15 March 2010 Internal T.I. 2009-0323081I7 F - Frais pour droit d'usage

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: In the situation described below, is there a standby charge benefit to be included in the income of employees who use an employer's car?

Position: Yes, for the personal use of the vehicle, represented by the journey between the employer's place of business and the employee's home.

Reasons: Income Tax Act. CRA's position

XXXXXXXXXX 2009-032308

March 15, 2010

Dear Madam,

Subject: Standby charge for an automobile

This is further to your email dated May 14, 2009, in which you requested our opinion regarding the taxable benefit to be included in the income of employees who use employer-owned automobiles. We apologize for the delay in responding to your question.

Unless otherwise indicated, all statutory references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

In particular, professionals from the XXXXXXXXXX Program (the "Program") of XXXXXXXXXX (the "Employer") are called upon, as part of their duties, to perform XXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXX. Since these engagements are carried out early in the morning, employees are asked to leave their place of business with the automobile (as defined in subsection 248(1)) of the Employer on Friday evening after their shift in order to proceed directly to their homes. This allows them to avoid picking up the XXXXXXXXXX automobile at the Employer's office before going to the client's XXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXX

Therefore, you wish to know if a taxable benefit is conferred on employees in the situations described above. If so, you wish to know how to calculate the benefit.

Our Comments

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 of May 17, 2002, it is the practice of the Canada Revenue Agency not to issue written opinions on proposed transactions otherwise than by way of advance income tax rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments that we hope you will find useful. These comments, however, may not apply to your particular situation in certain circumstances.

Where an employer makes an automobile available to an employee and the employee uses the automobile for personal use, it is necessary to calculate a taxable standby charge benefit that will be included in the employee's income. Where such a benefit is included in computing an employee's income, a benefit related to the operation of the automobile must also be calculated.

For purposes of the standby charge benefit, personal use includes any use of the automobile by the employee or persons related to the employee for purposes other than in the course of employment. Personal use includes, but is not limited to:

holiday trips;
personal errands;
travel between home and work (even if the employer requires the employee to use the automobile to return home).

There is no personal use where the employer requires or permits the employee to use the automobile to travel directly from the employee's home to a place other than the place of business to which the employee normally reports or to return to the employee's home from that place.

The formula to be used to calculate the standby charge benefit - where the employer owns the automobile that is available to the employee (instead of being the lessee under a lease agreement) - is as follows:

A/B x [2% x (C x D)]

where:

A is the number of kilometres driven by the automobile otherwise than in the performance of the duties of the taxpayer's office or employment;

B is the product of 1,667 times the number of days the automobile was available to the employee divided by 30;

C is the cost of the automobile to the employer;

D is the quotient obtained by dividing the number of days the employer owns the automobile that is made available to the employee by 30.

Where the distance travelled by the automobile during the number of days it is available to the employee is primarily in the performance of the duties of the office or employment -- and the employer requires the employee to use the automobile in the performance of those duties -- the standby charge benefit will be reduced.

Generally, an automobile is made available to an employee if the employee has access to or control of it. The employee ceases to have access to the vehicle when he or she hands over all the keys to the employer.

For purposes of the automobile operating benefit, where the employer pays the operating costs for the personal use of an automobile made available to the employee, the payment of those costs (including GST/HST and PST) is a taxable benefit to the employee.

Operating costs include:

gas and oil;
maintenance and repair costs, less any insurance proceeds;
permits and insurance.

However, these expenses do not include interest, capital cost allowance for an employer-owned automobile, automobile lease costs, or parking fees.

If you assume responsibility for the operating expenses, you have to determine the operating cost benefit using either the optional or flat-rate calculation. For more information on these two methods of calculation, see the Employers' Guide, Taxable Benefits and Allowances.

In this case, there is no taxable benefit where an employee uses an Employer's automobile to drive from his or her home to the XXXXXXXXXX customer. Similarly, there is no taxable benefit when the employee leaves the client's place of business and returns directly to the home, without passing through the Employer's offices.

With respect to the use by an employee of the Employer's automobile for travel between the Employer's place of business and the employee's home, it is generally the CRA's position that such use represents personal use of the automobile that gives rise to a taxable benefit under the standby charge.

We hope the above comments will be useful.

Best regards,

François Bordeleau, Advocate

Manager
Business and Partnerships Section
Income Tax Rulings Directorate.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Nos commentaires

Principales Questions: Dans la situation décrite ci-dessous, est-ce qu'il y a un avantage pour frais pour droit d'usage à inclure dans le revenu des employés qui utilisent une voiture de l'employeur?

Position Adoptée: Oui, pour l'utilisation personnelle du véhicule, représentée par le trajet entre la place d'affaires de l'employeur et le domicile de l'employé.

Raisons: Loi de l'impôt sur le revenu. Position de l'ARC

XXXXXXXXXX 2009-032308

Le 15 mars 2010

Madame,

Objet : Frais pour droit d'usage d'une automobile

La présente fait suite à votre courriel en date du 14 mai 2009 par laquelle vous demandez notre opinion concernant l'avantage imposable qui doit être inclus au revenu d'employés qui utilisent des automobiles appartenant à leur employeur. Nous sommes désolés du délai requis pour répondre à votre question.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (" LIR ").

Plus particulièrement, des professionnels du Programme XXXXXXXXXX (le " Programme ") de XXXXXXXXXX (l'" Employeur ") sont appelés, dans le cadre de leurs fonctions, à effectuer des XXXXXXXXXX .

XXXXXXXXXX Puisque ces interventions s'effectuent très tôt le matin, les employés sont invités à quitter leur lieu d'affaires avec l'automobile (ce terme étant défini au paragraphe 248(1)) de l'Employeur le vendredi soir après leur quart de travail afin de se rendre directement à leur domicile. Ceci leur permet d'éviter de venir chercher l'automobile XXXXXXXXXX au bureau de l'Employeur avant de se rendre chez le XXXXXXXXXX client.

XXXXXXXXXX

Vous désirez donc savoir si un avantage imposable est conféré aux employés dans les situations décrites précédemment. Le cas échéant, vous désirez connaître la façon de calculer cet avantage.

Nos commentaires

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, l'Agence du revenu du Canada a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Nous pouvons toutefois vous offrir les commentaires généraux suivants qui, nous l'espérons, vous seront utiles. Ces commentaires pourraient cependant, dans certaines circonstances, ne pas s'appliquer à votre situation particulière.

Lorsqu'un employeur met à la disposition d'un employé une automobile et que ce dernier utilise l'automobile à des fins personnelles, il est nécessaire de calculer un avantage imposable au titre des frais pour droit d'usage qui sera inclus dans le calcul du revenu de l'employé. Lorsqu'un tel avantage est inclus dans le calcul du revenu d'un employé, un avantage relatif au fonctionnement de l'automobile doit également être calculé.

Aux fins de l'avantage au titre des frais pour droit d'usage, l'usage à des fins personnelles comprend toute utilisation de l'automobile, par l'employé ou par des personnes qui lui sont liées, à des fins autres que dans le cadre de son emploi. L'usage à des fins personnelles comprend notamment :

les voyages de vacances;
les courses personnelles;
les déplacements entre le domicile et le lieu de travail (même si l'employeur exige que l'employé utilise l'automobile pour retourner à son domicile).

Il n'y a pas d'usage à des fins personnelles lorsque l'employeur exige ou permette que l'employé utilise l'automobile pour se rendre directement de son domicile à un endroit autre que la place d'affaires où il se présente normalement ou pour retourner à son domicile à partir de cet endroit.

La formule qui doit être utilisée pour calculer l'avantage au titre des frais pour droit d'usage - lorsque l'employeur est propriétaire de l'automobile qui est à la disposition de l'employé (au lieu d'en être le preneur dans le cadre d'un contrat de location) est la suivante :

A/B x [2% x (C x D)]

où :

A représente le nombre de kilomètres parcourus par l'automobile, autrement que dans l'accomplissement des fonctions de la charge ou de l'emploi du contribuable;

B représente le produit de 1 667 par le quotient de la division, par 30, du nombre de jours pendant lesquelles l'automobile a été à la disposition de l'employé;

C représente le coût de l'automobile pour l'employeur;

D représente le quotient de la division, par 30, du nombre de jours pendant lesquelles l'employeur est propriétaire de l'automobile qui est mise à la disposition de l'employé.

Lorsque la distance parcourue par l'automobile pendant le nombre de jours où elle est à la disposition de l'employé l'est principalement dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi - et que l'employeur exige de l'employé qu'il utilise l'automobile dans l'accomplissement de ces fonctions - l'avantage relatif aux frais pour droit d'usage sera réduit.

Généralement, une automobile est mise à la disposition d'un employé si celui-ci y a accès ou en a le contrôle. L'employé cesse d'avoir accès au véhicule lorsqu'il remet toutes les clés à l'employeur.

Aux fins de l'avantage relatif au fonctionnement de l'automobile, lorsque l'employeur assume les frais de fonctionnement relatifs à l'usage personnel d'une automobile mise à la disposition de l'employé, le paiement de ces frais (y compris la TPS/TVH et la TVP) constitue un avantage imposable pour l'employé.

Les frais de fonctionnement comprennent :

l'essence et l'huile;
les frais d'entretien et de réparation, moins tout produit d'assurance;
les permis et les assurances.

Cependant, ces frais ne comprennent pas les intérêts, la déduction pour amortissement de l'automobile qui appartient à l'employeur, les frais de location de l'automobile ni les frais de stationnement.

Si vous assumez des frais de fonctionnement, vous devez déterminer l'avantage relatif aux frais de fonctionnement en utilisant soit le calcul facultatif, soit le calcul fondé sur un taux fixe. Nous vous invitons à consulter le Guide de l'employeur, Avantages imposables et allocations, pour de plus amples renseignements au sujet de ces deux méthodes de calcul.

En l'espèce, il n'y a pas d'avantage imposable lorsqu'un employé utilise une automobile de l'Employeur pour se diriger de son domicile au lieu du XXXXXXXXXX -client. De la même façon, il n'y a pas d'avantage imposable lorsque l'employé quitte le lieu d'affaires du client pour retourner directement à la maison, sans passer par les bureaux de l'Employeur.

En ce qui a trait à l'utilisation par un employé d'une automobile de l'Employeur pour effectuer le trajet entre la place d'affaires de l'Employeur et le domicile de l'employé, l'ARC est généralement d'avis qu'une telle utilisation représente un usage personnel de l'automobile qui donne lieu à un avantage imposable au titre des frais pour droit d'usage.

Nous espérons que les commentaires précités vous seront utiles. Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs.

François Bordeleau, Avocat
Gestionnaire
Section des entreprises et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(2) - Element B

travel in employer’s car from employer to home the night before is personal use, and the drive to the customer and from there to employer is not personal

When the professional employees are called upon to perform duties early in the morning at the customer premises, they are asked to leave the place of business with an employer-owned automobile after their shift in order to proceed directly to their homes, thereby allowing them to proceed directly to the customer’s premises. CRA stated:

[T]here is no taxable benefit where an employee uses an Employer's automobile to drive from his or her home to the … customer. Similarly, there is no taxable benefit when the employee leaves the client's place of business and returns directly to the home, without passing through the Employer's offices.

With respect to the use by an employee of the Employer's automobile for travel between the Employer's place of business and the employee's home, it is generally the CRA's position that such use represents personal use of the automobile that gives rise to a taxable benefit under the standby charge.

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