7 May 2007 Internal T.I. 2007-0228521I7 F - Allocation pour frais de déplacement

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6(1)b)(x)

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Translation disclaimer

This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

OUR COMMENTS

Access to Information

Principal Issues: [TaxInterpretations translations]

Is a kilometerage allowance taxable if there is a minimum daily amount?

Position:

Probably not taxable in the situation submitted.

Reasons:

Not taxable if minimum amount was nominal based on actual use and is established to compensate the employee for expenses incurred for the use of his vehicle in the performance of the employment duties.

									May 7, 2007

	Trust Accounts Division        			Headquarters
									Income Tax Rulings Directorate									
	Attention: Ms. Lorraine Maisonneuve		      Nancy Turgeon, CGA

									2007-022852

Travel allowance

This letter is in response to your fax of March 23, 2007 regarding the above subject. You wish to know whether the travel expense allowance that Quebec civil servants receive under the "Directive on reimbursable expenses during travel and other related expenses” ["Directive sur les frais remboursables lors d'un déplacement et autres frais inhérents"] issued by the Quebec Treasury Board is taxable, given that it provides for a minimum daily allowance in certain circumstances.

Unless otherwise indicated, all statutory references herein are to provisions of the Income Tax Act.

The auditor is of the view that a mixed allowance is being paid, i.e., part of it is a fixed amount, the minimum allowance, and the other part is calculated on a per-kilometre basis for the same use. Consequently, the allowance falls under subparagraph 6(1)(b)(x).

The taxpayer's representative is of the view that the minimum allowance received by an employee while travelling near the employee’s home base is indeed an allowance based on kilometers and not a fixed allowance. In addition, he states that an employee who does not travel is not entitled to that minimum amount. In support of his position, the representative cited interpretations 2001-008249 and 2003-003222.

OUR COMMENTS

Generally, a reasonable allowance received by an employee for the use of a motor vehicle in the performance of the duties of the employee's office or employment is not taxable by virtue of because of subparagraph 6(1)(b)(vii.1). However, subparagraphs 6(1)(b)(x) and (xi) deem such an allowance to be unreasonable in the following circumstances:

(x) where the measurement of the use of the vehicle for the purpose of the allowance is not based solely on the number of kilometres for which the vehicle is used in connection with or in the course of the office or employment, or

(xi) where the taxpayer both receives an allowance in respect of that use and is reimbursed in whole or in part for expenses in respect of that use (except where the reimbursement is in respect of supplementary business insurance or toll or ferry charges and the amount of the allowance was determined without reference to those reimbursed expenses);

In our opinion, to have a mixed allowance, the employee must, in addition to receiving an allowance based on a rate per kilometre, receive other compensation for the same use of the employee’s vehicle. On reading the directive you have submitted to us, we are of the view that the employee receives either an allowance based strictly on the kilometres driven or a minimum daily payment if the distance driven, when multiplied by the kilometerage allowance, is less than the minimum amount. It appears that in no case, barring administrative errors, will an employee receive more than one daily allowance or receive both a minimum daily allowance and a kilometre-based allowance.

Consequently, it is necessary to determine whether the fact that the Directive provides for a minimum amount for each day of use in the vicinity of the employee's home base allows for a conclusion that the use of the vehicle is not, for the purpose of determining the allowance, assessed solely on the basis of the number of kilometres travelled by the employee in the performance of the employment duties.

In the technical interpretations cited by the representative, we have taken the position that, to the extent that a kilometerage allowance otherwise satisfies the conditions of subparagraph 6(1)(b)(vii.1), an employee should not suffer adverse tax consequences simply because the employee receives a daily minimum amount. That position is based on the fact that the minimum amount was nominal based on actual use and was established to compensate the employee for expenses incurred for the use of the employee’s vehicle in the performance of employment duties. In our view, that determination is essentially a question of fact.

However, in the present situation, we are of the view that unless you can show that the minimum amount is not nominal based on the use, the allowance paid would not be taxable.

Access to Information

For your information, unless exempted, a copy of this memorandum will be severed using the Access to Information Act criteria and placed in the Canada Revenue Agency's electronic library. A severed copy will also be distributed to the commercial tax publishers for inclusion in their databases. The severing process will remove all material that is not subject to disclosure, including information that could disclose the identity of the taxpayer. Should your client request a copy of this memorandum, the electronic library version can be provided. Alternatively, the client may request a severed copy using the Privacy Act criteria, which does not remove client identity. Requests for this latter version should be made by you to Ms. Jackie Page at (819) 994-2898. A copy will be sent to you for delivery to the client.

We hope that these comments are of assistance

Louise J. Roy, CGA
Interim Manager
Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

NOS COMMENTAIRES

Accès à l'information

Principales Questions:

Une allocation versée en fonction du nombre de kilomètres parcourus est-elle imposable si on prévoit un montant minimum quotidien?

Position Adoptée:

Probablement pas imposable dans la situation soumise.

Raisons:

Pas imposable si montant minimum était nominal en fonction de l'utilisation réelle et qu'il est établi afin d'indemniser l'employé pour les dépenses encourues pour l'usage de son véhicule dans l'accomplissement des fonctions de son emploi.

									Le 7 mai 2007

	Division des Comptes de Fiducie			Administration Centrale
									Direction des décisions
									en impôt
	À l'attention de Mme Lorraine Maisonneuve		Nancy Turgeon, CGA

									2007-022852

Allocation pour frais de déplacement

La présente fait suite à votre télécopie du 23 mars 2007 concernant le sujet mentionné en titre. Vous désirez savoir si l'indemnité pour frais de déplacement que les fonctionnaires québécois reçoivent en vertu de la "Directive sur les frais remboursables lors d'un déplacement et autres frais inhérents" émise par le Conseil du Trésor du Québec est imposable compte tenu qu'elle prévoit une indemnité minimale quotidienne dans certaines circonstances.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Le vérificateur est d'avis qu'une allocation mixte est versée, c'est-à-dire qu'une partie de cette dernière est un montant fixe, soit l'indemnité minimale et que l'autre partie est calculée selon un taux par kilomètre et ce pour la même utilisation. Par conséquent, l'allocation est visée par le sous-alinéa 6(1)b)(x).

Le représentant du contribuable est d'avis que l'indemnité minimale reçue par un employé alors qu'il se déplace à proximité de son port d'attache représente effectivement une allocation calculée au kilométrage et non une allocation fixe. De plus, il indique qu'un employé qui ne se déplace pas n'a pas droit à ce montant minimum. À l'appui de sa position, le représentant cite les interprétations 2001-008249 et 2003-003222.

NOS COMMENTAIRES

De façon générale, une allocation raisonnable reçue par un employé pour l'usage d'un véhicule à moteur dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi n'est pas imposable en raison du sous-alinéa 6(1)b)(vii.1). Toutefois, les sous-alinéas 6(1)b)(x) et (xi) prévoient qu'une telle allocation est réputée ne pas être raisonnable dans les cas suivants:

(x) l'usage du véhicule n'est pas, pour la fixation de l'allocation, uniquement évalué en fonction du nombre de kilomètres parcourus par l'employé dans l'accomplissement des fonctions de la charge ou de l'emploi;

(xi) le contribuable, à la fois, reçoit une allocation pour cet usage et est remboursé de tout ou partie de ses dépenses pour le même usage (sauf s'il s'agit d'un remboursement pour frais d'assurance-automobile commerciale supplémentaire, frais de péage routier ou frais de traversier et si l'allocation a été déterminée compte non tenu des dépenses ainsi remboursées).

Selon nous, pour être en présence d'une allocation mixte, l'employé doit, en plus de recevoir une allocation fondée sur un taux par kilomètre, recevoir une autre compensation pour une même utilisation de son véhicule. À la lecture de la directive que vous nous avez soumise, nous sommes d'avis que l'employé reçoit soit une indemnité strictement basée sur le kilométrage parcouru ou un paiement minimal quotidien si la distance parcourue, lorsque multipliée par l'indemnité kilométrique est inférieure au montant minimal. Il appert qu'en aucun cas, à moins d'erreurs administratives, un employé ne pourra toucher plus d'une indemnité quotidienne ou recevoir à la fois une indemnité quotidienne minimum et une allocation basée sur le kilométrage effectué.

Par conséquent, nous devons donc établir si le fait que la directive prévoie un montant minimum pour chaque jour d'utilisation à proximité du port d'attache de l'employé nous permet de conclure que l'usage du véhicule n'est pas, pour la fixation de l'allocation, uniquement évalué en fonction du nombre de kilomètres parcourus par l'employé dans l'accomplissement des fonctions de son emploi.

Dans les interprétations techniques citées par le représentant, nous avons émis l'opinion que dans la mesure où une allocation kilométrique respecte par ailleurs les conditions au sous-alinéa 6(1)b)(vii.1), un employé ne devrait pas avoir de conséquences fiscales défavorables simplement parce qu'il reçoit un montant minimal quotidien. Cette position est fondée sur le fait que le montant minimum était nominal en fonction de l'utilisation réelle et qu'il était établi afin d'indemniser l'employé pour les dépenses encourues pour l'usage de son véhicule dans l'accomplissement des fonctions de son emploi. À notre avis, cette détermination est essentiellement une question de fait.

Toutefois, dans la situation en l'espèce, nous sommes d'avis qu'à moins que vous puissiez démontrer que le montant minimum n'est pas nominal en fonction de l'utilisation, l'allocation versée ne serait pas imposable.

Accès à l'information

À titre de renseignement, une copie de cette note de service sera dépersonnalisée selon les critères de la Loi sur l'accès à l'information et elle sera mise dans la bibliothèque électronique de l'Agence du revenu du Canada. De plus, une copie dépersonnalisée sera distribuée aux éditeurs fiscaux commerciaux pour qu'ils l'incluent dans leurs bases de données. Le processus de dépersonnalisation enlèvera tout ce qui ne doit pas être divulgué, y compris les renseignements qui peuvent révéler l'identité du contribuable. Si votre client demande une copie de cette note de service, il est possible de lui fournir la version de la bibliothèque électronique. Le client peut aussi demander une copie dépersonnalisée selon les critères de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui n'enlève pas l'identité du client. Vous devriez adresser toute demande pour cette dernière version à Madame Jackie Page, au (819) 994-2898. Une copie à remettre au client vous sera envoyée.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles.

Louise J. Roy, CGA
Gestionnaire intérimaire
Section des entreprises et des sociétés de personnes
Division des entreprises et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b) - Subparagraph 6(1)(b)(x)

daily minimum for kilometerage allowance was acceptable as it was nominal and intended to compensate for expenses

The compensation policy of the employer (the Quebec government) provided for a daily minimum payment where the number of kilometres traveled per employee was less than a specified number. CRA concluded that such allowance for the use of a motor vehicle was not deemed to be unreasonable by s. 6(1)(b)(x) given that:

the minimum amount was nominal based on actual use and was established to compensate the employee for expenses incurred for the use of the employee’s vehicle in the performance of employment duties.

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7 May 2007 Internal T.I. 2007-0228521I7 F - Allocation pour frais de déplacement

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