15 April 2008 External T.I. 2006-0216791E5 F - Frais de déplacement-Personnel VS Aff.

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6(1)a) 6(1)b) 81(3.1) 8(1)h)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] Can amounts paid to a school trustee as reimbursement of mileage expenses between the trustee’s home and the administrative office of the School Board be exempted in computing the trustee's income for the year in which they are received?

Position: Travel expenses are of a personal nature.

Reasons: Previous position

									2006-021679
XXXXXXXXXX 								Anne Dagenais,
	   								Advocate, M. Fisc.
April 15, 2008

Dear Madam,

Subject: Request for technical interpretation

Principal place of work - Trustee

This is in response to your letter of September 8, 2006, in which you requested our comments regarding the travel expenses of school board trustees. We apologize for the delay in responding to your question.

Unless otherwise indicated, all statutory references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

Your Question

You wish to know whether amounts paid to an elected school trustee to reimburse for mileage to and from the school board's administrative office can be exempted in computing the trustee's income for the year in which they are received.

Our Comments

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of our Directorate not to issue written opinions on proposed transactions otherwise than by way of advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments that we hope may be helpful to you. These comments may, however, under certain circumstances, not apply to your particular situation.

In general, a school trustee holds an office as defined in subsection 248(1). The trustee is therefore subject to all the rules relating to income from an office or employment. It has been the long-standing position of the Canada Revenue Agency that the cost of travel between an employee's residence and place of work is considered a personal expense. (See paragraph 14 of Interpretation Bulletin IT-522R)

Determining whether a location is the usual place of work for an employee is a question of fact that can only be resolved after a review of all relevant information. However, in the situation of elected trustees, an administrative office of a school board where meetings are held could be considered a workplace.

In the present case, in view of the above, we are of the view that the travel expenses incurred by an elected trustee to attend meetings are of a personal nature.

In that respect, this position was confirmed in the Daniels¹ case of the Federal Court of Appeal, where a municipal councilor argued that the per-kilometre allowances received from the county for travel expenses incurred in attending council meetings from his main residence should not be included in his income.

In dismissing the taxpayer's appeal, Justice Desjardins wrote:

It is well established that travel expenses incurred by a taxpayer in travelling to and from his home to his place of work are considered personal expenses. They are not travelling costs encountered in the course of the taxpayer's duties. Rather, they enable him to perform them … .

Furthermore, since this is not travel between two workplaces or travel in the performance of the duties, we are of the view that those trips are simply for the purpose of performing duties once at the workplace. Consequently, reimbursements of mileage expenses between home and the Board's administrative office paid by the Board for the use of a motor vehicle in those circumstances must be included in their income for the year in which they are received pursuant to subsection 6(1). Finally, given the personal nature of the travel, no expenses related to it may be deducted.

We hope that these comments are of assistance.

Best regards,

Randy Hewlett
Manager
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate
Legislative Policy and Regulatory Affairs Branch.

ENDNOTES

1 2004 FCA 125, affirming [2003] T.C.J. No. 790

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Des sommes versées à un commissaire scolaire à titres de remboursement des frais de kilométrage entre son domicile et le centre administratif de la Commission scolaire peuvent-elles être exempté du calcul du revenu du commissaire pour l'année durant laquelle elles sont reçues.

Position Adoptée: Les frais de déplacement sont de nature personnelle.

Raisons: Position antérieure

									2006-021679
XXXXXXXXXX 								Anne Dagenais,
	   								Avocate, M. Fisc.
Le 15 avril 2008,

Madame,

Objet : Demande d'interprétation technique
Lieu principal de travail - commissaire

La présente est en réponse à votre lettre du 8 septembre 2006 dans laquelle vous nous demandez nos commentaires concernant les frais de déplacement des commissaires d'une commission scolaire. Nous nous excusons du délai requis pour répondre à votre question.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après " Loi ").

Votre question

Vous désirez savoir si des sommes versées à un commissaire scolaire élu à titres de remboursement des frais de kilométrage entre son domicile et le centre administratif de la Commission scolaire peuvent être exemptées du calcul du revenu du commissaire pour l'année durant laquelle elles sont reçues.

Nos commentaires

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, notre Direction a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Néanmoins, nous vous offrons les commentaires généraux suivants qui pourraient cependant ne pas s'appliquer intégralement à la situation que vous nous avez soumis.

En général, un commissaire scolaire occupe une charge tel que le prévoit la définition de " charge " au paragraphe 248(1). Il est donc assujetti à toutes les règles relatives au revenu de charge et d'emploi. Selon la position de longue date de l'Agence du revenu du Canada, les frais de déplacement entre la résidence d'un employé et son lieu de travail sont considérés à titre de dépenses personnelles. (Voir le paragraphe 14 du bulletin d'interprétation IT-522R)

La détermination d'un endroit au titre de lieu de travail habituel pour un employé est une question de faits qui ne peut être résolue qu'après une revue de toute l'information pertinente. Cependant, dans la situation des commissaires élus, un centre administratif d'une Commission scolaire où se tiennent les réunions pourrait être considéré comme un lieu de travail.

En l'espèce, compte tenu de ce qui précède, nous sommes d'avis que les frais de déplacement engagés par un commissaire élu pour se présenter aux réunions sont de nature personnelle.

À cet égard, cette position a été confirmée dans l'affaire Daniels ¹ de la Cour d'appel fédéral où un conseiller municipal faisait valoir que les allocations par kilomètre reçues du comté pour les frais de déplacements encourus pour se rendre aux réunions du conseil municipal à partir de sa résidence principale ne devait pas être incluse dans son revenu.

En rejetant l'appel du contribuable, la juge Desjardins a écrit ce qui suit :

Il est bien établi que les frais de déplacement encourus par un contribuable pour voyager aller-retour de sa résidence à son lieu d'affaires sont considérés comme des frais personnels. Ce ne sont pas des frais de déplacement assumés dans le cadre des fonctions du contribuable. Ils lui permettent plutôt d'accomplir ces fonctions.

En outre, puisqu'il ne s'agit pas de déplacements entre deux lieux de travail ni de déplacements effectués dans l'accomplissement de fonctions, nous sommes d'avis que ces déplacements permettent simplement d'accomplir les fonctions une fois rendu au lieu de travail. Par conséquent, les remboursements des frais de kilométrage entre le domicile et le centre administratif de la Commission scolaire versées par la Commission scolaire pour l'usage d'un véhicule à moteur dans ces circonstances doivent être incluses dans leur revenu pour l'année durant laquelle elles sont reçues en vertu de l'alinéa 6(1). Finalement, compte tenu de la nature personnelle du déplacement, il n'est pas possible de déduire aucun frais y afférent.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et nous vous prions d'agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs.

Randy Hewlett
Gestionnaire
Division des entreprises et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires
ENDNOTES

1 2004 CAF 125, confirmant [2003] T.C.J. No. 790

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(a)

travel of school trustee between home and administrative office where meetings were held was a personal expense, whose reimbursement was taxable

In finding that amounts paid to an elected school trustee to reimburse for mileage to and from the school board's administrative office should be included in the trustee's income, CRA noted that the trustee position was an office for s. 6 purposes, that its longstanding position was that the cost of travel between an employee's residence and the usual place of work (here, the administrative office) is considered a personal expense, and that this position was confirmed in relation to a municipal councilor in Daniels (2004 FCA 125).

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