12 November 2004 External T.I. 2004-0080051E5 F - Allocation et remboursement de dépenses-employé

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6(1)a) 6(1)b) 8

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Our Comments

Tax treatment of amounts received from the employer

Deduction of expenses against employment income

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] Are amounts received by the employee from the employer to compensate the employee for expenses incurred in the performance of the employee’s employment duties taxable?

Position: General comments on the different amounts received. Firstly, it must be determined whether it is an allowance or a reimbursement. If it is an allowance, paragraph 6(1)(b) of the Act provides that allowances for personal or living expenses or for any other purpose are taxable unless one of the exceptions in subparagraphs 6(1)(b)(i) to (ix) applies. If it is a reimbursement of expenses other than board and lodging, the amount is included in income under paragraph 6(1)(a) of the Act where it results in an economic benefit to the employee. The reimbursement of personal expenses would result in an economic benefit. Generally, we also consider an employee to have a taxable benefit where the employee is reimbursed, in whole or in part, for the cost of capital property that remains the employee’s property.

Reasons: For allowances received, this depends on the wording of paragraph 6(1)(b) of the Act except for clothing allowances in which case we have taken the position that the allowance is not included in the same circumstances as those in which reimbursements would be accepted. For reimbursements, the determination that an economic benefit results to the employee in the case of reimbursement of certain types of expenses is derived from previous positions.

XXXXXXXXXX Sylvie Labarre, CA
2004-008005
November 12, 2004

Dear Sir,

Subject: Tax treatment of amounts received from an employer

This is further to your letter of May 31, 2004, in which you requested our opinion on the taxability of allowances and reimbursements received by employees. We apologize for the delay in responding to this request.

Employees of a corporation perform certain tasks requiring certain equipment (fax machine and supplies, computer, video cameras, tape recorder, camera). The employer does not provide the equipment used by employees in the performance of their employment duties. Employees may be reimbursed for these expenses or compensated between $1.00 and $2.00 per hour for the employment-related use of tools, equipment, and supplies. Cell phone charges may also be compensated in the range of $0.30 per minute based on actual usage time.

Employees must also provide a motor vehicle that may have been modified for the purpose of their employment. Employees who use their motor vehicle are paid either $35 or $25 per day depending on the type of work performed. They also receive $0.35 per kilometer for travel on the job.

In addition, the employer compensates the employee for the following expenses incurred by the employee in the course of employment: meals, internet fees, and clothing allowance depending on the circumstances.

You wish to know if the various amounts received by the corporation's employees (listed above) should be included in their employment income.

If some of the amounts received are taxable, you wish to know if the employee would be entitled to a deduction of these amounts from employment income.

Our Comments

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of the Canada Revenue Agency (CRA) not to issue written opinions on proposed transactions otherwise than by way of advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments that we hope may be helpful to you. These comments may not, however, apply to your particular situation in certain circumstances.

Tax treatment of amounts received from the employer

Paragraph 6(1)(a) of the Income Tax Act (hereinafter the "Act") provides that the value of board, lodging and other benefits of any kind received or enjoyed by a taxpayer in the year in respect of, in the course of, or by virtue of an office or employment shall be included in computing the taxpayer's income. Paragraph 6(1)(b) provides that allowances received in the course of employment are taxable unless one of the exceptions in subparagraphs 6(1)(b)(i) to (ix) applies.

The tax treatment of an amount received will depend, inter alia, on whether the amount is a reimbursement or an allowance.

According to paragraph 40 of Interpretation Bulletin IT-522R, the word "allowance" means any periodic or other payment that an employee receives from an employer, in addition to salary or wages, without having to account for its use. It may be computed by reference to distance or time (for example, a "motor vehicle" expense allowance based on the distance driven or a travel expense allowance based on the number of days away) or on some other basis. On the other hand, an amount calculated on the basis of an estimate of possible costs is an allowance, not a reimbursement. The same is true of an amount paid on the basis of a rate per hour of use. If, on the other hand, the employer makes a payment to the employee based on receipts or vouchers submitted by the employee, this would be a reimbursement.

In this situation, we are of the view that the $1.00 to $2.00 per hour for use of equipment and supplies is an allowance. If the amount of $0.30 per minute for cell phone use is calculated based on an estimate of costs rather than actual costs, this amount would also constitute an allowance. Paragraph 6(1)(b) applies to amounts received as an allowance for personal or living expenses or as an allowance for any other purpose. An allowance for the use of equipment or supplies or an allowance for cell phone time is not one of the exceptions provided in subparagraphs 6(1)(b)(i) to (ix). Consequently, such allowances would be taxable.

Where an employee is reimbursed by the employee’s employer for expenses other than board and lodging, the reimbursement is included in computing the employee's income under paragraph 6(1)(a) where it results in an economic advantage or benefit to the employee. The reimbursement of the employee's personal expenses would result in an economic benefit to the employee and would be taxable. Generally, we also consider an employee to have a taxable benefit where the employee is reimbursed, in whole or in part, for the cost of equipment purchased by the employee and which remains the employee's property, even though the equipment may be used in the course of employment. However, reimbursement for supplies consumed directly in the performance of employment duties and reimbursement for the actual expense of using a cell phone for employment purposes would not be taxable because they do not result in an economic benefit to the employee.

The amount of $35 or $25 per day, as the case may be, paid for the use of the motor vehicle and the $0.35 per kilometer is an allowance paid for the motor vehicle and not a reimbursement for motor vehicle expenses.

We understand that the employee receives both parts of the allowance for the same use of the motor vehicle, i.e., a fixed amount per day and an amount based on a reasonable per kilometer rate. In such a case, the employee must include the total of this allowance in computing employment income as this allowance for the use of the employee's motor vehicle would not be considered reasonable for the purposes of the exception in subparagraph 6(1)(b)(vii.1). In particular, the allowance received would be deemed not to be reasonable because, as provided for in subparagraph 6(1)(b)(x), the use of the vehicle would not, for the purpose of determining that allowance, be determined solely on the basis of the number of kilometers driven in the course of performing the duties of the employment.

On the other hand, if an employee were to receive only the allowance calculated at the rate of $0.35 per kilometer driven in the course of performing the duties of the employee’s employment, we are of the view that the exception provided for in subparagraph 6(1)(b)(vii.1) would apply and that the amount of this allowance would not be taxable.

According to what you indicated in your letter, the employee may also be compensated for clothing depending on the circumstances. The cost of clothing for an individual is usually considered a personal expense. Consequently, it is our general view that reimbursement or an allowance for the purchase of clothing by the employer is a benefit to the employee. There is, however, one exception to the above. This is set out in Interpretation Bulletin IT-470R. Paragraph 29 of that Bulletin states that an employee who is supplied with a distinctive uniform which is required to be worn while carrying out the duties of employment or who is provided with special clothing designed for protection from the particular hazards of the employment, is not regarded as receiving a taxable benefit. The position in paragraph 29 also applies in situations where an employee receives a reimbursement or allowance for the cost of distinctive uniforms and special clothing.

In the situation you presented to us, we do not know whether the compensation paid for the Internet fees represents an allowance or a reimbursement of actual expenses incurred. If the amount was an allowance, it would be taxable pursuant to paragraph 6(1)(b) as there is no exception for this type of allowance. If it is instead a reimbursement of actual expenses, it would have to be determined whether the reimbursement was made primarily for the benefit of the employer or the employee. If the reimbursement is made primarily for the benefit of the employee, the amount must be included in the employee's employment income pursuant to paragraph 6(1)(a). If the facts show that this Internet access is essential for the employees to perform their employment duties, we are of the view that it is unlikely that a significant taxable benefit will result to the employees from the reimbursement of the Internet and modem fees. In such a case, the reimbursement would not be included in employment income.

In a situation where the employer pays compensation for meals in the form of an allowance, this allowance would not be taxable if, pursuant to subparagraph 6(1)(b)(vii), it was a reasonable allowance for travel expenses for the purpose of performing the duties of employment outside the municipality where the employer’s establishment at which the employee ordinarily worked or to which the employee ordinarily reported was located and in addition, if applicable, the metropolitan area where that establishment was located. If the employee were reimbursed for actual meal expenses in the same circumstances as set out in subparagraph 6(1)(b)(vii), we would consider that such reimbursement was made primarily for the benefit of the employer and is not taxable by virtue of paragraph 6(1)(a). However, we are of the view that the amount paid in respect of meals as an allowance or reimbursement, in circumstances other than those specified in subparagraph 6(1)(b)(vii), should generally be included in employment income.

Deduction of expenses against employment income

In this situation, the employee would be able to deduct the cost of supplies that were consumed directly in the performance of employment duties if the contract of employment required the employee to provide and pay for them to the extent that the employee has not been reimbursed and is not entitled to be reimbursed for them. For this purpose, the supplies would include the time for use of the cell phone. However, the supplies would not include the cost of tools or equipment or amounts paid for a cell phone connection or communication licence fee. There is no other provision in section 8 that would allow a deduction, in whole or in part, of the cost of tools in the situation you presented to us.

If the employee is in receipt of a taxable allowance for motor vehicle expenses, paragraphs 8(1)(h.1) and 8(1)(j) may permit the deduction of certain motor vehicle expenses incurred in the course of employment, if the conditions referred to in paragraph 8(1)(h.1) are satisfied.

If the employee receives a taxable allowance or reimbursement in respect of meals, consideration should be given to whether the conditions of paragraph 8(1)(h) and subsection 8(4) are satisfied which would allow a deduction for the meal expenses within the limit set out in subsection 67.1(1). If the conditions were not satisfied, the employee would not be entitled to a deduction.

For an employee who does not perform duties in connection with the selling of property or the negotiating of contracts for the employer, there is no provision in Section 8 that would allow a deduction for a monthly internet package or the cost of clothing.

These comments are not advance income tax rulings and are not binding on the CRA with respect to any particular situation.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
for the Director
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate
Policy and Planning Branch

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Nos commentaires

Traitement fiscal des sommes reçues de l'employeur

Déduction de dépenses à l'encontre du revenu d'emploi

Principales Questions: Est-ce que les montants reçus par l'employé de l'employeur pour le compenser pour des dépenses encourues dans l'accomplissement des fonctions de son emploi sont imposables?

Position Adoptée: Commentaires généraux sur les différents montants reçus. Il faut déterminer premièrement s'il s'agit d'une allocation ou d'un remboursement. S'il s'agit d'une allocation, l'alinéa 6(1)b) de la Loi prévoit que les allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à toute autre fin sont imposables sauf si une des exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) de la Loi s'applique. S'il s'agit d'un remboursement de dépenses autres que la pension et le logement, le montant est inclus dans le revenu en vertu de l'alinéa 6(1)a) de la Loi lorsqu'il en résulte un avantage économique pour l'employé. Le remboursement de dépenses personnelles résulterait en un avantage économique. Généralement, nous considérons également qu'un employé a un avantage imposable quand il est remboursé, en totalité ou en partie, pour le coût d'immobilisations qui demeurent sa propriété.

Raisons: Pour les allocations reçues, cela dépend du libellé de l'alinéa 6(1)b) de la Loi sauf celles pour les vêtements auquel cas nous avons pris comme position de ne pas inclure l'allocation dans les mêmes circonstances que celles où on accepterait les remboursements. Pour les remboursements, la détermination qu'un avantage économique résulte pour l'employé dans le cas du remboursement de certains genres de dépenses provient de positions antérieures.

XXXXXXXXXX Sylvie Labarre, CA
2004-008005
Le 12 novembre 2004

Monsieur,

Objet: Traitement fiscal de sommes reçues d'un employeur

La présente fait suite à votre lettre du 31 mai 2004 dans laquelle vous nous demandez notre opinion concernant le caractère imposable des allocations et remboursements reçus par des employés. Nous nous excusons du délai requis pour répondre à cette demande.

Les employés d'une société accomplissent certaines tâches nécessitant certains équipements (télécopieur et fournitures, ordinateur, caméras vidéo, magnétophone, appareil photo). L'employeur ne fournit pas les équipements utilisés par les employés dans l'accomplissement des fonctions de leur emploi. Les employés pourraient recevoir un remboursement pour ces dépenses ou une compensation variant de 1 $ à 2 $ l'heure pour l'utilisation, dans le cadre de l'emploi, des outils, équipements, et fournitures. Les frais de téléphone cellulaire peuvent également donner lieu à des compensations de l'ordre de 0,30 $ par minute en fonction du temps réel d'utilisation.

Les employés doivent également fournir un véhicule à moteur qui peut avoir été modifié pour les besoins de l'emploi. L'employé qui utilise son véhicule à moteur reçoit un montant de 35 $ ou de 25 $ par jour selon le genre de tâches accomplies. Il reçoit également un montant de 0,35 $ le kilomètre pour le déplacement dans le cadre de son emploi.

Par ailleurs, l'employeur verse des compensations à l'employé pour les dépenses suivantes encourues par l'employé dans le cadre de son emploi : repas, frais d'Internet, allocation vestimentaire selon les circonstances.

Vous désirez savoir si les différents montants reçus par les employés de la société (énumérés ci-dessus) doivent être inclus dans leur revenu d'emploi.

Advenant le cas où certaines des sommes reçues sont imposables, vous désirez savoir si l'employé aurait droit à une déduction de ces sommes à l'encontre de son revenu d'emploi.

Nos commentaires

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, l'Agence du revenu du Canada (ARC) a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Nous pouvons toutefois vous offrir les commentaires généraux suivants qui, nous l'espérons, vous seront utiles. Ces commentaires pourraient cependant, dans certaines circonstances, ne pas s'appliquer à votre situation particulière.

Traitement fiscal des sommes reçues de l'employeur

L'alinéa 6(1)a) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ") prévoit que la valeur de la pension, du logement et autres avantages quelconques qu'un contribuable a reçus ou dont il a joui au cours de l'année au titre, dans l'occupation ou en vertu d'une charge ou d'un emploi sont à inclure dans le calcul de son revenu. L'alinéa 6(1)b) de la Loi prévoit que les allocations reçues dans le cadre d'un emploi sont imposables sauf si une des exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) de la Loi s'applique.

Le traitement fiscal des montants reçus dépendra, entre autres, de la qualification du montant à titre de remboursement ou à titre d'allocation.

Selon le paragraphe 40 du Bulletin d'interprétation IT-522R, le terme " allocation " signifie tout paiement périodique ou autre que l'employé reçoit de son employeur, en plus de son traitement ou salaire, sans avoir à en justifier l'emploi. L'allocation peut être calculée en fonction de la distance ou du temps (p. ex., une allocation pour frais de véhicule à moteur reposant sur la distance parcourue ou une allocation pour frais de déplacement reposant sur le nombre de jours passés à l'extérieur) ou selon tout autre critère. Par ailleurs, un montant calculé en se basant sur une estimation des coûts possibles représente une allocation et non un remboursement. Il en est de même d'un montant versé en fonction d'un taux à l'heure d'utilisation. Par contre, si l'employeur effectue un paiement à l'employé en fonction des reçus ou des pièces justificatives que son employé lui présente, il s'agirait d'un remboursement.

Dans la présente situation, nous sommes d'avis que le montant de 1 $ à 2 $ par heure d'utilisation de l'équipement et des fournitures constitue une allocation. Si le montant de 0,30 $ la minute pour l'utilisation du téléphone cellulaire est calculé en se basant sur une estimation des coûts plutôt que sur les coûts réels, ce montant constituerait également une allocation. L'alinéa 6(1)b) de la Loi s'applique aux sommes reçues à titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocation à toute autre fin. L'allocation pour l'utilisation d'équipements ou de fournitures ou une allocation pour le temps d'utilisation du téléphone cellulaire ne figure pas parmi les exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) de la Loi. Par conséquent, de telles allocations seraient imposables.

Dans le cas du remboursement d'un employé par son employeur de dépenses autres que la pension et le logement, il est inclus dans le calcul du revenu de l'employé selon l'alinéa 6(1)a) de la Loi lorsqu'il en résulte un avantage économique ou un bénéfice pour l'employé. Le remboursement de dépenses personnelles de l'employé résulterait en un avantage économique pour l'employé et serait imposable. Généralement, nous considérons également qu'un employé a un avantage imposable quand il est remboursé, en totalité ou en partie, pour le coût des équipements achetés par l'employé et qui demeurent sa propriété et ce, même si les équipements peuvent être utilisés dans le cadre de l'emploi. Cependant, le remboursement de fournitures consommées directement dans l'accomplissement des fonctions de l'emploi et le remboursement des dépenses réelles d'utilisation du téléphone cellulaire pour les fins de l'emploi ne seraient pas imposables parce qu'ils ne donnent pas lieu à un avantage économique pour l'employé.

Le montant de 35 $ ou de 25 $ par jour, selon le cas, versé pour l'utilisation du véhicule à moteur et le montant de 0,35 $ par kilomètre représentent une allocation versée pour le véhicule à moteur et non un remboursement des dépenses afférentes au véhicule à moteur.

Nous comprenons que l'employé reçoit les deux parties de l'allocation pour la même utilisation du véhicule à moteur, soit un montant fixe par jour et un montant calculé selon un taux par kilomètre jugé raisonnable. Dans un tel cas, l'employé doit inclure dans le calcul de son revenu d'emploi le total de cette allocation car cette allocation pour l'usage du véhicule à moteur de l'employé ne serait pas considérée comme étant raisonnable aux fins de l'exception prévue au sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) de la Loi. En effet, l'allocation reçue serait réputée ne pas être raisonnable car, tel que prévu au sous-alinéa 6(1)b)(x) de la Loi, l'usage du véhicule ne serait pas, pour la fixation de cette allocation, uniquement évaluée en fonction du nombre de kilomètres parcourus dans l'accomplissement des fonctions de l'emploi.

Par contre, si un employé recevait uniquement, pour l'usage de son véhicule, l'allocation calculée au taux de 0,35 $ du kilomètre parcouru dans l'accomplissement des fonctions de son emploi, nous sommes d'avis que l'exception prévue au sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) de la Loi s'appliquerait et que le montant de cette allocation ne serait pas imposable.

Selon ce que vous indiquez dans votre lettre, l'employé pourrait recevoir également une compensation pour les vêtements selon les circonstances. Le coût des vêtements pour un particulier est habituellement considéré comme une dépense personnelle. Par conséquent, nous sommes généralement d'avis que le remboursement de l'achat de vêtements ou le versement d'une allocation à cet égard, par l'employeur, constitue un avantage pour les employés. Il existe cependant une exception à ce qui précède. Celle-ci est énoncée au Bulletin d'interprétation IT-470R. Le paragraphe 29 dudit bulletin indique qu'un employé n'est pas réputé toucher un avantage imposable lorsqu'il reçoit un uniforme distinctif qu'il est tenu de porter dans l'exercice des fonctions de son emploi ou lorsqu'on lui fournit des vêtements spéciaux destinés à le protéger des dangers propres à son emploi. La position indiquée au paragraphe 29 s'applique aussi dans des situations où un employé reçoit un remboursement ou une allocation à l'égard du coût des uniformes distinctifs et des vêtements spéciaux.

Dans la situation que vous nous présentez, nous ne savons pas si la compensation versée pour les frais d'Internet représente une allocation ou s'il s'agit d'un remboursement des frais réels encourus. Si le montant représentait une allocation, elle serait imposable en vertu de l'alinéa 6(1)b) de la Loi car il n'existe pas d'exception pour ce genre d'allocation. S'il s'agit plutôt d'un remboursement des frais réels, il faudrait déterminer si le remboursement a été fait principalement pour le bénéfice de l'employeur ou de l'employé. Si le remboursement est fait principalement pour le bénéfice de l'employé, le montant doit être inclus dans son revenu d'emploi en vertu de l'alinéa 6(1)a) de la Loi. Si les faits démontrent que cet accès Internet est essentiel pour les employés pour l'accomplissement des fonctions de leur emploi, nous sommes d'avis qu'il est peu probable qu'un avantage imposable significatif résulte pour les employés du remboursement des frais d'Internet et de modem. Dans un tel cas, le remboursement ne serait pas inclus dans le revenu d'emploi.

Dans une situation où l'employeur verse une compensation pour les repas sous forme d'allocation, cette allocation ne serait pas imposable si, conformément au sous-alinéa 6(1)b)(vii) de la Loi, il s'agissait d'une allocation raisonnable versée pour frais de déplacement pour voyager dans l'accomplissement des fonctions de son emploi à l'extérieur de la municipalité où était situé l'établissement de l'employeur dans lequel l'employé travaillait habituellement ou auquel il adressait ordinairement ses rapports et en outre, le cas échéant, de la région métropolitaine où était situé cet établissement. Si l'employé recevait un remboursement de ses frais réels de repas dans les mêmes circonstances que celles indiquées au sous-alinéa 6(1)b)(vii) de la Loi, nous considérerions que ce remboursement a été fait principalement pour l'avantage de l'employeur et qu'il n'est pas imposable en vertu de l'alinéa 6(1)a) de la Loi. Cependant, nous sommes d'avis que le montant versé à l'égard des repas à titre d'allocation ou de remboursement, dans d'autres circonstances que celles indiquées au sous-alinéa 6(1)b)(vii) de la Loi, doit généralement être inclus dans le revenu d'emploi.

Déduction de dépenses à l'encontre du revenu d'emploi

Dans la présente situation, l'employé pourrait déduire le coût des fournitures qui ont été consommées directement dans l'accomplissement des fonctions de son emploi si le contrat d'emploi l'obligeait à les fournir et à les payer et ce, dans la mesure où il n'a pas été remboursé et n'a pas le droit d'être remboursé à cet égard. À cette fin, les fournitures comprendraient le temps d'utilisation du téléphone cellulaire. Cependant, les fournitures ne comprendraient pas le coût des outils ou des équipements ni les montants payés au titre des frais de branchement ou de licence de communication d'un téléphone cellulaire. Il n'y a aucune autre disposition de l'article 8 qui permettrait de déduire, en totalité ou en partie, le coût des outils dans la situation que vous nous présentez.

Si l'employé reçoit une allocation imposable à l'égard des frais afférents à un véhicule à moteur, les alinéas 8(1)h.1) et 8(1)j) de la Loi pourraient permettre la déduction de certaines des dépenses afférentes à un véhicule à moteur, encourues dans l'accomplissement des fonctions de l'emploi, si les conditions mentionnées à l'alinéa 8(1)h.1) de la Loi sont respectées.

Si l'employé reçoit une allocation ou un remboursement imposable à l'égard des repas, il faudrait examiner si les conditions de l'alinéa 8(1)h) de la Loi et du paragraphe 8(4) de la Loi sont respectées ce qui permettrait la déduction pour les frais encourus pour les repas en tenant compte de la limite prévue au paragraphe 67.1(1) de la Loi. Si les conditions n'étaient pas respectées, l'employé n'aurait droit à aucune déduction.

Pour un employé qui ne remplit pas des fonctions liées à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur, il n'y a pas de disposition à l'article 8 qui permettrait de déduire le montant d'un forfait mensuel pour Internet ni le coût des vêtements.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'ARC à l'égard d'une situation particulière.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Ghislaine Landry, CGA
pour le Directeur
Division des entreprises et des
sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique
et de la planification

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b) - Subparagraph 6(1)(b)(x)

per-kilometre allowance tainted because a per-diem allowance also paid

A per-kilometre allowance was not excluded under s. 6(1)(b)(x) because the employees also received a per-diem allowance of $25 or $35 for their automobile use.

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b)

per-hour reimbursement of employees’ use of equipment is taxable allowance/ reimbursed employment-related internet use is not taxable

Employees are compensated between $1.00 and $2.00 per hour for the employment-related use of their own tools, equipment, and supplies (e.g., fax machine and supplies, computer, or video cameras), or $0.30 per minute of their cell phone usage, and are also compensated for their internet use. In indicating the inclusion of these amounts under s. 6(1)(b), CRA stated:

[A]n amount calculated on the basis of an estimate of possible costs is an allowance, not a reimbursement. The same is true of an amount paid on the basis of a rate per hour of use. If, on the other hand, the employer makes a payment to the employee based on receipts or vouchers submitted by the employee, this would be a reimbursement.

In this situation, we are of the view that the $1.00 to $2.00 per hour for use of equipment and supplies is an allowance. If the amount of $0.30 per minute for cell phone use is calculated based on an estimate of costs rather than actual costs, this amount would also constitute an allowance.

… [W]e do not know whether the compensation paid for the Internet fees represents an allowance or a reimbursement of actual expenses incurred. … If it is … a reimbursement of actual expenses … [and] the facts show that this Internet access is essential for the employees to perform their employment duties, we are of the view that it is unlikely that a significant taxable benefit will result to the employees from the reimbursement of the Internet and modem fees. In such a case, the reimbursement would not be included in employment income. …

[S]upplies [under s. 8(1)(i)](iii)] would not include the cost of tools or equipment or amounts paid for a cell phone connection or communication licence fee.

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