10 October 2008 Roundtable, 2008-0285341C6 F - Frais de repas et d'hébergement des camionneurs

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Questions sur la position administrative de l'ARC suite à la décision Transport Baie-Comeau c. La Reine.

Position Adoptée: Voir les réponses ci-dessous.

TABLE RONDE SUR LA FISCALITÉ FÉDÉRALE
APFF - CONGRÈS 2008

Question 33

Frais de repas et d'hébergement des camionneurs et l'affaire Transport Baie-Comeau c. La Reine

Une allocation raisonnable versée à un employé pour ses frais de déplacement peut être non imposable. Cela est notamment le cas si l'employé accomplit ses fonctions hors de la région métropolitaine ou de la municipalité où est situé l'établissement de l'employeur auquel il travaille habituellement, et ce, en vertu de l'alinéa 6(1)b) vii) L.I.R. Les frais de déplacement comprennent notamment les frais de repas et les frais d'hébergement. L'employeur qui verse une telle somme à un employé ne peut cependant déduire, sauf rares exceptions, que 50 % de la portion qui se rapporte aux repas alors que la portion se rapportant aux frais d'hébergement serait déductible à 100 %.

Dans l'affaire Transport Baie-Comeau Inc. c. La Reine, (2006) DTC 2805, l'employeur a modifié son mode de rémunération pour les camionneurs responsables du transport sur des distances moyennes et longues. Ainsi, il fut décidé et accepté par les chauffeurs que la société ne rembourserait plus les frais de repas et de logement. Au lieu de l'ancien système, la société a commencé à payer une allocation de déplacement de quatre cents le kilomètre pour ceux qui effectuaient les longs trajets et de trois cents, pour les trajets à moyenne distance. À compter de la mise en vigueur du nouveau mode de paiement, les chauffeurs, outre leur rémunération calculée selon les kilomètres parcourus, ne recevaient que quatre cents le kilomètre à titre d'allocation de déplacement. Dès lors, la société a cessé de rembourser les frais engagés par les chauffeurs pour les repas, les chambres d'hôtel, les douches et ainsi de suite.

Dans le cadre d'une vérification de la société, l'ARC a décidé de n'accorder que 50 % de la déduction à l'employeur du total de l'allocation de déplacement en invoquant qu'il s'agissait d'une allocation pour des repas et non pas pour l'hébergement, d'autant plus que les camions étaient munis d'une couchette. Toutefois, le tribunal a accordé à la société de pouvoir déduire 100 % de l'allocation au kilomètre pour la portion " hébergement ". Cette décision rendue en procédure générale n'a pas été portée en appel par les autorités fiscales.

Questions

(a) L'Agence peut-elle donner sa position administrative sur le traitement fiscal à accorder à l'employeur à l'égard de telles sommes au kilomètre versées à des camionneurs qui ont le statut d'employés à la lumière de l'affaire Transport Baie-Comeau?

(b) Y a-t-il un barème quelconque que l'Agence considère acceptable pour la portion repas versus la portion " hébergement " pour l'industrie du transport de moyenne et longue distance?

(c) Est-ce que le camionneur qui réclame une déduction pour ses frais de repas basée sur la méthode simplifiée de 17 $ par repas dans ses déclarations fiscales doit réduire le montant de 17 $ de la totalité de l'allocation reçue ou seulement de la portion raisonnablement attribuable aux frais de repas?

Réponses de l'ARC

(a) La question de savoir si une allocation est une allocation pour frais de déplacement qui est entièrement déductible par l'employeur qui la verse ou plutôt une allocation pour frais de repas qui est seulement déductible à 50% est une question de fait. En effet, suite à un examen de tous les faits pertinents, la Cour canadienne de l'impôt dans l'affaire Transport Baie-Comeau a conclu que l'allocation versée par l'employeur était une allocation pour frais de déplacement.

Ainsi, l'ARC est d'avis que l'affaire Transport Baie-Comeau n'a pas pour effet de modifier l'interprétation par l'ARC sur le traitement fiscal de ces allocations. Dès le moment où la nature de l'allocation est établie - soit une allocation pour frais de déplacement soit une allocation pour frais de repas - l'ARC est en mesure de déterminer si la déductibilité de la dépense doit être limitée aux termes de l'article 67.1.

(b) Encore une fois, cette détermination en est une de fait et il ne nous est pas possible d'offrir des commentaires plus spécifiques en l'absence d'une situation précise.

(c) Lorsqu'un camionneur demande une déduction pour ses frais de repas basée sur la méthode simplifiée et qu'une partie de l'allocation versée par l'employeur se rapporte raisonnablement aux frais de repas engagés par le camionneur, le montant de la déduction viendra réduire le montant de l'allocation qui se rapporte aux frais de repas.

François Bordeleau
(613) 957-8972
Le 10 octobre 2008
2008-028534

ROUND TABLE ON THE FEDERAL TAXATION
APFF - 2008 CONFERENCE

Question 33

Meals and Lodging Expenses of Truck Drivers and the Transport Baie-Comeau Decision

A reasonable allowance paid to an employee for travel expenses can be non-taxable. In particular, this is the case if the employee performs his duties away from the metropolitan area or the municipality where the employer's establishment is located and at which the taxpayer ordinarily reports for work pursuant to subparagraph 6(1)(b)(vii) of the ITA. Travel expenses specifically include meals and lodging expenses. Except in rare cases, the employer that pays such an amount to an employee, however, can only deduct 50% of the portion related to meals while the portion related to lodging expenses would be 100% deductible.

In Transport Baie-Comeau Inc. v. The Queen, 2008 DTC 2839, the employer changed his system of remuneration for the truck drivers responsible for the transport on medium and long distances trips. Accordingly, it was decided and agreed to by the drivers that the corporation would no longer reimburse meals and lodging expenses. Instead of the old system, the corporation began to pay a travel allowance of $0.04 per kilometre for drivers who had long-distance trips and $0.03 per kilometre for those who had medium-distance trips. When the new payment method came into effect, the drivers, apart from their remuneration based on kilometres driven, only received this $0.04 per kilometre travel allowance. Consequently, the corporation ceased to reimburse expenses incurred by the drivers for meals, hotel rooms, showers and so forth.

In the course of an audit of the corporation, the CRA decided to only grant the employer a 50% deduction of the total of the travel allowance on the assumption that this allowance was really an expense incurred for meals and not for lodging, especially because the trucks were provided with a berth. The Court, however, allowed the corporation to deduct 100% of the allowance per kilometre for the "lodging" portion. This decision, rendered in accordance with the General Procedure, was not appealed by the tax authorities.

Questions

(a) In light of the Transport Baie-Comeau decision, can the CRA provide its administrative position on the tax treatment for the employer, with respect to such per kilometre amounts paid to truck drivers that are employees?

(b) For the transport industry involved in medium and long distance trips, is there any breakdown that the CRA considers acceptable with respect to the portion related to "meals" and the portion related to "lodging"?

(c) Must the truck driver, who claims a deduction for meal expenses based on the simplified method of $17 per meal in his tax returns, reduce the amount of $17 from the total of the allowance received or only from the reasonable portion attributable to meal expenses?

CRA Response

(a) It is a question of fact whether or not an allowance is an allowance for travel expenses which is entirely deductible by the employer who pays it rather than an allowance for meals expenses which is only deductible at 50%. In fact, following an examination of all the relevant facts, the Tax Court of Canada in Transport Baie-Comeau concluded that the allowance paid by the employer was a travel allowance.

Accordingly, the CRA is of the opinion that the decision in Transport Baie-Comeau does not change the CRA's position concerning the tax treatment of these allowances. When the nature of the allowance is determined - either an allowance for travel expenses or an allowance for meals expenses - the CRA is in a position to determine if the deductibility of the expense must be limited by the provisions of section 67.1 of the ITA.

(b) Again, this determination is one of fact and it is not possible for us to offer more specific comments in the absence of a particular situation.

(c) When a truck driver claims a deduction for meal expenses based on the simplified method and part of the allowance paid by the employer reasonably pertains to meal expenses incurred by the truck driver, the amount of the deduction will reduce the amount of the allowance pertaining to the meal expenses.

François Bordeleau
(613) 957-8972
Le 10 octobre 2008
2008-028534