13 June 2008 External T.I. 2008-0270721E5 F - Allocations pour l'usage d'un véhicule à moteur

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6(1)b)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] Are allowances for the use of a motor vehicle received by an employee for the distance travelled between home and work taxable under paragraph 6(1)(b) of the Income Tax Act?

Position: Yes.

Reasons: These are allowances for personal or living expenses. This conclusion is consistent with the jurisprudence as well as Canada Revenue Agency policy.

							Marie-Claude Hébert
XXXXXXXXXX 	  					Advocate
							2008-027440
June 13, 2008

Subject: Allowance for the use of a motor vehicle

Dear Sir,

This is further to your request of March 3, 2008 for our interpretation of the tax treatment of certain allowances paid to employees for the use of their motor vehicles.

Unless otherwise indicated, all legislative references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

Facts:

In your letter, you stated the following facts:

In accordance with their collective agreement, employees receive an allowance from their employer, XXXXXXXXXX as compensation for the use of their personal vehicle. This allowance is paid when an employee is on call and must return to work after the employee’s regular shift. The amount of the allowance is calculated based on the amount that would have to be disbursed if the employee used a taxi to return to work.

Question:

In light of the above facts, you wish to know whether the allowances paid by XXXXXXXXXX must be included in the income of employees and, if so, whether a deduction is allowed in computing the income of employees in respect of that allowance.

Analysis:

The situation you have indicated in your letter appears to be related to an actual situation, which concerns a specific taxpayer. As explained in Information Circular 70-6R5, it is not the practice of the Directorate to comment on proposed transactions involving specific taxpayers otherwise than in the form of an advance income tax ruling. If your situation involves a specific taxpayer and a transaction, you should provide all relevant facts and documents to the appropriate Tax Services Office for their views. We are, however, prepared to provide the following general comments, which we hope you will find helpful.

Paragraph 6(1)(b) provides that amounts received in a taxation year as an allowance for personal or living expenses or as an allowance for any other purpose must be included in the income of the recipient. One of the exceptions to this paragraph is subparagraph 6(1)(b)(vii.1) which reads as follows:

6(1)(b) – all amounts received by the taxpayer in the year as an allowance for personal or living expenses or as an allowance for any other purpose, except

(vii.1) - reasonable allowances for the use of a motor vehicle received by an employee (other than an employee employed in connection with the selling of property or the negotiating of contracts for the employer) from the employer for travelling in the performance of the duties of the office or employment…

As stated in Interpretation Bulletin IT-522R, the Canada Revenue Agency ("CRA") is generally of the view that expenses attributed to travel between an employee's residence and the employee’s place of employment are personal expenses that cannot be deducted. In order for allowances received by a taxpayer for the use of a motor vehicle to fall within the exception provided by subparagraph 6(1)(b)(vii.1), travel must generally be for one of two purposes:

Travel expenses incurred by the taxpayer to travel from one place of employment to another; or
Travel expenses incurred in the performance of the duties of the taxpayer's office.

Furthermore, sometimes, for safety or other reasons, it is not permitted or practical for an employee to travel to a workplace with a public or private vehicle. In those circumstances, the CRA is of the view that the employer may provide transportation for the employee between certain pick-up points and the workplace without any taxable benefit being included in the employee's income.

In this case, based on the facts you have provided us with, we are of the view that travel expenses incurred by employees when responding to calls after their regular shift are personal in nature. Furthermore, this is not travel between two places of employment or travel made in the performance of their duties; this travel simply allows employees to carry out their duties once they have arrived at their place of employment. Finally, we have no information that would allow us to conclude that transportation is provided by XXXXXXXXXX due to the unavailability or prohibition of the use of a private or public vehicle. Consequently, we are of the view that allowances paid by XXXXXXXXXX for the use of a motor vehicle in the above circumstances must be included in the income of employees in the year in which they are received. Finally, given the personal nature of the travel, it is not possible to deduct the related expenses.

We hope that our comments are of assistance.

Best regards,

François Bordeleau, LL.B.
Manager
Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Les allocations pour l'usage d'un véhicule à moteur reçues par un employé pour la distance parcourue entre sa résidence et son lieu de travail sont-elles imposables en vertu de l'alinéa 6(1)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Position Adoptée: Oui.

Raisons: Il s'agit d'allocations pour frais personnels ou de subsistance. Cette conclusion est conforme à la jurisprudence ainsi qu'à la politique de l'Agence du revenu du Canada.

							Marie-Claude Hébert
XXXXXXXXXX 	  					Avocate
							2008-027440
Le 13 juin 2008

Objet: Allocation pour l'usage d'un véhicule à moteur

Monsieur,

La présente fait suite à votre demande du 3 mars 2008 par laquelle vous nous demandez notre interprétation relativement au traitement fiscal à accorder à certaines allocations versées à des employés pour l'usage de leur véhicule à moteur.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ").

Faits :

Dans votre lettre, vous mentionnez les faits suivants :

Conformément à leur convention collective, des employés reçoivent une allocation de leur employeur, XXXXXXXXXX en guise de compensation pour l'utilisation de leur véhicule personnel. Cette allocation est versée lorsqu'un employé est sur appel et doit retourner sur les lieux du travail après son quart de travail régulier. Le montant de l'allocation est calculé en fonction du montant qui devrait être déboursé si l'employé utilisait un taxi pour retourner sur les lieux du travail.

Question :

À la lumière des faits précités, vous désirez savoir si les allocations versées par XXXXXXXXXX doivent être incluses dans le revenu des employés et le cas échéant, si une déduction est permise dans le calcul du revenu des employés relativement à cette allocation.

Analyse :

La situation que vous avez indiquée dans votre lettre semble être liée à une situation de fait, qui concerne un contribuable précis. Comme il est expliqué dans la circulaire d'information 70-6R5, la Direction n'a pas comme pratique de faire des commentaires sur des opérations envisagées qui concernent des contribuables précis autrement que sous la forme d'une décision anticipée en matière d'impôt. Si votre situation concerne un contribuable précis et une opération effectuée, vous devez transmettre tous les faits et les documents pertinents au bureau des services fiscaux approprié pour obtenir son point de vue. Nous sommes, cependant, disposés à fournir les commentaires généraux suivants, lesquels, nous l'espérons, sauront vous être utiles.

L'alinéa 6(1)b) prévoit que les sommes reçues au cours d'une année d'imposition à titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin doivent être incluses dans le revenu de celui qui les reçoit. Une des exceptions à cet alinéa est le sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) qui se lit comme suit :

6(1)b) - Les sommes qu'il a reçues au cours de l'année à titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin, sauf :

(vii.1) - Les allocations raisonnables pour l'usage d'un véhicule à moteur qu'un employé - dont l'emploi n'est pas lié à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur - a reçues de son employeur pour voyager dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi [...]

Tel qu'énoncé dans le bulletin d'interprétation IT-522R, l'Agence du revenu du Canada (" ARC ") est généralement d'avis que les frais attribués aux déplacements entre la résidence de l'employé et son lieu de travail constituent des frais personnels qui ne peuvent pas être déduits. Afin que les allocations reçues par un contribuable pour l'usage d'un véhicule à moteur puissent tomber sous le coup de l'exception prévue par le sous-alinéa 6(1)b)(vii.1), les déplacements doivent généralement s'effectuer à l'une des deux fins suivantes :

Les frais de déplacement sont encourus par le contribuable pour se rendre d'un lieu de travail à un autre; ou
Les frais de déplacement sont engagés dans l'accomplissement des fonctions de la charge du contribuable.

Par ailleurs, parfois, pour des motifs de sécurité ou autres, il n'est pas permis ou pratique pour l'employé de se rendre à un lieu de travail avec un véhicule public ou privé. Dans ces circonstances, l'ARC est d'avis que l'employeur peut assurer le transport de l'employé entre certains points de prise en charge et le lieu de travail sans qu'il y ait d'avantage imposable inclus dans le revenu de l'employé.

En l'espèce, d'après les faits que vous nous avez communiqués, nous sommes d'avis que les frais de déplacement engagés par des employés lorsqu'ils répondent à des appels après leur quart de travail régulier sont de nature personnelle. En outre, il ne s'agit pas de déplacements entre deux lieux de travail ni de déplacements effectués dans l'accomplissement de leurs fonctions; ces déplacements permettent simplement aux employés d'accomplir leurs fonctions une fois rendus à leur lieu de travail. Enfin, nous n'avons aucune information qui nous permettrait de conclure que le transport est fourni par XXXXXXXXXX en raison de la non-disponibilité ou de l'interdiction d'utiliser un véhicule privé ou public. Par conséquent, nous sommes d'avis que les allocations versées par XXXXXXXXXX pour l'usage d'un véhicule à moteur dans les circonstances précitées doivent être incluses dans le revenu des employés pour l'année durant laquelle elles sont reçues. Finalement, compte tenu de la nature personnelle du déplacement, il n'est pas possible de déduire les frais afférent.

En espérant que nos commentaires vous sont utiles, nous vous prions d'agréer, monsieur, l'expression de nos sentiments les plus distingués.

François Bordeleau, LL.B.
Gestionnaire
Section des entreprises et des sociétés de personnes
Division des entreprises et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b) - Subparagraph 6(1)(b)(vii.1)

allowance for employees’ to return to work after regular shift to be on call was taxable

In accordance with their collective agreement, employees are paid an allowance as compensation for the use of their personal vehicle when the employee is on call and must return to work after the employee’s regular shift in order to respond to calls – with the amount of the allowance based on what would have been disbursed had the employee instead returned to work by taxi. In finding that the allowance was taxable, CRA stated:

[T]his is not travel between two places of employment or travel made in the performance of their duties; this travel simply allows employees to carry out their duties once they have arrived at their place of employment.

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