31 May 2006 External T.I. 2006-0185481E5 F - Remboursement de dépenses et allocations

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6(1)b)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

RELEVANT FACTS

QUESTION

ANALYSIS

Travelling Expense Allowances

Reimbursement of accommodation costs

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] What is the treatment of the following items for employees who travel in the performance of their duties:

(1) Living expenses allowances based on rates established by the Treasury Board Secretariat;

(2) An overnight separation allowance of $35 per night;

(3) A weekend premium of $100 per day for an employee who is on standby outside the region during a weekend;

(4) Travel time allowances for hourly employees;

(5) Reimbursement for lodging expenses incurred by employees who are traveling in the performance of their duties.

Position: (1) Not taxable.

(2) To be included in the employee's income as a personal and living expense allowance.

(3) See item 2 above.

(4) To be included in income from an office or employment.

(5) An expense reimbursement is not taxable unless it is paid for the employee's personal expenses.

Reasons: The Income Tax Act.

XXXXXXXXXX 2006-018548

May 31, 2006

Dear Madam,

Subject: Request for Technical Interpretation - Reimbursement of Expenses and Allowances Paid to Employees

This is further to your fax dated May 10, 2006, requesting a technical interpretation on the tax treatment of expense reimbursements and allowances paid to employees for travel undertaken in the course of their employment.

RELEVANT FACTS

Your fax states the following facts:

Your company offers an experienced and specialized technical team in the XXXXXXXXXX;
As part of their employment, your employees are frequently required to travel both out of the region - your company is located in the city of XXXXXXXXXX - and out of the country;
In order to encourage your employees to accept travel, you wish to implement a policy that would allow the reimbursement of expenses incurred by employees indirectly related to their employment, such as childcare expenses, housekeeping expenses or any other expenses related to the employee's travel;
To do this, you wish to develop a policy that would provide for the payment of allowances and the reimbursement of certain expenses:

1. Living Expenses: Employees travelling in the performance of their duties would receive living expense allowances in accordance with the Treasury Board Secretariat's terms and conditions for federal government employees.

2. Premium for travel away from home: an amount of $35 per night would be provided where an employee is away from home for two or more nights - including 12 hours on the third day - because of work.

3. Weekend premium: an amount of $100 per day would be paid to an employee who is on standby outside the region during a weekend. In order to receive that bonus, the employee would have to be available to the company. That premium would be in addition to the remote premium.

4. Travelling Time Allowances: Depending on the mode of transportation used, an employee would either be paid for all travelling time at regular rate or paid at regular rate for the first eight hours and half rate for all subsequent hours.

5. Reimbursement for lodging expenses considered reasonable and necessary.

QUESTION

In your fax, you wished to determine the tax consequences to your employees of the various items outlined above.

ANALYSIS

Travelling Expense Allowances

Interpretation Bulletin IT-522R, Vehicle, Travel and Sales Expenses of Employees, contains the Canada Revenue Agency's ("CRA") policy regarding the tax treatment of travel allowances paid to employees.

According to the CRA, the term "allowance" means any periodic or other payment that an employee receives from an employer, in addition to salary or wages, without having to justify its use. The CRA also states that an allowance is taxable unless it falls within the exceptions listed in subparagraphs 6(1)(b)(i) to (ix) or subsection 81(3.1) of the Income Tax Act (the "Act") or unless it is excluded from income under subsection 6(6).

If the CRA determines that the amount of an allowance reported as non-taxable is too high, the employee must provide supporting documentation or other acceptable evidence to establish that the allowance is reasonable. If the employee does not meet the burden of proof, the employee must include the full amount of the allowance in income.

Paragraph 6(1)(b) generally provides that an employee must include in income any amount received in the year as an allowance for personal or living expenses or as an allowance for any other purpose. In this case, the only provision that would exempt the allowances you propose to pay to your employees is subparagraph 6(1)(b)(vii), which reads as follows:

[R]easonable allowances for travel expenses (other than allowances for the use of a motor vehicle) received by an employee (other than an employee employed in connection with the selling of property or the negotiating of contracts for the employer) from the employer for travelling … in the performance of the duties of the employee’s office or employment … .

It should be noted that the exception to subparagraph 6(1)(b)(vii) applies only where the employee is outside the municipality in which the employer's place of business is located or outside the metropolitan area in which that place of business is located.

With respect to living expense allowances, it is the CRA's view that allowances calculated at the rates established by the Treasury Board Secretariat are reasonable and non-taxable by virtue of the exception in subparagraph 6(1)(b)(vii).

With respect to the remote and weekend premiums, you indicated that those amounts are intended to compensate an employee who is traveling for the performance of the employee’s duties and to defray the costs related to the employee’s absence from home.

We are of the view that those allowances cannot fall within the scope of subparagraph 6(1)(b)(vii) as they are clearly personal and living expense allowances that were not received by the employee for travel in the performance of the duties of the employee’s employment. Indeed, the exception in subparagraph 6(1)(b)(vii) is intended to exclude allowances to compensate an employee for expenses incurred in connection with, and not as a result of, travel. While your employees' extended absences may require them to incur certain expenses - for example, child care and housekeeping expenses - those expenses are not incurred while travelling outside the municipality or metropolitan area where the employer's place of business is located.

We bring to your attention a CRA policy dealing with the reimbursement of child care expenses. According to this policy, if an employer reimburses child care expenses incurred by an employee who is on travel status in the performance of employment duties, it is the CRA's position that such reimbursements are non-taxable.

Reimbursement of accommodation costs

With respect to expense reimbursements received by an employee, Interpretation Bulletin IT-522R provides the following definition of "reimbursement":

[A] reimbursement means a payment by an employer to an employee to repay the employee for amounts spent by the employee on the employer's business. […]

The CRA's position is that a reimbursement or accountable advance for travel expenses is not income to the employee who receives it, unless it is paid for the employee's personal expenses. That contention is based in part on Canada v. Huffman, [1990] F.C.J. No. 529, where the Federal Court of Appeal determined that a $500 clothing allowance was a non-taxable expense reimbursement.

In this case, based on the facts provided by you, we are of the view that your employees are not required to include in their income the amount of reimbursements received for lodging expenses incurred while traveling in the performance of their duties.

With respect to the aspect of your policy setting out compensation for hourly employees who are traveling, we do not believe that there are any specific tax consequences for such employees other than their obligation to include such amounts in their employment income.

We hope that these comments are of assistance.

Best regards,

François D. Bordeleau, LL.B.

Individuals, Business and Partnerships Section
Income Tax Rulings Directorate

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

FAITS PERTINENTS

QUESTION

ANALYSE

Allocations pour frais de déplacement

Remboursement des frais d'hébergement

Principales Questions: Quel est le traitement des éléments suivants pour des employés qui voyagent dans l'accomplissement de leurs fonctions:

(1) Des allocations pour frais de subsistance calculées à même les taux établis par le Secrétariat du Conseil du Trésor;
(2) Une prime d'éloignement de 35$ par nuitée;
(3) Une prime de fin de semaine de 100$ par jour pour un employé qui est en attente à l'extérieur de la région durant une fin de semaine;
(4) Des indemnités pour les heures de déplacement pour les employés payés à l'heure;
(5) Le remboursement des frais d'hébergement engagés par les employés qui sont en déplacement dans l'accomplissement de leurs fonctions.

Position Adoptée: (1) Non imposable.

(2) À inclure dans le revenu de l'employé à titre d'allocation pour frais personnels et de subsistance.

(3) Voir le point 2 ci-dessus.

(4) À inclure dans le revenu tiré d'une charge ou d'un emploi.

(5) Un remboursement de dépenses n'est pas imposable à moins qu'il soit versé pour payer les frais personnels de l'employé.

Raisons: Loi de l'impôt sur le revenu.

XXXXXXXXXX 									2006-018548

Le 31 mai 2006

Madame,

Objet: Demande d'interprétation technique - Remboursements de dépenses
et allocations versés à des employés

La présente fait suite à votre télécopie en date du 10 mai 2006, dans laquelle vous nous demandez une interprétation technique sur le traitement fiscal à accorder à des remboursements de dépenses et à des allocations versés à des employés relativement à des déplacements qu'ils effectuent dans le cadre de leur emploi.

FAITS PERTINENTS

Votre télécopie fait mention des faits suivants:

Votre entreprise offre une équipe technique d'expérience et spécialisée dans la XXXXXXXXXX;
Dans le cadre de leur emploi, vos employés doivent fréquemment effectuer des déplacements à la fois hors de la région - votre entreprise étant située dans la ville de XXXXXXXXXX - et hors du pays;
Pour inciter vos employés à accepter d'effectuer ces déplacements, vous désirez instaurer une politique qui permettrait de rembourser les frais engagés par les employés reliés indirectement à leur travail, soit les frais de garde d'enfants, les frais d'entretien ménager ou tout autre frais lié au déplacement de l'employé;
Pour ce faire, vous désirez développer une politique qui prévoirait le versement d'allocations et le remboursement de certaines dépenses:

1. Frais de subsistance : les employés voyageant dans l'accomplissement de leurs fonctions recevraient des allocations pour frais de subsistance selon les modalités prévues par le Secrétariat du Conseil du Trésor pour les employés du gouvernement fédéral.

2. Prime d'éloignement: un montant de 35$ par nuitée serait accordé lorsque l'employé s'absenterait pour au moins deux nuits - incluant 12 heures la troisième journée - en raison de son travail.

3. Prime de fin de semaine: un montant de 100$ par jour serait versé à un employé qui est en attente à l'extérieur de la région durant une fin de semaine. Pour recevoir cette prime, l'employé devrait être disponible pour l'entreprise. Cette prime serait en sus de la prime d'éloignement.

4. Indemnités pour les heures de déplacement : selon le moyen de transport utilisé, un employé serait soit payé pour toutes ses heures de déplacement à taux régulier soit payé à taux régulier pour les huit premières heures et à demi-taux pour toutes les heures subséquentes.

5. Le remboursement des frais d'hébergement considérés raisonnables et nécessaires.

QUESTION

Dans votre télécopie, vous désirez déterminer les conséquences fiscales pour vos employés des divers éléments exposés ci-dessus.

ANALYSE

Allocations pour frais de déplacement

Le bulletin d'interprétation IT-522R, Frais afférents à un véhicule à moteur, frais de déplacement et frais de vendeurs engagés ou effectués par les employés, contient la politique de l'Agence du revenu du Canada ("ARC") relativement au traitement fiscal des allocations pour frais de déplacement versées à des employés.

Selon l'ARC, le terme "allocation" signifie tout paiement périodique ou autre qu'un employé reçoit de son employeur, en plus de son traitement ou salaire, sans avoir à en justifier l'emploi. Toujours selon l'ARC, une allocation est imposable à moins de faire partie des exceptions énumérées aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) ou au paragraphe 81(3.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu ("LIR") ou à moins d'être exclue du calcul du revenu en vertu du paragraphe 6(6).

Si l'ARC juge que le montant d'une allocation déclarée comme étant non imposable est trop élevée, l'employé doit fournir des pièces justificatives ou d'autres preuves acceptables pour établir que l'allocation est d'un montant raisonnable. Si l'employé ne rencontre pas le fardeau de preuve, il doit inclure dans le calcul de son revenu le montant total de l'allocation.

Le paragraphe 6(1)b) de la LIR prévoit généralement qu'un employé doit inclure dans son revenu toute somme reçue au cours de l'année à titre d'allocation pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocation à toute autre fin. En l'espèce, la seule disposition qui permettrait d'exempter les allocations que vous vous proposez de verser à vos employés est le sous-alinéa 6(1)b)(vii) qui se lit comme suit:

Les allocations raisonnables pour frais de déplacement, à l'exception des allocations pour l'usage d'un véhicule à moteur, qu'un employé - dont l'emploi n'est pas lié à la vente de biens ou à la négociations de contrats pour son employeur - a reçues de son employeur pour voyager, dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi [...]

Il est nécessaire de noter que l'exception au sous-alinéa 6(1)b)(vii) ne s'applique que lorsque l'employé est à l'extérieur de la municipalité où est situé l'établissement de l'employeur ou à l'extérieur de la région métropolitaine où est situé cet établissement.

Relativement aux allocations pour frais de subsistance, l'ARC est d'avis que des allocations calculées selon les taux établis par le Secrétariat du Conseil du Trésor sont raisonnables et non imposables en vertu de l'exception au sous-alinéa 6(1)b)(vii) de la LIR.

En ce qui a trait aux primes d'éloignement et de fin de semaine, vous indiquez que ces montants visent à dédommager l'employé qui est en déplacement pour l'accomplissement de ses fonctions et à défrayer les coûts reliés à son absence de son domicile.

Nous sommes d'avis que ces allocations ne peuvent pas tomber sous le coup du sous-alinéa 6(1)b)(vii) puisqu'il s'agit clairement d'allocations pour frais personnels et de subsistance qui n'ont pas été reçues par l'employé pour voyager dans l'accomplissement des fonctions de son emploi. En effet, l'exception du sous-alinéa 6(1)b)(vii) vise à exclure les allocations visant à indemniser un employé pour des dépenses encourues dans le cadre de ses déplacements et non pas en raison de ceux-ci. Bien que les absences prolongées de vos employés peuvent les obliger à engager certaines dépenses - par exemple, les frais de garde d'enfants et les frais d'entretien ménager - ces dépenses ne sont pas engagées lors des déplacements des employés à l'extérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où est situé l'établissement de l'employeur.

Nous portons votre attention une politique de l'ARC traitant du remboursement des frais de garde d'enfants. Selon cette politique, si un employeur rembourse les frais de garde d'enfants encourus par un employé qui est en déplacement dans l'accomplissement des fonctions de son emploi, l'ARC est d'avis que de tels remboursements sont non imposables.

Remboursement des frais d'hébergement

En ce qui a trait aux remboursements de dépenses reçus par un employé, le bulletin d'interprétation IT-522R fournit la définition suivante de "remboursement":

Un remboursement est un paiement que l'employeur fait à son employé en vue de rembourser à ce dernier les sommes qu'il a déboursées dans l'exercice des fonctions de son emploi qui se rapportent aux activités de l'entreprise de son employeur. [...]

Selon l'ARC, un remboursement ou une avance à justifier qui se rapporte à des frais de déplacement ne constitue pas un revenu pour l'employé qui reçoit cette somme, à moins que celle-ci ne soit versée pour payer les frais personnels de l'employé. Cette prétention s'appuie notamment sur l'arrêt Canada c. Huffman, [1990] A.C.F. No 529 où la Cour d'appel fédérale avait déterminé qu'un montant de 500$ versé à titre d'indemnité pour l'achat de vêtements constituait un remboursement de dépenses non imposable.

En l'espèce, et selon les faits que vous nous avez communiqués, nous sommes d'avis que vos employés n'ont pas à inclure dans leurs revenus le montant des remboursements reçus au titre des frais d'hébergement qu'ils ont engagés pendant qu'ils voyagent dans l'accomplissement de leurs fonctions.

En ce qui a trait à l'aspect de votre politique établissant la rémunération des employés payés à l'heure qui sont en déplacement, nous ne croyons pas qu'elle entraîne des conséquences fiscales particulières pour ces employés, si ce n'est de leur obligation d'inclure de tels montants dans leurs revenus provenant d'un emploi.

Nous espérons que ces quelques commentaires vous seront utiles.

Sincèrement,

François D. Bordeleau, LL.B.

Section des particuliers, des entreprises
et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b) - Subparagraph 6(1)(b)(vii)

premiums to cover additional personal costs of travel do not come within the s. 6(1)(b)(vii) exception

It is proposed that employees travelling on the employer’s business away from the employer’s municipality receive, in addition to expense reimbursements, premiums for travel away from home of $35 per night where away from home for two or more nights, and an additional weekend premium pf $100 per day where the employee is on standby outside the region during a weekend. CRA stated:

[T]hose allowances cannot fall within the scope of subparagraph 6(1)(b)(vii) as they are clearly personal and living expense allowances that were not received by the employee for travel in the performance of the duties of the employee’s employment. Indeed, the exception in subparagraph 6(1)(b)(vii) is intended to exclude allowances to compensate an employee for expenses incurred in connection with, and not as a result of, travel. While your employees' extended absences may require them to incur certain expenses - for example, child care and housekeeping expenses - those expenses are not incurred while travelling outside the municipality or metropolitan area where the employer's place of business is located.

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31 May 2006 External T.I. 2006-0185481E5 F - Remboursement de dépenses et allocations

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Travelling Expense Allowances

Reimbursement of accommodation costs

FAITS PERTINENTS

QUESTION

ANALYSE

Allocations pour frais de déplacement

Remboursement des frais d'hébergement