4 March 2008 External T.I. 2008-0267001E5 F - Crédit pour la condition physique des enfants

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: In what circumstances will a receipt, issued for purposes of the Children's Fitness Tax Credit, need to contain an authorized signature?

Position: In order to ensure the timely processing of returns of taxpayers who claim the Children's Fitness Tax Credit, the CRA asks that receipts, which are printed from a computerized database and sent to taxpayers by mail, contain all relevant information pertaining to the eligible fitness expense, including an authorized signature.

								2008-026700
XXXXXXXXXX 							François Bordeleau,
	   							Advocate
March 4, 2008

Dear Madam,

Subject: Children's fitness tax credit - receipt requirements

This is further to your request of January 28, 2008 for our opinion on the issue of receipts for the children's fitness tax credit ("CFTC").

In particular, you indicated that your organization has various means of issuing receipts for CFTC purposes. One of those is to store the relevant data on a computer system, generate the receipt electronically, print it and mail it to the taxpayer who has incurred an eligible fitness expense. You therefore wish to know whether this type of receipt must contain an authorized signature.

Unless otherwise indicated, all statutory references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

Our Opinion

On its website, the Canada Revenue Agency ("CRA") states that "if receipts are produced electronically, an authorized signature is not required". Electronically generated receipts are those that are generated from a computer system and are sent via an electronic data transmission method (for example, a receipt is generated by a computer system and is automatically sent to a taxpayer at an email address). In such a context, the body issuing such receipts is not required to sign them since they are sent without manual intervention.

In order to allow for the timely processing of taxpayers who claim the CFTC, the CRA requires that receipts, which are printed from computer data and subsequently mailed to taxpayers, contain all information relevant to the eligible fitness expense, including the signature of an authorized person.

Best regards,

Randy Hewlett
Manager
Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Dans quelles circonstances est-ce qu'un reçu, émis aux fins du crédit d'impôt pour la condition physique des enfants, devra contenir une signature autorisée?

In what circumstances will a receipt, issued for purposes of the Children's Fitness Tax Credit, need to contain an authorized signature?

Position Adoptée: Afin de permettre le traitement opportun des déclarations des contribuables qui demandent le crédit d'impôt pour la condition physique des enfants, l'ARC demande que les reçus, qui sont imprimés à partir de données informatiques et par la suite envoyés aux contribuables par la poste, contiennent toute information pertinente à la dépense admissible pour activités physiques, incluant la signature d'une personne autorisée.

In order to ensure the timely processing of returns of taxpayers who claim the Children's Fitness Tax Credit, the CRA asks that receipts, which are printed from a computerized database and sent to taxpayers by mail, contain all relevant information pertaining to the eligible fitness expense, including an authorized signature.

								2008-026700
XXXXXXXXXX 							François Bordeleau,
	   							Avocat
Le 4 mars 2008

Madame,

Objet : Crédit d'impôt pour la condition physique des enfants - exigences en matière de reçus

La présente fait suite à votre demande du 28 janvier 2008 par laquelle vous demandez notre opinion concernant l'émission des reçus dans le cadre du crédit d'impôt pour la condition physique des enfants ("CICPE").

Plus particulièrement, vous indiquez que votre organisation possède divers moyens pour émettre des reçus aux fins du CICPE. L'un de ceux-ci consiste à conserver les données pertinentes sur un système informatique, de générer le reçu électroniquement, de l'imprimer et de l'envoyer par la poste au contribuable qui a engagé une dépense admissible pour condition physique. Vous désirez donc savoir si ce type de reçu doit contenir une signature autorisée.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu ("LIR").

Notre opinion

Sur son site Internet, l'Agence du revenu du Canada ("ARC") indique que "si les reçus sont produits électroniquement, la signature autorisée n'est pas requise". Les reçus produits électroniquement sont ceux qui sont générés à partir d'un système informatique et qui sont expédiés via un mode électronique de transmission des données (par exemple, un reçu est généré par un système informatique et il est automatiquement envoyé à un contribuable via une adresse courriel). Dans un tel contexte, l'organisme qui émet de tels reçus n'est pas tenu de les signer puisque ceux-ci transitent sans intervention manuelle.

Afin de permettre le traitement opportun des déclarations des contribuables qui demandent le CICPE, l'ARC demande que les reçus, qui sont imprimés à partir de données informatiques et par la suite envoyés aux contribuables par la poste, contiennent toute information pertinente à la dépense admissible pour activités physiques, incluant la signature d'une personne autorisée.

Nous vous prions d'agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs.

Randy Hewlett
Gestionnaire
Section des entreprises et des
sociétés de personnes
Division des entreprises et des
sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - General Concepts - Evidence

electronically-generated receipts that are automatically emailed do not require a signature

An organization stores the relevant data on a computer system, generates receipts electronically, prints them and mails them to the taxpayers who have incurred an eligible fitness expense. Must this type of receipt contain an authorized signature? CRA responded:

[CRA] on its website …states that "if receipts are produced electronically, an authorized signature is not required". Electronically generated receipts are those that are generated from a computer system and are sent via an electronic data transmission method (for example, a receipt is generated by a computer system and is automatically sent to a taxpayer at an email address). In such a context, the body issuing such receipts is not required to sign them since they are sent without manual intervention.

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