14 July 2010 External T.I. 2010-0361431E5 F - Usage d'une automobile fournie par l'employeur

Unedited CRA Tags

6(1)a),6(1)e); 6(1)k); 6(2), 248(1).

View modes

Translation

Translation disclaimer

This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] 1. Are weekend days included in computing the automobile standby charge?
2. Is the use of a motor vehicle provided by an employer for travel between the employee's home and a place where the employee is required to work in an emergency situation personal in nature?

Position: 1. Every day that an automobile is made available to an employee - including weekend days - is included in the calculation of the use of an employer-provided automobile until the employee surrenders control of it to the employer.
2. Question of fact. Travel by employees on evenings and weekends in response to emergency calls to a fixed location where the employee regularly reports would be travel of a personal nature. However, if an employee travels directly to a location where the employee is called to respond to an emergency situation, which is not a regular place of employment for the employee, the travel would be considered to be employment related.

Reasons: 1. Application of Subsection 6(2) and paragraph 11 of Interpretation Bulletin IT-63R.

2. Depending on whether the place where employees are called upon to work in an emergency on evenings and weekends is a regular place of employment. Previous Canada Revenue Agency positions.

XXXXXXXXXX
				2010-036143
				Lucie Allaire, Advocate,
				   CGA, D. Fisc.
July 14, 2010

Dear Sir,

Subject: Use of an automobile supplied by an employer

This is in response to your email of March 18, 2010, in which you asked our opinion on the calculation of the taxable benefit to be included in the income of employees who may use a motor vehicle provided by their employer. You also wish to know the nature of employees' travel between their home and a place where they are called to work in order to respond to an emergency call, in light of additional information provided during telephone exchanges (XXXXXXXX/Allaire).

Unless otherwise indicated, all legislative references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

You referred to an employer who is a borough of a municipality and who supplies motor vehicles to its employees, who are foremen. You indicated that the motor vehicles supplied are either station wagons or pick-up trucks. In this regard, based on the information you provided, we have assumed that the motor vehicles supplied by the employer meet the definition of automobile in subsection 248(1).

In addition, you specified that the foremen of the four sections, i.e. buildings, roads, parks and garages, regularly perform part of their duties on a daily basis in an office in the public works department. However, the foremen are also called upon during their workday to perform their field work, which covers the entire territory of the borough.

The foremen, on a rotating basis, are on call in the evenings and on weekends to respond to an emergency call, such as a water main break or a snow removal obligation following a snowstorm. Generally, when such an event occurs, the foreman first goes to the public works office to assign different tasks among the employees. Thereafter, they go out into the field to supervise.

Your Questions

You asked whether weekend days should be considered in the calculation of the standby charge for an automobile. In addition, you also wish to know if travel by employees between home and a place of work in response to an emergency call should be considered personal or work-related.

Our Comments

It appears to us that the situation described in your letter and summarized below could constitute an actual situation involving taxpayers. As explained in Information Circular 70-6R5, it is not the practice of this Directorate to provide comments on proposed transactions involving specific taxpayers otherwise than in the form of an advance income tax ruling. If your situation involved specific taxpayers and one or more transactions, you should submit all relevant facts and documentation to the appropriate Tax Services Office for its opinion.

However, we are able to offer the following general comments that you may find useful.

The personal use of an automobile, which is provided by the employer, is a taxable benefit to the employee. This benefit is included in the employee's income under paragraph 6(1)(e) as a standby charge. In addition, if the employer pays operating expenses for the personal use of that automobile, an operating expense benefit is also included in the employee's income under paragraph 6(1)(k).

For the purposes of paragraph 6(1)(e), subsection 6(2) provides a formula for calculating the standby charge for an automobile based on the total number of days the employer makes an automobile available to an employee during the period in the year that the employer owned or leased the automobile.

The expression “total number of days … in a taxation year during which the automobile is made available to a taxpayer … by the employer of the taxpayer” and “total available days” in subsection 6(2) refer to the total number of days in the taxation year during which an automobile is made available to an employee by the employer. That total number of days, including weekend days, includes the first day the automobile is made available to the employee and each day thereafter until the employee is required by the employer to return the automobile and surrender control of it to the employer.

In this regard, an automobile is available to an employee if the employee has access to or control of it. The employee ceases to have access to it when the employee hands over all the keys.

Thus, weekend days must be considered in calculating the taxable benefit under paragraph 6(1)(e) and subsection 6(2).

Furthermore, whether or not the motor vehicle is an automobile, where an employer provides an employee with a motor vehicle that is used for transportation between the employee's residence and the employee's regular place of employment, the employee usually receives a taxable benefit. Personal use includes travel between home and work, even if the employer requires the employee to use the vehicle to return home. However, we do not consider use of a motor vehicle to be personal use if the employer requires the employee to travel directly from the employee’s home to a place other than the place of business where the employee regularly reports, or to return home from that place.

The determination of a place as the regular place of employment for an employee is a question of fact that can only be resolved after a review of all relevant information and must be considered from the employee's perspective. Any place to which the employee regularly reports or from which the employee regularly reports or performs the duties of the employee’s employment is considered to be the employee's regular place of employment. In the present situation, we are of the view that the borough's public works office is a regular place of employment for the foremen.

Thus, foremen's travel in response to emergency calls in the evenings and on weekends to get to the public works office would be of a personal nature.

On the other hand, if a foreman goes directly to a particular location that is not the foreman’s regular place of employment, such as a location where a watermain break has occurred or where crews of employees are performing snow removal operations following a snowstorm, the foreman’s travel would be considered employment-related and not of a personal nature.

Best regards,

François Bordeleau, Advocate

Manager
Business and Partnerships Section
Income Tax Rulings Directorate.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: 1. Est-ce que les jours de fins de semaine sont inclus dans le calcul des frais pour droit d'usage d'une automobile?
2. Est-ce que l'usage d'un véhicule à moteur fourni par un employeur pour le déplacement entre le domicile des employés et un lieu où les employés sont appelés d'urgence à travailler est de nature personnelle?

Position Adoptée: 1. Tous les jours où une automobile est mise à la disponibilité d'un employé - incluant les jours de fin de semaine - est inclus dans le calcul de l'usage d'une automobile fournie par un employeur, jusqu'au moment où l'employé en remet le contrôle à son employeur.
2. Question de fait. Les déplacements des employés les soirs et les fins de semaines en réponse aux appels d'urgence pour se rendre à un lieu fixe où l'employé se présente régulièrement seraient des déplacements de nature personnelle. Toutefois, si un employé se rend directement à un lieu où il est appelé à répondre à une situation d'urgence, endroit qui ne serait pas un lieu habituel de travail pour l'employé, le déplacement serait considéré comme lié à l'emploi.

Raisons: 1. Application du paragraphe 6(2) et le paragraphe 11 du Bulletin d'interprétation IT-63R.
2. Dépendamment si le lieu où des employés sont appelés à travailler d'urgence les soirs et les fins de semaine est un lieu de travail habituel. Positions antérieures de l'Agence du revenu du Canada.

XXXXXXXXXX
				2010-036143
				Lucie Allaire, avocate,
				   CGA, D. Fisc.
Le 14 juillet 2010

Monsieur,

Objet : Usage d'une automobile fournie par un employeur

La présente est en réponse à votre courriel du 18 mars 2010 dans lequel vous demandez notre opinion concernant le calcul de l'avantage imposable à être inclus dans le calcul du revenu d'employés qui peuvent utiliser un véhicule à moteur fourni par leur employeur. Vous désirez également connaître la nature des déplacements des employés entre leur domicile et un lieu où ils sont appelés à travailler afin de répondre à un appel d'urgence, et ce, à la lumière des informations supplémentaires fournies lors d'échanges téléphoniques (XXXXXXXXXX /Allaire).

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (la " Loi ").

Vous faites référence à un employeur qui est un arrondissement d'une municipalité et qui fournit des véhicules à moteur à ses employés, qui sont contremaîtres. Vous indiquez que les véhicules à moteur fournis sont soit des véhicules de type " familiale " soit des camionnettes. À cet égard, selon les renseignements que vous nous avez présentés, nous prenons comme hypothèse que les véhicules à moteur fournis par l'employeur répondent à la définition d'automobile prévue au paragraphe 248(1).

De plus, vous précisez que les contremaîtres des quatre sections, soit bâtiments, voirie, parcs et garages, exécutent régulièrement et quotidiennement une partie de leurs tâches dans un bureau au service des travaux publics. Cependant, les contremaîtres sont aussi appelés au cours de leur journée de travail à effectuer leur prestation de travail sur le terrain, qui couvre tout le territoire de l'arrondissement.

Les contremaîtres sont de garde, à tour de rôle, les soirs et les fins de semaine pour répondre à un appel d'urgence, comme par exemple lors d'un bris d'aqueduc ou d'une obligation de déneigement à la suite d'une tempête de neige. En général, lorsqu'un tel événement se produit, les contremaîtres se rendent d'abord au bureau des services publics pour répartir différentes tâches parmi les employés. Par la suite, ils se rendent sur le terrain pour superviser.

Vos questions

Vous demandez si les jours de fin de semaine doivent être considérés dans le calcul des frais pour droit d'usage d'une automobile. De plus, vous désirez également savoir si les déplacements effectués par les employés entre leur domicile et un lieu où ils sont appelés à travailler, en réponse à un appel d'urgence, doivent être considérés comme étant de nature personnelle ou pour fins liées au travail.

Nos commentaires

Il nous apparaît que la situation décrite dans votre lettre et ci-après résumée pourrait constituer une situation réelle impliquant des contribuables. Comme l'explique la Circulaire d'information 70-6R5, la présente Direction n'a pas comme pratique de fournir des observations sur les opérations envisagées concernant des contribuables précis autrement que sous la forme d'une décision anticipée en matière d'impôt sur le revenu. Si votre situation concernait des contribuables précis et une ou des opérations réalisées, vous devriez soumettre tous les faits et documents pertinents au bureau des services fiscaux approprié afin d'obtenir son opinion.

Toutefois, nous sommes en mesure de vous offrir les commentaires généraux suivants qui pourraient vous être utiles.

L'usage à des fins personnelles d'une automobile, qui est fournie par l'employeur, est un avantage imposable pour l'employé. Cet avantage est inclus dans le calcul du revenu de l'employé en vertu de l'alinéa 6(1)e), à titre de frais pour droit d'usage. De plus, si l'employeur paie des frais de fonctionnement pour l'usage personnel de cette automobile, un avantage relatif aux frais de fonctionnement est également inclus dans le calcul du revenu de l'employé selon l'alinéa 6(1)k).

Aux fins de l'alinéa 6(1)e), le paragraphe 6(2) prévoit une formule pour calculer les frais pour droit d'usage d'une automobile selon le nombre total de jours où l'employeur met une automobile à la disposition d'un employé, au cours de la période de l'année où l'employeur possédait ou louait cette automobile.

Les expressions " nombre total de jours d'une année d'imposition durant lesquels l'employeur du contribuable (...) a mis l'automobile à la disposition du contribuable... " et " nombre de jours ci-dessus " employées au paragraphe 6(2) renvoient au nombre total de jours pendant l'année d'imposition au cours de laquelle une automobile est mise à la disposition d'un employé par l'employeur. Ce total de nombre de jours, incluant les jours de fin de semaine, comprend le premier jour où l'automobile est mise à la disposition de l'employé et chaque jour suivant jusqu'au moment où l'employé est tenu par l'employeur de retourner l'automobile et de remettre le contrôle qu'il en a à l'employeur.

A cet égard, une automobile est à la disposition d'un employé si celui-ci y a accès ou en a le contrôle. L'employé cesse d'en avoir accès lorsqu'il remet toutes les clés.

Ainsi, les jours de fins de semaine doivent être considérés pour le calcul de l'avantage imposable selon l'alinéa 6(1)e) et le paragraphe 6(2).

Par ailleurs, que le véhicule à moteur soit ou non une automobile, lorsqu'un l'employeur fournit à un employé un véhicule à moteur qui est utilisé pour le transport entre sa résidence et son lieu habituel de travail, l'employé reçoit habituellement un avantage imposable. L'usage à des fins personnelles comprend les déplacements entre le domicile et le lieu de travail, même si l'employeur exige que l'employé utilise le véhicule pour retourner à son domicile. Toutefois, nous ne considérons pas qu'il y ait utilisation personnelle d'un véhicule à moteur si l'employeur demande à l'employé de voyager directement de son domicile à un endroit autre que le lieu d'affaires où l'employé se rapporte régulièrement, ou pour retourner à son domicile à partir de ce lieu.

La détermination d'un endroit au titre de lieu de travail habituel pour un employé est une question de fait qui ne peut être résolue qu'après une revue de toute l'information pertinente et qui doit s'examiner du point de vue de l'employé. Tout endroit auquel ou duquel l'employé se rapporte régulièrement ou effectue habituellement les fonctions de son emploi est considéré comme son lieu de travail habituel. Dans la situation présente, nous sommes d'avis que le bureau des services publics de l'arrondissement constitue un lieu de travail habituel des contremaîtres.

Ainsi, les déplacements des contremaîtres en réponse aux appels d'urgence les soirs et les fins de semaine pour se rendre au bureau des services publics seraient de nature personnelle.

Par contre, si un contremaître se rend directement à un endroit donné qui n'est pas son lieu habituel de travail, comme par exemple l'endroit où se produit un bris d'aqueduc ou celui où des équipes d'employés effectuent les opérations de déneigement à la suite d'une tempête de neige, son déplacement serait considéré comme étant lié à l'emploi et non pas de nature personnelle.

Nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

François Bordeleau, Avocat
Gestionnaire
Section des entreprises et
des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(2)

days include all those where the employee has the keys, including on weekends

A borough supplies station wagons or pick-up trucks to foremen, who regularly perform part of their duties on a daily basis in an office in the public works department, but are on call in the evenings and on weekends to respond to an emergency call, such as a water main break or in a snowstorm, whereupon the foreman typically goes first to the public works office to assign different tasks among the employees, and thereafter proceeds to the field to supervise.

Should weekend days be considered in computing the automobile standby charges; and would travel between home and a place of work in response to an emergency call be considered personal or work-related? CRA responded:

[A]n automobile is available to an employee if the employee has access to or control of it. The employee ceases to have access to it when the employee hands over all the keys.

Thus, weekend days must be considered in calculating the taxable benefit under paragraph 6(1)(e) and subsection 6(2).

… [U]se of a motor vehicle [is not] personal use if the employer requires the employee to travel directly from the employee’s home to a place other than the place of business where the employee regularly reports, or to return home from that place.

… [T]he borough's public works office is a regular place of employment for the foremen.

Thus, foremen's travel in response to emergency calls in the evenings and on weekends to get to the public works office would be of a personal nature.

You are here

14 July 2010 External T.I. 2010-0361431E5 F - Usage d'une automobile fournie par l'employeur

View modes

Translation disclaimer