Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.
Principales Questions: Est-ce que les montants reçus par l'employé de l'employeur pour le compenser pour des dépenses encourues dans l'accomplissement des fonctions de son emploi sont imposables?
Position Adoptée: Commentaires généraux sur les différents montants reçus. Il faut déterminer premièrement s'il s'agit d'une allocation ou d'un remboursement. S'il s'agit d'une allocation, l'alinéa 6(1)b) de la Loi prévoit que les allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à toute autre fin sont imposables sauf si une des exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) de la Loi s'applique. S'il s'agit d'un remboursement de dépenses autres que la pension et le logement, le montant est inclus dans le revenu en vertu de l'alinéa 6(1)a) de la Loi lorsqu'il en résulte un avantage économique pour l'employé. Le remboursement de dépenses personnelles résulterait en un avantage économique. Généralement, nous considérons également qu'un employé a un avantage imposable quand il est remboursé, en totalité ou en partie, pour le coût d'immobilisations qui demeurent sa propriété.
Raisons: Pour les allocations reçues, cela dépend du libellé de l'alinéa 6(1)b) de la Loi sauf celles pour les vêtements auquel cas nous avons pris comme position de ne pas inclure l'allocation dans les mêmes circonstances que celles où on accepterait les remboursements. Pour les remboursements, la détermination qu'un avantage économique résulte pour l'employé dans le cas du remboursement de certains genres de dépenses provient de positions antérieures.
XXXXXXXXXX Sylvie Labarre, CA
2004-008005
Le 12 novembre 2004
Monsieur,
Objet: Traitement fiscal de sommes reçues d'un employeur
La présente fait suite à votre lettre du 31 mai 2004 dans laquelle vous nous demandez notre opinion concernant le caractère imposable des allocations et remboursements reçus par des employés. Nous nous excusons du délai requis pour répondre à cette demande.
Les employés d'une société accomplissent certaines tâches nécessitant certains équipements (télécopieur et fournitures, ordinateur, caméras vidéo, magnétophone, appareil photo). L'employeur ne fournit pas les équipements utilisés par les employés dans l'accomplissement des fonctions de leur emploi. Les employés pourraient recevoir un remboursement pour ces dépenses ou une compensation variant de 1 $ à 2 $ l'heure pour l'utilisation, dans le cadre de l'emploi, des outils, équipements, et fournitures. Les frais de téléphone cellulaire peuvent également donner lieu à des compensations de l'ordre de 0,30 $ par minute en fonction du temps réel d'utilisation.
Les employés doivent également fournir un véhicule à moteur qui peut avoir été modifié pour les besoins de l'emploi. L'employé qui utilise son véhicule à moteur reçoit un montant de 35 $ ou de 25 $ par jour selon le genre de tâches accomplies. Il reçoit également un montant de 0,35 $ le kilomètre pour le déplacement dans le cadre de son emploi.
Par ailleurs, l'employeur verse des compensations à l'employé pour les dépenses suivantes encourues par l'employé dans le cadre de son emploi : repas, frais d'Internet, allocation vestimentaire selon les circonstances.
Vous désirez savoir si les différents montants reçus par les employés de la société (énumérés ci-dessus) doivent être inclus dans leur revenu d'emploi.
Advenant le cas où certaines des sommes reçues sont imposables, vous désirez savoir si l'employé aurait droit à une déduction de ces sommes à l'encontre de son revenu d'emploi.
Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, l'Agence du revenu du Canada (ARC) a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Nous pouvons toutefois vous offrir les commentaires généraux suivants qui, nous l'espérons, vous seront utiles. Ces commentaires pourraient cependant, dans certaines circonstances, ne pas s'appliquer à votre situation particulière.
Traitement fiscal des sommes reçues de l'employeur
L'alinéa 6(1)a) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ") prévoit que la valeur de la pension, du logement et autres avantages quelconques qu'un contribuable a reçus ou dont il a joui au cours de l'année au titre, dans l'occupation ou en vertu d'une charge ou d'un emploi sont à inclure dans le calcul de son revenu. L'alinéa 6(1)b) de la Loi prévoit que les allocations reçues dans le cadre d'un emploi sont imposables sauf si une des exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) de la Loi s'applique.
Le traitement fiscal des montants reçus dépendra, entre autres, de la qualification du montant à titre de remboursement ou à titre d'allocation.
Selon le paragraphe 40 du Bulletin d'interprétation IT-522R, le terme " allocation " signifie tout paiement périodique ou autre que l'employé reçoit de son employeur, en plus de son traitement ou salaire, sans avoir à en justifier l'emploi. L'allocation peut être calculée en fonction de la distance ou du temps (p. ex., une allocation pour frais de véhicule à moteur reposant sur la distance parcourue ou une allocation pour frais de déplacement reposant sur le nombre de jours passés à l'extérieur) ou selon tout autre critère. Par ailleurs, un montant calculé en se basant sur une estimation des coûts possibles représente une allocation et non un remboursement. Il en est de même d'un montant versé en fonction d'un taux à l'heure d'utilisation. Par contre, si l'employeur effectue un paiement à l'employé en fonction des reçus ou des pièces justificatives que son employé lui présente, il s'agirait d'un remboursement.
Dans la présente situation, nous sommes d'avis que le montant de 1 $ à 2 $ par heure d'utilisation de l'équipement et des fournitures constitue une allocation. Si le montant de 0,30 $ la minute pour l'utilisation du téléphone cellulaire est calculé en se basant sur une estimation des coûts plutôt que sur les coûts réels, ce montant constituerait également une allocation. L'alinéa 6(1)b) de la Loi s'applique aux sommes reçues à titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocation à toute autre fin. L'allocation pour l'utilisation d'équipements ou de fournitures ou une allocation pour le temps d'utilisation du téléphone cellulaire ne figure pas parmi les exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) de la Loi. Par conséquent, de telles allocations seraient imposables.
Dans le cas du remboursement d'un employé par son employeur de dépenses autres que la pension et le logement, il est inclus dans le calcul du revenu de l'employé selon l'alinéa 6(1)a) de la Loi lorsqu'il en résulte un avantage économique ou un bénéfice pour l'employé. Le remboursement de dépenses personnelles de l'employé résulterait en un avantage économique pour l'employé et serait imposable. Généralement, nous considérons également qu'un employé a un avantage imposable quand il est remboursé, en totalité ou en partie, pour le coût des équipements achetés par l'employé et qui demeurent sa propriété et ce, même si les équipements peuvent être utilisés dans le cadre de l'emploi. Cependant, le remboursement de fournitures consommées directement dans l'accomplissement des fonctions de l'emploi et le remboursement des dépenses réelles d'utilisation du téléphone cellulaire pour les fins de l'emploi ne seraient pas imposables parce qu'ils ne donnent pas lieu à un avantage économique pour l'employé.
Le montant de 35 $ ou de 25 $ par jour, selon le cas, versé pour l'utilisation du véhicule à moteur et le montant de 0,35 $ par kilomètre représentent une allocation versée pour le véhicule à moteur et non un remboursement des dépenses afférentes au véhicule à moteur.
Nous comprenons que l'employé reçoit les deux parties de l'allocation pour la même utilisation du véhicule à moteur, soit un montant fixe par jour et un montant calculé selon un taux par kilomètre jugé raisonnable. Dans un tel cas, l'employé doit inclure dans le calcul de son revenu d'emploi le total de cette allocation car cette allocation pour l'usage du véhicule à moteur de l'employé ne serait pas considérée comme étant raisonnable aux fins de l'exception prévue au sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) de la Loi. En effet, l'allocation reçue serait réputée ne pas être raisonnable car, tel que prévu au sous-alinéa 6(1)b)(x) de la Loi, l'usage du véhicule ne serait pas, pour la fixation de cette allocation, uniquement évaluée en fonction du nombre de kilomètres parcourus dans l'accomplissement des fonctions de l'emploi.
Par contre, si un employé recevait uniquement, pour l'usage de son véhicule, l'allocation calculée au taux de 0,35 $ du kilomètre parcouru dans l'accomplissement des fonctions de son emploi, nous sommes d'avis que l'exception prévue au sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) de la Loi s'appliquerait et que le montant de cette allocation ne serait pas imposable.
Selon ce que vous indiquez dans votre lettre, l'employé pourrait recevoir également une compensation pour les vêtements selon les circonstances. Le coût des vêtements pour un particulier est habituellement considéré comme une dépense personnelle. Par conséquent, nous sommes généralement d'avis que le remboursement de l'achat de vêtements ou le versement d'une allocation à cet égard, par l'employeur, constitue un avantage pour les employés. Il existe cependant une exception à ce qui précède. Celle-ci est énoncée au Bulletin d'interprétation IT-470R. Le paragraphe 29 dudit bulletin indique qu'un employé n'est pas réputé toucher un avantage imposable lorsqu'il reçoit un uniforme distinctif qu'il est tenu de porter dans l'exercice des fonctions de son emploi ou lorsqu'on lui fournit des vêtements spéciaux destinés à le protéger des dangers propres à son emploi. La position indiquée au paragraphe 29 s'applique aussi dans des situations où un employé reçoit un remboursement ou une allocation à l'égard du coût des uniformes distinctifs et des vêtements spéciaux.
Dans la situation que vous nous présentez, nous ne savons pas si la compensation versée pour les frais d'Internet représente une allocation ou s'il s'agit d'un remboursement des frais réels encourus. Si le montant représentait une allocation, elle serait imposable en vertu de l'alinéa 6(1)b) de la Loi car il n'existe pas d'exception pour ce genre d'allocation. S'il s'agit plutôt d'un remboursement des frais réels, il faudrait déterminer si le remboursement a été fait principalement pour le bénéfice de l'employeur ou de l'employé. Si le remboursement est fait principalement pour le bénéfice de l'employé, le montant doit être inclus dans son revenu d'emploi en vertu de l'alinéa 6(1)a) de la Loi. Si les faits démontrent que cet accès Internet est essentiel pour les employés pour l'accomplissement des fonctions de leur emploi, nous sommes d'avis qu'il est peu probable qu'un avantage imposable significatif résulte pour les employés du remboursement des frais d'Internet et de modem. Dans un tel cas, le remboursement ne serait pas inclus dans le revenu d'emploi.
Dans une situation où l'employeur verse une compensation pour les repas sous forme d'allocation, cette allocation ne serait pas imposable si, conformément au sous-alinéa 6(1)b)(vii) de la Loi, il s'agissait d'une allocation raisonnable versée pour frais de déplacement pour voyager dans l'accomplissement des fonctions de son emploi à l'extérieur de la municipalité où était situé l'établissement de l'employeur dans lequel l'employé travaillait habituellement ou auquel il adressait ordinairement ses rapports et en outre, le cas échéant, de la région métropolitaine où était situé cet établissement. Si l'employé recevait un remboursement de ses frais réels de repas dans les mêmes circonstances que celles indiquées au sous-alinéa 6(1)b)(vii) de la Loi, nous considérerions que ce remboursement a été fait principalement pour l'avantage de l'employeur et qu'il n'est pas imposable en vertu de l'alinéa 6(1)a) de la Loi. Cependant, nous sommes d'avis que le montant versé à l'égard des repas à titre d'allocation ou de remboursement, dans d'autres circonstances que celles indiquées au sous-alinéa 6(1)b)(vii) de la Loi, doit généralement être inclus dans le revenu d'emploi.
Déduction de dépenses à l'encontre du revenu d'emploi
Dans la présente situation, l'employé pourrait déduire le coût des fournitures qui ont été consommées directement dans l'accomplissement des fonctions de son emploi si le contrat d'emploi l'obligeait à les fournir et à les payer et ce, dans la mesure où il n'a pas été remboursé et n'a pas le droit d'être remboursé à cet égard. À cette fin, les fournitures comprendraient le temps d'utilisation du téléphone cellulaire. Cependant, les fournitures ne comprendraient pas le coût des outils ou des équipements ni les montants payés au titre des frais de branchement ou de licence de communication d'un téléphone cellulaire. Il n'y a aucune autre disposition de l'article 8 qui permettrait de déduire, en totalité ou en partie, le coût des outils dans la situation que vous nous présentez.
Si l'employé reçoit une allocation imposable à l'égard des frais afférents à un véhicule à moteur, les alinéas 8(1)h.1) et 8(1)j) de la Loi pourraient permettre la déduction de certaines des dépenses afférentes à un véhicule à moteur, encourues dans l'accomplissement des fonctions de l'emploi, si les conditions mentionnées à l'alinéa 8(1)h.1) de la Loi sont respectées.
Si l'employé reçoit une allocation ou un remboursement imposable à l'égard des repas, il faudrait examiner si les conditions de l'alinéa 8(1)h) de la Loi et du paragraphe 8(4) de la Loi sont respectées ce qui permettrait la déduction pour les frais encourus pour les repas en tenant compte de la limite prévue au paragraphe 67.1(1) de la Loi. Si les conditions n'étaient pas respectées, l'employé n'aurait droit à aucune déduction.
Pour un employé qui ne remplit pas des fonctions liées à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur, il n'y a pas de disposition à l'article 8 qui permettrait de déduire le montant d'un forfait mensuel pour Internet ni le coût des vêtements.
Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'ARC à l'égard d'une situation particulière.
Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Ghislaine Landry, CGA
pour le Directeur
Division des entreprises et des
sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique
et de la planification
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