29 August 2023 CPAC Roundtable Q. 7, 2023-0983041C6 - Home Office Expenses

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principal Issues: 1) Whether the temporary flat rate method of calculating home office expenses will be available in 2023 and subsequent tax years. 2) Whether employees who work from home in 2023 and wish to claim home office expenses require a completed Form T2200 to certify the conditions of employment.

Position: See response.

Reasons: See response.

2023 CPAC

Question 7: Home Office Expenses

The simplified method of calculating home office expenses that was allowed for 2020 – 2022 T1 filings was a temporary measure which deviated from the legislation so, absent an amendment to the Act, we assume the detailed method will be required in 2023 and subsequent years.

a) Could CRA confirm this and also that employees will require a T2200 certifying that they were required to work from home, and the requirements of subsection 8(13) must be met.

b) Could CRA please also provide this information and guidance on the CRA website?

CRA Response

In response to the COVID-19 pandemic, a temporary flat rate method was introduced to provide eligible employees with a simpler way to deduct home office expenses (work-space-in-the-home expenses and office supply and phone expenses). The temporary flat rate method can only be used for the 2020, 2021 and 2022 tax years.

This information is provided in the response to the question “Will the temporary flat rate method be extended past 2022?” in the “Frequently asked questions” section of the Home office expenses for employees webpage. The CRA reviews this webpage annually in advance of the personal income tax filing season. As such, we encourage taxpayers to visit the Home office expenses for employees webpage for the most up to date information available.

In the absence of any future change to the Home office expenses for employees webpage, for 2023 and subsequent tax years, eligible employees seeking to deduct home office expenses must currently use the detailed method and meet certain conditions in the Income Tax Act (Act).

Subparagraph 8(1)(i)(iii) of the Act allows for the deduction of work-space-in-the-home expenses (i.e., supplies consumed directly in the performance of the duties of employment), where an employee was required by contract of employment to supply and pay for those expenses, the expenses are reasonable, and the employee was not provided a reimbursement by their employer for these expenses.

Generally, a salaried employee may deduct home office expense under subparagraph 8(1)(i)(iii) of the Act if the conditions in that subparagraph, and those in subsections 8(10) and 8(13) of the Act are satisfied.

More specifically, subparagraph 8(13)(a)(i) of the Act provides that expenses which are otherwise deductible under subparagraph 8(1)(i)(iii) of the Act cannot be deducted as work-space-in-the-home expenses unless the work space is the place where the employee principally (i.e., more than 50%) performs their duties of employment. This condition will be met by employees who were required to work from home more than 50% of the time for a period of at least four consecutive weeks in the year.

Where the conditions in subparagraph 8(1)(i)(iii) of the Act are met by an employee, subsection 8(10) of the Act further requires that Form T2200, Declaration of Conditions of Employment, be completed by their employer to certify the conditions of employment. However, a completed Form T2200 does not provide an employee with any assurance that the expenses paid are deductible, since the Act contains other criteria that the employee must satisfy.

For more information about using the detailed method to claim home office expenses, please refer to the Home office expenses for employees webpage or Guide T4044, Employment Expenses.

Zahra Haji
2023-098304
August 29, 2023

Question 7: Dépenses liées à un bureau à domicile

La méthode simplifiée de calcul à l’égard des frais de bureau à domicile qui a été autorisée pour les déclarations de revenus et de prestations T1 pour les années d’imposition 2020 à 2022 était une mesure temporaire qui n’est pas dans la législation. Ainsi, en l’absence d’une modification de la Loi, nous supposons que la méthode détaillée sera exigée pour les années d’imposition 2023 et suivantes.

a) L’ARC pourrait-elle confirmer que ceci est bien le cas et également, que les employés doivent joindre à leur déclaration de revenus et de prestation T1 un T2200 attestant qu’ils étaient tenus de travailler à domicile et finalement, qu’ils doivent respecter toutes les exigences du paragraphe 8(13) de la Loi?

b) L’ARC pourrait-elle également fournir cette information sur sa page Web?

Réponse de l’ARC

Pour tenir compte des circonstances exceptionnelles liées à la pandémie de la COVID-19, une méthode à taux fixe temporaire a été introduite offrant aux employés éligibles une méthode simplifiée de déduire les frais de bureau à domicile (Dépenses liées à l’espace de travail à domicile et frais de fournitures de bureau et frais téléphoniques). La méthode à taux fixe temporaire ne peut être utilisée que pour les années d’imposition 2020, 2021 et 2022.

Cette information est disponible dans la réponse à la question « La méthode à taux fixe temporaire restera-t-elle en vigueur passé 2022 ? » dans la section « Foire aux questions » de la page Web de l’ARC sur les dépenses de travail à domicile pour les employés. Cette page Web est mise à jour chaque année avant la période de déclaration de revenus des particuliers. Nous encourageons donc les contribuables à consulter cette page Web sur les dépenses de travail à domicile pour les employés afin d’obtenir les informations les plus récentes.

Sous réserve de toute modification future de la page Web sur les dépenses de travail à domicile pour les employés, pour les années d’imposition 2023 et suivantes, les employés qui répondent aux critères d’admissibilité souhaitant demander une déduction pour frais de bureau à domicile doivent actuellement utiliser la méthode détaillée et doivent remplir certaines conditions prévues par la Loi de l’impôt sur le revenu (Loi).

Le sous-alinéa 8(1)i)(iii) de la Loi permet à un salarié de déduire dans le calcul de son revenu d’emploi certaines dépenses liées à l’utilisation d’un espace de travail à domicile (c’est-à-dire le coût des fournitures qui ont été consommées directement dans l’accomplissement des fonctions de l’emploi) lorsque son contrat de travail l’obligeait à fournir et à payer ces dépenses. Les dépenses doivent de plus être raisonnables et le salarié ne doit pas avoir reçu de remboursement de la part de son employeur à leur égard.

En règle générale, un salarié peut demander une déduction pour frais de bureau à domicile en vertu du sous-alinéa 8(1)i)(iii) de la Loi si toutes les conditions de ce sous-alinéa et des paragraphes 8(10) et 8(13) de la Loi sont remplies.

Plus particulièrement, le sous-alinéa 8(13)a)(i) de la Loi prévoit que les dépenses qui sont par ailleurs déductibles en vertu du sous-alinéa 8(1)i)(iii) de la Loi ne peuvent pas être déduites en tant que dépenses liées à l’espace de travail à domicile, à moins que l’espace de travail ne soit le lieu où le salarié accomplit principalement (c’est-à-dire à plus de 50 %) les fonctions de son emploi. Cette condition est remplie lorsqu’un employé est tenu de travailler à domicile plus de 50 % du temps pendant une période d’au moins quatre semaines consécutives au cours de l’année.

Lorsqu’un salarié rempli toutes les conditions prévues au sous-alinéa 8(1)i)(iii) de la Loi, le paragraphe 8(10) de la Loi exige notamment que le formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail, soit rempli par l’employeur pour confirmer que les conditions prévues au sous-alinéa 8(1)i)(iii) de la Loi ont été remplies au cours de l’année. Toutefois, un formulaire T2200 dûment complété ne garantit pas à un employé que les sommes payées soient déductibles, puisque la Loi prévoit d’autres critères auxquels l’employé doit aussi satisfaire.

Pour plus d'informations sur l’utilisation de la méthode détaillée pour déduire les dépenses liées à l’espace de travail à domicile, veuillez consulter la page Web sur les dépenses de travail à domicile pour les employés ou le guide T4044, Dépenses d’emploi.

Zahra Haji
2023-098304
August 29, 2023