8 February 2005 Internal T.I. 2004-0099681I7 F - Remboursement de frais de déménagement

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Facts

Question

Our Comments

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] Is the reimbursement by an employer of the cost of accommodation and evening meal while the employee is in his new accommodation taxable as the reimbursement covers a period of more than 15 days?

Position: Reimbursement of such expenses would not be taxable if they are reasonable, which is a question of fact. The CRA's position is not to rely on a maximum number of days to determine whether the living expenses were reasonable for the purposes of paragraph 6(1)(a) of the Act.

Reasons: The fifteen-day limit applies in respect of the deductibility of moving expenses in section 62 but there is no such limit for the purposes of section 6.

February 8, 2005

Mr. Pierre Laporte	                   Headquarters
Sherbrooke Tax Service Office              Sylvie Labarre, CA
	 	                               (613) 957-8953
Business Counter
		                               2004-009968

Reasonable living expenses

This is further to your fax of October 22, 2004 in which you asked for our opinion on the request made by XXXXXXXXXX in relation to the payment by an employer of living expenses incurred during an employee's move.

Facts

On August 24, 2004, an employer hired a person who lived more than 40 kilometres away from its plant. Since the plant is located in an area experiencing a housing crisis, the employer decided to pay living expenses for the employee until the employee was permanently housed at the new location. Thus, the employer paid for the employee's room and board five times a week until the employee's housing was secured (October 1, 2004) through a daily allowance of $50 per day. The duration of the payment was 28 days. The employee was not reimbursed for other types of moving expenses.

Question

The employer wishes to know if the living expenses paid to the employee were reasonable even if they exceeded the 15-day period, listed in Guide T4130 for the year 2003-2004, and if those reasonable living expenses were part of the employee's employment income.

Our Comments

In this situation, it must first be determined whether the daily allowance represents a reimbursement of expenses actually incurred by the employee or whether it is an allowance for which the employee does not have to justify its use. Indeed, the tax treatment may differ depending on whether the payment represents an allowance or a reimbursement.

Paragraph 6(1)(b) of the Income Tax Act (the "Act") provides for the inclusion in an employee's employment income of "amounts received by the taxpayer in the year as an allowance for personal or living expenses or as an allowance for any other purpose... "(except those specifically excluded). The term "allowance" is not defined in the Act. In paragraph 40 of Interpretation Bulletin IT-522R of March 29, 1996, the term "allowance" is defined as any periodic or other payment that an employee receives from an employer, in addition to salary or wages, without having to account for its use.

Paragraph 6(1)(b) does not provide an exclusion for an allowance paid for moving expenses. However, the Canada Revenue Agency (CRA) has an administrative position regarding a non-accountable allowance for incidental relocation or moving expenses of an employee. The CRA considers such an allowance of $650 or less to be a reimbursement of expenses incurred by the employee for the move and to not be taxable. In order for this administrative position to apply, the employee must certify in writing that the employee has incurred incidental expenses in an amount at least equal to the allowance of $650 or less received. Any portion of the allowance received that exceeds $650 is taxable.

Alternatively, an employee could receive a reimbursement of expenses rather than an allowance. Paragraph 50 of the same Bulletin states that a "reimbursement" is a payment made by an employer to an employee to repay the employee for amounts spent by the employee in the performance of employment duties that relate to the employer's business.

Even if the employer uses the term "allowance" to refer to a payment made to an employee, it is possible that the allowance is more a reimbursement of expenses. For example, if the allowance is based on the actual costs that the employee will incur for accommodation and dinner, or if the employee must show the employer how the allowance was spent, then the allowance may be a reimbursement of expenses and not a taxable allowance.

An employee must include in income, under paragraph 6(1)(a), an amount received from the employer as reimbursement for personal expenses. However, the CRA does not consider the reimbursement of reasonable living expenses incurred until the employee permanently occupies the employee’s new home to be a reimbursement of personal expenses. Thus, reimbursement of such expenses, as long as they are reasonable, will not be taxable. Whether or not living expenses are reasonable is a question of fact. It is the examination of all the facts of a particular situation that will determine whether the expenses are reasonable. In this regard, the 2004-2005 T4130 no longer states that reasonable living expenses are limited to a maximum of 15 days. Thus, it is possible that living expenses may be considered reasonable even if they cover a period longer than 15 days.

In this situation, you may wish to submit the letter from XXXXXXXXXX and this letter to your Trust Accounts Division for consideration as to whether the amounts paid by the employer are in fact a reimbursement and whether the reimbursement of expenses for a period of 28 days is reasonable in light of, inter alia, the housing crisis referred to by XXXXXXXXXX

For your information, unless exempted, a copy of this memorandum will be severed using the Access to Information Act criteria and placed in the Canada Revenue Agency's electronic library. A severed copy will also be distributed to the commercial tax publishers for inclusion in their databases. The severing process will remove all material that is not subject to disclosure, including information that could disclose the identity of the taxpayer. Should your client request a copy of this memorandum, the electronic library version can be provided. Alternatively, the client may request a severed copy using the Privacy Act criteria, which does not remove client identity. Requests for this latter version should be made by you to Ms. Jackie Page at (819) 994-2898. A copy will be sent to you for delivery to the client.

We hope that these comments are of assistance. If you require any further information regarding the content of this document, please do not hesitate to contact us.

Ghislaine Landry, CGA
for the Director
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate
Policy and Planning Branch

Encl.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Faits

Question

Nos commentaires

Principales Questions: Est-ce que le remboursement, par un employeur, des frais d'hébergement et du repas du soir en attendant que l'employé occupe son nouveau logement est imposable étant donné que le remboursement couvre une période supérieure à quinze jours?

Position Adoptée: Le remboursement de ce genre de frais ne serait pas imposable s'ils sont raisonnables ce qui est une question de fait. La position de l'ARC n'est pas de se baser sur un nombre maximal de jours pour déterminer si les frais de subsistance étaient raisonnables aux fins de l'alinéa 6(1)a) de la Loi.

Raisons: La limite de quinze jours s'appliquent en ce qui concerne la déductibilité des frais de déménagement à l'article 62 de la Loi mais il n'y a rien qui prévoit une telle limite aux fins de l'article 6 de la Loi.

Le 8 février 2005

Monsieur Pierre Laporte	                   Administration centrale
Bureau des services fiscaux de 	       Sylvie Labarre, CA
	  Sherbrooke	                   (613) 957-8953
Guichet d'affaires
		                               2004-009968

Frais de subsistance raisonnables

La présente fait suite à votre fac-similé du 22 octobre 2004 dans lequel vous nous demandez notre opinion concernant la demande faite par XXXXXXXXXX relativement au paiement, par un employeur, de frais de subsistance encourus lors du déménagement d'un employé.

Faits

Le 24 août 2004, un employeur a embauché une personne habitant à plus de 40 kilomètres de son usine. Étant donné que l'usine est située dans une région aux prises avec une crise du logement, l'employeur décide de verser des frais de subsistance à l'employé en attendant que celui-ci occupe en permanence son nouveau logement. Ainsi, l'employeur paie l'hébergement et le souper de l'employé cinq fois par semaine jusqu'à la date de l'obtention du logement de celui-ci (le 1er octobre 2004) au moyen d'une allocation journalière de 50 $ par jour. La durée de ce paiement est de vingt-huit jours. L'employé n'est pas remboursé pour d'autres genres de frais de déménagement.

Question

L'employeur désire savoir si les frais de subsistance versés à l'employé sont raisonnables même s'ils dépassent la période de quinze jours, inscrite au guide T4130 de l'année 2003-2004, et si ces frais raisonnables de subsistance font partie du revenu d'emploi de l'employé.

Nos commentaires

Dans la présente situation, il faut d'abord déterminer si l'allocation journalière représente un remboursement des frais réellement engagés par l'employé ou s'il s'agit d'une allocation dont l'employé n'a pas à justifier l'utilisation. En effet, le traitement fiscal peut différer selon que le paiement représente une allocation ou un remboursement.

L'alinéa 6(1)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ") prévoit l'inclusion dans le revenu d'emploi d'un employé " des sommes qu'il a reçues au cours de l'année à titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin... " (sauf celles précisément exclues). Le terme " allocation " n'est pas défini dans la Loi. Au paragraphe 40 du Bulletin d'interprétation IT-522R du 29 mars 1996, le terme " allocation " est défini comme étant tout paiement périodique ou autre que l'employé reçoit de son employeur, en plus de son traitement ou salaire, sans avoir à en justifier l'emploi.

L'alinéa 6(1)b) de la Loi ne prévoit aucune exclusion pour une allocation versée pour frais de déménagement. Cependant, l'Agence du revenu du Canada (ARC) a une position administrative concernant une allocation dont l'utilisation n'est pas à justifier qui vise les frais accessoires de réinstallation ou de déménagement d'un employé. L'ARC considère qu'une telle allocation de 650 $ ou moins est un remboursement de dépenses que l'employé a engagées pour le déménagement et qu'elle n'est pas imposable. Pour que cette position administrative s'applique, il faut que l'employé atteste par écrit qu'il a engagé des frais accessoires pour un montant au moins équivalent à l'allocation de 650 $ ou moins qu'il a reçue. Toute partie de l'allocation reçue qui dépasse 650 $ est imposable.

Par ailleurs, un employé pourrait recevoir un remboursement de dépenses plutôt qu'une allocation. Au paragraphe 50 du même Bulletin, on indique qu'un " remboursement " est un paiement que l'employeur fait à son employé en vue de rembourser à ce dernier les sommes qu'il a déboursées dans l'exercice des fonctions de son emploi qui se rapportent aux activités de l'entreprise de son employeur.

Même si l'employeur utilise le terme " allocation " pour désigner un paiement effectué en faveur d'un employé, il est possible que cette allocation soit plutôt un remboursement de dépenses. Par exemple, si l'allocation est établie en fonction des frais réels que l'employé aura à débourser pour son hébergement et son souper ou si l'employé doit montrer à l'employeur comment l'allocation a été dépensée, il serait alors possible que l'allocation soit plutôt un remboursement de dépenses et non pas une allocation imposable.

Un employé doit inclure dans son revenu, en vertu de l'alinéa 6(1)a) de la Loi, un montant reçu de son employeur en remboursement de dépenses personnelles. Cependant, l'ARC ne considère pas que le remboursement des frais de subsistance raisonnables en attendant que l'employé occupe en permanence son nouveau logement est un remboursement de dépenses personnelles. Ainsi, le remboursement de ce genre de frais, en autant qu'ils sont raisonnables, ne sera pas imposable. La question de savoir si les frais de subsistance sont raisonnables ou non est une question de fait. C'est l'examen de tous les faits d'une situation particulière qui permettra de déterminer si les frais sont raisonnables. À cet égard, le guide T4130 de l'année 2004-2005 n'indique plus que les frais de subsistance raisonnables sont limités à un maximum de quinze jours. Ainsi, il se pourrait que des frais de subsistance soient considérés comme étant raisonnables même s'ils couvrent une période supérieure à quinze jours.

Pour ce qui est de la présente situation, vous pourriez soumettre la lettre de XXXXXXXXXX ainsi que la présente lettre à votre Division des comptes de fiducie pour que cette division examine si les montants versés par l'employeur représentent réellement un remboursement et si le remboursement de frais pendant une période de vingt-huit jours est raisonnable, eu égard, entre autres, à la crise du logement mentionnée par XXXXXXXXXX.

Pour votre information, une copie de cette lettre sera épurée selon les critères contenus dans la Loi sur l'accès à l'information et sera disponible dans la Bibliothèque de l'ARC qui se trouve sur votre réseau local ou sur Intranet. Une copie de la version épurée sera également distribuée aux éditeurs fiscaux commerciaux pour insertion dans leurs banques de données. Le processus d'épuration permet d'enlever toute information qui n'a pas à être dévoilée y compris toute information qui permettrait l'identification du contribuable. Si votre contribuable demande une copie de cette lettre, vous pouvez lui remettre une copie épurée de la lettre telle qu'elle se trouve dans la Bibliothèque de l'ARC. Le contribuable peut aussi demander une copie de la lettre épurée en vertu des critères de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur laquelle apparaît le nom du contribuable. Toute demande à cet effet devrait être faite auprès de Madame Jackie Page au (819) 994-2898. La copie épurée selon les critères de la Loi sur la protection des renseignements personnels vous sera alors envoyée pour que vous puissiez la remettre à votre contribuable.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles. Si vous désirez des renseignements supplémentaires concernant le contenu du présent document, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

Ghislaine Landry, CGA
pour le Directeur
Division des entreprises et des
sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique
et de la planification

P.J.

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(a)

reimbursement of reasonable living expenses incurred until the employee permanently occupies new home in employer’s area is not a benefit

A new employee previously living more than 40 kilometres from the employer’s plant was paid a daily allowance of $50 per day for 28 days, to cover room and board, until the employee's housing was secured. The Directorate stated:

T]he CRA does not consider the reimbursement of reasonable living expenses incurred until the employee permanently occupies the employee’s new home to be a reimbursement of personal expenses. … [T]he 2004-2005 T4130 no longer states that reasonable living expenses are limited to a maximum of 15 days.

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8 February 2005 Internal T.I. 2004-0099681I7 F - Remboursement de frais de déménagement

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