11 July 2008 External T.I. 2008-0271941E5 F - Frais de déplacement-principal lieu d'affaires

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18(1)a) 18(1)h)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] Are travel expenses incurred by a marine pilot between the pilot’s home and a port of embarkation deductible in computing the pilot’s income from a business?

Position: In light of the facts that have been communicated to us, no.

Reasons: The Canada Revenue Agency is of the view that paragraph 18(1)(h) prohibits the deduction of motor vehicle expenses incurred by a taxpayer for travel between the taxpayer's home and place of business unless it can be shown that the taxpayer's home is the taxpayer's principal place of business.

XXXXXXXXXX 2007-027194
Lucie Allaire, Advocate, CGA,

D. Fisc.

July 11, 2008

Dear Madam,

Subject: Travel expenses of a marine pilot

This is in response to your letter of March 13, 2008 asking whether travel expenses incurred by a marine pilot between the marine pilot’s home and a boarding station are deductible in computing the pilot’s income.

More specifically, you are invoking a situation where marine pilots are partners in a partnership that carries on a marine pilotage business. The offices of this partnership are used only by administrative staff. The pilots receive their assignments by telephone at their homes, from where they carry out some of the preparatory work for the navigational activities. This preparatory work includes the preparation of their passage plan, the updating of navigational notices, sounding reports and nautical charts, as well as the verification of tides and water levels in relation to the ships' draught. We understand that these pilots provide their services on a variety of vessels.

Unless otherwise indicated, all legislative references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

Our Comments

The situation described in your letter is an actual situation involving taxpayers. As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 of May 17, 2002, it is our practice not to issue written opinions regarding proposed transactions otherwise than by way of advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments that we hope may be helpful to you. These comments may, however, under certain circumstances, not apply to your particular situation.

Paragraph 18(1)(a) denies the deduction of an outlay or expense except to the extent that it was made or incurred by the taxpayer for the purpose of gaining or producing income from a business or property. In addition, paragraph 18(1)(h) explicitly precludes the deduction of personal or living expenses of a taxpayer, other than travel expenses incurred by the taxpayer while away from home in the course of carrying on the taxpayer’s business.

As indicated in paragraph 24 of Interpretation Bulletin IT-521R, Motor Vehicle Expenses Claimed by Self-Employed Individuals, the Canada Revenue Agency ("CRA") is of the opinion that paragraph 18(1)(h) prohibits the deduction of motor vehicle expenses incurred by a taxpayer for travel between the taxpayer's home and place of business unless it can be established that the taxpayer's home is the taxpayer's principal place of business. If a taxpayer has an office or other fixed place of business located elsewhere, it is generally the CRA's view that the taxpayer's home cannot be considered the taxpayer’s place of business.

In addition, in paragraph 2 of Interpretation Bulletin IT-514R, Work Space in Home Expenses, a room in a contractor's home is considered to be the contractor's principal place of business if it is used for the management of the contractor's business, such as receiving work orders, bookkeeping, purchasing and preparing payrolls, while the contractor's other business activities, such as the performance of the contracts, take place at the customers’ premises.

Similarly, the jurisprudence defines a taxpayer's principal place of business as the place where secretarial activities are carried out, where financial statements and income tax returns are prepared, where communication with clients, suppliers, accountants, lawyers or government authorities takes place, and finally, where the company's mail is sent. It should be noted that the place where an individual's work is performed is not necessarily related to determining the location of the principal place of business. Thus, the fact that part of the preparatory work by pilots prior to the performance of their pilotage activities is carried out at their home (and therefore that another part of that work is not) is not in itself determinative.

In light of the foregoing, we cannot conclude that a pilot's home is the pilot’s principal place of business and, consequently, the expenses incurred by the pilot between the pilot’s home and the port of embarkation are personal expenses that are not deductible.

These comments are not advance income tax rulings and, as stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, are not binding on us.

Best regards,

François Bordeleau, Advocate
Manager
Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Est-ce que des frais de déplacement encourus par un pilote de navires entre son domicile et un port d'embarquement sont déductibles dans le calcul de son revenu tiré d'une entreprise?

Position Adoptée: À la lumière des faits qui nous ont été communiqués, non.

Raisons: L'Agence du revenu du Canada est d'avis que l'alinéa 18(1)h) interdit la déduction des frais de véhicule à moteur engagés par un contribuable pour les déplacements entre son domicile et son lieu d'affaires à moins qu'il puisse être démontré que le domicile du contribuable représente son principal lieu d'affaires.

XXXXXXXXXX 2007-027194
Lucie Allaire, avocate, CGA,

D. Fisc.

Le 11 juillet 2008

Madame,

Objet : Frais de déplacement d'un pilote de navire

La présente est en réponse à votre lettre du 13 mars 2008 nous demandant si les frais de déplacement encourus par un pilote de navire entre son domicile et un poste d'embarquement sont déductibles dans le calcul de son revenu.

Plus spécifiquement, vous invoquez une situation où des pilotes de navires sont les associés d'une société de personnes qui exploite une entreprise de pilotage de transport maritime. Les bureaux de cette société de personnes ne sont utilisés que par du personnel administratif. Les pilotes reçoivent leurs affectations par voie téléphonique à leur domicile, d'où ils effectuent une partie des travaux préparatoires à l'exécution des activités de navigation. Ces travaux préparatoires incluent la préparation de leur plan de passage, la mise à jour quant aux avis de navigation, aux rapports de sondage et aux cartes marines, ainsi que la vérification des marées et niveaux d'eau en relation avec le tirant d'eau des navires. Nous comprenons que ces pilotes offrent leurs services sur différents navires.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (" Loi ").

Nos commentaires

La situation décrite dans votre lettre est une situation réelle impliquant des contribuables. Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, nous avons comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux de services fiscaux. Nous pouvons toutefois offrir les commentaires généraux suivant qui, nous l'espérons, vous seront utiles. Ces commentaires pourraient cependant, dans certaines circonstances, ne pas s'appliquer à votre situation particulière.

L'alinéa 18(1)a) refuse la déduction d'une dépense, sauf dans la mesure où elle a été engagée ou effectuée par le contribuable en vue de tirer un revenu d'une entreprise ou d'un bien. En outre, l'alinéa 18(1)h) empêche explicitement la déduction des frais personnels ou de subsistance d'un contribuable dans le calcul de son revenu d'entreprise, à l'exception des frais de déplacement engagés par celui-ci dans le cadre de l'exploitation de son entreprise pendant qu'il était absent de chez lui.

Tel qu'indiqué au paragraphe 24 du bulletin d'interprétation IT-521R, Frais de véhicule à moteur déduits par des travailleurs indépendants, l'Agence du revenu du Canada (" ARC ") est d'avis que l'alinéa 18(1)h) interdit la déduction des frais de véhicule à moteur engagés par un contribuable pour les déplacements entre son domicile et son lieu d'affaires à moins qu'il puisse être démontré que le domicile du contribuable représente son principal lieu d'affaires. Si un contribuable a un bureau ou un lieu d'affaires fixe ailleurs, l'ARC est généralement d'avis que son domicile ne peut être considéré comme son lieu d'affaires.

De plus, le paragraphe 2 du bulletin d'interprétation IT-514R, Frais de travail de local à domicile, une pièce du domicile d'un entrepreneur est considérée comme son principal lieu d'affaires si elle lui sert à la gestion de son entreprise, c'est-à-dire, la réception des commandes, la comptabilité, les achats et la gestion des feuilles de paie, alors que les autres activités de son entreprise, notamment l'exécution des contrats, se déroulent chez le client.

De la même façon, la jurisprudence définit le principal lieu d'affaires d'un contribuable comme étant l'endroit où s'exercent les activités du secrétariat, où se préparent les états financiers et les déclarations de revenus, où s'effectue la communication avec les clients, fournisseurs, comptables, avocats ou autorités gouvernementales, et enfin, l'endroit où s'achemine le courrier de l'entreprise. Notons que le lieu d'exécution du travail d'un individu n'est pas nécessairement lié avec la détermination de la localisation du principal lieu d'affaires. Ainsi, le fait qu'une partie des travaux préparatoires par les pilotes avant l'exécution de leurs activités de pilotage soit effectuée à leur domicile, (et donc qu'une autre partie de ces travaux ne l'est pas) n'est pas déterminant en soi.

À la lumière de ce qui précède, nous ne pouvons conclure que le domicile d'un pilote constitue son principal lieu d'affaires et par conséquent, les frais encourus par ce dernier entre son domicile et le port d'embarquement sont des frais personnels qui ne sont pas déductibles.

Les présents commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et, tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, ils ne nous lient pas.

Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs.

François Bordeleau, Avocat
Gestionnaire
Section des entreprises et des sociétés de personnes
Division des entreprises et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 18 - Subsection 18(1) - Paragraph 18(1)(h)

use of their homes for voyage planning did not render pilots’ homes their principal place of business

Marine pilots carry on their pilotage business through a partnership whose office is used only by administrative staff. The pilots receive their assignments by telephone at their homes, from where they carry out some of the preparatory work for the navigational activities, including preparing their passage plan, and updating of navigational notices, sounding reports and nautical charts, as well as the verification of tides and water levels.

Before finding that travel expenses incurred by them between their homes and the boarding station were likely non-deductible by virtue of s. 18(1)(h), CRA referred to the criteria in IT-514R, para. 2 as to what is a contractor's principal place of business, stated that “the jurisprudence defines a taxpayer's principal place of business as the place where secretarial activities are carried out, where financial statements and income tax returns are prepared, where communication with clients, suppliers, accountants, lawyers or government authorities takes place, and finally, where the company's mail is sent,” and then concluded:

[W]e cannot conclude that a pilot's home is the pilot’s principal place of business and, consequently, the expenses incurred by the pilot between the pilot’s home and the port of embarkation are personal expenses that are not deductible ... .

Words and Phrases

principal place of business

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