11 March 2010 External T.I. 2009-0345481E5 F - Allocations versées administrateurs bénévoles

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: 1) Are meal allowances, reimbursement of automobile expenses based on an amount per kilometre driven, and reimbursement of airfare for Volunteer Directors to attend meetings of the board of directors of a not-for-profit organization taxable to directors?

2) Are meal allowances paid by the organization to accompanying spouses of Volunteer Directors taxable to the Volunteer Directors? Is the conclusion the same whether or not the spouses of Directors are volunteers of the organization?

Position: General comments.

Reasons: 1) and 2) Although members of the board of directors of a corporation do not receive directors' fees, they may be considered employees of the organization because of the definition of "employee" and "office" in subsection 248(1). If, in fact and in law, they hold an office or employment, the payments or reimbursements, made primarily for their benefit, must be included in their income under paragraph 6(1)(a). Similarly, allowances for personal or living expenses or as allowances for any other purpose must be included in their income from employment unless one of the exceptions in subparagraphs 6(1)(b)(i) to (ix) applies. If the only duties performed by individuals in a corporation are as Volunteer Directors and their compensation is minimal, such compensation is not subject to tax.

XXXXXXXXXX 							2009-034548
								Danielle Bouffard
March 11, 2010

Dear Sir,

Subject: Directors of a not-for-profit organization

This is in response to your fax of October 22, 2009, in which you requested our opinion regarding the treatment of various allowances and reimbursements paid to individuals who volunteer as directors of a not-for-profit organization ("Volunteer Directors"). We have taken into account additional information obtained in a telephone conversation (XXXXXXXXXX/Bouffard) on March 1, 2010.

Unless otherwise indicated, all legislative references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

Specifically, you described a situation where Volunteer Directors sit on the board of directors of a not-for-profit organization ("the Organization"). Four meetings of the board of directors are held annually at the Organization's head office.

The Volunteer Directors do not receive any attendance fees for performing their duties. They receive, among other things, reimbursement for automobile expenses they incur to attend a meeting. Reimbursements are calculated on the basis of the number of kilometres driven to the Organization's head office. The reimbursement rate is $XXXXXXXXXX per kilometre driven.

In certain exceptional cases, a Volunteer Director who lives more than 500 kilometres from the Organization's headquarters may be able to fly to the meeting. The fact that the Volunteer Director uses an airplane as a means of transportation means that the Organization has less to pay in allowances for meals, transportation and accommodation. The Organization in such a case reimburses the Volunteer Director’s airfare.

Volunteer Directors also receive allowances for meals consumed while attending a meeting of the Organization's board of directors. The meal allowances are XXXXXXXXXX for breakfast, lunch and dinner, respectively. Some Volunteer Directors are accompanied by their spouses. In such cases, Volunteer Directors also receive an allowance for meals that their spouses consumed during the trip. This spousal meal allowance is the same as that paid to a Volunteer Director. Some spouses of Volunteer Directors serve as Volunteers for the Organization while others do not.

Your Questions

1. Are meal allowances, reimbursement of automobile expenses based on an amount per kilometre driven, and reimbursement of airfare, for Volunteer Directors to attend meetings of the Organization's board of directors, taxable to directors?

2. Are meal allowances paid by the Organization to accompanying spouses of Volunteer Directors taxable to Directors? Is the conclusion the same whether or not the spouses of directors are volunteers of the Organization?

Our Comments

It appears to us that the situation described in your letter and summarized below could constitute an actual situation involving taxpayers. As explained in Information Circular 70-6R5, it is not the practice of this Directorate to provide comments on proposed transactions involving specific taxpayers otherwise than in the form of an advance income tax ruling. If your situation involved specific taxpayers and one or more completed transactions, you should submit all relevant facts and documentation to the appropriate Tax Services Office for its opinion. However, we can offer the following general comments that may be helpful.

Generally, a director of a corporation is considered to hold an office or employment because of the definition of "employee" and "office" in subsection 248(1).

Generally, an employee must include the value of any benefits received or enjoyed in the year in respect of, in the course of, or by virtue of an office or employment under paragraph 6(1)(a). In addition, paragraph 6(1)(b) provides for the inclusion of amounts received by the employee in the year as personal or living allowances or as allowances for any other purpose unless one of the exceptions in subparagraphs 6(1)(b)(i) to (ix) applies.

Subparagraph 6(1)(b)(vii) generally excludes reasonable travel allowances (e.g., meals, hotels) received by an employee from the employer to travel, in the course of the duties of the office or employment, away from the municipality or metropolitan area where the employer's establishment at which the employee ordinarily worked or to which the employee ordinarily reported was located.

In addition, subparagraph 6(1)(b)(vii.1) generally excludes reasonable allowances for the use of a motor vehicle received by an employee from the employer for travelling in the performance of the duties of the employee's office or employment. For this purpose, an employee's travel between the employee’s principal residence and the employee’s regular place of work is considered a personal expense and does not come within this provision. An allowance may be considered reasonable if it is based on an estimate of actual expenses incurred or on a per-kilometre rate that is considered reasonable.

Although a director is generally considered to hold office, this is not the case for a director who works for a company solely on a voluntary basis. The term volunteer is not a defined term in the Act. In this regard, we must refer to the ordinary meaning of the term. The determination of the true nature of an agreement as to whether it is a contract of employment or a volunteer agreement is essentially a question of fact, which can only be answered after an analysis of the circumstances of each case, and which depends on the common intention of the parties. Normally, individuals who work on a volunteer basis receive no remuneration or at most minimal remuneration for services rendered on a volunteer basis. Generally, this minimal remuneration received by volunteers is not taxable.

For remuneration to be considered minimal, the remuneration paid to an individual must generally be significantly less than that which would have been paid to an employee or self-employed person rendering similar services. In other words, it is unlikely that minimal remuneration is sufficient to secure the volunteer's services and reflect the fair market value of the services. It should not adequately reflect the amount of work performed or the quality of the services rendered. However, where the amount of remuneration paid to a volunteer is significant enough to influence the volunteer’s participation or performance, it is likely that the remuneration would be taxable as employment or business income.

In the case of the particular situation, if the facts as a whole show that the individuals perform their duties as directors on a volunteer basis and not in the course of an office or employment or as self-employed persons, in our view, reimbursement of automobile expenses, reimbursement of airfare and meal allowances for attending board meetings (including allowances paid to cover meals for their spouses while travelling) would not be considered employment or business income if they are the only amounts received by them. However, we would reconsider this conclusion if the compensation paid to the Volunteer Directors was more than a minimal amount.

We hope that these comments are of assistance.

Best regards,

François Bordeleau, Advocate

Manager
Business and Partnerships Section
Income Tax Rulings Directorate
Legislative Policy and Regulatory Affairs Branch.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: 1) Les allocations pour les frais de repas, le remboursement des frais d'automobile calculé en fonction d'un montant par kilomètres parcourus et le remboursement des billets d'avion aux administrateurs bénévoles pour assister aux réunions du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif sont-ils imposables pour les administrateurs?
2) Les allocations pour frais de repas versées par l'organisation aux conjoints qui accompagnent les administrateurs bénévoles sont-elles imposables pour ces derniers? La conclusion est-elle la même si les conjoints des administrateurs sont bénévoles ou non de l'organisation?

Position Adoptée: Commentaires généraux.

Raisons: 1) et 2) Malgré le fait que les membres du conseil d'administration d'une société ne reçoivent aucun jeton de présence, ceux-ci peuvent être considérés comme des employés de l'organisation, en raison de la définition des termes " employé " et " charge " qu'on retrouve au paragraphe 248(1). Si en fait et en droit, ils occupent une charge ou un emploi, les paiements ou remboursements, faits principalement pour leur bénéfice, doivent être inclus dans leur revenu en vertu de l'alinéa 6(1)a). De même, les allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin doivent être incluses dans leur revenu d'emploi sauf si une des exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) s'applique. Si les seules fonctions exercées par des particuliers au sein d'une société sont à titre d'administrateurs bénévoles et que leur compensation demeure minime, cette compensation n'est pas sujette à imposition.

XXXXXXXXXX 							2009-034548
								Danielle Bouffard
Le 11 mars 2010

Monsieur,

Objet : Administrateurs d'une organisation à but non but lucratif

-La présente est en réponse à votre fac-similé du 22 octobre 2009 dans lequel vous demandez notre opinion concernant le traitement applicable à diverses allocations et remboursements versés à des particuliers qui agissent bénévolement à titre d'administrateurs d'une organisation à but non lucratif (ci-après les " Administrateurs bénévoles "). Nous avons tenu compte des renseignements additionnels obtenus lors d'une conversation téléphonique (XXXXXXXXXX /Bouffard) le 1er mars 2010.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (la " Loi ").

Plus particulièrement, vous décrivez une situation où des Administrateurs bénévoles siègent sur le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif (ci-après " l'Organisation "). Quatre réunions du conseil d'administration sont tenues annuellement au siège social de l'Organisation.

Les Administrateurs bénévoles ne reçoivent aucun jeton de présence pour accomplir leurs fonctions. Ils reçoivent, entre autres, des remboursements pour leurs frais d'automobile qu'ils encourent pour assister à une réunion. Les remboursements sont calculés en fonction du nombre de kilomètres parcourus pour se rendre au siège social de l'Organisation. Le taux de remboursement est de XXXXXXXXXX $ par kilomètre parcouru.

Dans certains cas d'exception, un Administrateur bénévole qui réside à une distance de plus de 500 kilomètres du siège social de l'Organisation a la possibilité de se rendre en avion à la réunion. Le fait que l'Administrateur bénévole utilise l'avion comme moyen de transport fait en sorte que 1'Organisation a moins à débourser en allocation pour frais de repas, de transport et d'hébergement. L'Organisation dans un tel cas rembourse le billet d'avion de cet Administrateur bénévole.

Les Administrateurs bénévoles reçoivent aussi des allocations pour les repas qu'ils consomment lorsqu'ils assistent à une réunion du conseil d'administration de l'Organisation. Les allocations pour les frais de repas sont de XXXXXXXXXX pour le déjeuner, dîner et souper respectivement. Certains Administrateurs bénévoles sont accompagnés de leurs conjoints. Dans un tel cas, les Administrateurs bénévoles reçoivent également une allocation pour les repas que leurs conjoints ont consommés dans le cadre du voyage. Cette allocation pour les frais de repas pour les conjoints est la même que celle versée à un Administrateur bénévole. Certains conjoints des Administrateurs bénévoles agissent à titre de bénévoles de l'Organisation alors que d'autres ne le sont pas.

Vos questions

1. Les allocations pour les frais de repas, le remboursement des frais d'automobile calculé en fonction d'un montant par kilomètres parcourus et le remboursement des billets d'avion aux Administrateurs bénévoles pour assister aux réunions du conseil d'administration de l'Organisation sont-ils imposables pour les administrateurs?

2. Les allocations pour frais de repas versées par l'Organisation aux conjoints des Administrateurs bénévoles qui les accompagnent sont-elles imposables pour les administrateurs? La conclusion est-elle la même si les conjoints des administrateurs sont bénévoles ou non de l'Organisation?

Nos commentaires

Il nous apparaît que la situation décrite dans votre lettre et ci-après résumée pourrait constituer une situation réelle impliquant des contribuables. Comme l'explique la Circulaire d'information 70-6R5, la présente Direction n'a pas comme pratique de fournir des observations sur les opérations envisagées concernant des contribuables précis autrement que sous la forme d'une décision anticipée en matière d'impôt sur le revenu. Si votre situation concernait des contribuables précis et une ou des opérations réalisées, vous devriez soumettre tous les faits et documents pertinents au bureau des services fiscaux approprié afin d'obtenir son opinion. Toutefois, nous sommes en mesure de vous offrir les commentaires généraux suivants qui pourraient vous être utiles.

Généralement, un administrateur d'une société est considéré comme occupant les fonctions d'une charge ou d'un emploi en raison de la définition des termes " employé " et " charge " au paragraphe 248(1).

De façon générale, un employé doit inclure la valeur des avantages quelconques qu'il a reçus ou dont il a joui au cours de l'année au titre, dans l'occupation ou en vertu d'une charge ou d'un emploi selon l'alinéa 6(1)a). De plus, l'alinéa 6(1)b) prévoit l'inclusion des sommes que l'employé a reçues au cours de l'année à titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin sauf si une des exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) s'applique.

Le sous-alinéa 6(1)b)(vii) exclut, de façon générale, les allocations raisonnables pour frais de déplacement (par exemple, repas, hôtels) qu'un employé a reçues de son employeur pour voyager, dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi, à l'extérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où était situé l'établissement de l'employeur dans lequel l'employé travaillait habituellement ou auquel il adressait ordinairement ses rapports.

De plus, le sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) exclut, généralement, les allocations raisonnables pour l'usage d'un véhicule à moteur qu'un employé a reçues de son employeur pour voyager dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. À cet effet, les déplacements d'un employé entre sa résidence principale et son lieu de travail habituel sont considérés comme des frais personnels et ne sont pas visés par cette disposition. Une allocation peut être considérée raisonnable si elle est basée sur une estimation des frais réels engagés ou selon un taux par kilomètre jugé raisonnable.

Bien qu'un administrateur soit généralement considéré comme occupant une charge, il n'en va pas de même pour un administrateur qui œuvre au sein d'une société uniquement à titre bénévole. Le terme bénévole n'est pas un terme défini dans la Loi. À cet égard, nous devons nous référer au sens ordinaire de ce terme. La détermination de la nature véritable d'une entente à savoir s'il s'agit d'un contrat de travail ou d'une entente de bénévolat est essentiellement une question de faits, qui ne peut être répondue qu'après analyse des circonstances propres à chaque cas, et qui dépend de la commune intention des parties. Normalement, des individus qui œuvrent à titre bénévole ne reçoivent aucune rémunération ou tout au plus une rémunération minime pour les services rendus bénévolement. Généralement, cette rémunération minime reçue par les bénévoles n'est pas imposable.

Pour qu'une rémunération soit considérée minime, la rémunération payée à un individu doit généralement être significativement moindre que celle qui aurait été payée à un employé ou à un travailleur autonome rendant des services semblables. En d'autres mots, il est peu probable qu'une rémunération minime soit suffisante pour assurer la prestation de services du bénévole et refléter la juste valeur marchande de ses services. Elle ne doit pas refléter adéquatement la somme de travail accomplie ou la qualité des services rendus. Cependant, lorsque le montant de rémunération payé à un bénévole est suffisamment important pour influencer sa participation ou prestation, il est probable que ce dernier serait imposable sur un revenu d'emploi ou d'entreprise.

Dans le cas de la situation donnée, si l'ensemble des faits démontre que les particuliers exercent leurs fonctions d'administrateurs de façon bénévole et non dans le cadre d'une charge ou d'un emploi ou à titre de travailleur autonome, à notre avis, le remboursement des frais d'automobile, le remboursement des billets d'avion ainsi que le versement d'allocations pour les frais de repas pour assister aux réunions du conseil d'administration (incluant les allocations versées pour couvrir les repas de leurs conjoints dans le cadre des mêmes déplacements) ne seraient pas considérés comme du revenu d'emploi ou d'entreprise, s'ils constituent les seuls montants reçus par eux. Cependant, nous reconsidérerions cette conclusion si la compensation versée aux Administrateurs bénévoles était au-delà d'un montant minime.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

François Bordeleau, Avocat
Gestionnaire
Section des entreprises et
des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique législative
et des affaires réglementaires

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b)

allowances and travel reimbursements paid by NPO to volunteer directors were non-taxable

Volunteer directors who attend four meetings a year of the board of directors of a not-for-profit organization do not receive any attendance fees, but receive reimbursement for automobile expenses incurred in attending meetings and, where they live more than 500 kilometres away, are reimbursed for their airfare. They also receive allowances for meals consumed while attending the meetings and, if accompanied by their spouses, the same amounts are paid as spousal meal allowances.

After stating that although “a director is generally considered to hold office, this is not the case for a director who works for a company solely on a voluntary basis,” which references the situation where “individuals who work on a volunteer basis receive no remuneration or at most minimal remuneration for services rendered on a volunteer basis” – with remuneration considered minimal where the remuneration paid to the individual is “significantly less than that which would have been paid to an employee or self-employed person rendering similar services,” so that “it is unlikely that minimal remuneration is sufficient to secure the volunteer's services.” CRA stated that here:

[I]f the facts as a whole show that the individuals perform their duties as directors on a volunteer basis and not in the course of an office or employment or as self-employed persons, in our view, reimbursement of automobile expenses, reimbursement of airfare and meal allowances for attending board meetings (including allowances paid to cover meals for their spouses while travelling) would not be considered employment or business income if they are the only amounts received by them.

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 248 - Subsection 248(1) - Office

definition of a “volunteer” (who is excluded from the holder of an “office”)

Before finding that allowances and travel reimbursements paid by an NPO to volunteer directors were generally non-taxable, CRA stated that although “a director is generally considered to hold office, this is not the case for a director who works for a company solely on a voluntary basis,” which references the situation where “individuals who work on a volunteer basis receive no remuneration or at most minimal remuneration for services rendered on a volunteer basis” – with remuneration considered minimal where the remuneration paid to the individual is “significantly less than that which would have been paid to an employee or self-employed person rendering similar services,” so that “it is unlikely that minimal remuneration is sufficient to secure the volunteer's services.”

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