainsi, cette allocation devrait être ajoutée sur le feuillet T4 des employés et serait assujettie à l'assurance-emploi et à la retenue d'impôt à la source.

Notre position est basée sur la décision prise dans l'affaire Daniel Marcoux, Pierre Daneau, Denis Coderre et Raymond Brisson c. MRN, 91 DTC 478 (CCI). La cour a alors conclu que l'exception prévue au sous-alinéa 6(1)b)(vii) de la Loi ne s'appliquait pas lorsque l'allocation était calculée en fonction de la distance parcourue ou, en d'autre mots, suivant un taux de millage et non pas en fonction du temps passé par les employés à l'extérieur de la région où était situé l'établissement de leur employeur.

Dépenses - employés des entreprises de transport

L'alinéa 8(1)g) de la Loi prévoit qu'un contribuable, qui est employé d'une entreprise dont la principale activité est, entre autres, le transport de marchandises, peut déduire dans le calcul de son revenu tiré d'une charge ou d'un emploi certaines sommes qu'il a déboursées au cours de l'année pour ses repas et son logement. Cet alinéa s'applique à condition que l'emploi de l'employé l'oblige régulièrement à voyager à l'extérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où est situé l'établissement de son employeur où il doit se présenter pour son travail, dans des véhicules utilisés par l'employeur pour transporter des marchandises. Les frais de repas et de logement déductibles sont ceux engagés par l'employé alors qu'il est absent de cette municipalité ou région métropolitaine, dans la mesure où il n'a pas le droit d'être remboursé à cet égard.

Le formulaire TL2, Déduction de frais de repas et d'hébergement, qu'on retrouve dans le guide Dépenses d'emploi 1996 ainsi que la circulaire d'information 73-21R7, Frais engagés à l'extérieur, précisent les dépenses déductibles par un employé d'une entreprise de transport et expliquent trois méthodes qui peuvent être utilisées par l'employé pour calculer les frais de repas déductibles, soit la méthode détaillée, la méthode simplifiée et la méthode des frais collectifs. Veuillez consulter ces documents pour obtenir plus de détails relativement à ces méthodes.

Dans la situation que vous nous présentez, il nous semble que les employés pourraient déduire en vertu de l'alinéa 8(1)g) de la Loi les frais de repas et de logement qu'ils ont engagés dans le cadre de leur fonction alors qu'ils sont absents de la région où est situé l'établissement de leur employeur si toutes les conditions d'application de cet alinéa sont rencontrées. Nous sommes d'avis que l'allocation pour frais de repas et de logement reçue de l'employeur n'aurait pas pour effet de réduire le montant de dépenses déductibles puisque cette allocation n'a pas pour but de rembourser l'employé à l'égard de frais de repas ou de logement spécifiques engagés dans l'accomplissement des fonctions de son emploi, mais il s'agit plutôt d'un montant arbitraire calculé en fonction de la distance parcourue.

Article 67.1

Le paragraphe 67.1(1) de la Loi prévoit que le montant déductible relativement à des sommes payées ou payables pour des aliments, des boissons ou des divertissements pris par des personnes ne peut pas excéder 50% du moins élevé du montant réellement payé ou payable et du montant qui serait raisonnable dans les circonstances. Cette restriction s'applique pour toutes les fins de la Loi sauf des articles 62, 63 et 118.2 de la Loi ou si une des exceptions prévues au paragraphe 67.1(2) de la Loi s'applique. Entre autres, l'alinéa 67.1(2)d) de la Loi prévoit que la limite de 50% ne s'applique pas au montant payé ou payable par une personne si le montant doit être inclus dans le calcul du revenu d'un employé de la personne, compte non tenu du sous-alinéa 6(6)a)(ii) de la Loi.

Dans la situation que vous nous présentez, l'employeur ne serait pas assujetti à la limite de 50 % prévue au paragraphe 67.1(1) de la Loi à l'égard de l'allocation pour les frais de repas payé à ses employés. En effet, l'exception prévue à l'alinéa 67.1(2)d) de la Loi s'appliquerait puisque l'allocation payée serait incluse dans le calcul du revenu de l'employé. L'employé serait toutefois assujetti à la limite de 50% sur les frais de repas, peu importe la méthode (discutée ci-dessus) utilisée par l'employé pour calculer les frais de repas déductibles.

Pièces justificatives

L'employé est responsable de conserver les pièces justificatives relatives aux dépenses de frais de logement réclamés dans le calcul des dépenses déductibles en vertu de l'alinéa 8(1)g) de la Loi. Relativement aux dépenses de frais de repas, l'obligation pour l'employé de conserver les pièces justificatives dépend de la méthode utilisée par l'employé pour calculer les frais déductibles, soit la méthode détaillée, la méthode simplifiée et la méthode des frais collectifs. La circulaire d'information 73-21R7 susmentionnée explique en détail les exigences à cet effet.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas le Ministère.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et nous vous prions d'agréer, Mesdames, Messieurs, l'expression de nos sentiments distingués.

Maurice Bisson
pour le directeur
Division des entreprises et
des publications
Direction des décisions et de
l'interprétation de l'impôt
Direction générale de la politique et
de la législation