24 April 2012 Internal T.I. 2012-0440711I7 F - Indemnité de repas; remboursement pour déplacement

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5(1); 6(1)a); 6(1)b); 118.02(1); 118.02(2)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Credit for a transportation pass

Reimbursement of transportation costs

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] 1. Could meal allowances paid to employees have the same non-taxable status as subsidized meals? 2. Would the meal allowances referred to above be treated the same if they were paid in the form of a meal voucher that can be used in grocery stores or restaurants? 3. Would employees be eligible for a tax credit for the cost of public transit passes between their home and their usual place of work? 4. Should the portion of the amounts paid by employees for public transit, which is not reimbursed by the employer, be excluded from box 84 of the T4 slip, whether or not the amount is withheld at source?

Position: 1. No; 2. Yes, in the sense that they would also be taxable; 3. No; 4. Yes.

Reasons: 1. The administrative practice of subsidized meals applies only to employers who provide "subsidized meals to an employee (such as in an employee dining room or cafeteria)". 2. Meal vouchers are considered cash equivalents, the amount of which should be included in computing an employee's income from an office or employment. 3. To be eligible, a public transit pass must be issued by or on behalf of an eligible Canadian transportation organization as defined in subsection 118.02(1). 4. Only amounts deducted at source for an eligible transit pass, as referred to in subsection 118.02(1), should be entered in box 84 of the T4 slip.

XXXXXXXXXX

                              2012-044071

24 April 2012

Dear Madam,

Subject: Allowances paid to employees

This is in response to your e-mail of March 14, 2012 in which you requested our opinion on the above subject.

Names of the parties

The following names and corporate names are replaced by the following terms:

XXXXXXXXXX	The Employer
The Canada Revenue Agency	The Agency

All legislative references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the “Act").

The Facts

We have summarized below the facts that you submitted to us:

The employer has two categories of locally engaged employees: employees who are non-residents of Canada, and employees who are residents of Canada for the purposes of the Act. The latter are those who are the subject of your request for an interpretation.
Since the employer does not have a cafeteria or dining room, the employer pays its employees a meal allowance of XXXXXXXXXX depending on the number of days worked. That allowance barely covers the cost of food.
The employer partially reimburses the cost of public transportation for commuting to and from work, and includes the total of those reimbursements in their income in boxes 14 and 40 of the T4 slip - Statement of Remuneration Paid. The portion of the expenses paid by the employees is not recorded on the T4 slip.

Your Questions

Could meal allowances paid to employees have the same non-taxable status as subsidized meals?
Would the meal allowances referred to above be treated the same if they were paid in the form of a meal voucher that can be used in grocery stores or restaurants?
Would employees be eligible for a tax credit for the cost of public transit passes between their home and their usual place of work?
Should the portion of the amounts paid by employees for public transit, which is not reimbursed by the employer, be excluded from box 84 of the T4 slip, whether or not the amount is withheld at source?

Our Comments

Meal allowances

The practice set out in paragraph 28 of Interpretation Bulletin IT-470R, Employee Fringe Benefits, states that subsidized meals provided to employees will not be considered to confer a taxable benefit provided the employee is required to pay a reasonable charge. It should be noted, however, that this practice applies only to employers who offer "subsidized meals to an employee (such as in an employee dining room or cafeteria)". This practice does not extend to a situation similar to the one you presented to us. In such a situation, we are instead of the view that meal allowances constitute a benefit from an office or employment, to be included in the computation of the employee's income for the year. As a result, the total amount of the allowances, as well as meal vouchers, should be included on the T4 slip in box 14 "Employment income" and in the "Other information" section at the bottom of the slip under code 40.

Credit for a transportation pass

Subsection 118.02(2) allows a deduction in computing the tax payable by an individual for an eligible public transit pass. Subsection 118.02(1) requires a pass to be issued by or on behalf of a qualified Canadian transit organization to qualify as an "eligible public transit pass". We are of the view that the organization that issues passes to your employees is not a qualified Canadian transit organization and does not act on its behalf either. Consequently, the cost of such a pass is not eligible for the tax credit under subsection 118.02(2).

Reimbursement of transportation costs

The Agency is of the view that the costs incurred by an employee to travel between the employee’s residence and the employee’s usual place of work are generally costs for personal purposes. Thus, and as indicated in Employer’s Guide T4130, Taxable Benefits and Allowances, where an employer provides an employee with an allowance for transportation between the employee's residence and the employee’s regular place of work, a taxable benefit is usually conferred on the employee. In your situation, the amount reimbursed to the employee for transportation expenses should be included on the T4 slip in box 14 "Employment income" and in the "Other information" section at the bottom of the slip under code 40. However, any portion paid by the employee for public transit would be excluded from box 84 of the T4 slip, regardless of whether the amount is withheld at source.

We hope that these comments will be of assistance.

Michel Lambert, CA, M. Fisc.
Manager
Employment Income Section
Business Reorganizations Division
Income Tax Rulings Directorate
Legislative Policy and
Regulatory Affairs Branch

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Crédit pour un laissez-passer de transport

Remboursement des frais de transport

Principales Questions: 1. Les indemnités de repas payées aux employés pourraient-elles bénéficier du même statut non-imposable que celui des repas subventionnés ? 2. Les indemnités de repas ci-haut mentionnées seraient-elles traitées de la même façon si elles étaient versées sous forme de chèque-repas pouvant être utilisés dans les épiceries ou les restaurants ? 3. Les employés auraient-ils droit au crédit d'impôt pour le coût des laissez-passer de transport en commun entre leur domicile et leur lieu de travail habituel ? 4. La partie des montants payés par les employés pour le transport en commun, qui n’est pas remboursée par l’employeur, devrait-elle être exclue de la case 84 du feuillet T4, et ce, que ce montant soit prélevé ou non à la source ?

Position Adoptée: 1. Non; 2. Oui, dans le sens qu’elles seraient également imposables); 3. Non; 4. Oui.

Raisons: 1. La pratique administrative relativement aux repas subventionnés s'applique uniquement aux employeurs qui offrent « des repas subventionnés à leurs employés, comme dans les salles à manger et les cafétérias qui leur sont destinées ». 2. Les chèques-repas sont considérés des articles en quasi-espèces, le montant desquels devrait être inclus dans le calcul du revenu d'un employé tiré d'une charge ou d'un emploi. 3. Pour qu’il soit admissible, un laissez-passer de transport en commun doit être délivré par un organisme de transport canadien admissible ou pour son compte, au sens du paragraphe 118.02(1). 4. Seuls les montants prélevés à la source pour un laissez-passer de transport en commun admissible, tel que visé au paragraphe 118.02(1), doivent être inscrits à la case 84 du feuillet T4.

XXXXXXXXXX
					2012-044071

Le 24 avril 2012

Madame,

Objet : Indemnités versées aux employés

La présente fait suite à votre courrier électronique du 14 mars 2012 par lequel vous nous demandez notre opinion concernant le sujet mentionné en titre.

Nom des parties

Les noms et dénominations sociales suivants sont remplacés par les pseudonymes suivants :

XXXXXXXXXX L’employeur L’Agence du revenu du Canada L’Agence

Tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après " Loi ").

Les faits

Nous reprenons ci-dessous les faits que vous nous avez soumis :

L’employeur a deux catégories d’employés recrutés sur place: des employés qui sont des non résidents du Canada, et des employés qui sont des résidents du Canada aux fins de la Loi. Ce sont ces derniers qui font l’objet de votre demande d’interprétation.
Étant donné qu’il n’y a pas de cafétéria ou de salle à manger chez l’employeur, ce dernier paie à ses employés une indemnité de repas de XXXXXXXXXX en fonction du nombre de jours travaillés. Cette indemnité couvre à peine le coût des aliments.
L’employeur rembourse partiellement les frais de transport en commun de ses employés pour les trajets entre leur domicile et leur lieu de travail, et inclut le total de ces remboursements dansleur revenu aux cases 14 et 40 du feuillet T4 - État de la rémunération payée. La partie des frais payée par les employés n’est pas inscrite sur le feuillet T4.

Vos questions

Les indemnités de repas payées aux employés pourraient-elles bénéficier du même statut non-imposable que celui des repas subventionnés?
Les indemnités de repas ci-haut mentionnées seraient-elles traitées de la même façon si elles étaient versées sous forme de chèque-repas pouvant être utilisés dans les épiceries ou les restaurants ?
Les employés auraient-ils droit au crédit d'impôt pour le coût des laissez-passer de transport en commun entre leur domicile et leur lieu de travail ?
La partie des montants payés par les employés pour le transport en commun, qui n’est pas remboursée par l’employeur, devrait-elle être exclue de la case 84 du feuillet T4, et ce, que ce montant soit prélevé ou non à la source ?

Nos commentaires

Indemnités de repas

La pratique énoncée au paragraphe 28 du bulletin d'interprétation IT-470R, Avantages sociaux des employés, précise que les repas subventionnés fournis aux employés ne seront pas considérés comme un avantage imposable à condition que les employés soient tenus de payer une somme raisonnable. Il est à noter, cependant, que cette pratique s'applique uniquement aux employeurs qui offrent « des repas subventionnés à leurs employés, comme dans les salles à manger et les cafétérias qui leur sont destinées ». Cette pratique ne s’étend donc pas à une situation semblable à celle que vous nous présentez. Dans une telle situation, nous sommes plutôt d’avis que les indemnités de repas constituent un avantage tiré d’une charge ou d’un emploi, à inclure dans le calcul du revenu de l’employé pour l’année. Il en résulte que le montant total des indemnités, ainsi que des chèques-repas, devrait être inclus sur le feuillet T4 à la case 14 " Revenus d'emploi " et dans la section "Autres renseignements" au bas du feuillet sous le code 40.

Crédit pour un laissez-passer de transport

Le paragraphe 118.02(2) permet une déduction dans le calcul de l'impôt à payer par un particulier pour un laissez-passer de transport admissible. Selon le paragraphe 118.02(1), un titre de transport doit notamment avoir été délivré par un organisme de transport canadien admissible ou pour son compte, afin qu’il se qualifie comme un « laissez-passer de transport admissible ». Nous sommes d’avis que l’organisme qui émet des titres de transport à vos employés n’est pas un organisme de transport canadien admissible et n’agit pas non plus pour son compte. Par conséquent, le coût d’un tel laissez-passer ne donne pas droit au crédit d’impôt en vertu du paragraphe 118.02(2).

Remboursement des frais de transport

L’Agence est d’avis que les coûts engagés par un employé pour se déplacer entre sa résidence et son lieu habituel de travail sont généralement des coûts pour des fins personnelles. Ainsi, et tel qu’indiqué dans le Guide T4130, Avantages et allocations imposables, lorsqu’un employeur fournit à un employé une allocation pour le transport entre la résidence de ce dernier et son lieu habituel de travail, un avantage imposable est habituellement conféré à l’employé. Dans votre situation, le montant remboursé à l’employé relativement aux frais de transport devrait être inclus sur le feuillet T4 à la case 14 " Revenus d'emploi " et dans la section "Autres renseignements" au bas du feuillet sous le code 40. Cependant, toute partie payée par l’employé pour le transport en commun serait exclue de la case 84 du feuillet T4, que ce montant soit prélevé ou non à la source.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles.

Michel Lambert, C.A., M.Fisc.
Gestionnaire
Section du revenu d’emploi
Division des réorganisations d’entreprises
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b)

policy re subsidized meals does not extend to meal allowances or vouchers

An employer who does not have a cafeteria or dining room, pays its employees a meal allowance per day worked, which barely covers the cost of food (or, alternatively, meal voucher could be issued for use in grocery stores or restaurants). The employer also partially reimburses the cost of public transportation for commuting to and from work.

After noting its practice in IT-470R, para. 28 respecting subsidized meals provided to employees being a taxable benefit “provided the employee is required to pay a reasonable charge,” CRA stated that, in contrast:

[M]eal allowances constitute a benefit from an office or employment, to be included in the computation of the employee's income for the year. As a result, the total amount of the allowances, as well as meal vouchers, should be included on the T4 slip in box 14 … .

Furthermore:

[W]here an employer provides an employee with an allowance for transportation between the employee's residence and the employee’s regular place of work, a taxable benefit is usually conferred on the employee.

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24 April 2012 Internal T.I. 2012-0440711I7 F - Indemnité de repas; remboursement pour déplacement

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The Facts

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Meal allowances

Credit for a transportation pass

Reimbursement of transportation costs

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Les faits

Vos questions

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Crédit pour un laissez-passer de transport

Remboursement des frais de transport