Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.
Principal Issues: Two of the questions at the 2006 TEI Conference were: How should standby charge be calculated when: i) an automobile is made available to more than 1 driver and ii) more than one automobile is made available to an employee
Position: i) An automobile would not be considered available to a particular employee during the time it was used by another person for an entire day provided such actual use could be substantiated. ii) Where the employer and employee agree, and the employee is not assigned an automobile on a long-term or exclusive-use basis, the standby charge may be calculated by using a method, as set out in IT-63R5, that takes into account the average cost of the automobiles used.
Reasons: In our view, the methods set out provide a "reasonable" standby charge, as required by paragraph 6(1)(e) of the Act.
Automobile Benefits
Paragraph 6(1)(e) and subsection 6(2) provide a mandatory calculation of a standby charge of an employee's taxable automobile benefit. The charge applies when an automobile is "made available" to the employee.
Questions
(a) When a single automobile is made available to more than one employee at a time, is there a method of apportioning the benefit among the benefited employees or must each employee include 100 percent of the standby charge? For example, one automobile is available to employees A, B, and C on a first-come first-serve basis. A uses the automobile 30 percent of the days available, B uses it 20 percent of the days available, and C uses it 10 percent of the days available. The car is unused 30 percent of the year and not available 10 percent of the year because of maintenance. If the total standby charge is $2,500, do A, B, and C each have a standby charge of $2,500 or is some lesser amount included in income? If a lesser amount, how much is allocated to each employee?
(b) When more than one automobile is available to an employee for a period of time, is there a method of apportioning the standby charge from the available automobiles or must 100 percent of the standby charge applicable to each automobile be assigned to each employee for whom the automobile is available? For example, assume a pool of five cars is available for three employees to use on a first-come first-serve basis. How much standby charge is allocated to each employee? If more facts are needed, what facts are relevant in making the allocation?
Response
Pursuant to paragraph 6(1)(e) and subsection 6(2) of the Act, an employee benefit for a standby charge is calculated on the basis of the number of days that an automobile is made available - it does not depend on the use or the non-use but availability. Whether it is used all day or any part of the day or even sits unused in the employee's garage, driveway or parking spot, it is considered to be available for use.
(a) We would not consider an automobile to be available to an employee during the time it was used by another person for an entire day provided actual use could be substantiated by documentation such as a mileage log, and all the employees are in agreement with the amounts reported. Also, the days that an automobile was available but not used by any employee in the pool must be allocated among the employees in the pool on a reasonable basis. Using the example given, and prorating the automobile's idle time equally among all of the employees in the pool, it would be acceptable for Employee A to report a standby charge based on 40% of the total available days (30% plus 10%), Employee B based on 30% (20% plus 10%) and Employee C based on 20% (10% plus 10%). Also acceptable would be an allocation of idle time based on the weighted-average of the actual use of the automobile so that the idle time would be allocated among Employees A, B and C in the ratios of 1/2, 1/3 and 1/6 respectively.
Usage Idle time Not available Attribution
10%
Employee A 30% 10% 1/2 5% 45%
Employee B 20% 10% 1/3 3,3% 33,3%
Employee C 10% 10% 1/6 2,7% 22,7%
(b) Ordinarily, the standby charge for different automobiles in a pool is calculated for each automobile that is made available to the employee or a person related to the employee in the particular period. However, as indicated in paragraph 20 of IT-63R5, Benefits, Including Standby Charge for an Automobile, from the Personal Use of a Motor Vehicle Supplied by an Employer - after 1992 where the employer and employee agree, and the employee is not assigned an automobile on a long-term or exclusive-use basis, the standby charge may be calculated using the averaging method described in the bulletin. Briefly, under this method, all automobiles made available to the employee or a person related to the employee at any time during the calendar year are grouped into purchase-cost dollar ranges not exceeding $5,000 or lease-cost dollar ranges not exceeding $1,200, as the case may be, and the average cost within the applicable range is considered to be the purchase or lease cost of the automobiles made available to the employee for the period.
The CRA does not allow an employee to benefit from the averaging method if the multiple automobiles are made available to the employee as a result of a negotiated employment contract. In this case, a full standby charge would be calculated for each automobile made available to the employee.
Avantages relatifs à l'utilisation d'une automobile
L'alinéa 6(1)e) et le paragraphe 6(2) prévoit un calcul obligatoire concernant les frais pour droit d'usage d'une automobile pour un employé. Ces frais s'appliquent lorsque l'automobile est "à la disposition" de l'employé.
Questions
a) S'il n'y a qu'une seule automobile qui est mise à la disposition de plus d'un employé à la fois, y a-t-il une méthode de calcul qui établirait la proportion de l'avantage pour chaque employé qui bénéficie de l'automobile ou chaque employé se verrait attribuer 100% des frais pour droit d'usage? Par exemple, une automobile est à la disposition des employés A, B et C sur la base du premier arrivé, premier servi. A a utilisé l'automobile 30% des jours disponibles, B l'a utilisée 20% des jours disponibles et C l'a utilisée 10% des jours disponibles. L'automobile n'est pas utilisée 30% de l'année et n'est pas disponible 10% de l'année et ceci pour en faire l'entretien. Si le total des frais pour droit d'usage sont de 2 500$, est-ce que A, B et C ont chacun un frais pour droit d'usage de 2 500$ ou si un montant moindre peut être ajouté à leurs revenus. Si c'est un montant moindre, combien devrait être attribué à chaque employé?
b) S'il y a plus d'une automobile qui est mise à la disposition d'un employé pour une période de temps, y a-t-il une méthode de calcul qui établirait la proportion des frais pour droit d'usage à partir des automobiles disponibles ou si 100% des frais pour droit d'usage pour chaque automobile devra être attribué à chacun des employés pour lequel une automobile est mise à sa disposition. Prenons, par exemple, un groupe de cinq automobiles mises à la disposition de trois employés qui peuvent les utiliser sur une base de premier arrivé, premier servi. Quel serait le montant des frais pour droit d'usage qui serait attribué à chacun des employés? S'il est nécessaire d'avoir des faits additionnels, quels faits seraient pertinents afin de procéder à l'attribution?
Réponse
Selon l'alinéa 6(1)e) et le paragraphe 6(2) de la Loi, l'avantage pour un employé des frais pour droit d'usage est calculé en fonction du nombre de jours où une automobile est mise à sa disposition - tout ceci ne dépend pas de l'usage ou du non usage mais de la mise à la disposition. Même si elle est utilisée toute la journée ou une partie de la journée, ou même si l'automobile se trouve dans le garage, dans l'allée d'accès au garage ou dans la place de stationnement de l'employé, l'automobile est considérée être "à la disposition".
a) Nous ne considérons pas qu'une automobile soit mise à la disposition d'un employé durant la période où celle-ci a été utilisée par une autre personne pendant une journée entière, pourvu qu'il soit possible d'en justifier son utilisation réelle au moyen de documents comme un journal de déplacement de l'automobile, et que tous les employés sont d'accord avec les montants déclarés. De plus, on doit porter une attention raisonnable à tous les employés faisant partis du groupe des utilisateurs les jours où une automobile était à leur disposition mais qui n'avait pas été utilisée par aucun employé du groupe. En utilisant l'exemple donné, et en effectuant un calcul proportionnel égal du temps d'immobilisation de l'automobile pour tous les employés du groupe, il serait acceptable que l'employé A déclare un frais pour droit d'usage de 40% du nombre de jours de disponibilité (30% plus 10%), l'employé B de 30% (20% plus 10%) et l'employé C de 20% (10% plus 10%). De plus, il serait acceptable de calculer l'attribution du temps d'immobilisation pour entretien en se basant sur la moyenne pondérée de l'utilisation réelle de l'automobile, ce qui donnerait les ratios suivants : employé A, 1/2; employé B, 1/3; employé C, 1/6.
Utilisation Temps Non disponible Attribution
d'immobilisation 10%
Employé A 30% 10% 1/2 5% 45%
Employé B 20% 10% 1/3 3,3% 33,3%
Employé C 10% 10% 1/6 2,7% 22,7%
b) Habituellement, les frais pour droit d'usage pour différentes automobiles d'un groupe sont calculés pour chaque automobile qui est mise à la disposition de l'employé ou d'une personne liée à l'employé dans une période donnée. Toutefois, comme l'explique le numéro 20 du IT-63R5, Avantages, y compris les frais pour droit d'usage d'une automobile, qui découlent de l'usage à des fins personnelles d'un véhicule à moteur fourni par l'employeur - après 1992, lorsque l'employeur et l'employé sont d'accord et que l'employé et que l'employé ne s'est pas vu attribuer une automobile à long terme ou pour son usage exclusif, on peut utiliser la méthode d'établissement de la moyenne décrite au bulletin. En bref, si l'on sui cette méthode, toutes les automobiles qui sont mises à la disposition de l'employé ou d'une personne qui lui est liée à tout moment durant l'année civile sont regroupées dans des fourchettes de prix d'achat ne dépassant pas 5 000$ chacune ou dans des fourchettes de frais de location ne dépassant pas 1 200$ chacune, si tel est le cas, et le coût moyen de chaque fourchette devient le coût d'achat ou le coût de location des automobiles mises à la disposition de l'employé pour la période.
L'ARC ne permet pas à l'employé de bénéficier de la méthode du calcul moyen si plusieurs automobiles sont mises à sa disposition par suite de la négociation d'un contrat d'emploi. Dans ce cas, des frais complets pour droit d'usage seront calculés pour chacune des automobiles qui ont été mises à sa disposition.
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