28 March 2013 External T.I. 2012-0460481E5 F - Allocation pour usage d'un véhicule à moteur

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8(1)(h.1) 6(1)(b)(x) 6(1)(b)(vii.1)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: When an employee uses their own automobile to run errands for their employer, would a fixed allowance of $4.60 per trip under 10 kilometres constitute a taxable benefit for the employee?

Position: Yes.

Reasons: Given the application of subparagraph 6(1)(b)(x), the allowance is deemed not to be reasonable since it is not solely based on the number of kilometres that the employee travels in the course of their office or employment. Accordingly, the non-reasonable nature of the allowance precludes it from being part of the exceptions under subparagraphs 6(1)(b)(v), (vi) or (vii.1). As such, the allowance must be included in computing the employee's income under paragraph 6(1)(b).

XXXXXXXXXX

2012-046048

March 28, 2013

Dear Madam,

Subject: Allowance for the use of a motor vehicle

This letter is in response to your email of August 27, 2012 in which you asked for our opinion as to whether an allowance for the use of a motor vehicle, paid to employees when they run errands for their employer, would constitute a taxable benefit to the employees in a particular situation.

The Facts

We have summarized the facts you submitted:

When an employee travels for an employer, the employer pays him an allowance of $0.46 per kilometer, in accordance with page 12 of the T4130, Employers’ Guide--Taxable Benefits and Allowances.
In some cases, the employee does an errand for the employer, resulting in a trip of only one kilometer. The allowance for such travel is $0.46. However, the employee considers it unreasonable to use his automobile for such an amount.

Your questions

Where an employee's automobile is used to run an errand for the employer, you wish to know if a fixed allowance of $4.60 per trip of less than 10 kilometers would be a taxable benefit to the employee.

All legislative references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

Our Comments

Under paragraph 6(1)(b), and subject to certain exceptions, all amounts received by the taxpayer in the year as an allowance for personal or living expenses or as an allowance for any other purpose must be included in computing the income of a taxpayer.

Among the exceptions referred to above, subparagraph 6(1)(b)(vii.1) refers to reasonable allowances for the use of a motor vehicle received by an employee (other than an employee employed in connection with the selling of property or the negotiating of contracts for the employer) from the employer for travelling in the performance of the duties of the office or employment.

For the purposes of subparagraph 6(1)(b)(vii.1), among others, subparagraph 6(1)(b)(x) provides that an allowance received in a taxation year by a taxpayer for the use of a motor vehicle in connection with or in the course of the taxpayer’s office or employment shall be deemed not to be a reasonable allowance where the measurement of the use of the vehicle for the purpose of the allowance is not based solely on the number of kilometres for which the vehicle is used in connection with or in the course of the office or employment.

In the particular situation, we are of the view that a fixed allowance of $4.60 per trip less than 10 kilometers is deemed to be unreasonable because of the application of subparagraph 6(1)(b)((x) since it is not calculated based solely on the number of kilometers traveled by the employee in connection with or in the course of the taxpayer’s office or employment. For this purpose, we refer you to page 12 of the publication T4130, which indicates, among other things, that when an employer pays a fixed amount allowance that is not based on the number of kilometers traveled, that allowance is taxable and must be included in the employee's income.

Furthermore, we are of the view that if an employee receives a taxable allowance for the costs of a motor vehicle, and the employee is required by his or her employment contract to pay the expenses incurred in the performance of the duties of his or her employment, paragraph 8(1)(h.1) could allow the deduction of some of the related expenses if the conditions referred to in paragraph 8(1)(h.1) are satisfied.

We hope that our comments are of assistance.

Michel Lambert, CPA, CA, M. Fisc.
Manager
Employment Income Section
Business and Employment Income Division
Income Tax Rulings Directorate
Legislative Policy and
Regulatory Affairs Branch

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Lorsqu'un employé utilise son automobile pour faire des commissions pour son employeur, une allocation fixe de 4,60 $ par déplacement de moins de 10 kilomètres constituerait-elle un avantage imposable pour l'employé? [TRANSLATION] When an employee uses their own automobile to run errands for their employer, would a fixed allowance of $4.60 per trip under 10 kilometres constitute a taxable benefit for the employee?

Position Adoptée: Oui. [TRANSLATION] Yes.

Raisons: En raison de l'application du sous-alinéa 6(1)b)(x), l'allocation est réputée ne pas être raisonnable puisqu'elle n'est pas calculée uniquement en fonction du nombre de kilomètres parcourus par l'employé dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. Ainsi, le caractère non raisonnable de l'allocation ferait en sorte que celle-ci ne ferait pas partie des exceptions aux sous-alinéas 6(1)b)(v), (vi) ou (vii.1). L'allocation devrait donc être incluse dans le calcul du revenu de l'employé en vertu de l'alinéa 6(1)b). [TRANSLATION] Given the application of subparagraph 6(1)(b)(x), the allowance is deemed not to be reasonable since it is not solely based on the number of kilometres that the employee travels in the course of their office or employment. Accordingly, the non-reasonable nature of the allowance precludes it from being part of the exceptions under subparagraphs 6(1)(b)(v), (vi) or (vii.1). As such, the allowance must be included in computing the employee's income under paragraph 6(1)(b).

XXXXXXXXXX
2012-046048

Le 28 mars 2013

Madame,

Objet : Allocation pour l'utilisation d'un véhicule à moteur

La présente lettre est en réponse à votre courriel du 27 août 2012 dans lequel vous avez demandé notre opinion à savoir si une allocation pour l'utilisation d'un véhicule à moteur, versée aux employés lorsqu'ils font des commissions pour leur employeur, constituerait un avantage imposable pour les employés dans une situation donnée.

Les faits

Nous reprenons les faits que vous nous avez soumis :

Lorsqu'un employé fait un déplacement pour l'employeur, ce dernier lui verse une allocation en raison de 0,46 $ par kilomètre, et ce, conformément à la page 12 du T4130, Guide de l'employeur Avantages et allocations imposables.
Dans certains cas, l'employé fait une commission pour l'employeur, ce qui occasionne un déplacement d'un kilomètre seulement. L'allocation relative à un tel déplacement serait donc de 0,46 $. Or, l'employé juge qu'il n'est pas raisonnable qu'il utilise son automobile pour un tel montant.

Vos questions

Lorsqu'un employé utilise son automobile pour faire des commissions pour son employeur, vous désirez savoir si une allocation fixe de 4,60 $ par déplacement de moins de 10 kilomètres constituerait un avantage imposable pour l'employé.

Tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ").

Nos commentaires

Aux termes de l'alinéa 6(1)b), et sous réserve de certaines exceptions, toute somme reçue par un contribuable au cours de l'année à titre d'allocation pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocation à toute autre fin, doit être incluse dans le calcul du revenu du contribuable.

Parmi les exceptions mentionnées ci-dessus, le sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) vise les allocations raisonnables pour l'usage d'un véhicule à moteur qu'un employé dont l'emploi n'est pas lié à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur a reçues de son employeur pour voyager dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi.

Aux fins d'application du sous-alinéa 6(1)b)(vii.1), parmi d'autres, le sous-alinéa 6(1)b)(x) prévoit qu'une allocation reçue au cours de l'année par le contribuable pour l'usage d'un véhicule à moteur dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi, est réputée ne pas être raisonnable dans la mesure où l'usage du véhicule n'est pas, pour la fixation de l'allocation, uniquement évalué en fonction du nombre de kilomètres parcourus par le contribuable dans l'accomplissement des fonctions de la charge ou de l'emploi.

Dans la situation donnée, nous sommes d'avis qu'une allocation fixe de 4,60 $ par déplacement de moins de dix kilomètres est réputée ne pas être raisonnable en raison de l'application du sous-alinéa 6(1)b)(x), puisqu'elle n'est pas calculée uniquement en fonction du nombre de kilomètres parcourus par l'employé dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. À cet effet, nous vous référons à la page 12 de la publication T4130 qui indique, entre autres, que lorsqu'un employeur verse une allocation d'un montant fixe qui n'est pas basé sur le nombre de kilomètres parcourus, cette allocation est imposable et doit être incluse dans le revenu de l'employé.

Par ailleurs, nous sommes d'avis que si un employé reçoit une allocation imposable à l'égard des frais afférents à un véhicule à moteur, et qu'il est tenu aux termes de son contrat d'emploi d'acquitter les frais engagés dans l'accomplissement des fonctions de son emploi, l'alinéa 8(1)h.1) pourrait permettre la déduction de certaines des dépenses afférentes, si les conditions mentionnées à l'alinéa 8(1)h.1) sont respectées.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles.

Michel Lambert, CPA, CA, M.Fisc.
Gestionnaire
Section du revenu d'emploi
Division des entreprises et du revenu d'emploi
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b) - Subparagraph 6(1)(b)(x)

fixed allowance of $4.60 for each trip under 10 kilometres deemed unreasonable

An employee could receive a fixed allowance of $4.60 for each trip made of less than 10 kilometres in the same day in running errands for the employer. CRA found that, for the purposes of s. 6(1)(b)(vii.1), the allowance was deemed by s. 6(1)(b)(x) not to be reasonable as it was not based on the number of kilometres traveled, so that it was includible in employment income.

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