Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.
Principales Questions: What are the different limitation periods for keeping books and documents for a corporation?
Position Adoptée: Permanent documents must be kept for a period ending 2 years following the dissolution of the corporation and general documents must be kept for a period ending six years following the last year for which they relate, unless the corporation is dissoved, in which case the period ends two years following the dissolution of the corporation.
Raisons: Wording of the Act
XXXXXXXXXX
2012-046130
Hugo Gravel, LL.B., D.Fisc
Le 14 juin 2013
Monsieur XXXXXXXXXX:
Objet : Obligation de tenir des registres et livres de comptes
La présente est en réponse à votre lettre du 5 septembre 2012, dans laquelle vous nous demandiez notre avis relativement à certaines questions concernant l'application de l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu, L.R.C. 1985, c. 1, (5e suppl.), telle qu'amendée (la « LIR ») ainsi que relativement à l'article 5800 du Règlement de l'impôt sur le revenu, C.R.C., 1978, c. 945, tel qu'amendé (le « RIR »).
Situation soumise
Une société a été constituée en XXXXXXXXXX et est en opération. Cette société est profitable et ne prévoit, en aucun cas, dans un avenir rapproché, être dissoute. Celle-ci désire toutefois mettre en place un système de conservation de registres et livres de comptes qui serait conforme aux exigences qui lui incombent en vertu de la LIR et du RIR.
Questions soulevées
Relativement à la situation soumise et à l'application des articles précités, vous nous avez posé les questions suivantes :
1. Quelle est l'interaction entre l'alinéa 230(4)b) LIR et l'article 5800 RIR lorsqu'aucune dissolution d'une société ne s'est produite ou n'est envisagée dans un avenir rapproché?
2. Que vise spécifiquement les alinéas 230(4)a) et b) LIR en termes de registres et livres de comptes à conserver?
Y a-t-il des délais spécifiques applicables à certains types particuliers de registres et livres de comptes?
Commentaires
La situation que vous nous soumettez s'apparente à une situation réelle pour laquelle nous ne pouvons vous rendre une opinion définitive. Toutefois, nous sommes en mesure de vous offrir les commentaires généraux suivants qui pourraient vous être utiles.
L'alinéa 230(4)a) LIR prévoit que quiconque est requis de tenir des registres ou des livres de comptes, ainsi que les comptes et pièces justificatives nécessaires à la vérification des renseignements contenus dans ceux-ci (les « Livres et Registres »), doit conserver ceux pour lesquels le RIR prévoit une période de conservation déterminée.
Pour les autres Livres et Registres, l'alinéa 230(4)b) LIR prévoit que les documents doivent être conservés pendant les six ans suivant la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
L'alinéa 5800(1)a) RIR, prévoit que les Livres et Registres qui y sont mentionnés doivent être conservés de façon permanente et ce, jusqu'à deux ans suivant la date de la dissolution de la société.
L'alinéa 5800(1)b) RIR s'applique quant à lui aux Livres et Registres d'une société dissoute et prévoit une durée de conservation de deux ans suivants la date de la dissolution de la société pour les Livres et Registres qui ne sont pas mentionnés à l'alinéa 5800(1)a) RIR. Ainsi, une société dissoute devra conserver pour une durée de deux ans suivant sa dissolution les Livres et Registres pour lesquels elle était toujours tenue de conserver ceux-ci pour la période de 6 ans prévue à l'alinéa 230(4)b) LIR.
Ainsi, un Livre ou Registre visé à l'alinéa 5800(1)a) RIR devra être conservé jusqu'à l'expiration des deux ans suivant la dissolution d'une société peu importe la période de conservation de 6 ans prévue à l'alinéa 230(4)b) LIR. Un Livre ou Registre qui n'y est pas visé devra quant à lui être conservé pour une période de 6 ans suivant la fin de l'année à laquelle il se rapporte, à moins qu'il ne s'agisse d'une société dissoute, auquel cas il devra être conservé pour une période de deux ans suivant la dissolution de la société.
Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos meilleures salutations.
Guy Goulet, CPA, CA, M. Fisc.
pour le directeur
Division des opérations internationales
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique législative
et des affaires réglementaire
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