2 February 2017 Quebec CPA Individual Taxation Roundtable Q. 1.7, 2016-0674811C6 F - Allocations automobiles & dépenses afférentes

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6(1)b), 8(1)h.1)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: Are the car allowances paid in the various proposed scenarios reasonable ? 2. Can an employee claim a deduction for the use of his motor vehicle in the course of his employment if his employer is of the opinion that the allowance paid for the use of the said vehicle is reasonable (contrary to the employee’s opinion) ? 3. Can the CRA specify the amount of eligible expenses an employee may claim for the use of his or her motor vehicle under various scenarios ?

Position: 1. General comments. 2. No. 3. No.

Reasons: 1. General comments will be helpful in answering specific questions. 2. One of the conditions for an employee to claim employment expenses is that he must enclose with his return the prescribed form signed by his employer certifying that the conditions of employment set out in paragraph 8(1)(h.1) are met. If the employer believes that the allowance received by the employee is reasonable, the conditions set out in paragraph 8(1)(h.1) would not be met. The employer has no obligation to produce such a form. 3. This Directorate does not confirm any tax treatment resulting from a given situation except in the context of a request for an advance income tax ruling.

QUÉBEC CPA ROUNDTABLE - TAXATION OF INDIVIDUALS -
FEBRUARY 2, 2017

QUESTION 1.7

AUTOMOBILE ALLOWANCE AND MOTOR VEHICLE EXPENSE

Paragraph 8(1)(h.1) provides that a taxpayer may deduct in respect of a motor vehicle in a taxation year the cost of traveling in the performance of the taxpayer’s employment duties if certain conditions are met. In particular, he or she must be required to carry on the duties of the office or employment away from the employer’s place of business or in different places, and must be required under the contract of employment to pay motor vehicle expenses incurred in the performance of the duties of the office or employment. Form T2200 will generally attest to these two conditions.

However, such deduction is not permitted if the taxpayer has received an allowance for motor vehicle expenses which, because of paragraph 6(1)(b), is not included in the taxpayer's income for the year.

In some situations, an employee may be partially reimbursed with respect to traveling in the course of employment with the employee’s own vehicle. This may occur, for example, for an employer who only reimburses employees only up to a maximum number of kilometers to employees in a calendar year, an employer who does not reimburse for a certain number of kilometers in each trip made, or one who compensates the employee according to the distance between a client's place of business and the employer’s main place of business (and not the employee's home, even if the latter leaves home to go directly to the client).

Questions to the CRA:

A. Does the CRA consider that allowances paid to an employee in respect of travel in the course of employment are reasonable in the following situations?

I. An employer pays an allowance of $0.45 per kilometer to its employees, up to a maximum of 10,000 kilometers per year. Once this level is reached, the employer no longer pays allowances to the employee.

Ii. An employer pays an allowance of $0.45 per kilometer to employees but the employee does not receive an allowance for the portion of the trip that is 20 km or less on the same day. If the distance is, for example, 30 km, the employee receives an allowance of $4.50 [(30 km - 20 km) x $0.45].

iii. An employer pays an allowance of $0.45 per kilometer to its employee, calculated on the lesser of the employee's actual distance traveled or the distance to and from the employer's place of business to that of the customer.

B. Where the per-kilometer allowance paid is not reasonable in the eyes of the employee but is not included on the employee’s T4 by the employer (which considered it to be reasonable at the time it was paid), can the CRA provide an explanation of how the employee should claim the motor vehicle expenses and the GST rebate, if applicable? As an example, here are some alternatives that we think could be available to the employee:

I. Reduce expenses related to the use of the automobile by the amount of the allowance received, on Form T777

ii. Add the amount of allowances received on line 104 of T1 and claim all expenses related to the use of the automobile

iii. Ask the employer to amend the T4 to include the allowances received in employment income and claim all expenses related to the use of the automobile

C. With respect to the four situations outlined below, can the CRA specify the amount of eligible expenses among the three alternatives and indicate whether the employee can claim the GST rebate in respect of the amounts deducted:

i. An employee traveled a total of 14,000 km during the year in the course of employment (out of the 20,000 km traveled in total with the employee’s car) and received an allowance of $0.40 per km for the first 10,000 kilometers traveled during the year. In total, the employee's expenses for the year in respect of the vehicle are $10,000. Different alternatives are possible for computing the deductible amount:

1. an amount of $2,000 [($10,000/20,000 km) x (14,000 km - 10,000 km)] which is the expense relating to the 4,000 km which have not been the object of the per-kilometer allowance (which was considered reasonable by the employer);

2. an amount of $3,000 [(14,000 km/20,000 km) x $10,000 - ($0.40 x 10,000 km)], which is the percentage of expenditures related to use in employment (70% of $10,000), reduced by the allowance received ($4,000);

3. inclusion of the allowance received of $4,000 in other employment income on line 104 and deduction in the computation of employment income in the amount of $7,000, that is, the expenses related to the use of the automobile in employment.

ii. An employee traveled a total of 12,000 km during the year in the course of employment (out of the 20,000 km traveled in total with the employee’s car) and received an allowance of $0.51 per km for the 10,000 kilometers driven during the year. The difference of 2,000 km is due to the fact that the allowance was not paid for the first 20 kilometers driven in a day. In total, the employee's expenses for the year in respect of the vehicle are $10,000. Different alternatives are possible for computing the deductible amount:

1. an amount of $1,000 [($10,000/20,000 km) x (12,000 km - 10,000 km)], which is the expense relating to the 2,000 km which have not been the object of the per-kilometer allowance (which was considered reasonable by the employer);

2. an amount of $900 [(12,000 km/20,000 km) x $10,000 - ($0.51 x 10,000 km)], which is the percentage of expenses related to employment (60% of $10,000), reduced by the allowance received ($5,100);

3. inclusion of the allowance received of $5,100 in other employment income on line 104 and deduction in the calculation of employment income in the amount of $6,000, that is, the expenses related to the use of the automobile in employment.

iii. An employee traveled a total of 13,000 km during the year in the course of employment (out of the 20,000 km traveled in total with the employee’s car) and received an allowance of $0.51 per km for the 10,000 kilometers traveled during the year. The difference of 3,000 km is based on the fact that the allowance was calculated on the lesser of the actual distance traveled by the employee or the distance between the place of business of the employer and that of the client. In total, the employee's expenses for the year in respect of the vehicle are $10,000. Different alternatives are possible for calculating the deductible amount:

1. an amount of $1,500 [($10,000/20,000 km) x (13,000 km – 10,000 km)], i.e. the expense relating to the 3,000 km which have not been the object of the per-kilometer allowance (which was considered reasonable by the employer);

2. an amount of $1,400 [(13,000 km/20,000 km) x $10,000 - ($0.51 x 10,000 km)], which is the percentage of expenses related to use in employment (65% of $10,000), reduced by the allowance received ($5,100);

3. inclusion of the allowance received of $5,100 in other employment income on line 104 and deduction in the computation of employment income in the amount of $6,500, that is, the expenses related to the use of the automobile in employment.

iv. An employee traveled a total of 14,000 km during the year in the course of employment (of the 20,000 km traveled in total with the employee’s car) and received an allowance of $0.40 per km for all 14,000 kilometers traveled for employment purposes in the year. In total, the employee's expenses for the year in respect of the vehicle are $10,000. Different alternatives are possible for calculating the deductible amount:

1. an amount of $1,400 [(14,000 km/20,000 km) x $10,000 - ($0.40 x 14,000 km)], which is the percentage of expenses related to use in employment (70% of $10,000), reduced by the allowance received ($5,600);

2. inclusion of the allowance received of $5,600 in other employment income on line 104 and deduction in the calculation of employment income in the amount of $7,000, that is, expenses related to the use of the automobile in employment;

3. no deductible amount because all kilometers traveled were covered by a reasonable allowance.

CRA response:

A. The Income Tax Act does not specify what constitutes a "reasonable allowance" for the purposes of section 6. The question of whether an allowance is reasonable is a fact which can only be resolved after an analysis of all the facts relating to each situation. Accordingly, the CRA cannot make a definitive determination as to the reasonableness of the allowances paid to employees in the three scenarios described in Section A above.

That being said, the following general comments have been prepared to assist taxpayers in determining the tax consequences that may result from the allowances they receive for traveling in the course of their employment. Although these comments do not refer to any specific situation set out in the question, they take into account the information contained therein.

In short, the CRA's long-standing position (footnote 1) is that an allowance calculated at a rate per kilometer is considered reasonable if all of the following conditions are met:

the allowance is only calculated according to the number of kilometers traveled on business in the year;
the rate per kilometer is reasonable;
the employer has not reimbursed the employee for expenses related to this use of the vehicle.

The CRA is of the view that a per-kilometer rate is reasonable if it is to cover expenses incurred by an employee for the use of a motor vehicle in the performance of employment duties. For example, to justify that a per-kilometer rate is reasonable, the following could be taken into account: the type of vehicle, the road conditions and the cost of gasoline or the electricity rate at the specific venue.

Generally, the CRA accepts a rate based on mileage as being reasonable if it corresponds to the rate prescribed in section 7306 (footnote 2). This administrative position applies where an employee is responsible for all expenses related to the motor vehicle. However, a rate different from that prescribed may be considered reasonable in light of the particular facts of a situation.

The situations described in (i), (ii) and (iii) have the particular aspect of describing where an employee could not receive any allowance for part of the total distance traveled in the performance of employment duties .

In such cases, an allowance may not be high enough in relation to expenses that an employee is expected to incur in a specific situation, and thus not be reasonable. If applicable, the allowance is a taxable benefit that the employee will have to include in employment income in accordance with paragraph 6(1)(b). An employee may, however, if all of the requirements are met, claim the deductions provided in paragraphs 8(1)(h), (h.1) or (j). The limits of paragraph 13(7)(g) and sections 67.2 and 67.3 will apply to the computation of expenses incurred by the employee.

In addition, the CRA has stated (footnote 3) that where an employee elects to include in income the amount of a non-taxable motor vehicle allowance, the employee can deduct the expenses for that vehicle which were actually incurred and which are otherwise deductible on condition that the employee can demonstrate that such expenses are in excess of the allowance in question.

B. Subsection 8(10) establishes certain conditions that an employee must satisfy in order to be able to deduct an amount for a taxation year, inter alia, under paragraph 8(1)(h.1). One of them is that the taxpayer must enclose with the taxpayer’s return for the taxation year the prescribed form signed by the taxpayer’s employer, which certifies that the emplyment conditions set out in paragraph 8(1)(h.1) are met.

Where an employer realizes that a mistake has been made, the employer must normally prepare modified T4 slips to correct the situation. Changes can be made via the internet or by producing new paper slips that will be sent to the CRA. In both cases, a copy of the amended T4 slips must be sent to all affected employees so that they can request an adjustment to their income tax return for the particular taxation year. When an employee wishes to obtain an adjustment to an income tax return already filed for a particular taxation year that is within the normal reassessment period, the employee must request that CRA correct the income tax return by filing with the Tax Center, a T1-ADJ - T1 Adjustment Request form, duly completed, or a signed letter that provides all information respecting the request.

C. The income tax treatment of particular transactions proposed by a specific taxpayer will only be confirmed by the Income Tax Rulings Directorate in the context of an advance income tax ruling request submitted in the manner set out in Information Circular IC 70-6R7 (footnote 4).

Consequently, under the hypothetical scenarios proposed, the CRA cannot specify or confirm the amount of eligible motor vehicle expenses that an employee may claim or the amount of the GST rebate for such an amount.

In general, Chapters 8 and 9 of the Employers' Guide 2016 (footnote 5) are excellent sources of information that allow taxpayers (employees) to determine the amount of motor vehicle expenses to which they are entitled depending on their particular circumstances. Chapter 10 of the Guide also provides information on the GST rebate.

Nancy Deslandes
2016-067481
February 2, 2017

FOOTNOTES

Due to our system requirements, footnotes contained in the original document are reproduced below:

1 CANADA REVENUE AGENCY, T4130 - Employers' Guide - Taxable Benefits and Allowances Guide, 2016, Chapter 2, under "Automobile and motor vehicle allowances".
2 CANADA REVENUE AGENCY, Income Tax Folio - S2-F3-C2, Benefits and Allowances Received from Employment, July 6, 2016, paragraph 2.67.
3 See http://www.cra-arc.gc.ca/tx/ndvdls/tpcs/ncm-tx/rtrn/cmpltng/ddctns/lns206-236/229/slry/mtrvhcl-eng.html.
4 CANADA REVENUE AGENCY, Information Circular IC70-6R7 - Advance Income Tax Rulings and Technical Interpretations, April 22, 2016.
5 CANADA REVENUE AGENCY, T4130 - Employers' Guide - Taxable Benefits and Allowances Guide - Including Forms T777, TL2, T2200 and GST370", 2016.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: 1. Est-ce que les allocations automobiles versées dans les différents scénarios proposés sont raisonnable ?/ Are the car allowances paid in the various proposed scenarios reasonable ? 2. Est-ce qu'un employé peut réclamer des frais afférents à l'utilisation de son véhicule à moteur dans l'exercice de son emploi si son employeur est d'avis que l'allocation versée pour l'utilisation dudit véhicule est raisonnable (alors que l'employé est d'avis contraire) ? / Can an employee claim a deduction for the use of his motor vehicle in the course of his employment if his employer is of the opinion that the allowance paid for the use of the said vehicle is reasonable (contrary to the employee’s opinion) ? 3. Est-ce que l'ARC peut préciser le montant des dépenses admissibles que peut réclamer un employé pour l'utilisation de son véhicule à moteur dans divers scénarios ? / Can the CRA specify the amount of eligible expenses an employee may claim for the use of his or her motor vehicle under various scenarios ?

Position Adoptée: 1. Commentaires généraux / General comments. 2. Non / No. 3. Non / No.

Raisons: 1.Les commentaires généraux seront utiles pour répondre aux questions spécifiques / General comments will be helpful in answering specific questions. 2. Une des conditions à remplir pour qu'un employé puisse réclamer des dépenses d'emploi est qu’il doit joindre à sa déclaration de revenu le formulaire prescrit signé par son employeur, qui atteste que les conditions de travail énoncées à l’alinéa 8(1)h.1) sont remplies. Si l'employeur croit que l'allocation reçue par l'employé est raisonnable, les conditions énoncées à l’alinéa 8(1)h.1) ne sont pas remplies. L'employeur n'a aucune obligation de produire un tel formulaire. / One of the conditions for an employee to claim employment expenses is that he must enclose with his return the prescribed form signed by his employer certifying that the conditions of employment set out in paragraph 8(1)(h.1) are met. If the employer believes that the allowance received by the employee is reasonable, the conditions set out in paragraph 8(1)(h.1) would not be met. The employer has no obligation to produce such a form. 3. Cette Direction ne confirme aucun traitement fiscal résultant d'une situation donnée sauf dans le cadre d’une demande de décision anticipée. / This Directorate does not confirm any tax treatment resulting from a given situation except in the context of a request for an advance income tax ruling.

COLLOQUE CPA QUÉBEC – FISCALITÉ DES PARTICULIERS –
2 FÉVRIER 2017

QUESTION 1.7

ALLOCATION AUTOMOBILE ET DÉPENSES AFFÉRENTES À UN VÉHICULE À MOTEUR

L’alinéa 8(1)h.1) L.I.R. prévoit qu’un contribuable peut, dans une année d’imposition, déduire les dépenses afférentes à un véhicule à moteur pour se déplacer dans l’exercice des fonctions de son emploi si certaines conditions sont remplies. Notamment, il doit être habituellement tenu d’accomplir les fonctions de son emploi ailleurs qu’au lieu d’affaires de son employeur et doit être tenu, aux termes de son contrat d’emploi, d’acquitter les frais afférents à un véhicule à moteur qu’il a engagés dans l’accomplissement de son emploi. Le formulaire T2200 attestera généralement de ces deux conditions.

Toutefois, une telle déduction n’est pas possible s’il a reçu une allocation pour frais afférents à un véhicule à moteur qui, par l’effet de l’alinéa 6(1)b) L.I.R., n’est pas incluse dans le calcul de son revenu pour l’année.

Dans certaines situations, un employé peut être indemnisé partiellement à l’égard des déplacements effectués dans le cadre de son emploi avec son propre véhicule. Il peut s’agir, à titre d’exemple seulement, d’un employeur qui indemnise un nombre maximum de kilomètres à ses employés au cours d’une année civile, d’un employeur qui n’indemnise pas un certain nombre de kilomètres pour chacun des déplacements effectués ou de celui qui indemnise plutôt l’employé selon la distance qui sépare la place d’affaires du client et sa principale place d’affaires (et non le domicile de l’employé, même si ce dernier part de son domicile pour se rendre directement chez le client).

QUESTIONS À l’ARC :

A. L’ARC considère-t-elle que les allocations versées à un employé, à l’égard de déplacements effectués dans le cadre de son emploi, sont raisonnables dans les situations suivantes?

i. Un employeur verse une allocation de 0,45 $ du kilomètre à ses employés, jusqu’à un maximum de 10 000 kilomètres par année. Une fois ce niveau atteint, l’employeur ne verse plus d’allocations à l’employé.

ii. Un employeur verse une allocation de 0,45 $ du kilomètre à ses employés, mais l’employé ne reçoit aucune allocation pour la portion du déplacement qui est de 20 km ou inférieur lors d’une même journée. Si le déplacement est, par exemple, de 30 km, l’employé reçoit une allocation de 4,50 $ [(30 km – 20 km) x 0,45 $].

iii. Un employeur verse une allocation de 0,45 $ du kilomètre à son employé, calculée sur le moindre de la distance réelle parcourue par l’employé ou de la distance, allez-retour, qui sépare la place d’affaires de l’employeur de celle du client.

B. Dans le cas où l’allocation kilométrique versée n’est pas raisonnable aux yeux de l’employé, mais que celle-ci n’a pas été incluse sur son T4 par l’employeur (ce dernier la jugeait raisonnable au moment où elle a été versée), l’ARC peut-elle préciser comment l’employé doit procéder pour réclamer les dépenses afférentes à son véhicule à moteur et le remboursement de TPS, le cas échéant? À titre d’exemple, voici différentes alternatives qui, selon nous, pourraient être possibles pour l’employé :

i. Réduire les dépenses afférentes à l’usage de l’automobile du montant de l’allocation reçue, sur le formulaire T777

ii. Ajouter le montant des allocations reçues à la ligne 104 de la T1 et réclamer la totalité des dépenses afférentes à l’usage de l’automobile

iii. Demander à l’employeur d’amender son T4 pour inclure les allocations reçues dans son revenu d’emploi et réclamer la totalité des dépenses afférentes à l’usage de l’automobile

C. À l’égard des quatre situations énoncées ci-après, l’ARC peut-elle préciser le montant des dépenses admissibles entre les trois alternatives proposées et indiquer si l’employé peut réclamer le remboursement de TPS à l’égard des montants déduits :

i. Un employé a parcouru un total de 14 000 km au cours de l’année pour son emploi (sur les 20 000 km parcourus avec sa voiture) et a reçu une allocation de 0,40 $ par km à l’égard des 10 000 premiers kilomètres parcourus dans l’année. Au total, les dépenses engagées par l’employé pour l’année à l’égard de son véhicule se chiffrent à 10 000 $. Différentes alternatives sont possibles pour calculer le montant déductible :

1. un montant de 2 000 $ [(10 000 $ / 20 000 km) x (14 000 km – 10 000 km)], soit la dépense afférente aux 4 000 km qui n’ont pas fait l’objet d’une allocation kilométrique (qui a été jugée raisonnable par l’employeur);

2. un montant de 3 000 $, [(14 000 km / 20 000 km) x 10 000 $ – (0,40 $ x 10 000 km)], soit le pourcentage des dépenses reliées à l’utilisation pour l’emploi (70 % de 10 000 $), réduction faite de l’allocation reçue (4 000 $);

3. inclusion de l’allocation reçue de 4 000 $ dans les autres revenus d’emploi à la ligne 104 et déduction dans le calcul du revenu d’emploi d’un montant de 7 000 $, soit les dépenses reliées à l’utilisation de l’automobile pour l’emploi.

ii. Un employé a parcouru un total de 12 000 km au cours de l’année pour son emploi (sur les 20 000 km parcourus avec sa voiture) et a reçu une allocation de 0,51 $ par km à l’égard de 10 000 kilomètres parcourus dans l’année. La différence de 2 000 km vient du fait que l’allocation n’était pas versée pour les 20 premiers kilomètres parcourus dans une journée. Au total, les dépenses engagées par l’employé pour l’année à l’égard de son véhicule se chiffrent à 10 000 $. Différentes alternatives sont possibles pour calculer le montant déductible :

1. un montant de 1 000 $ [(10 000 $ / 20 000 km) x (12 000 km – 10 000 km)], soit la dépense afférente aux 2 000 km qui n’ont pas fait l’objet d’une allocation kilométrique (qui a été jugée raisonnable par l’employeur);

2. un montant de 900 $, [(12 000 km / 20 000 km) x 10 000 $ – (0,51 $ x 10 000 km)], soit le pourcentage des dépenses reliées à l’utilisation pour l’emploi (60 % de 10 000 $), réduction faite de l’allocation reçue (5 100 $);

3. inclusion de l’allocation reçue de 5 100 $ dans les autres revenus d’emploi à la ligne 104 et déduction dans le calcul du revenu d’emploi d’un montant de 6 000 $, soit les dépenses reliées à l’utilisation de l’automobile pour l’emploi.

iii. Un employé a parcouru un total de 13 000 km au cours de l’année pour son emploi (sur les 20 000 km parcourus avec sa voiture) et a reçu une allocation de 0,51 $ par km à l’égard de 10 000 kilomètres parcourus dans l’année. La différence de 3 000 km vient du fait que l’allocation était calculée sur le moindre de la distance réelle parcourue par l’employé ou la distance qui sépare la place d’affaires de l’employeur de celle du client. Au total, les dépenses engagées par l’employé pour l’année à l’égard de son véhicule se chiffrent à 10 000 $. Différentes alternatives sont possibles pour calculer le montant déductible :

1. un montant de 1 500 [(10 000 $ / 20 000 km) x (13 000 km – 10 000 km)], soit la dépense afférente aux 3 000 km qui n’ont pas fait l’objet d’une allocation kilométrique (qui a été jugée raisonnable par l’employeur);

2. un montant de 1 400 $, [(13 000 km / 20 000 km) x 10 000 $ – (0,51 $ x 10 000 km)], soit le pourcentage des dépenses reliées à l’utilisation pour l’emploi (65 % de 10 000 $), réduction faite de l’allocation reçue (5 100 $);

3. inclusion de l’allocation reçue de 5 100 $ dans les autres revenus d’emploi à la ligne 104 et déduction dans le calcul du revenu d’emploi d’un montant de 6 500 $, soit les dépenses reliées à l’utilisation de l’automobile pour l’emploi.

iv. Un employé a parcouru un total de 14 000 km au cours de l’année pour son emploi (sur les 20 000 km parcourus avec sa voiture) et a reçu une allocation de 0,40 $ par km pour la totalité des 14 000 kilomètres parcourus à des fins d’emploi dans l’année. Au total, les dépenses engagées par l’employé pour l’année à l’égard de son véhicule se chiffrent à 10 000 $. Différentes alternatives sont possibles pour calculer le montant déductible :

1. un montant de 1 400 $, [(14 000 km / 20 000 km) x 10 000 $ – (0,40 $ x 14 000 km)], soit le pourcentage des dépenses reliées à l’utilisation pour l’emploi (70 % de 10 000 $), réduction faite de l’allocation reçue (5 600 $);

2. inclusion de l’allocation reçue de 5 600 $ dans les autres revenus d’emploi à la ligne 104 et déduction dans le calcul du revenu d’emploi d’un montant de 7 000 $, soit les dépenses reliées à l’utilisation de l’automobile pour l’emploi;

3. aucune somme déductible, car tous les kilomètres parcourus ont fait l’objet d’une allocation raisonnable.

RÉPONSES DE L’ARC:

A. La Loi de l’impôt sur le revenu ne précise pas ce qu’est une « allocation raisonnable » pour les fins de l’article 6 L.I.R. La question de savoir si une allocation est raisonnable en est une de fait qui ne peut être résolue qu’après une analyse de tous les faits relatifs à chaque situation. C’est pourquoi l’ARC ne peut se prononcer de façon définitive sur le caractère raisonnable des allocations versées à des employés dans les trois scénarios qui ont été décrits dans la section A qui précède.

Ceci étant dit, les commentaires généraux qui suivent ont été préparés afin d’aider les contribuables à déterminer les conséquences fiscales pouvant résulter des allocations qu’ils reçoivent pour les déplacements qu’ils effectuent dans l’exercice de leurs emplois. Bien que ces commentaires ne réfèrent à aucune situation spécifique énoncée dans la question, ils prennent en compte les renseignements qu’on y retrouve.

En bref, la position (footnote 1) de longue date de l’ARC est qu’une allocation calculée selon un taux par kilomètre est considérée comme raisonnable si toutes les conditions suivantes sont remplies :

l’allocation est calculée uniquement selon le nombre de kilomètres parcourus pour affaires dans l’année;
le taux par kilomètre est raisonnable;
l’employeur n’a pas remboursé l’employé pour des dépenses liées à cette utilisation du véhicule.

L’ARC est d’avis qu’un taux par kilomètre est raisonnable s’il vise à couvrir les dépenses engagées par un employé pour l’usage d’un véhicule à moteur dans l’accomplissement de ses fonctions d’emploi. Par exemple, pour justifier qu’un taux par kilomètre est raisonnable on pourrait, entre autres, tenir compte des éléments suivants : le type de véhicule, les conditions routières et le coût de l’essence ou le tarif d’électricité à l’endroit spécifique.

De façon générale, l’ARC accepte un taux basé sur le kilométrage comme étant raisonnable s’il correspond au taux prescrit selon l’article 7306 R.I.R. (footnote 2) Cette position administrative s’applique lorsqu’un employé assume toutes les dépenses liées au véhicule à moteur. Cependant, un taux différent de celui prescrit peut être considéré comme raisonnable compte tenu des faits particuliers à une situation.

Les situations décrites à (i), (ii) et (iii) ont la particularité de présenter des scénarios où un employé pourrait, pour une partie de la distance totale parcourue dans l’accomplissement de ses fonctions d’emploi, ne recevoir aucune allocation.

Dans de tels cas, une allocation pourrait ne pas être assez élevée par rapport aux dépenses qu’on s’attend qu’un employé engage dans une situation spécifique et ainsi, ne pas être raisonnable. Le cas échéant, l’allocation est un avantage imposable que l’employé devra inclure dans son revenu d’emploi conformément à l’alinéa 6(1)b) L.I.R. L’employé pourra toutefois, s’il remplit toutes les conditions prévues, réclamer les déductions prévues aux alinéas 8(1)h), h.1) ou j) L.I.R. Les limites de l’alinéa 13(7)g) et des articles 67.2 et 67.3 s’appliqueront au calcul des dépenses engagées par l’employé.

De plus, l’ARC a indiqué (footnote 3) que, lorsqu’un employé choisit d’inclure dans son revenu le montant d’une allocation non-imposable reçue pour des frais d’un véhicule à moteur, il peut alors déduire les frais de ce véhicule qu’il a réellement encourus et qui sont autrement déductibles à la condition qu’il puisse démontrer que lesdits frais dépassent l’allocation en question.

B. Le paragraphe 8(10) L.I.R. édicte certaines conditions qu’un employé doit remplir afin de pouvoir déduire un montant pour une année d’imposition en application, entre autres, de l’alinéa 8(1)h.1) L.I.R. L’une d’entre elles est qu’il doit joindre à sa déclaration de revenu pour l’année, le formulaire prescrit signé par son employeur, qui atteste que les conditions de travail énoncées à l’alinéa 8(1)h.1) sont remplies.

Un employeur n’est pas tenu de remplir ou de signer le formulaire T2200 pour un employé s’il est d’avis que les conditions de travail énoncées à l’alinéa 8(1)h.1) ou à toutes les autres dispositions mentionnées au paragraphe 8(10) L.I.R. ne sont pas respectées. Toutefois, l’ARC s’attend à ce que les employeurs remplissent le formulaire T2200 dans les situations où les employés ont des motifs raisonnables de demander une déduction en vertu de l’alinéa 8(1)h.1) L.I.R. ou en vertu des autres dispositions de l’article 8 mentionnées au paragraphe 8(10) L.I.R.

Lorsqu’un employeur réalise qu’il a commis une erreur, il doit normalement préparer des feuillets T4 modifiés afin de corriger la situation. Les modifications peuvent être faites au moyen de l’internet ou en produisant de nouveaux feuillets en version papier qui seront envoyés à l’ARC. Dans les deux cas, une copie des feuillets T4 modifiés doit être envoyée à tous les employés touchés pour qu’ils puissent demander un redressement de leur déclaration de revenu pour l’année d’imposition donnée. Lorsqu’un employé désire obtenir un redressement d’une déclaration de revenu déjà produite pour une année d’imposition donnée qui est à l’intérieure de la période normale de nouvelle cotisation, il doit demander à l’ARC de redresser sa déclaration de revenu en produisant à son Centre fiscal, le formulaire T1-ADJ, Demande de redressement d’une T1, dûment complété ou une lettre signée qui fournit tous les renseignements concernant sa demande.

C. La Direction des décisions en impôt ne confirme le traitement fiscal relatif aux opérations données d’un contribuable en particulier que dans le cadre d’une demande de décision anticipée en matière d’impôt sur le revenu présentée de la façon décrite dans la Circulaire d’information IC 70-6R7 (footnote 4).

Par conséquent, dans le cadre des scénarios hypothétiques proposés, l’ARC ne peut donc pas préciser ou confirmer le montant de frais de véhicule à moteur admissibles qu’un employé pourrait réclamer ni le montant de remboursement de TPS afférent à un tel montant.

En général, les chapitres 8 et 9 du Guide d’emploi 2016 (footnote 5) sont d’excellentes sources de renseignements qui permettent aux contribuables (employés) de déterminer le montant de frais de véhicule à moteur auxquels ils ont droit selon leur situation bien particulière. Le chapitre 10 du même Guide fournit également des renseignements au niveau du remboursement de TPS.

Nancy Deslandes
2016-067481
2 février 2017

FOOTNOTES

En raison des exigences de nos systèmes, les notes de bas de page contenues dans le document original sont reproduites ci-dessous :

1 AGENCE DU REVENU DU CANADA, Guide de l’employeur T4130, « Avantages et allocations imposables », 2016, chapitre 2, sous « Allocations pour frais d’automobile et véhicule à moteur ».
2 AGENCE DU REVENU DU CANADA, Folio de l’impôt sur le revenu S2-F3-C2, « Avantages et allocations provenant d’un emploi », version du 6 juillet 2016, numéro 2.67.
3 Voir http://www.cra-arc.gc.ca/tx/ndvdls/tpcs/ncm-tx/rtrn/cmpltng/ddctns/lns206-236/229/slry/mtrvhcl-fra.html
4 AGENCE DU REVENU DU CANADA, Circulaire d’information IC 70-6R7, « Décisions anticipées et interprétations techniques en impôt », 22 avril 2016.
5 AGENCE DU REVENU DU CANADA, Guide d’emploi 2016, T4130, « Dépenses d’emploi - y compris les formulaires T777, TL2, T2200 et GST370 », 2016.

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 8 - Subsection 8(1) - Paragraph 8(1)(h.1)

if vehicle allowance is too low, employee can include the allowance and deduct the vehicle expenses/T2200 production expected

In discussing the situation where an employer limits the number of kilometers travelled by an employee in the course of employment for which it will pay a per-kilometer allowance, e.g., where the employer will stop paying once 10,000 kilometers have been driven in any year, or it does not pay for the first 20 km travelled in each employment-related trip, CRA stated:

In such cases, an allowance may not be high enough in relation to expenses that an employee is expected to incur in a specific situation, and thus not be reasonable. If applicable, the allowance is a taxable benefit that the employee will have to include in employment income in accordance with paragraph 6(1)(b). An employee may, however, if all of the requirements are met, claim the deductions provided in paragraphs 8(1)(h), (h.1) or (j). …

In addition, the CRA has stated…that where an employee elects to include in income the amount of a non-taxable motor vehicle allowance, the taxpayer can deduct the expenses for that vehicle which were actually incurred and which are otherwise deductible on condition that the taxpayer can demonstrate that such expenses are in excess of the allowance in question.

CRA also stated:

An employer is not required to complete or sign Form T2200 for an employee if the employer is of the opinion that the conditions of employment set out in paragraph 8(1)(h.1) or any of the other provisions referred to in subsection 8(10) are not satisfied. However, the CRA expects employers to complete Form T2200 in situations where employees have reasonable grounds to claim a deduction under paragraph 8(1)(h.1) or under the other provisions of section 8 referred to in subsection 8(10).

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Regulations - Regulation 200 - Subsection 200(3)

correction of T4s

In the context of a general discussion of the course of action to be followed where an employer subsequently determines that T4 slips issued by it were erroneous, CRA stated:

Where an employer realizes that a mistake has been made, the employer must normally prepare modified T4 slips to correct the situation. Changes can be made via the internet or by producing new paper slips that will be sent to the CRA. In both cases, a copy of the amended T4 slips must be sent to all affected employees so that they can request an adjustment to their income tax return for the particular taxation year. When an employee wishes to obtain an adjustment to an income tax return already filed for a particular taxation year that is within the normal reassessment period, the employee must request that CRA correct the income tax return by filing with the Tax Center, a T1-ADJ - T1 Adjustment Request form, duly completed, or a signed letter that provides all information respecting the request.

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2 February 2017 Quebec CPA Individual Taxation Roundtable Q. 1.7, 2016-0674811C6 F - Allocations automobiles & dépenses afférentes

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