24 October 2008 External T.I. 2008-0278661E5 F - Allocation pour frais de déplacement

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6(1)b)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] (1) Are travel allowances received by an employee for travelling a very long distance between the employee’s place of work and the employer's principal place of business to attend occasional meetings taxable?

(2) Are travel allowances received by an employee to travel a very long distance between a client's place of business and the employer's place of business to attend occasional meetings taxable?

(3) Would CRA's answer be the same if the meetings were held away from the employer's place of business, such as in a hotel meeting room?

Position: (1) No.

(2) No.

(3) The CRA's position is the same whether meetings are held at the employer's place of business, or outside, such as in a hotel meeting room.

Reasons: CRA administrative positions.

XXXXXXXXXX 							2008-027866
								Julie Racette
October 24, 2008

Dear Sir,

Subject: Travel allowances

This is in response to your letter of May 13, 2008, in which you requested our opinion regarding the tax treatment of certain allowances paid to employees for travel expenses.

Specifically, you described a situation where certain representatives, because of the nature of their employment, are required to perform the principal duties of their employment (and the corresponding travel) within a territory relatively far from their employer's principal place of business. Because of this, representatives cannot reasonably be expected to travel on a daily basis to the employer's place of business.

Once a month, they must attend a mandatory meeting at the employer's place of business. In most cases, employees travel from their place of work, although sometimes they travel from a client's place of business. For these trips, employees generally receive an allowance from the employer (in addition to a travel allowance) to cover accommodation costs.

We understand that the representatives’ employment is related to the sale of goods or the negotiation of contracts on behalf of the employer.

Unless otherwise indicated, all legislative references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

Questions to the CRA

You are interested in the CRA's position on the following key issues:

1) Are travel (as well as accommodation) allowances received by an employee for travelling a very long distance between the employee's workplace and the employer's principal place of business to attend occasional meetings taxable?

2) Are travel (and accommodation) allowances received by an employee for travelling a very long distance between a client's place of business and the employer's place of business to attend occasional meetings taxable?

3) Would the CRA's answer be the same if the meetings were held away from the employer's place of business, such as in a hotel meeting room?

Comments

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R4 dated January 29, 2001, it is the practice of our Directorate not to issue written opinions regarding proposed transactions otherwise than by way of advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, the determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments that may not apply in full to the situation you have submitted to us.

A reasonable travel allowance is non-taxable by virtue of subparagraph 6(1)(b)(v), provided that it is in respect of a period when the employee was performing duties in connection with the selling of property or negotiating of contracts for the employer. In addition, such an allowance must be received by the employee to travel in the performance of the duties of the office or employment.

Under subparagraphs 6(1)(b)(x) and (xi), an allowance that an employee receives in a taxation year for the use of a motor vehicle in connection with or in the course of the performance of the duties of the office or employment is deemed not to be a reasonable amount for the purposes of paragraph 6(1)(b)(v) where:

(a) the allowance is not based solely on the number of kilometres travelled during the year for this purpose;

(b) the employee both receives an allowance in respect of that use and is reimbursed in whole or in part for expenses in respect of that use (except where the reimbursement is in respect of supplementary business insurance or toll or ferry charges and the amount of the allowance was determined without reference to those reimbursed expenses);

Where the allowance is not considered reasonable or is not in respect of travel in the performance of the duties of the employee's office or employment, paragraph 6(1)(b) requires the employee to include the full amount in computing income.

Generally speaking, where an employee works at a very great distance from the employer's place of business because of the requirements of the employment and not because of the personal choice made by the employee, the Canada Revenue Agency ("CRA") is of the view that the travel made by the employee between the employee’s place of work and the employer's place of business is travel made in the performance of the duties of the employee's office or employment. Thus, allowances received for such travel are not taxable if the other conditions stated in paragraph 6(1)(b) are otherwise satisfied.

In both situations, our position is the same whether the meetings take place directly at the employer's principal place of business or at an outside location, such as in the meeting room of a hotel (whether or not the hotel is located in the same city as the employer's place of business).

Furthermore, where an employee travels between a client's place of business and the employer's place of business, the CRA's position is that such travel is for the purpose of carrying out the duties of the office or employment.

These comments do not constitute an advance income tax ruling and are not binding on the Canada Revenue Agency in respect of any particular factual situation.

We hope that the above comments are of assistance.

Best regards,

François Bordeleau, LL.B.
Manager
Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: (1) Les allocations pour frais de déplacement reçues par un employé pour parcourir une très longue distance entre son lieu de travail et la principale place d'affaires de son employeur pour assister à des réunions occasionnelles sont-elles imposables?

(2) Les allocations pour frais de déplacement reçues par un employé pour parcourir une très longue distance entre la place d'affaires d'un client et la place d'affaires de l'employeur pour assister à des réunions occasionnelles sont-elles imposables?

(3) Est-ce que la réponse de l'ARC serait la même si les réunions avaient lieu ailleurs qu'à la place d'affaires de l'employeur, comme dans la salle de réunion d'un hôtel?

Position Adoptée: (1) Non.

(2) Non.

(3) La position de l'ARC est la même que les réunions aient lieu au siège social de l'employeur ou à l'extérieur, comme dans la salle de réunion d'un hôtel.

Raisons: Positions administratives de l'ARC.

XXXXXXXXXX 							2008-027866
								Julie Racette
Le 24 octobre 2008

Monsieur,

Objet : Allocations pour frais de déplacement

La présente est en réponse à votre lettre du 13 mai 2008 dans laquelle vous avez demandé notre opinion relativement au traitement fiscal à accorder à certaines allocations versées à des employés pour des frais de déplacement.

Plus particulièrement, vous décrivez une situation où certains représentants, en raison de la nature de leur emploi, sont requis d'exécuter les principales tâches de leur emploi (ainsi que les déplacements correspondants) à l'intérieur d'un territoire relativement éloigné de la principale place d'affaires de leur employeur. En raison de ceci, les représentants ne peuvent raisonnablement se déplacer de façon quotidienne à la place d'affaires de l'employeur.

Une fois par mois, ils doivent se rendre à une réunion obligatoire à la place d'affaires de l'employeur. Dans la plupart des cas, les employés se déplacent à partir de leur lieu de travail bien que parfois, ils se déplacent à partir de la place d'affaires d'un client. Pour ces déplacements, les employés reçoivent généralement de la part de l'employeur (en plus d'une allocation pour frais de déplacement) une allocation pour couvrir les frais d'hébergement.

Nous comprenons que les emplois des représentants sont liés à la vente de biens ou à la négociation de contrat pour le compte de l'employeur.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (" LIR ").

Questions à l'ARC

Vous désirez connaître la position de l'ARC relativement aux principales questions suivantes :

1) Les allocations pour frais de déplacement (ainsi que pour frais d'hébergement) reçues par un employé pour parcourir une très longue distance entre son lieu de travail et la principale place d'affaires de son employeur pour assister à des réunions occasionnelles sont-elles imposables?

2) Les allocations pour frais de déplacement (ainsi que pour frais d'hébergement) reçues par un employé pour parcourir une très longue distance entre la place d'affaires d'un client et la place d'affaires de l'employeur pour assister à des réunions occasionnelles sont-elles imposables?

3) Est-ce que la réponse de l'ARC serait la même si les réunions avaient lieu ailleurs qu'à la place d'affaires de l'employeur, comme dans la salle de réunion d'un hôtel?

Commentaires

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R4 du 29 janvier 2001, notre Direction a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Néanmoins, nous vous offrons les commentaires généraux suivants qui pourraient cependant ne pas s'appliquer intégralement à la situation que vous nous avez soumise.

Une allocation raisonnable pour frais de déplacement est non imposable en vertu du sous-alinéa 6(1)b)(v), pourvu qu'elle vise une période où l'employé remplissait des fonctions liées à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur. Qui plus est, une telle allocation doit être reçue par l'employé pour voyager dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi.

Aux termes des sous-alinéas 6(1)b)(x) et (xi), une allocation qu'un employé reçoit au cours d'une année d'imposition pour l'usage d'un véhicule à moteur dans l'exercice des fonctions de sa charge ou de son emploi, ou en rapport avec celui-ci, est réputée ne pas être un montant raisonnable pour l'application de l'alinéa sous-alinéas 6(1)b)v) dans les cas suivants :

a) l'allocation n'est pas calculée uniquement en fonction du nombre de kilomètres parcourus pendant l'année à cette fin;

b) l'employé, à la fois, reçoit une allocation pour cet usage et est remboursé de tout ou partie de ses dépenses pour le même usage (sauf s'il s'agit d'un remboursement pour frais d'assurance-automobile commerciale supplémentaire, frais de péage routier ou frais de traversier et si l'allocation a été déterminée compte non tenu des dépenses ainsi remboursées);

Lorsque l'allocation n'est pas jugée raisonnable ou si elle ne vise pas des déplacements qui sont effectués dans l'accomplissement des fonctions de la charge ou de l'emploi de l'employé, ce dernier doit, en vertu de l'alinéa 6(1)b), en inclure le plein montant dans le calcul de son revenu.

De façon générale, lorsqu'un employé travaille à une très grande distance de la place d'affaires de l'employeur en raison des exigences de l'emploi et non en raison du choix personnel fait par l'employé, l'Agence du revenu du Canada (" ARC ") est d'avis que les déplacements effectués par l'employé entre son lieu de travail et la place d'affaires de l'employeur sont des déplacements effectués dans le cadre de l'exercice des fonctions de la charge ou de l'emploi de l'employé. Ainsi, les allocations reçues pour ces déplacements ne sont pas imposables si les autres conditions mentionnées à l'alinéa 6(1)b) sont par ailleurs rencontrées.

Dans les deux situations, notre position est la même que les réunions aient lieu directement à la principale place d'affaires de l'employeur ou à l'extérieur, comme dans la salle de réunion d'un hôtel (que l'hôtel soit situé dans la même ville que le place d'affaires de l'employeur ou non).

Par ailleurs, lorsqu'un employé effectue des déplacements entre la place d'affaires d'un client et la place d'affaires de l'employeur, la position de l'ARC est à l'effet que ces déplacements sont effectués pour accomplir des fonctions de sa charge ou de son emploi.

Ces commentaires ne constituent pas une décision anticipée en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'Agence du revenu du Canada à l'égard d'une situation factuelle particulière.

Nous espérons que les commentaires précités vous serons utiles. Nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments les plus distingués.

François Bordeleau, LL.B.
Gestionnaire
Section des entreprises et des sociétés de personnes
Division des entreprises et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b) - Subparagraph 6(1)(b)(v)

travel to cover “a very great distance” between the employee’s regular work place and the employer’s place of business (a hotel meeting room) is in the course of the employment

Representatives engaged in the sale of goods are required to perform the principal duties of their employment (and the corresponding travel) within a territory relatively far from their employer's principal place of business. They must attend mandatory monthly meeting at the employer's place of business, which necessitates their travel from their place of work (or, occasionally, a client's place of business), for which they receive allowances from their employer to cover their accommodation and travel costs. CRA indicated:

[W]here an employee works at a very great distance from the employer's place of business because of the requirements of the employment and not because of the personal choice made by the employee … the travel made by the employee between the employee’s place of work and the employer's place of business is travel made in the performance of the duties of the employee's office or employment. Thus, allowances received for such travel are not taxable if the other conditions stated in paragraph 6(1)(b) are otherwise satisfied.

This position would not change if the meeting was held in a hotel, or the employee’ travel was instead directly from a client's place of business.

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24 October 2008 External T.I. 2008-0278661E5 F - Allocation pour frais de déplacement

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