10 October 2008 APFF Roundtable Q. 44, 2008-0285441C6 F - Accès au dossier du vérificateur

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: a) L'ARC peut-elle nous confirmer qu'elle a toujours comme directive de fournir les documents de l'ARC à l'égard d'une cotisation faisant l'objet d'un avis d'opposition et le cas échéant, la procédure à suivre, notamment à quelle section d'un bureau des services fiscaux (BSF), la demande de renseignement devrait-elle être présentée?
b) L'ARC peut-elle nous renseigner sur la différence de traitement qui serait fait entre une demande effectuée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et d'une demande effectuée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

Position Adoptée: Réponse fournie par Jacques Maheux, Spécialiste de la politique des appels, Direction des appels en matière fiscale et de bienfaisance, Direction générale des appels.

TABLE RONDE SUR LA FISCALITÉ FÉDÉRALE
APFF - CONGRÈS 2008

Question 44

Accès au dossier du vérificateur et avis d'opposition

Afin de rendre le système d'opposition plus efficace et équitable et afin de réduire les délais de règlement, la Direction générale des appels avait entrepris en 1997 de renouveler à fond la gestion de son processus de règlement des différends avec les contribuables. Ainsi, les autorités fiscales fédérales ont reconnu que les contribuables et leurs représentants pouvaient avoir accès au dossier du vérificateur de l'ARC. En effet, on ne fournissait que certains documents aux contribuables quand ceux-ci en faisaient la demande.

À la lumière du communiqué publié en 1997 par les autorités fiscales fédérales, entre autres, il était prévu que :

• La Direction générale des appels donnerait instruction à ses agents de mettre à la disposition des contribuables concernés tous les documents pertinents (sauf une opinion juridique du ministère de la Justice ainsi que les documents fournissant de l'information sur d'autres contribuables) dès le début du processus d'opposition, afin d'aider ceux-ci à mieux comprendre la cotisation établie par les autorités fiscales fédérales.
• Les agents des appels recevraient également une meilleure formation dans le but de les aider à maintenir des communications franches et ouvertes avec les contribuables tout au long du processus de règlement des différends.
• À l'étape de l'opposition à des cotisations contestées suite à une vérification, la Direction générale des appels ne divulguait habituellement pas la teneur des discussions entre les agents des appels et les vérificateurs des autorités fiscales fédérales. Par suite des changements annoncés, les contribuables auraient accès aux procès-verbaux de ces discussions.

Toutefois, les praticiens constatent qu'il arrive fréquemment que les réponses aux demandes de renseignements dans le cadre d'un avis d'opposition soient incomplètes ou encore qu'elle demeure en suspens.

Questions

a) L'ARC peut-elle nous confirmer qu'elle a toujours comme directive de fournir les documents de l'ARC à l'égard d'une cotisation faisant l'objet d'un avis d'opposition, et le cas échéant, la procédure à suivre, notamment à quelle section d'un bureau des services fiscaux (BSF), la demande de renseignement devrait-elle être présentée?

b) L'ARC peut-elle nous renseigner sur la différence de traitement qui serait fait entre une demande effectuée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et d'une demande effectuée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) (frais rattachés, délais approximatifs, etc) ?

Réponse de l'ARC

a) Les agents des appels de l'ARC ont comme directive de fournir les documents liés aux questions litigieuses dès le début du processus d'opposition. La demande de renseignements devrait être présentée à la division des appels du bureau des services fiscaux qui examine l'opposition.

Vous trouverez l'information dans le guide P148(f) Régler votre différend : Opposition et vos droits d'appel selon la Loi de l'impôt sur le revenu. Vous pouvez accéder à cette publication sur le site web de l'ARC au http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/p148/LISEZ-MOI.html

Ce guide apporte des précisions sur les renseignements auxquels les contribuables et/ou leurs représentants ont accès et ceux auxquels ils n'ont pas accès.

b) Généralement, une demande en vertu de la LAI ne vise pas les même documents ou renseignements qu'une demande en vertu de la LPRP. En effet, la LAI donne aux citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes et sociétés présentes au Canada le droit d'accès aux dossiers du gouvernement fédéral qui ne contiennent pas de renseignements personnels, notamment des lettres, des notes de service, des rapports, des photographies, des films, des microfilms et des données informatisées.

Or, une demande en vertu de la LPRP garantit aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada l'accès à l'information à leur sujet qui est détenue par le gouvernement fédéral. La LPRP protège également ces personnes de la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels.

Une demande en vertu de la LAI entraîne des frais de 5,00 $. Dans certains cas, des frais supplémentaires peuvent être exigées. Les ministères et organismes du gouvernement fédéral doivent accuser réception d'une demande aux termes de la LAI dans un délai de 30 jours. Cependant, il peut y avoir des cas spéciaux où il faut plus de temps pour répondre à une demande.

À l'opposé, il n'y a aucuns frais lorsqu'un citoyen canadien ou une personne présente au Canada fait une demande en vertu de la LPRP. L'information demandée en vertu de cette loi doit normalement être communiquée en tout ou en majeure partie dans un délai de 30 jours ou moins après réception de la demande. Si une prorogation est nécessaire, le citoyen canadien ou la personne présente au Canada qui a fait la demande en est avisé dans les 30 premiers jours et une période supplémentaire de 30 jours pourrait être requise.

Nancy Turgeon, CGA
(613) 957-2082
Le 10 octobre 2008
2008-028544

ROUND TABLE ON THE FEDERAL TAXATION
APFF - 2008 CONFERENCE

Question 44

Access to the Auditor's Working Papers and Notice of Objection

In order to make the objection process more fair and effective and to reduce settlement time, the Appeals Branch had undertaken in 1997 to thoroughly renew the management of the settlement of disputes process with the taxpayers. As a result, the federal tax authorities recognized that the taxpayers and their representatives could have access to the working papers of the auditor of the CRA. In fact, only certain documents were provided to taxpayers when they made a request.

In light of a document published in 1997 by the federal tax authorities, among others, it was provided that:

• The Appeals Branch would give instructions to its officers to provide all relevant documents to affected taxpayers (other than a legal opinion from the Department of Justice and documents providing information on other taxpayers) at the beginning of the objection process, in order to help them to better understand the assessment established by the federal tax authorities.
• The appeals officers would also receive better training for the purpose of helping them to maintain straightforward communications with the taxpayers throughout the settlement of disputes process.
• When there was an objection to an assessment following an audit, the Appeals Branch usually did not disclose the content of the discussions between the appeals officers and the auditors of the federal tax authorities. As a result of the announced changes, the taxpayers would have access to the minutes of these discussions.

(Unofficial Translation from the French)

However, practitioners note that frequently the answers to the requests for information in the course of a notice of objection are incomplete or remain outstanding.

Questions

a) Can the CRA confirm that its practice is still to provide the CRA's documents in respect of an assessment which is subject to a notice of objection and where applicable, to disclose the procedure to be followed, in particular, to which section of the tax services office (TSO) should the request for information be submitted to?

b) Can the CRA inform us about the difference in the treatment of a request made pursuant to the Access to Information Act (AIA) and the Privacy Act (PA) (connected fees, approximate times, etc.)?

CRA Response

a) The Appeals officers of the CRA have a directive to provide documents concerning litigious questions at the beginning of the objection process. The request for information must be submitted to the Appeals Division that examines the notice of objection.

You will find more information in the Guide P148(E), Resolving Your Dispute: Objection and Appeals Rights under the Income Tax Act. You can access this publication on the CRA Internet site at http://www.cra-arc.gc.ca/E/pub/tg/p148/

This Guide specifies what information is available to the taxpayers and/or their representatives and what is not available.

b) Generally, a request pursuant to the AIA does not deal with the same documents or information as does a request pursuant to the PA. In fact, the AIA gives Canadian citizens as well as persons and corporations who are permanent residents of Canada the right to access documents of the Federal Government that do not contain personal information, in particular, letters, memorandums, reports, photographs, films, microfilms and computerized data.

A request pursuant to the PA, however, guarantees Canadian citizens and permanent residents of Canada access to information that concerns them which is held by the Federal Government. The PA also protects these persons from non-authorized disclosure of this personal information.

A request pursuant to the AIA involves a fee of $5.00. In certain cases, additional fees may be required. The Departments and Organizations of the Federal Government must acknowledge receipt of a request made pursuant to the AIA within 30 days. There can be special cases, however, where more time is required to answer a request.

On the other hand, there are no fees when a Canadian citizen or a permanent resident of Canada makes a request pursuant to the PA. The information requested under the terms of this law must normally be communicated in whole or in most part, within 30 days or less following reception of the request. If an extension of time is necessary, the Canadian citizen or the permanent resident of Canada that made the request is advised within the first 30 days that an additional period of 30 days could be necessary.

Nancy Turgeon, CGA
(613) 957-2082
October 10th, 2008
2008-028544