9 September 1997 Internal T.I. 9709097 F - ALLOCATIONS POUR L'USAGE D'UN VÉHICULE A MOTEUR.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the Department.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle du ministère.

PRINCIPALE QUESTION:

Une société considère qu'une allocation pour frais d'automobile versée à ses actionnaires-employés constitue un remboursement de dépenses. Est-ce que l'alinéa 18(1)r) de la Loi s'applique aux sommes versées par la société à ses actionnaires-employés à l'égard de l'usage de leur véhicule à moteur?

Position Adoptée:

Oui.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

Les sommes versées constituent des "allocations" et non des "remboursements" de dépenses et sont donc sujettes à l'alinéa 18(1)r) de la Loi.

		Le 9 septembre 1997

	Bureau des services fiscaux	Administration centrale
   	 de Montérégie-Rive-Sud	(613) 957-8953
	Division de la vérification

	A l'attention de Monsieur René Saint-Roch
		7-971492

Allocation et remboursement de dépenses pour l'usage d'un véhicule à moteur

La présente est en réponse à votre note de service du 4 juin 1997 relativement au sujet mentionné en titre. Nous nous excusons du délai requis pour répondre à votre demande.

Faits

XXXXXXXXXX (ci-après la "Société") a XXXXXXXXXX employés-actionnaires (ci-après les "actionnaires") parmi son groupe d'employés.

Les employés et les actionnaires réclament des frais de déplacement à l'égard de l'usage de leur véhicule à moteur sur un formulaire interne intitulé "compte de dépenses".

3.Les employés justifient leur réclamation, en fournissant, entre autres, le nom et l'adresse du client visité, l'heure d'arrivée et de départ, le but de la visite et le kilométrage parcouru.

4.Les actionnaires, quant à eux, n'indiquent qu'un kilométrage global mensuel (montant arrondi), sans aucun détail.

5.Les employés et les actionnaires ne déclarent pas dans le calcul de leur revenu d'emploi les sommes reçues pour l'usage de leur véhicule à moteur. Suite à une conversation téléphonique (Saint-Roch\Bouffard) le 29 juillet, vous nous avez précisé que la Société considère que les employés sont visés par le sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la "Loi") et que les actionnaires recoivent un remboursement de dépenses.

6.Les représentants de la Société maintiennent que les actionnaires de la Société reçoivent des sommes à titre de remboursement de dépenses et que conséquemment, la Société n'est pas assujettie à l'application de l'alinéa 18(1)r) de la Loi à l'égard de ces montants, cet alinéa s'appliquant aux allocations et non aux remboursements de dépenses.

Questions

7.Quelle est la position du Ministère quant à la définition du terme "allocation" que l'on retrouve aux alinéas 18(1)r) et 6(1)b) de la Loi?

8.Est-ce que l'alinéa 18(1)r) de la Loi s'applique aux sommes versées par la Société aux actionnaires à l'égard de l'usage de leur véhicule à moteur?

Nos commentaires

9.Aux fins, entre autres, de l'application de l'alinéa 6(1)b) de la Loi, les paragraphes 40 à 44 ainsi que le paragraphe 51 du bulletin d'interprétation IT-522R du 29 mars 1996 décrivent la position du Ministère quant à la signification des termes "allocation" et "remboursement".

10.Le paragraphe 40 se lit comme suit:

40. Dans ce bulletin, le terme "allocation" signifie tout paiement périodique ou autre que l'employé reçoit de son employeur, en plus de son traitement ou salaire, sans avoir à en justifier l'emploi. L'allocation peut être calculée en fonction de la distance ou du temps...

11.Par ailleurs, au paragraphe 50 dudit bulletin, on attribue au terme "remboursement" le sens suivant:

a) Un remboursement est un paiement que l'employeur fait à son employé en vue de rembourser à ce dernier les sommes qu'il a déboursées dans l'exercice des fonctions de son emploi qui se rapportent aux activités de son entreprise.

12.Les tribunaux ont souvent été appelés à commenter le terme "allocation" aux fins de l'application d'une disposition de la Loi. Dans la décision de la Cour d'appel fédérale dans l'affaire Roland M. MacDonald (94 DTC 6262), les juges ont résumé le courant jurisprudentiel en la matière et précisé ce qui suit:

Nonetheless, following Ransom, Pascoe and Gagnon, the general principle defining an "allowance" for purposes of paragraph 6(1)(b) is composed of three elements. First, an allowance is an arbitrary amount in that it is a predetermined sum set without specific reference to any actual expense or cost. As I noted above, however, the amount of the allowance may be set through a process of projected or average expenses or costs. Second, paragraph 6(1)(b) encompasses allowances for personal or living expenses, or for any other purpose, so that an allowance will usually be for a specific purpose. Third, an allowance is in the discretion of the recipient in that the recipient need not account for the expenditure of the funds towards an actual expense or cost.

1Nous sommes d'avis qu'il est possible qu'une somme reçue par un employé en conformité avec les sous-alinéas 6(1)b)(vii.1),(x) et (xi) de la Loi ne soit pas incluse dans ses revenus bien qu'elle puisse excéder les montants prescrits aux fins de l'application des dispositions de l'alinéa 18(1)r) de la Loi dans le calcul du revenu de l'employeur.

14.Règle générale, le Ministère considérera raisonnable une allocation basée sur le montant visé par règlement.

15.Pour l'application des sous-alinéas 6(1)b)(v),(vi) et (vii.1) de la Loi, les sous-alinéas (x) et (xi) prévoient qu'une allocation reçue par un employé pour l'usage d'un véhicule dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi est considérée comme excédant un montant raisonnable dans les cas suivants:

.l'allocation n'est pas uniquement calculée en fonction du nombre de kilomètres parcourus par l'employé dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi;

.l'employé reçoit une allocation et un remboursement pour une partie ou toutes ses dépenses pour le même usage.

16.Par conséquent, dans la situation que vous nous présentez, nous sommes d'avis que tant les actionnaires que les employés ont reçu des allocations pour l'usage d'un véhicule à moteur. Nous partageons votre opinion à l'effet que les allocations reçues par les employés semblent raisonnables dans les circonstances alors que celles des actionnaires ne semblent pas l'être compte tenu que ces dernières ne sont justifiées par aucun déplacement en particulier. Par conséquent, les sommes reçues par les actionnaires seraient imposables en vertu de l'alinéa 6(1)b) de la Loi. Tel que prévu au paragraphe 41 du bulletin d'interprétation précitée, si un actionnaire remplit les exigences de la Loi, il pourrait par ailleurs déduire une somme en vertu de l'alinéa 8(1)h.1) de la Loi.

17.Enfin, nous sommes d'avis que tant les sommes versées aux actionnaires que celles versées aux employés à l'égard de l'usage de leur véhicule à moteur constituent des "allocations" aux fins de l'application des alinéas 6(1)b) et 18(1)r) de la Loi. Par conséquent, l'alinéa 18(1)r) de la Loi s'applique donc aux sommes versées par la Société aux actionnaires à l'égard de l'usage de leur véhicule à moteur.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et nous vous prions d'agréer nos salutations distinguées.

Maurice Bisson
pour le Directeur
Division des entreprises et des publications
Direction des décisions et
de l'interprétation de l'impôt
Direction générale de la politique
et de la législation

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