13 June 2012 Internal T.I. 2012-0448961I7 F - Paiements en trop faits par un employeur

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Quelles mesures seraient à prendre par 1) l’employeur, et 2) l’employé, pour corriger une situation où ce dernier reçoit des paiements par erreur pour une période dans une année antérieure où il était en congé maladie non payé ?

Position Adoptée: 1. L’employeur devrait émettre un feuillet T4 modifié pour l’année visée pour exclure les montants relatifs aux paiements en trop. 2. Suite à l’émission du feuillet T4 modifié, l’employé pourrait demander à l’ARC d’établir une nouvelle cotisation pour sa déclaration de revenus et de prestations pour l’année visée.

Raisons: 1. Lorsqu’il est établi qu’un montant a été versé par erreur à un employé, l’ARC ne considère pas ce montant comme un salaire. Ainsi, l’alinéa 8(1)n) ne s’applique pas, et la section « Erreurs cléricales ou administratives » du guide RC4120 exige que l’employeur émette un feuillet T4 modifié pour l’année où le montant en trop a été versé à l’employé, et ce, afin d’exclure ce montant du revenu de l’employé.
2. L’employé a le droit de demander une nouvelle cotisation en vertu du paragraphe 152(4) pour une année d’imposition à l’intérieur de la période normale de nouvelle cotisation, ou du paragraphe 152(4.2) pour les années frappées de prescription. Dans le cas de ces dernières, l’ARC n’établira pas de nouvelles cotisations à moins que les demandes de redressement entrainent un solde créditeur ou néant.

Le 13 juin 2012

XXXXXXXXXX Administration Centrale
Direction des décisions
en impôt
Randa El-Kadi
(613) 957-2082

2012-044896

Traitement des montants payés en trop aux employés

Madame,

La présente est en réponse à votre télécopie du 25 mai 2012 dans laquelle vous demandez notre opinion à savoir comment votre service de rémunération devrait remédier à une situation en raison de laquelle une employée a reçu des paiements en trop.

Les faits

Nous reprenons ci-dessous les faits que vous nous avez soumis :

1. Durant une période en XXXXXXXXXX, l’employée était chez elle en congé de maladie non payé. Néanmoins, le salaire de l’employée a continué à lui être versé car le service de la rémunération n’a pas été avisé de son départ, ni du fait que ses soldes de crédits de congé de maladie n’étaient pas suffisants pour couvrir sa période d’absence.

2. Lors du retour au travail de l’employée, une vérification de son dossier a été faite, et un trop-payé a été constaté.

3. Un recouvrement de salaire a débuté en XXXXXXXXXX pour une durée de XXXXXXXXXX périodes de paye.

4. L’employée a reçu les formulaires qui indiquent les détails de l’accord de remboursement, en plus d’un courriel indiquant les montants recouvrés en XXXXXXXXXX.

5. En fournissant les renseignements ci-dessus à l’employée, vous vous êtes fié sur le Guide de l’employeur – Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire, notamment la section intitulée « Salaire payé en trop ».

L’employée juge qu’il faudrait traiter la situation comme une erreur administrative et demande des feuillets T4 modifiés pour les années d’imposition XXXXXXXXXX.

Vos questions

1. Comment le service de la rémunération devrait-il corriger la situation? Plus précisément, quelle section du guide ci-haut mentionné devrait-il suivre : celle se rapportant au « Salaire payé en trop » ou aux « Erreurs cléricales ou administratives »?

2. L’employée pourrait-elle réclamer une déduction de son revenu pour la partie des montants qu’elle a remboursés en XXXXXXXXXX?

Tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ").

Nos commentaires

Tel qu’il est mentionné dans le guide RC4120, Guide de l’employeur – Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire, la façon de corriger une situation de paiement en trop dépend de la raison pour laquelle l’employé a reçu un tel paiement. D’après les renseignements que vous nous avez fournis, les paiements en trop ont plutôt été effectués en raison d’une erreur administrative ou cléricale. Dans un tel cas, les montants reçus par l’employée ne sont pas considérés comme un salaire puisque l’employée n’y avait pas droit.

Tel qu’il est indiqué dans la section « Erreurs cléricales ou administratives » du guide RC4120, l’employeur doit émettre un feuillet T4 modifié pour l’année visée (XXXXXXXXXX dans ce cas) pour exclure le montant des paiements en trop. Une copie du feuillet modifié doit être envoyée à l'Agence du revenu du Canada (« l’ARC») de même qu'à l’employée, en informant cette dernière qu'elle pourrait demander à l’ARC d’établir une nouvelle cotisation pour son année d'imposition XXXXXXXXXX. Toutefois, aucune modification ne doit être apportée aux feuillets T4 des années XXXXXXXXXX dans le but de réduire le revenu d’emploi des montants remboursés. En outre, le fait que l’employée rembourse le paiement en trop de façon graduelle ne constitue pas un prêt sans intérêt. Ainsi, l’employeur n’aura pas à calculer un avantage imposable pour intérêts.

Suite à l’émission par le service de la rémunération du feuillet T4 modifié pour l’année XXXXXXXXXX, l’employée pourrait demander à l’ARC d’établir un redressement de sa déclaration de revenus et de prestations de l’année d’imposition XXXXXXXXXX afin de se faire rembourser, s'il y a lieu, l'impôt payé en trop au cours de cette année. À cet effet, l’employée devrait produire soit le formulaire T1-ADJ, Demande de redressement d'une T1, dûment complété, soit une lettre signée qui fournit tous les renseignements concernant sa demande à la Division des services à la clientèle et prestations des particuliers de son centre fiscal. Ces renseignements devraient comprendre l'année visée par la modification, le numéro d'assurance sociale de l’employée, son adresse et son numéro de téléphone, ainsi que toutes pièces justificatives à l'appui de la modification demandée.

Par ailleurs, l’employée ne pourra pas demander de déduction dans le calcul de son revenu pour les années d’imposition XXXXXXXXXX à l’égard des montants qu’elle a remboursés dans ces deux années.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles.

Michel Lambert, CPA, CA, M.Fisc.
Gestionnaire
Section du revenu d’emploi
Division des réorganisations
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires