2 February 2017 Quebec CPA Individual Taxation Roundtable Q. 1.7, 2016-0674811C6 F - Allocations automobiles & dépenses afférentes

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: 1. Est-ce que les allocations automobiles versées dans les différents scénarios proposés sont raisonnable ?/ Are the car allowances paid in the various proposed scenarios reasonable ? 2. Est-ce qu'un employé peut réclamer des frais afférents à l'utilisation de son véhicule à moteur dans l'exercice de son emploi si son employeur est d'avis que l'allocation versée pour l'utilisation dudit véhicule est raisonnable (alors que l'employé est d'avis contraire) ? / Can an employee claim a deduction for the use of his motor vehicle in the course of his employment if his employer is of the opinion that the allowance paid for the use of the said vehicle is reasonable (contrary to the employee’s opinion) ? 3. Est-ce que l'ARC peut préciser le montant des dépenses admissibles que peut réclamer un employé pour l'utilisation de son véhicule à moteur dans divers scénarios ? / Can the CRA specify the amount of eligible expenses an employee may claim for the use of his or her motor vehicle under various scenarios ?

Position Adoptée: 1. Commentaires généraux / General comments. 2. Non / No. 3. Non / No.

Raisons: 1.Les commentaires généraux seront utiles pour répondre aux questions spécifiques / General comments will be helpful in answering specific questions. 2. Une des conditions à remplir pour qu'un employé puisse réclamer des dépenses d'emploi est qu’il doit joindre à sa déclaration de revenu le formulaire prescrit signé par son employeur, qui atteste que les conditions de travail énoncées à l’alinéa 8(1)h.1) sont remplies. Si l'employeur croit que l'allocation reçue par l'employé est raisonnable, les conditions énoncées à l’alinéa 8(1)h.1) ne sont pas remplies. L'employeur n'a aucune obligation de produire un tel formulaire. / One of the conditions for an employee to claim employment expenses is that he must enclose with his return the prescribed form signed by his employer certifying that the conditions of employment set out in paragraph 8(1)(h.1) are met. If the employer believes that the allowance received by the employee is reasonable, the conditions set out in paragraph 8(1)(h.1) would not be met. The employer has no obligation to produce such a form. 3. Cette Direction ne confirme aucun traitement fiscal résultant d'une situation donnée sauf dans le cadre d’une demande de décision anticipée. / This Directorate does not confirm any tax treatment resulting from a given situation except in the context of a request for an advance income tax ruling.

COLLOQUE CPA QUÉBEC – FISCALITÉ DES PARTICULIERS –
2 FÉVRIER 2017

QUESTION 1.7

ALLOCATION AUTOMOBILE ET DÉPENSES AFFÉRENTES À UN VÉHICULE À MOTEUR

L’alinéa 8(1)h.1) L.I.R. prévoit qu’un contribuable peut, dans une année d’imposition, déduire les dépenses afférentes à un véhicule à moteur pour se déplacer dans l’exercice des fonctions de son emploi si certaines conditions sont remplies. Notamment, il doit être habituellement tenu d’accomplir les fonctions de son emploi ailleurs qu’au lieu d’affaires de son employeur et doit être tenu, aux termes de son contrat d’emploi, d’acquitter les frais afférents à un véhicule à moteur qu’il a engagés dans l’accomplissement de son emploi. Le formulaire T2200 attestera généralement de ces deux conditions.

Toutefois, une telle déduction n’est pas possible s’il a reçu une allocation pour frais afférents à un véhicule à moteur qui, par l’effet de l’alinéa 6(1)b) L.I.R., n’est pas incluse dans le calcul de son revenu pour l’année.

Dans certaines situations, un employé peut être indemnisé partiellement à l’égard des déplacements effectués dans le cadre de son emploi avec son propre véhicule. Il peut s’agir, à titre d’exemple seulement, d’un employeur qui indemnise un nombre maximum de kilomètres à ses employés au cours d’une année civile, d’un employeur qui n’indemnise pas un certain nombre de kilomètres pour chacun des déplacements effectués ou de celui qui indemnise plutôt l’employé selon la distance qui sépare la place d’affaires du client et sa principale place d’affaires (et non le domicile de l’employé, même si ce dernier part de son domicile pour se rendre directement chez le client).

QUESTIONS À l’ARC :

A. L’ARC considère-t-elle que les allocations versées à un employé, à l’égard de déplacements effectués dans le cadre de son emploi, sont raisonnables dans les situations suivantes?

i. Un employeur verse une allocation de 0,45 $ du kilomètre à ses employés, jusqu’à un maximum de 10 000 kilomètres par année. Une fois ce niveau atteint, l’employeur ne verse plus d’allocations à l’employé.

ii. Un employeur verse une allocation de 0,45 $ du kilomètre à ses employés, mais l’employé ne reçoit aucune allocation pour la portion du déplacement qui est de 20 km ou inférieur lors d’une même journée. Si le déplacement est, par exemple, de 30 km, l’employé reçoit une allocation de 4,50 $ [(30 km – 20 km) x 0,45 $].

iii. Un employeur verse une allocation de 0,45 $ du kilomètre à son employé, calculée sur le moindre de la distance réelle parcourue par l’employé ou de la distance, allez-retour, qui sépare la place d’affaires de l’employeur de celle du client.

B. Dans le cas où l’allocation kilométrique versée n’est pas raisonnable aux yeux de l’employé, mais que celle-ci n’a pas été incluse sur son T4 par l’employeur (ce dernier la jugeait raisonnable au moment où elle a été versée), l’ARC peut-elle préciser comment l’employé doit procéder pour réclamer les dépenses afférentes à son véhicule à moteur et le remboursement de TPS, le cas échéant? À titre d’exemple, voici différentes alternatives qui, selon nous, pourraient être possibles pour l’employé :

i. Réduire les dépenses afférentes à l’usage de l’automobile du montant de l’allocation reçue, sur le formulaire T777

ii. Ajouter le montant des allocations reçues à la ligne 104 de la T1 et réclamer la totalité des dépenses afférentes à l’usage de l’automobile

iii. Demander à l’employeur d’amender son T4 pour inclure les allocations reçues dans son revenu d’emploi et réclamer la totalité des dépenses afférentes à l’usage de l’automobile

C. À l’égard des quatre situations énoncées ci-après, l’ARC peut-elle préciser le montant des dépenses admissibles entre les trois alternatives proposées et indiquer si l’employé peut réclamer le remboursement de TPS à l’égard des montants déduits :

i. Un employé a parcouru un total de 14 000 km au cours de l’année pour son emploi (sur les 20 000 km parcourus avec sa voiture) et a reçu une allocation de 0,40 $ par km à l’égard des 10 000 premiers kilomètres parcourus dans l’année. Au total, les dépenses engagées par l’employé pour l’année à l’égard de son véhicule se chiffrent à 10 000 $. Différentes alternatives sont possibles pour calculer le montant déductible :

1. un montant de 2 000 $ [(10 000 $ / 20 000 km) x (14 000 km – 10 000 km)], soit la dépense afférente aux 4 000 km qui n’ont pas fait l’objet d’une allocation kilométrique (qui a été jugée raisonnable par l’employeur);

2. un montant de 3 000 $, [(14 000 km / 20 000 km) x 10 000 $ – (0,40 $ x 10 000 km)], soit le pourcentage des dépenses reliées à l’utilisation pour l’emploi (70 % de 10 000 $), réduction faite de l’allocation reçue (4 000 $);

3. inclusion de l’allocation reçue de 4 000 $ dans les autres revenus d’emploi à la ligne 104 et déduction dans le calcul du revenu d’emploi d’un montant de 7 000 $, soit les dépenses reliées à l’utilisation de l’automobile pour l’emploi.

ii. Un employé a parcouru un total de 12 000 km au cours de l’année pour son emploi (sur les 20 000 km parcourus avec sa voiture) et a reçu une allocation de 0,51 $ par km à l’égard de 10 000 kilomètres parcourus dans l’année. La différence de 2 000 km vient du fait que l’allocation n’était pas versée pour les 20 premiers kilomètres parcourus dans une journée. Au total, les dépenses engagées par l’employé pour l’année à l’égard de son véhicule se chiffrent à 10 000 $. Différentes alternatives sont possibles pour calculer le montant déductible :

1. un montant de 1 000 $ [(10 000 $ / 20 000 km) x (12 000 km – 10 000 km)], soit la dépense afférente aux 2 000 km qui n’ont pas fait l’objet d’une allocation kilométrique (qui a été jugée raisonnable par l’employeur);

2. un montant de 900 $, [(12 000 km / 20 000 km) x 10 000 $ – (0,51 $ x 10 000 km)], soit le pourcentage des dépenses reliées à l’utilisation pour l’emploi (60 % de 10 000 $), réduction faite de l’allocation reçue (5 100 $);

3. inclusion de l’allocation reçue de 5 100 $ dans les autres revenus d’emploi à la ligne 104 et déduction dans le calcul du revenu d’emploi d’un montant de 6 000 $, soit les dépenses reliées à l’utilisation de l’automobile pour l’emploi.

iii. Un employé a parcouru un total de 13 000 km au cours de l’année pour son emploi (sur les 20 000 km parcourus avec sa voiture) et a reçu une allocation de 0,51 $ par km à l’égard de 10 000 kilomètres parcourus dans l’année. La différence de 3 000 km vient du fait que l’allocation était calculée sur le moindre de la distance réelle parcourue par l’employé ou la distance qui sépare la place d’affaires de l’employeur de celle du client. Au total, les dépenses engagées par l’employé pour l’année à l’égard de son véhicule se chiffrent à 10 000 $. Différentes alternatives sont possibles pour calculer le montant déductible :

1. un montant de 1 500 [(10 000 $ / 20 000 km) x (13 000 km – 10 000 km)], soit la dépense afférente aux 3 000 km qui n’ont pas fait l’objet d’une allocation kilométrique (qui a été jugée raisonnable par l’employeur);

2. un montant de 1 400 $, [(13 000 km / 20 000 km) x 10 000 $ – (0,51 $ x 10 000 km)], soit le pourcentage des dépenses reliées à l’utilisation pour l’emploi (65 % de 10 000 $), réduction faite de l’allocation reçue (5 100 $);

3. inclusion de l’allocation reçue de 5 100 $ dans les autres revenus d’emploi à la ligne 104 et déduction dans le calcul du revenu d’emploi d’un montant de 6 500 $, soit les dépenses reliées à l’utilisation de l’automobile pour l’emploi.

iv. Un employé a parcouru un total de 14 000 km au cours de l’année pour son emploi (sur les 20 000 km parcourus avec sa voiture) et a reçu une allocation de 0,40 $ par km pour la totalité des 14 000 kilomètres parcourus à des fins d’emploi dans l’année. Au total, les dépenses engagées par l’employé pour l’année à l’égard de son véhicule se chiffrent à 10 000 $. Différentes alternatives sont possibles pour calculer le montant déductible :

1. un montant de 1 400 $, [(14 000 km / 20 000 km) x 10 000 $ – (0,40 $ x 14 000 km)], soit le pourcentage des dépenses reliées à l’utilisation pour l’emploi (70 % de 10 000 $), réduction faite de l’allocation reçue (5 600 $);

2. inclusion de l’allocation reçue de 5 600 $ dans les autres revenus d’emploi à la ligne 104 et déduction dans le calcul du revenu d’emploi d’un montant de 7 000 $, soit les dépenses reliées à l’utilisation de l’automobile pour l’emploi;

3. aucune somme déductible, car tous les kilomètres parcourus ont fait l’objet d’une allocation raisonnable.

RÉPONSES DE L’ARC:

A. La Loi de l’impôt sur le revenu ne précise pas ce qu’est une « allocation raisonnable » pour les fins de l’article 6 L.I.R. La question de savoir si une allocation est raisonnable en est une de fait qui ne peut être résolue qu’après une analyse de tous les faits relatifs à chaque situation. C’est pourquoi l’ARC ne peut se prononcer de façon définitive sur le caractère raisonnable des allocations versées à des employés dans les trois scénarios qui ont été décrits dans la section A qui précède.

Ceci étant dit, les commentaires généraux qui suivent ont été préparés afin d’aider les contribuables à déterminer les conséquences fiscales pouvant résulter des allocations qu’ils reçoivent pour les déplacements qu’ils effectuent dans l’exercice de leurs emplois. Bien que ces commentaires ne réfèrent à aucune situation spécifique énoncée dans la question, ils prennent en compte les renseignements qu’on y retrouve.

En bref, la position (footnote 1) de longue date de l’ARC est qu’une allocation calculée selon un taux par kilomètre est considérée comme raisonnable si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• l’allocation est calculée uniquement selon le nombre de kilomètres parcourus pour affaires dans l’année;
• le taux par kilomètre est raisonnable;
• l’employeur n’a pas remboursé l’employé pour des dépenses liées à cette utilisation du véhicule.

L’ARC est d’avis qu’un taux par kilomètre est raisonnable s’il vise à couvrir les dépenses engagées par un employé pour l’usage d’un véhicule à moteur dans l’accomplissement de ses fonctions d’emploi. Par exemple, pour justifier qu’un taux par kilomètre est raisonnable on pourrait, entre autres, tenir compte des éléments suivants : le type de véhicule, les conditions routières et le coût de l’essence ou le tarif d’électricité à l’endroit spécifique.

De façon générale, l’ARC accepte un taux basé sur le kilométrage comme étant raisonnable s’il correspond au taux prescrit selon l’article 7306 R.I.R. (footnote 2) Cette position administrative s’applique lorsqu’un employé assume toutes les dépenses liées au véhicule à moteur. Cependant, un taux différent de celui prescrit peut être considéré comme raisonnable compte tenu des faits particuliers à une situation.

Les situations décrites à (i), (ii) et (iii) ont la particularité de présenter des scénarios où un employé pourrait, pour une partie de la distance totale parcourue dans l’accomplissement de ses fonctions d’emploi, ne recevoir aucune allocation.

Dans de tels cas, une allocation pourrait ne pas être assez élevée par rapport aux dépenses qu’on s’attend qu’un employé engage dans une situation spécifique et ainsi, ne pas être raisonnable. Le cas échéant, l’allocation est un avantage imposable que l’employé devra inclure dans son revenu d’emploi conformément à l’alinéa 6(1)b) L.I.R. L’employé pourra toutefois, s’il remplit toutes les conditions prévues, réclamer les déductions prévues aux alinéas 8(1)h), h.1) ou j) L.I.R. Les limites de l’alinéa 13(7)g) et des articles 67.2 et 67.3 s’appliqueront au calcul des dépenses engagées par l’employé.

De plus, l’ARC a indiqué (footnote 3) que, lorsqu’un employé choisit d’inclure dans son revenu le montant d’une allocation non-imposable reçue pour des frais d’un véhicule à moteur, il peut alors déduire les frais de ce véhicule qu’il a réellement encourus et qui sont autrement déductibles à la condition qu’il puisse démontrer que lesdits frais dépassent l’allocation en question.

B. Le paragraphe 8(10) L.I.R. édicte certaines conditions qu’un employé doit remplir afin de pouvoir déduire un montant pour une année d’imposition en application, entre autres, de l’alinéa 8(1)h.1) L.I.R. L’une d’entre elles est qu’il doit joindre à sa déclaration de revenu pour l’année, le formulaire prescrit signé par son employeur, qui atteste que les conditions de travail énoncées à l’alinéa 8(1)h.1) sont remplies.

Un employeur n’est pas tenu de remplir ou de signer le formulaire T2200 pour un employé s’il est d’avis que les conditions de travail énoncées à l’alinéa 8(1)h.1) ou à toutes les autres dispositions mentionnées au paragraphe 8(10) L.I.R. ne sont pas respectées. Toutefois, l’ARC s’attend à ce que les employeurs remplissent le formulaire T2200 dans les situations où les employés ont des motifs raisonnables de demander une déduction en vertu de l’alinéa 8(1)h.1) L.I.R. ou en vertu des autres dispositions de l’article 8 mentionnées au paragraphe 8(10) L.I.R.

Lorsqu’un employeur réalise qu’il a commis une erreur, il doit normalement préparer des feuillets T4 modifiés afin de corriger la situation. Les modifications peuvent être faites au moyen de l’internet ou en produisant de nouveaux feuillets en version papier qui seront envoyés à l’ARC. Dans les deux cas, une copie des feuillets T4 modifiés doit être envoyée à tous les employés touchés pour qu’ils puissent demander un redressement de leur déclaration de revenu pour l’année d’imposition donnée. Lorsqu’un employé désire obtenir un redressement d’une déclaration de revenu déjà produite pour une année d’imposition donnée qui est à l’intérieure de la période normale de nouvelle cotisation, il doit demander à l’ARC de redresser sa déclaration de revenu en produisant à son Centre fiscal, le formulaire T1-ADJ, Demande de redressement d’une T1, dûment complété ou une lettre signée qui fournit tous les renseignements concernant sa demande.

C. La Direction des décisions en impôt ne confirme le traitement fiscal relatif aux opérations données d’un contribuable en particulier que dans le cadre d’une demande de décision anticipée en matière d’impôt sur le revenu présentée de la façon décrite dans la Circulaire d’information IC 70-6R7 (footnote 4).

Par conséquent, dans le cadre des scénarios hypothétiques proposés, l’ARC ne peut donc pas préciser ou confirmer le montant de frais de véhicule à moteur admissibles qu’un employé pourrait réclamer ni le montant de remboursement de TPS afférent à un tel montant.

En général, les chapitres 8 et 9 du Guide d’emploi 2016 (footnote 5) sont d’excellentes sources de renseignements qui permettent aux contribuables (employés) de déterminer le montant de frais de véhicule à moteur auxquels ils ont droit selon leur situation bien particulière. Le chapitre 10 du même Guide fournit également des renseignements au niveau du remboursement de TPS.

Nancy Deslandes
2016-067481
2 février 2017

FOOTNOTES

En raison des exigences de nos systèmes, les notes de bas de page contenues dans le document original sont reproduites ci-dessous :

1 AGENCE DU REVENU DU CANADA, Guide de l’employeur T4130, « Avantages et allocations imposables », 2016, chapitre 2, sous « Allocations pour frais d’automobile et véhicule à moteur ».
2 AGENCE DU REVENU DU CANADA, Folio de l’impôt sur le revenu S2-F3-C2, « Avantages et allocations provenant d’un emploi », version du 6 juillet 2016, numéro 2.67.
3 Voir http://www.cra-arc.gc.ca/tx/ndvdls/tpcs/ncm-tx/rtrn/cmpltng/ddctns/lns206-236/229/slry/mtrvhcl-fra.html
4 AGENCE DU REVENU DU CANADA, Circulaire d’information IC 70-6R7, « Décisions anticipées et interprétations techniques en impôt », 22 avril 2016.
5 AGENCE DU REVENU DU CANADA, Guide d’emploi 2016, T4130, « Dépenses d’emploi - y compris les formulaires T777, TL2, T2200 et GST370 », 2016.