Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.
Principales Questions: Est-ce que le remboursement, par un employeur, des frais d'hébergement et du repas du soir en attendant que l'employé occupe son nouveau logement est imposable étant donné que le remboursement couvre une période supérieure à quinze jours?
Position Adoptée: Le remboursement de ce genre de frais ne serait pas imposable s'ils sont raisonnables ce qui est une question de fait. La position de l'ARC n'est pas de se baser sur un nombre maximal de jours pour déterminer si les frais de subsistance étaient raisonnables aux fins de l'alinéa 6(1)a) de la Loi.
Raisons: La limite de quinze jours s'appliquent en ce qui concerne la déductibilité des frais de déménagement à l'article 62 de la Loi mais il n'y a rien qui prévoit une telle limite aux fins de l'article 6 de la Loi.
Le 8 février 2005
Monsieur Pierre Laporte Administration centrale
Bureau des services fiscaux de Sylvie Labarre, CA
Sherbrooke (613) 957-8953
Guichet d'affaires
2004-009968
Frais de subsistance raisonnables
La présente fait suite à votre fac-similé du 22 octobre 2004 dans lequel vous nous demandez notre opinion concernant la demande faite par XXXXXXXXXX relativement au paiement, par un employeur, de frais de subsistance encourus lors du déménagement d'un employé.
Faits
Le 24 août 2004, un employeur a embauché une personne habitant à plus de 40 kilomètres de son usine. Étant donné que l'usine est située dans une région aux prises avec une crise du logement, l'employeur décide de verser des frais de subsistance à l'employé en attendant que celui-ci occupe en permanence son nouveau logement. Ainsi, l'employeur paie l'hébergement et le souper de l'employé cinq fois par semaine jusqu'à la date de l'obtention du logement de celui-ci (le 1er octobre 2004) au moyen d'une allocation journalière de 50 $ par jour. La durée de ce paiement est de vingt-huit jours. L'employé n'est pas remboursé pour d'autres genres de frais de déménagement.
Question
L'employeur désire savoir si les frais de subsistance versés à l'employé sont raisonnables même s'ils dépassent la période de quinze jours, inscrite au guide T4130 de l'année 2003-2004, et si ces frais raisonnables de subsistance font partie du revenu d'emploi de l'employé.
Dans la présente situation, il faut d'abord déterminer si l'allocation journalière représente un remboursement des frais réellement engagés par l'employé ou s'il s'agit d'une allocation dont l'employé n'a pas à justifier l'utilisation. En effet, le traitement fiscal peut différer selon que le paiement représente une allocation ou un remboursement.
L'alinéa 6(1)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ") prévoit l'inclusion dans le revenu d'emploi d'un employé " des sommes qu'il a reçues au cours de l'année à titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin... " (sauf celles précisément exclues). Le terme " allocation " n'est pas défini dans la Loi. Au paragraphe 40 du Bulletin d'interprétation IT-522R du 29 mars 1996, le terme " allocation " est défini comme étant tout paiement périodique ou autre que l'employé reçoit de son employeur, en plus de son traitement ou salaire, sans avoir à en justifier l'emploi.
L'alinéa 6(1)b) de la Loi ne prévoit aucune exclusion pour une allocation versée pour frais de déménagement. Cependant, l'Agence du revenu du Canada (ARC) a une position administrative concernant une allocation dont l'utilisation n'est pas à justifier qui vise les frais accessoires de réinstallation ou de déménagement d'un employé. L'ARC considère qu'une telle allocation de 650 $ ou moins est un remboursement de dépenses que l'employé a engagées pour le déménagement et qu'elle n'est pas imposable. Pour que cette position administrative s'applique, il faut que l'employé atteste par écrit qu'il a engagé des frais accessoires pour un montant au moins équivalent à l'allocation de 650 $ ou moins qu'il a reçue. Toute partie de l'allocation reçue qui dépasse 650 $ est imposable.
Par ailleurs, un employé pourrait recevoir un remboursement de dépenses plutôt qu'une allocation. Au paragraphe 50 du même Bulletin, on indique qu'un " remboursement " est un paiement que l'employeur fait à son employé en vue de rembourser à ce dernier les sommes qu'il a déboursées dans l'exercice des fonctions de son emploi qui se rapportent aux activités de l'entreprise de son employeur.
Même si l'employeur utilise le terme " allocation " pour désigner un paiement effectué en faveur d'un employé, il est possible que cette allocation soit plutôt un remboursement de dépenses. Par exemple, si l'allocation est établie en fonction des frais réels que l'employé aura à débourser pour son hébergement et son souper ou si l'employé doit montrer à l'employeur comment l'allocation a été dépensée, il serait alors possible que l'allocation soit plutôt un remboursement de dépenses et non pas une allocation imposable.
Un employé doit inclure dans son revenu, en vertu de l'alinéa 6(1)a) de la Loi, un montant reçu de son employeur en remboursement de dépenses personnelles. Cependant, l'ARC ne considère pas que le remboursement des frais de subsistance raisonnables en attendant que l'employé occupe en permanence son nouveau logement est un remboursement de dépenses personnelles. Ainsi, le remboursement de ce genre de frais, en autant qu'ils sont raisonnables, ne sera pas imposable. La question de savoir si les frais de subsistance sont raisonnables ou non est une question de fait. C'est l'examen de tous les faits d'une situation particulière qui permettra de déterminer si les frais sont raisonnables. À cet égard, le guide T4130 de l'année 2004-2005 n'indique plus que les frais de subsistance raisonnables sont limités à un maximum de quinze jours. Ainsi, il se pourrait que des frais de subsistance soient considérés comme étant raisonnables même s'ils couvrent une période supérieure à quinze jours.
Pour ce qui est de la présente situation, vous pourriez soumettre la lettre de XXXXXXXXXX ainsi que la présente lettre à votre Division des comptes de fiducie pour que cette division examine si les montants versés par l'employeur représentent réellement un remboursement et si le remboursement de frais pendant une période de vingt-huit jours est raisonnable, eu égard, entre autres, à la crise du logement mentionnée par XXXXXXXXXX.
Pour votre information, une copie de cette lettre sera épurée selon les critères contenus dans la Loi sur l'accès à l'information et sera disponible dans la Bibliothèque de l'ARC qui se trouve sur votre réseau local ou sur Intranet. Une copie de la version épurée sera également distribuée aux éditeurs fiscaux commerciaux pour insertion dans leurs banques de données. Le processus d'épuration permet d'enlever toute information qui n'a pas à être dévoilée y compris toute information qui permettrait l'identification du contribuable. Si votre contribuable demande une copie de cette lettre, vous pouvez lui remettre une copie épurée de la lettre telle qu'elle se trouve dans la Bibliothèque de l'ARC. Le contribuable peut aussi demander une copie de la lettre épurée en vertu des critères de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur laquelle apparaît le nom du contribuable. Toute demande à cet effet devrait être faite auprès de Madame Jackie Page au (819) 994-2898. La copie épurée selon les critères de la Loi sur la protection des renseignements personnels vous sera alors envoyée pour que vous puissiez la remettre à votre contribuable.
Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles. Si vous désirez des renseignements supplémentaires concernant le contenu du présent document, n'hésitez pas à communiquer avec nous.
Ghislaine Landry, CGA
pour le Directeur
Division des entreprises et des
sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique
et de la planification
P.J.
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