4 December 1998 External T.I. 9829895 - TAXABILITY OF EMPLOYEE AWARDS

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the Department.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle du ministère.

Judy Gaw
Incentive Award Program
Treasury Board of Canada 5-982989
Ottawa, Ontario Karen Power, CA
K1A 0R5

December 3, 1998

Dear Ms. Gaw:

Re: Taxation of Employee Awards

We have recently been asked by Elections Canada to review statements contained in a document, dated November 16, 1994, entitled ‘Award Taxability’ concerning the taxation of employee awards. This document was distributed to Incentive Award Plan Coordinators and Coordinators of the Long Service, Merit and Suggestion Award Programs by Treasury Board, on December 30, 1994.

We have reviewed the November 16, 1994 document and suggested a few changes to reflect the Department’s current position of the taxation of employee awards. Enclosed is an updated version of that sheet in both English and French.

Yours truly,

Roberta Albert, CA
for Director
Business and Publications Division
Income Tax Rulings and
Interpretations Directorate
Policy and Legislation Branch

Award Taxability

October 1998

LAW

Paragraph 6(1)(a) of the Income Tax Act provides that income from employment includes “ the value of...benefits of any kind whatever received or enjoyed by the taxpayer in the year in respect of, in the course of, or by virtue of an office or employment.”

STATEMENTS

a) incentive awards are taxable benefits under paragraph 6(1)(a) of the Income Tax Act, and are not “gifts” since they are based on performance;

b) an employee in receipt of a plaque or trophy of nominal value for which there is no market would not be required to include an amount in income as a taxable benefit;

c) an employee in receipt of other non-cash awards is required to include the market value of such an award in income as a taxable benefit;

d) if an item is personalized with a corporate or departmental logo or engraved with the employee’s name or a message, the fair market value of the item may be negatively affected. In such cases, the amount to be included in the employee’s income may be reduced by a reasonable amount, having regard to the circumstances (the existence of a logo or name may have little, if any, impact of the fair market value of the item);

e) there may be no withholdings on cash or non-cash awards up to $500, but they are still required to be reflected on T4 slips at year end;

f) an employer can opt to pay the tax liability resulting from the inclusion in income of an award by grossing it up. For example, where the employer wishes the employee to have a net award of $50, he can provide a gross award of approximately $90. It will be the gross amount that will be reflected on the employee’s T4 slip.

Assujettissement à l’impôt des récompenses

Octobre 1998

LOI

L’alinéa 6(1)a) de la Loi de l’impôt sur le revenu prévoit que le revenu d’emploi comprend « la valeur...[des] avantages quelconques qu’il a reçus ou dont il a joui au cours de l’année au titre, dans l’occupation ou en vertu d’une charge ou d’un emploi ».

ÉNONCÉS

a) Les primes d’encouragement sont des avantages imposables en vertu de l’alinéa 6(1)a) de la Loi de l’impôt sur le revenu. Ces primes ne sont pas des « cadeaux » puisqu’elles sont basées sur le rendement.

b) Un employé qui reçoit une plaque ou un trophée ayant une valeur nominale n’aurait pas à inclure dans son revenu un montant à titre d’avantage imposable, puisqu’il n’y a aucun marché pour ce genre d’article.

c) Un employé qui reçoit une récompense non monétaire d’un autre genre doit inclure la valeur marchande de cette récompense dans son revenu à titre d’avantage imposable.

d) Si un article est personnalisé par l’ajout d’un logo d’une société ou d’un ministère ou si l’article est gravé du nom de l’employé ou d’un message, la juste valeur marchande de cet article peut en être affectée négativement. Dans de tels cas, le montant total que l’employé doit inclure dans son revenu peut être réduit d’un montant raisonnable selon les circonstances (le fait que l’article comporte un logo ou un nom peut n’avoir en fait que peu d’impact, s’il y en a, sur sa juste valeur marchande).

e) Il se peut qu’il n’y ait aucune retenue d’impôt sur un montant de récompense monétaire ou sur la valeur d’une récompense non monétaire ne dépassant pas 500 $, mais le montant ou la valeur de ces récompenses doit quand même apparaître sur un feuillet T4 à la fin de l’année.

f) Un employeur peut choisir de payer l’obligation fiscale découlant de l’inclusion au revenu d’une récompense en la majorant. Par exemple, lorsqu’un employeur veut que son employé reçoive un montant de récompense net de 50 $, il peut majorer le montant de la récompense d’environ 40 $. Ce sera le montant brut, soit 90 $, qui devra apparaître au feuillet T4 de l’employé.