7 October 2011 Roundtable, 2011-0412211C6 F - Feuillets T4A comptabilité d'exercice

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153(1); Règlement 200(1)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] A) In keeping with the reduction of administrative paperwork for businesses to which the federal government adheres, would it not be appropriate to simply add a line to Form T2125 where the preparers of a self-employed worker's return could indicate the amounts already included in the previous year’s income by virtue of the accrual accounting method?
B) Should not the CRA send a request for information to the self-employed person before immediately proceeding to send a notice of assessment?
C) By administrative practice, does the CRA still require T4A slips to be issued by the payer when the recipient of the amounts is a corporation?

Position: A) Request further analysis.
B) Automatic Matching Program. If the taxpayer does not respond to our requests for additional information, the income is added and a new notice of assessment is sent. The assessment may be subsequently reversed if the taxpayer submits the appropriate information.
C) All types of beneficiaries are subject to the same rules. However, under $500, if no withholding tax has been withheld, no T4A is required.

Reasons: Questions answered by other sectors of the CRA. Administrative practices and as prescribed by the Act.

FEDERAL TAX ROUNDTABLE 7 OCTOBER 2011
APFF CONFERENCE 2011

Question 22

T4A slips, accrual versus cash accounting and issuance of automatic notices of assessment by the CRA

It is common for self-employed workers to receive T4A slips from a payor in respect of amounts paid by the payor in the year to the self-employed person concerned. Consider the following example. Mr. A is a land surveyor and carries out engagements for various corporations and also for municipalities. In February of each year, he receives T4A slips for the amounts paid to him in the previous calendar year. The amounts shown on the T4A slips can vary substantially from year to year depending on the engagements completed.

Obviously, where amounts were billed in November or December of 2010 by the land surveyor, but are only paid in the 2011 calendar year, the T4A slips will not be issued by the municipality or by the corporation in respect of those amounts until February 2012, for the 2011 calendar year. However, under the principles of accrual accounting, the land surveyor has already included those amounts (and also remitted the GST and the applicable QST) for the surveyor’s 2010 taxation year. The T4A slip for 2011 therefore includes certain income that was reportable in the 2010 year, and other income to be reported in the 2011 year.

As we have seen on a number of occasions in practice, notices of assessment for undeclared income are then systematically sent to such taxpayers (which would then refer to 2011 in our example) in respect of unreported income, if the reported business income for 2011 is less than the total of the amounts reported on the T4As for the 2011 year. No courtesy letter or request for information is previously sent to such taxpayers. Numerous administrative and bureaucratic procedures by the land surveyor's accountants result, including numerous supporting invoices to justify the differences between the T4A's cash accounting and the fiscal period that the Act requires.

Questions to the CRA

(A) In keeping with the reduction of administrative paperwork for businesses to which the federal government adheres, would it not be appropriate to simply add a line to Form T2125 where the preparers of a self-employed worker's return could indicate the amounts already included in the previous year’s income by virtue of the accrual accounting method?

(B) Should not the CRA send a request for information to the self-employed person before immediately proceeding to send an erroneous assessment?

(C) By administrative practice, does the CRA still require T4A slips to be issued by the payor regardless of the type of recipient and the payment amounts?

CRA Response to Question 22(A)

Adding a line to the current layout of our form would require more analysis.

We need to determine whether such an addition would be useful and whether additional information should still be submitted from taxpayers to ensure that the income has been properly reported.

CRA Response to Question 22(B)

The Matching Program verifies that information slips filled in by a third party, such as an employer or a bank, match the income reported by taxpayers. Payors and financial institutions provide the CRA with a copy of the slips issued to taxpayers. The CRA then uses that copy to verify tax returns that have already been assessed.

All tax returns are reconciled with the slips issued by third parties. If there is a discrepancy between the income reported by a taxpayer and the income reported by a third party, the CRA may contact the taxpayer or the taxpayer’s authorized representative by mail or telephone for clarification.

If the CRA determines that an adjustment is necessary as a result of that review, a notice of reassessment is sent to the taxpayer.

Where we are unable to determine if the income has been correctly reported, we ask our staff to contact the taxpayer or the taxpayer’s authorized representative for further information. The latter then submits the relevant documentation such as a copy of the statement of income and business expenses or other information judged to be satisfactory. However, if the taxpayer or authorized representative fails to respond or submit the required documentation, we will add the income to the taxpayer's return.

If the taxpayer or authorized representative complies with the request for information after the notice of reassessment has been issued, the necessary adjustments are made.

If taxpayers consider that the process outlined above is not being followed as it relates to them, they should go directly to the Assistant Director, Compliance, of their Tax Services Office.

Response prepared by:
Daniel S. Desjardins
Reconciliation and Cross-referencing Section
Personal Returns Branch

CRA Response to Question 22(C)

The tax provisions related to the requirement to file a T4A are worded in extremely broad terms and apply to any person, whether a corporation or self-employed person, who pays fees greater than $500 to a recipient, whether a self-employed person, a corporation or a partnership. Furthermore, no provision of the Act or Regulations restricts the use of the T4A to employment income or employment-related benefits. However, the CRA does not require the issuance of a T4A in the situations listed under the heading "Do not complete a T4A slip in the following situations" on page 4 of Guide RC4157, Deducting Income Tax on Pension and Other Income, and Filing the T4A Slip and Summary.

Nor does the CRA require that a T4A be issued in the following circumstances:

Where the payment is less than $500, to the extent that no tax is withheld on the payment; and
Where services are rendered to an individual, in a personal capacity, by a professional or any other person who practises a trade, or where services are rendered for the repair or maintenance of the principal residence of an individual.

However, this administrative practice could change because, as indicated at the 2009 Conference, we are conducting a study on this subject.

Response approved by:

Michel L. Pilon
Legislative and Technical Support Section for Information Returns section
Information Returns Division

Person in the Income Tax Rulings Directorate:
Nancy Turgeon, CGA
(613) 948-2230
2011-041221

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: A) Dans la même logique que celle visant à réduire la paperasserie administrative des entreprises à laquelle le gouvernement fédéral adhère, n'aurait-il pas lieu de simplement rajouter une ligne au formulaire T2125 où les préparateurs de la déclaration du travailleur autonome pourraient indiquer les montants déjà inclus dans le revenu de l'année précédente en vertu de la comptabilité d'exercice?
B) L'ARC ne devrait-elle pas plutôt envoyer une demande de renseignements au travailleur autonome avant de procéder à l'envoi immédiat d'avis de cotisation erronés?
C) Par pratique administrative, l'ARC exige-t-elle quand même que des feuillets T4A soient émis par le payeur lorsque le bénéficiaire des montants est une société par actions?

Position Adoptée: A) Demande une analyse plus approfondie.
B) Programme de rapprochement automatique. Si le contribuable ne répond pas à nos demandes d'informations supplémentaires, le revenu est ajouté et un nouvel avis de cotisation est envoyé. La cotisation peut être subséquemment renversée si le contribuable soumet les informations appropriées.
C) Tous les types de bénéficiaires sont soumis aux mêmes règles. Cependant, en déçà de 500$, si aucun impôt à la source n'a été retenu, aucun T4A n'est requis.

Raisons: Questions répondues par d'autres secteurs de l'ARC. Pratiques administratives et tel que prescrit par la Loi.

TABLE RONDE SUR LA FISCALITÉ FÉDÉRALE DU 7 OCTOBRE 2011
APFF - CONGRÈS 2011

Question 22

Feuillets T4A, comptabilité d'exercice versus comptabilité de caisse et émission d'avis de cotisation automatiques par l'ARC

Il est fréquent que des travailleurs autonomes reçoivent des feuillets T4A d'un payeur à l'égard des sommes versées dans l'année par ledit payeur au travailleur autonome concerné. Imaginons simplement l'exemple suivant. Monsieur A est arpenteur-géomètre et réalise des mandats pour diverses entreprises et aussi pour des municipalités. En février de chaque année, il reçoit des feuillets T4A à l'égard des sommes qui lui ont été versées dans l'année civile précédente. Les montants indiqués sur les feuillets T4A peuvent varier substantiellement d'année en année selon les mandats réalisés.

Évidemment, lorsque des montants ont été facturés en novembre ou décembre 2010 par l'arpenteur-géomètre, mais qu'ils ne sont versés que dans l'année civile 2011, les feuillets T4A ne seront émis par la municipalité ou par l'entreprise-payeuse à l'égard de ces montants qu'en février 2012, et ce, pour l'année civile 2011. Or, en vertu des principes de la comptabilité d'exercice, l'arpenteur-géomètre a déjà inclus ces montants (et a aussi remis la TPS et la TVQ applicable) pour son année d'imposition 2010. Le feuillet T4A de 2011 inclut donc certains revenus à déclarer dans l'année 2010 et d'autres revenus à déclarer dans l'année 2011.

Tel que nous avons pu le constater à plusieurs reprises en pratique, des avis de cotisation portant sur des revenus non déclarés sont alors systématiquement envoyés à de tels contribuables (qui viseraient alors l'année 2011 dans notre exemple) à l'égard de revenus non déclarés, si le revenu d'entreprise déclaré pour 2011 est inférieur au total des montants indiqués sur les T4A pour l'année 2011. Aucune lettre de courtoisie ou de demande de renseignements n'est préalablement envoyée à de tels contribuables. Il s'ensuit alors de nombreuses démarches administratives et bureaucratiques par les comptables de l'arpenteur-géomètre avec de nombreuses factures à l'appui pour justifier les écarts entre la comptabilité de caisse des T4A et celle d'exercice que la Loi l'exige.

Questions à l'ARC

A) Dans la même logique que celle visant à réduire la paperasserie administrative des entreprises à laquelle le gouvernement fédéral adhère, n'aurait-il pas lieu de simplement rajouter une ligne au formulaire T2125 où les préparateurs de la déclaration du travailleur autonome pourraient indiquer les montants déjà inclus dans le revenu de l'année précédente en vertu de la comptabilité d'exercice ?

B) L'ARC ne devrait-elle pas plutôt envoyer une demande de renseignements au travailleur autonome avant de procéder à l'envoi immédiat d'avis de cotisation erronés ?

C) Par pratique administrative, l'ARC exige-t-elle quand même que des feuillets T4A soient émis par le payeur peu importe le type de bénéficiaire et les montants des paiements effectués ?

Réponse de l'ARC à la question 22 A)

L'ajout d'une ligne à la présentation actuelle de notre formulaire exigerait plus d'analyse.

Nous avons besoin de déterminer si un tel ajout s'avérerait utile et si des informations supplémentaires devraient tout de même être soumises de la part des contribuables afin de nous assurer que le revenu a été déclaré adéquatement.

Réponse de l'ARC à la question 22 B)

Le programme de rapprochement des feuillets permet de vérifier que les feuillets d'informations remplis par un tiers, tel qu'un employeur ou une banque, correspondent aux revenus déclarés par les contribuables. Les payeurs et les institutions financières soumettent à l'ARC une copie des feuillets émis aux contribuables. L'ARC utilise ensuite cette copie pour vérifier les déclarations de revenus ayant déjà été cotisées.

Toutes les déclarations de revenus font l'objet d'un rapprochement avec les feuillets émis par les tiers. Si un écart s'avère entre le revenu déclaré par le contribuable et celui transmis par le tiers, l'ARC peut communiquer avec le contribuable ou son représentant autorisé par courrier ou téléphone afin d'obtenir des explications.

Si l'ARC détermine qu'un redressement est nécessaire suite à cet examen, un nouvel avis de cotisation est envoyé au contribuable.

Lorsque nous sommes dans l'impossibilité de déterminer si le revenu a été correctement déclaré, nous demandons à notre personnel de communiquer avec le contribuable ou son représentant autorisé afin d'obtenir de plus amples informations. Ce dernier soumet alors la documentation pertinente telle qu'une copie de l'état des revenus et des dépenses d'entreprise ou d'autres informations jugées satisfaisantes. Cependant, si le contribuable ou le représentant autorisé fait défaut de répondre ou ne soumet pas la documentation requise, nous ajouterons le revenu à la déclaration du contribuable.

Si celui-ci ou son représentant autorisé se conforme à la demande d'informations une fois l'avis de nouvelle cotisation émise, les rajustements nécessaires sont effectués.

Si un contribuable juge que le processus exposé ci-dessus n'est pas respecté en ce qui le concerne, il devrait s'adresser directement au directeur adjoint de l'Observation de son centre fiscal.

Réponses préparée par :
Daniel S. Desjardins
Section du rapprochement et des renvois internes
Direction des déclarations des particuliers

Réponse de l'ARC à la question 22 C)

Les dispositions fiscales liées à l'obligation de produire un T4A sont rédigées en des termes extrêmement larges et s'appliquent à toute personne, qu'elle soit une société par actions ou un travailleur indépendant, qui verse des honoraires supérieurs à 500 $ à un bénéficiaire, peu importe que ce dernier soit un travailleur indépendant, une société par actions ou une société de personnes. D'ailleurs, aucune disposition de la L.I.R. ou du R.I.R. ne restreint l'utilisation du T4A à du revenu d'emploi ou à des avantages reliés à l'emploi. Toutefois, l'ARC n'exige pas l'émission d'un T4A dans les situations énumérées sous la rubrique " Ne remplissez pas de feuillet T4A dans les situations suivantes " à la page 4 du guide RC4157, Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire.

L'ARC n'exige pas non plus qu'un T4A soit émis dans les circonstances suivantes :

Lorsque le paiement effectué est inférieur à 500 $, dans la mesure où aucun impôt n'est retenu à l'égard du paiement ; et
Lorsque des services sont rendus à un particulier, à titre personnel, par un professionnel ou toute autre personne qui exerce un métier, ou dans le cas où les services sont rendus pour la réparation ou l'entretien de la résidence principale d'un particulier.

Cependant, cette pratique administrative pourrait être appelée à changer car, tel qu'indiqué lors du congrès de 2009, nous menons une étude sur ce sujet.

Réponse approuvée par :
Michel L. Pilon
Section du soutien législatif et technique pour les déclarations de renseignements
Division des déclarations de renseignements

Personne de la Direction des décisions en impôt responsable :
Nancy Turgeon, CGA
(613) 948-2230
2011-041221

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Regulations - Regulation 200 - Subsection 200(1)

CRA will not automatically assess where a T4A appears to show unreported income

A self-employed worker (a surveyor working on “lumpy” jobs), reports income on an accrual basis in his 2010 taxation year that is not actually paid to him and reported on T4A slips by the payor until 2011. How, can an erroneous assessment of him for “failure” to report the income in his 2011 return be avoided?

All tax returns are reconciled with the slips issued by third parties. If there is a discrepancy between the income reported by a taxpayer and the income reported by a third party, the CRA may contact the taxpayer or the taxpayer’s authorized representative by mail or telephone for clarification.

If the CRA determines that an adjustment is necessary as a result of that review, a notice of reassessment is sent to the taxpayer.

Where we are unable to determine if the income has been correctly reported, we ask our staff to contact the taxpayer or the taxpayer’s authorized representative for further information.

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7 October 2011 Roundtable, 2011-0412211C6 F - Feuillets T4A comptabilité d'exercice

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