21 September 2006 External T.I. 2005-0147821E5 F - Utilisation d'un véhicule

Unedited CRA Tags

6(1)e) 6(1)k) 6(1)l) 6(2)

View modes

Translation

Translation disclaimer

This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

RELEVANT FACTS

QUESTION

ANALYSIS

Benefit relating to the right to use a vehicle

Operating expense benefit

CONCLUSION

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] (1) Should a taxable benefit be added to the income of employees of the City of XXXXXXXXXX for the standby charge for an automobile?

Position: Yes, since the vehicles in question are used partly for personal purposes.

Reasons: Income Tax Act.

XXXXXXXXXX 							2005-014782

September 21, 2006

Dear Madam,

Subject: Request for Technical Interpretation - Taxable Benefits Related to the Standby Charge and the Operation of an Automobile

This is further to your letter dated August 20, 2005, sent to us by fax, in which you requested a technical interpretation with respect to the taxable benefits arising from the provision of an automobile by an employer to its employee(s). The facts that are the subject of our technical interpretation are set out below.

RELEVANT FACTS

The facts relevant to your request for a technical interpretation can be summarized as follows:

The City of XXXXXXXXXX, Quebec provides the foremen of the Public Works Department with a van for travel during working hours;
Each van is identified, lettered and equipped according to the needs of the department;
Such vehicles are left at the disposal of the foremen at all times since they are sometimes called upon to carry out tasks related to their employment outside of normal working hours;
Although travel of a personal nature is generally prohibited, a portion of the kilometres driven by foremen is for personal use;
During annual vacations, vans are left in the employer's parking lot;
The employer pays for all expenses related to the operation of the vehicles, such as gas, maintenance and insurance, whether the vehicles are used for job-related or personal purposes.

QUESTION

You wish for a technical interpretation of the following question:

(1) Should a taxable benefit be included in the income of the foremen of the City of XXXXXXXXXX in respect of the use of such vans?

ANALYSIS

Where an employer makes a vehicle available to an employee and the employee uses the vehicle in part for personal use, a taxable benefit must generally be included in the employee's income as a reasonable standby charge. Similarly, if the employer pays all or part of the operating costs of the personal use of the vehicle, the employee as a consequence must also include a taxable benefit.

Subsection 248(1) provides the following definition of "automobile" for the purposes, inter alia, of computing the taxable benefits noted above:

a motor vehicle that is designed or adapted primarily to carry individuals on highways and streets and that has a seating capacity for not more than the driver and 8 passengers,

but does not include

[...]

The list of vehicles excluded from the definition of "automobile" includes, but is not limited to, ambulances, clearly identified emergency response vehicles within a fire or police department, buses, a vehicle used respecting funerals and clearly marked emergency medical response vehicles. According to the information you have provided, the vans provided by the City of XXXXXXXXXX to its foremen constitute "automobiles" for the purposes of the Act.

Paragraph 1 of Interpretation Bulletin IT-63R5¹, issued by the Canada Revenue Agency ("CRA") on August 21, 1995, reads as follows:

1. For a particular taxation year, the amount to be included in the income of an employee from the use and availability of an automobile provided by the employer or a person related to the employer is the sum of

(a) the value of the benefit determined under paragraph 6(1)(k) for the operating costs related to the use of the automobile in the year that is not in connection with or in the course of the taxpayer's office or employment,

(b) the amount that is deemed to be a reasonable standby charge for the purpose of paragraph 6(1)(e), calculated pursuant to the provisions of subsection 6(2), for the aggregate number of days in the year the automobile was available to the employee or to a person related to the employee, and

[…] less

(d) any reimbursements the employee or the related person makes in the year to the employer or a person related to the employer for benefits otherwise included in income for the standby charge.

It should be noted that subsection 6(7) provides that the amount of goods and services tax paid by the City of XXXXXXXXXX on the purchase of the vans will be included in the calculation of the foremen's taxable benefit.

Benefit relating to the right to use a vehicle

As long as an employer-provided vehicle is used by an employee for personal purposes, a benefit must be included in the employee's income for the taxation year in which the vehicle is available to the employee under paragraph 6(1)(e). Where an employee travels NO kilometres for purposes other than employment, no taxable benefit is to be included in the employee's income.

The CRA considers an automobile to be used otherwise than in the performance of the duties of the taxpayer's office or employment if, inter alia, the taxpayer uses it to run personal errands or to travel between the employee’s place of work and home.

The calculation of the standby charge is based on the following formula, which is found in subsection 6(2): A/B x (2% x (C x D). A different calculation must be made if the vehicles made available to employees are acquired by the employer through a lease.

A reduction in the standby charge may occur if the employer requires the employee to use the vehicle in the performance of the employee's duties of the office or employment and the total distance travelled by the automobile was primarily in connection with or in the course of the employee's duties of the office or employment.

In addition, if the employee pays an amount to the employer for the use of the automobile, such an amount will reduce the amount of the taxable benefit to be included in the employee's income.

Operating expense benefit

Paragraph 6(1)(k) sets out a formula for calculating the amount of the automobile operating expense benefit for an employee. That paragraph sets out the following rule:

(a) where an amount is included in a taxpayer's income as a standby charge

(b) where the employer pays the operating expenses of the automobile for periods during which the automobile was made available to the employee for personal use;

(c) where the employee has not fully reimbursed the employer for all personal use operating expenses within 45 days after the year end;

(d) when the automobile is used primarily in the performance of the duties of the employee's office or employment;

(e) where the employee notifies the employer in writing before the end of the year of the taxpayer’s intention to have subparagraph 6(1)(k)(i) apply:

the amount of the operating expense benefit will be equal to:

(i) one-half of the standby charge, calculated under subsection 6(2), less

(ii) the operating costs of the automobile that are reimbursed by the employee to the employer during the year or within 45 days after the end of the year.

In summary, an amount as an operating expense benefit will only be included in an employee's income if the employer pays the operating expenses of the automobile related to the employee's personal use of it.

CONCLUSION

In this case, we understand that the foremen of the public works department of the City of XXXXXXXXXX use the automobiles at their disposal in part for personal use. In such a case, a taxable benefit must be included in the foremen's income for each taxation year in which an automobile is available to them. A reduction in this benefit may be made if the employer requires the employee to use the vehicle in the performance of the duties of the office or employment and the total distance travelled by the automobile was primarily in the performance of the duties of the employee's office or employment.

In addition, to the extent that the operating expenses associated with the personal use of the vehicles are borne by the City of XXXXXXXXXX, a taxable benefit will be required to be included under paragraph 6(1)(k) (operating expense benefit).

We hope that the above comments are of assistance.

Best regards,

François D. Bordeleau, LL.B.

Individuals, Business and Partnership Section
Income Tax Rulings Directorate

Encl.

ENDNOTES

¹ A copy of the bulletin is attached to this letter.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

FAITS PERTINENTS

QUESTION

ANALYSE

Avantage relatif au droit d'usage d'une automobile

Avantage relatif aux frais de fonctionnement

CONCLUSION

Principales Questions: (1) Un avantage imposable doit-il être ajouté aux revenus des employés de la Ville de XXXXXXXXXX au titre du droit d'usage d'une automobile?

Position Adoptée: Oui, puisque les véhicules en question sont utilisés en partie à des fins personnelles.

Raisons: Loi de l'impôt sur le revenu.

XXXXXXXXXX 							2005-014782

Le 21 septembre 2006

Madame,

Objet : Demande d'interprétation technique - Avantages imposables relatifs aux frais pour droit d'usage et au fonctionnement d'une automobile

La présente fait suite à votre lettre en date du 20 août 2005 que vous nous avez transmise par bélinographe, dans laquelle vous demandez une interprétation technique relativement aux avantages imposables découlant de la fourniture d'une automobile par un employeur à son ou ses employés. Les faits qui font l'objet de notre interprétation technique sont présentés ci-dessous.

FAITS PERTINENTS

Les faits pertinents à votre demande d'interprétation technique peuvent se résumer ainsi:

La ville de XXXXXXXXXX au Québec fourni aux contremaîtres du service des travaux publics une camionnette pour leurs déplacements lors des heures de travail;
Chaque camionnette est identifiée, lettrée et équipée selon les besoins du service;
Lesdits véhicules sont laissés à la disposition des contremaîtres en tout temps puisque ceux-ci sont parfois appelés à effectuer des tâches reliées à leur emploi hors des heures normales de travail;
Bien que les déplacements de nature personnelle soient généralement interdits, une portion des kilomètres parcourus par les contremaîtres est à des fins personnelles;
Lors des congés annuels, les camionnettes sont laissées dans le stationnement de l'employeur;
L'employeur défraie tous les coûts liés au fonctionnement des véhicules, tels l'essence, l'entretien et les assurances et ce, que les véhicules soient utilisés à des fins liées à l'emploi ou à des fins personnelles.

QUESTION

Vous désirez obtenir une interprétation technique relativement à la question suivante:

(1) Un avantage imposable doit-il être inclus dans le revenu des contremaîtres de la Ville de XXXXXXXXXX relativement à l'utilisation desdites camionnettes?

ANALYSE

Lorsqu'un employeur met un véhicule à la disposition d'un employé et que ce dernier l'utilise en partie à des fins personnelles, un avantage imposable doit généralement être inclus dans le revenu de l'employé au titre des frais raisonnables pour droit d'usage. De façon analogue, si l'employeur défraie, en tout ou en partie, les frais de fonctionnement liés à l'utilisation personnelle du véhicule, l'employé devra également inclure un avantage imposable à ce titre.

Le paragraphe 248(1) de la la LIR fournit la définition suivante du terme "automobile" aux fins, notamment, du calcul des avantages imposables indiqués ci-dessus:

Véhicule à moteur principalement conçu ou aménagé pour transporter des particuliers sur les routes et dans les rues et comptant au maximum neuf places assises, y compris celles du conducteur, à l'exclusion des véhicules suivants:

[...]

La liste des véhicules exclus de la définition du terme "automobile" comprend entre autres les ambulances, les véhicules d'intervention d'urgence clairement identifiés au sein d'un service des incendies ou de la police, les autobus, les fourgons funéraires et les véhicules de secours médical d'urgence clairement identifiés. Selon les informations que vous nous avez fournies, les camionnettes fournies par la Ville de XXXXXXXXXX à ses contremaîtres constituent des "automobiles" aux fins de la LIR.

Le paragraphe 1 du bulletin d'interprétation IT-63R5¹, émis par l'Agence du revenu du Canada ("ARC") le 21 août 1995 se lit comme suit:

1. Pour une année d'imposition donnée, le montant qu'un employé doit inclure dans son revenu pour avoir utilisé et avoir eu à sa disposition une automobile fournie par l'employeur ou par une personne liée à l'employeur est le total des sommes suivantes:

a) la valeur de l'avantage déterminé selon l'alinéa 6(1)k) relativement aux frais de fonctionnement de l'automobile qu'il a utilisée pendant l'année autrement que dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi;

b) le montant réputé constituer des frais raisonnables pour droit d'usage d'une automobile en application de l'alinéa 6(1)e), calculé suivant les dispositions du paragraphe 6(2), pour le nombre total de jours dans l'année où l'automobile était à la disposition de l'employé ou d'une personne qui lui est liée;

moins

c) tous les remboursements versés pendant l'année à l'employeur, ou à une personne liée à l'employeur, par l'employé, ou par une personne qui lui est liée, à l'égard d'avantages par ailleurs inclus dans le revenu relativement aux frais pour droit d'usage d'une automobile

Il est à noter que le paragraphe 6(7) de la LIR prévoit que le montant de la taxe sur les produits et services, payés par la Ville de XXXXXXXXXX lors de l'achat des camionnettes, sera inclus dans le calcul de l'avantage imposable des contremaîtres.

Avantage relatif au droit d'usage d'une automobile

Du moment où un véhicule, fournit par un employeur, est utilisé par un employé à des fins personnelles, un avantage doit être inclus dans le revenu de l'employé pour l'année d'imposition durant laquelle le véhicule est à la disposition de l'employé et ce, en vertu de l'alinéa 6(1)e) de la LIR. Lorsqu'un employé ne parcourt AUCUN kilomètre à des fins autres que celles liées à son emploi, aucun avantage imposable n'est à inclure dans le revenu de l'employé.

L'ARC considère qu'une automobile est utilisée autrement que dans l'accomplissement des fonctions de la charge ou de l'emploi du contribuable si ce dernier l'utilise notamment pour faire des courses personnelles ou pour se déplacer entre son lieu de travail et son domicile.

Le calcul de l'avantage relatif au droit d'usage des camionnettes se fait en utilisant la formule suivante, que l'on retrouve au paragraphe 6(2) de la LIR : A/B x (2% x (C x D). Un différent calcul doit être effectué si les véhicules mis à la disposition des employés sont acquis par l'employeur via une location.

Une réduction de l'avantage relatif au droit d'usage peut s'effectuer si l'employeur exige que l'employé utilise le véhicule dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi et que la distance totale parcourue par l'automobile l'a principalement été dans l'accomplissement des fonctions de la charge ou de l'emploi de l'employé.

De plus, si l'employé verse une somme à son employeur au titre de l'usage de l'automobile, une telle somme viendra réduire le montant de l'avantage imposable à inclure dans le revenu de l'employé.

Avantage relatif aux frais de fonctionnement

L'alinéa 6(1)k) présente une formule pour calculer le montant de l'avantage relatif au fonctionnement de l'automobile pour un employé. Cet alinéa énonce la règle suivante:

a) lorsqu'une somme est incluse dans le revenu d'un contribuable à titre des frais pour droit d'usage;

b) lorsque l'employeur paie les dépenses relatives au fonctionnement de l'automobile pour les périodes au cours de lesquelles l'automobile a été mise à la disposition de l'employé à des fins personnelles;

c) lorsque l'employé n'a pas complètement remboursé l'employeur tous les frais de fonctionnement liés à des fins personnelles dans les 45 jours suivant la fin de l'année;

d) lorsque l'automobile sert principalement dans l'accomplissement des fonctions de la charge ou de l'emploi de l'employé;

e) lorsque l'employé avise son employeur, par écrit, avant la fin de l'année, de son intention de se prévaloir du sous-alinéa 6(1)k)(i):

le montant de l'avantage relatif aux frais de fonctionnement sera égal à:

(i) la moitié des frais pour droit d'usage, calculés selon le paragraphe 6(2) de la LIR, moins

(ii) les frais de fonctionnement de l'automobile qui sont remboursés par l'employé à l'employeur pendant l'année ou lors des 45 jours suivant la fin de l'année.

En résumé, une somme à titre d'avantage relatif aux frais de fonctionnement sera incluse dans le revenu d'un employé seulement si l'employeur paie les frais de fonctionnement de l'automobile liés à l'utilisation personnelle qu'en fait l'employé.

CONCLUSION

En l'espèce, nous comprenons que les contremaîtres du service des travaux publics de la Ville de XXXXXXXXXX utilisent les automobiles qui sont à leur disposition en partie à des fins personnelles. Dans un tel cas, un avantage imposable doit être inclus dans le revenu des contremaîtres pour chaque année d'imposition où une automobile est à leur disposition. Une réduction de cet avantage peut s'effectuer si l'employeur exige que l'employé utilise le véhicule dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi et que la distance totale parcourue par l'automobile l'a principalement été dans l'accomplissement des fonctions de la charge ou de l'emploi de l'employé.

De plus, dans la mesure où les frais de fonctionnement liés à l'utilisation personnelle des véhicules sont assumés par la Ville de XXXXXXXXXX, un avantage imposable devra être inclus aux termes de l'alinéa 6(1)k) de la LIR (avantage relatif aux frais de fonctionnement).

Nous espérons que les commentaires précités vous seront utiles. Nous vous prions d'agréer, XXXXXXXXXX, l'expression de nos sentiments les plus distingués.

François D. Bordeleau, LL.B.

Section des particuliers, des entreprises
et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

p.j.

ENDNOTES

¹ Nous joignons une copie dudit bulletin à la présente lettre.

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(e)

standby benefit where vans available to foremen during after hours

A City provides the foremen of the Public Works Department with vans for travel during working hours but with the vehicles left at their disposal of the foremen at all times other than during vacations since they are sometimes called upon to carry out tasks related to their employment outside of normal working hours. Although travel of a personal nature is generally prohibited, a portion of the kilometres driven by foremen is for personal use. The employer pays for all expenses related to the operation of the vehicles, such as gas, maintenance and insurance, whether the vehicles are used for job-related or personal purposes.

CRA indicated that as the vans were at their disposal in part for personal use, a taxable benefit must be included in the foremen's income for each taxation year in which the van is available to them. A reduction in this benefit may be made if the employer requires the employee to use the vehicle in the performance of the duties of the office or employment and the total distance travelled by the van was primarily in the performance of the duties of the employee's office or employment.

In addition, to the extent that the operating expenses associated with the personal use of the vehicles are borne by the City they would be a taxable benefit under s. 6(1)(k).

You are here

21 September 2006 External T.I. 2005-0147821E5 F - Utilisation d'un véhicule

View modes

Translation disclaimer

RELEVANT FACTS

QUESTION

ANALYSIS

Benefit relating to the right to use a vehicle

Operating expense benefit

CONCLUSION

FAITS PERTINENTS

QUESTION

ANALYSE

Avantage relatif au droit d'usage d'une automobile

Avantage relatif aux frais de fonctionnement

CONCLUSION