1 July 1997 Administrative Letter 7M16092 - NOTICE TO EMPLOYERS-MANITOBA FLOOD RELIEF PAYMENTS

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the Department.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle du ministère.

Principal Issues:

Notice to Manitoba employers on tax treatment of payments under a remission order

Position:

Payments made to employees for relief are not taxable. They do not have to be reported on T4s by employers nor does there have to be withholding. As well, there will be no effect on tax accounts such as RRSP room.

Reasons:

This is pursuant to the order - otherwise for practical reasons our system cannot update tax accounts unless there is employer reporting. Same as in the Saguenay case.

Notice to Employers

Manitoba, July 1997

Re: T4 slips and financial assistance that employers give to employees who were victims of the Manitoba flooding in the spring of 1997

This is to inform you of Revenue Canada's position concerning the tax treatment of any financial assistance which you, as an employer, give to your employees to compensate for personal losses or damage they suffered during the flood.

As a general rule, gifts in cash or in kind or financial assistance that you give directly or indirectly to employees are taxable benefits that employees receive in the course of their employment. Therefore, employees would usually include the amount or value of the benefit in their income.

In this case, because of the special circumstances surrounding the flood, a tax remission order has been recommended to provide that any financial assistance you give to your employees will not have to be included in their income, as long as you meet a number of conditions, which we list below. In other words, your employees will not have to pay income tax on the financial assistance they receive. Therefore, your employees are not required to include the amount of such assistance in their income when they file their 1997 income tax returns.

Under this remission order, Revenue Canada will eliminate any tax implications resulting from financial assistance payments that employees receive from you, as long as the assistance is reasonable under the circumstances, and provided that you give the assistance because of an employer-employee relationship, and not because the employee holds shares in the business. Employers who grant financial assistance to their employees will be allowed to deduct those payments as business expenses when they file their income tax returns.

Before this remission order can apply, you must meet the following conditions:

- you must give the assistance on a voluntary basis;
- you must not give the financial assistance to your employees based on their performance, position within the firm, years of service, or any other employment factor;
- you cannot give the financial assistance in exchange for past or future services; and
- you cannot use the amount of financial assistance to compensate your employees for the loss of employment income.

Please note that the remission order will not apply to regular salary that you pay to your employees who were unable to report for work because of the flood.

To avoid the administrative complexities that would accompany including these amounts on T4 Supplementary slips and then having the employees exclude them when they file their personal income tax returns, we suggest that you do the following:

- do not include the value of the financial assistance you give to your employees on their T4 Supplementary slips under the conditions described above; and

- submit to Revenue Canada a list showing the name, address, and social insurance number of each employee to whom you give financial assistance, as well as the amount of each payment. Please send your list, along with an explanatory note to:

Winnipeg Tax Services Office
325 Broadway Avenue
Winnipeg MB R3C 4T4

To the attention of Mr. Gord Mizak

If you already gave financial assistance to your employees and withheld payroll deductions, you can reimburse your employees and adjust your next remittance to Revenue Canada. Please tell your employees that the assistance you give them will not appear on their T4 Supplementary slips, and that they do not have to report the amounts on their income tax returns.

If you have already included financial assistance payments on their T4 Supplementary slips, please inform your employees of the situation and send us a list of their names. Using this list, we can identify the individuals involved, and ensure that we apply the remission order properly.

If you have questions or need more information, you can reach Mr. Gord Mizak by telephone at (204) 984-3920.

We are aware that the events of last spring could raise a number of other tax issues. Therefore, anyone wishing more information about the tax consequences of the financial assistance they receive can reach one of our General Enquiries officers at the nearest Revenue Canada tax services office at the following numbers:

Winnipeg:

(204) 983-6350 (service in English) (204) 983-6188 (service in French)

Anywhere in Manitoba, toll free: 1800 959-8281 (service in English)
1 800 959-7383 (service in French)

Avis aux employeurs

Manitoba, juillet 1997

Objet: Feuillets T4 et aide financière accordée par les employeurs aux employés victimes des inondations au Manitoba au printemps 1997

Les renseignements qui suivent vous informent de la position de Revenu Canada concernant le traitement fiscal de l'aide financière que vous, à titre d'employeur, accordez à vos employés pour les pertes ou les dommages personnels qu'ils ont subis lors du sinistre.

En général, les dons en espèces ou en nature ainsi que l'aide financière que vous accordez directement ou indirectement à un employé sont des avantages imposables que l'employé obtient dans le cadre de son emploi. L'employé doit donc habituellement inclure le montant ou la valeur de l'avantage dans son revenu.

Dans le cas présent, en raison des circonstances particulières du sinistre, un décret de remise d'impôt a été recommandé et prévoit que l'aide financière accordée à un employé ne devra pas être incluse dans son revenu, si certaines conditions sont remplies. En d'autres termes, l'employé n'aura pas à payer d'impôt sur l'aide financière qu'il reçoit. Par conséquent, il ne devra pas inclure le montant de cette aide dans son revenu lorsqu'il produira sa déclaration de revenus de 1997.

En vertu de ce décret, Revenu Canada éliminera les conséquences fiscales rattachées à l'aide financière que l'employé reçoit de son employeur, si cette aide est raisonnable dans les circonstances et qu'elle lui a été accordée en raison d'une relation employeur-employé, et non parce que l'employé détient des actions dans l'entreprise. Les employeurs qui accordent une aide financière à leurs employés peuvent déduire ces paiements comme dépenses d'entreprise dans leur déclaration de revenus.

Pour que le décret s'applique, les conditions suivantes devront être réunies:

- vous devez accorder l'aide de façon volontaire;
- vous ne devez pas accorder l'aide financière aux employés en raison de considérations liées à leur emploi, par exemple le rendement, la fonction, les années de service, etc.;
- vous ne devez pas accorder l'aide financière en contrepartie de services rendus ou à rendre;
- le montant d'aide financière ne sert pas à compenser l'employé pour la perte d'un revenu d'emploi.

Veuillez noter que ce décret de remise d'impôt ne s'appliquera pas au salaire régulier versé à un employé qui n'a pas pu se rapporter au travail à la suite du sinistre.

Afin d'éviter les complexités administratives associées à l'inclusion de ces sommes sur un feuillet T4 Supplémentaire et à leur exclusion par les employés dans le calcul de leur revenu imposable, nous vous recommandons de procéder comme suit:

- n'incluez pas la valeur de l'aide financière accordée à vos employés sur leur feuillet T4 Supplémentaire, selon les conditions énoncées ci-dessus;

- fournissez à Revenu Canada une liste indiquant le nom, l'adresse et le numéro d'assurance sociale de chacun des employés à qui vous accordez une aide financière, de même que le montant de chaque paiement. Faites parvenir cette liste et une note explicative à l'adresse suivante:

Bureau des services fiscaux de Winnipeg
325, avenue Broadway
Winnipeg MB R3C 4T4

A l'attention de M. Gord Mizak

Si vous avez déjà accordé de l'aide financière à vos employés et si vous avez effectué des retenues à la source, nous vous suggérons de rembourser vos employés et de rajuster votre prochain versement. Aussi, nous vous suggérons d'informer vos employés que l'aide financière que vous leur accordez ne figurera pas sur leur feuillet T4 Supplémentaire et qu'ils ne sont pas tenus de déclarer ce montant dans leur déclaration de revenus des particuliers.

Si vous avez déjà inclus les paiements d'aide financière dans les feuillets T4 Supplémentaire, nous vous recommandons d'informer vos employés de la situation et de nous faire parvenir une liste des personnes touchées, à l'adresse mentionnée ci-dessus. Cette liste nous permettra d'identifier ces personnes plus facilement et de nous assurer que le décret de remise s'appliquera à leur situation et à la vôtre comme il se doit.

Si vous avez des questions relativement au contenu de cette lettre, vous pouvez communiquer avec M. Gord Mizak par téléphone au (204) 984-3920.

Nous sommes conscients du fait que les événements du printemps pourraient soulever plusieurs autres questions fiscales. Ainsi, les personnes qui désirent obtenir des renseignements additionnels à ce sujet peuvent communiquer avec la Section des demandes de renseignements généraux au bureau des services fiscaux de Revenu Canada le plus près, à l'un ou l'autre des numéros suivants:

Winnipeg:

(204) 983-6188 (service en français) (204) 983-6350 (service en anglais)

Ailleurs au Manitoba, sans frais: 1 800 959-7383 (service en français)
1 800 959-8281 (service en anglais)