25 May 2004 External T.I. 2003-0051291E5 F - Formation et croisière

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18(1)a) 18(1)h) 67 20(10)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] Are expenses incurred by members of the Association in respect of conventions, symposia and seminars held during a cruise deductible from their income for tax purposes?

Position: If the costs are training costs that are current expenses, these costs could be deductible up to the amount that it would normally have cost if the training were provided in the taxpayer's geographical area. However, if the personal element is predominant and the cruise is more like a holiday, only the course fees themselves would be deductible.

If the costs are incurred in connection with a convention, nothing would be deductible.

Reasons: Position taken in paragraph 5 of IT-357R2.

Position in paragraph 2 of IT-131R2 with regard to the third condition of paragraph 1 to be satisfied.

XXXXXXXXXX 	                    2003-005129
		                    Lucie Vermette, CGA
May 25, 2004

Dear Sir,

Subject: Training and conventions held during a cruise

This is in response to your letter of November 27, 2003, in which you requested our opinion on the above subject. We have taken into account the additional information you provided by telephone. We apologize for the delay in responding to your request.

FACTS

XXXXXXXXXX ("the Association") has been organizing conventions, symposia and seminars for its members for several years.

As a result of their participation in most of those activities, members are awarded XXXXXXXXXX training credits.

QUESTION

You wish to know if the expenses incurred by members of the Association in respect of conventions, symposia and seminars held during a cruise are deductible in computing their income for tax purposes.

OUR COMMENTS

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of our Directorate not to issue a written opinion regarding proposed transactions otherwise than by advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments which may not apply in full to the situation you have submitted to us.

First of all, we wish to state that it is difficult to distinguish between training and a convention since that determination is a question of fact. As stated in paragraph 9 of Interpretation Bulletin IT-357R2, training is generally given in the form of theoretical courses and is aimed at learning a subject in accordance with a formal course of study, whereas a convention is defined as a formal meeting of members of an organization or association for professional or business purposes. A convention does not become a training course when some of its sessions take the form of workshops. A seminar can be considered either a convention or a training course depending on the relevant facts.

Paragraph 2 of this Bulletin, which discusses training expenses (including travel, meals and accommodation expenses related to the training), states that where the taxpayer takes a training course merely to maintain, update or upgrade an already existing skill or qualification with respect to his or her business or profession, expenses incurred in connection with such a course are not considered to be capital in nature and their deduction as current expenses is not disallowed by paragraph 18(1)(b).

Paragraph 5 of the same Bulletin, however, states that any portion of a claim by a self-employed taxpayer in respect of training expenses which either is personal or is unreasonable in the circumstances is not deductible by virtue of paragraph 18(1)(h) or section 67, respectively. Certain guidelines are set out in the Bulletin with respect to the reasonableness of expenses incurred to attend courses outside the taxpayer's general geographic area. Expenses are considered unreasonable where they are greater than they would be if a similar course were given in that jurisdiction.

With respect to conventions, paragraph 1 of Interpretation Bulletin IT-131R2 states, inter alia, that subsection 20(10) permits a self-employed professional to deduct, in computing income for a taxation year, expenses incurred in attending not more than two conventions a year provided that certain conditions are satisfied. One of those conditions is that a convention must be held at a location that may reasonably be regarded as consistent with the territorial scope of the professional organization. In paragraph 2 of the same Bulletin, it is stated that a convention held during an ocean cruise is considered as being held outside Canada and, consequently, expenses incurred to attend such a convention organized by a Canadian association would not be deductible from the self-employed worker's income since it would be considered to be held outside the territorial scope of the Canadian organization.

With regard to the question you have submitted to us, we wish to state that it is difficult to determine with certainty which of the activities that the Association organizes are related to training or not. On the face of it, there are arguments for considering activities that provide certain continuing education credits that meet the requirements of the member's professional order as training. Therefore, assuming that the costs incurred are training costs, not of a capital nature, but rather current expenses, and that they do not constitute convention expenses as provided for in subsection 20(10), we are of the view that the portion of the expenses that exceed the expenses that the taxpayers would normally incur to take such training would not be deductible. Indeed, the training given on a cruise involves costs that significantly exceed the costs that would be incurred if the training were given in a regular setting, for example, in a hotel in the taxpayer's geographic area.

On the other hand, there may be situations where the amount of deductible expenses would be more limited. Indeed, if the personal element predominates and the cruise represents mainly a holiday, such as a five- or six-day cruise during which there would be only a few hours of training, we are of the view that only the course fees as such would be deductible from the members' income and no other expenses such as travel, meals and accommodation would be deductible. Indeed, when the training is given in a remote location or in a tourist region, is of short duration and coincides with a personal holiday, this may mean that the costs incurred or part of them are personal expenses.

Assuming that the expenses are incurred in connection with a convention held during a sea cruise, it is our view that no amount for expenses incurred to attend the convention would be deductible since the convention would be held outside the geographical boundaries of the association that is the sponsor of the convention, as discussed in paragraph 2 of IT-131R2.

The two Interpretation Bulletins referred to above are available on our website at http://www.arc.gc.ca. To supplement the above comments, we suggest that you read paragraph 4 of Interpretation Bulletin IT-131R2 which deals with the limit on the deductibility of food, beverages and entertainment expenses in connection with a convention. It should be noted that the 80% limit referred to in that Bulletin is now 50%. In addition, this limit must also be taken into account in the context of training expenses.

These comments are not advance income tax rulings and do not bind the Canada Revenue Agency with respect to any particular factual situation.

We hope you find these comments of assistance.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
Manager
Individuals, Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Est-ce que les frais encourus par les membres de l'Association à l'égard de congrès, de colloques et de séminaires tenus au cours d'une croisière, sont déductibles de leur revenu aux fins de l'impôt ?

Position Adoptée: Si les frais constituent des frais de formation qui sont des dépenses courantes, ces frais pourraient être déductibles jusqu'à concurrence du montant que cela aurait normalement coûté si la formation était dispensée dans la région géographique du contribuable. Toutefois, si l'élément personnel est prédominant et que la croisière correspond plus à des vacances, seuls les frais de cours comme tels seraient déductibles.

Si les frais sont encourus dans le cadre d'un congrès, rien ne serait déductible.

Raisons: Position émise au paragraphe 5 du IT-357R2.

Position émise au paragraphe 2 du IT-131R2 à l'égard de la troisième condition du paragraphe 1 à respecter.

XXXXXXXXXX 	                    2003-005129
		                    Lucie Vermette, CGA
Le 25 mai 2004

Monsieur,

Objet: Formation et congrès tenus au cours d'une croisière

La présente est en réponse à votre lettre du 27 novembre 2003 dans laquelle vous demandez notre opinion concernant le sujet mentionné en titre. Nous avons tenu compte des informations additionnelles que vous nous avez transmises par téléphone. Nous nous excusons des délais requis pour répondre à votre demande.

FAITS

XXXXXXXXXX (ci-après " l'Association ") organise depuis plusieurs années des congrès, des colloques et des séminaires pour ses membres.

Suite à leur participation à la plupart de ces activités, les membres se voient attribuer des crédits de formation XXXXXXXXXX.

QUESTION

Vous désirez savoir si les frais encourus par les membres de l'Association à l'égard de congrès, de colloques et de séminaires tenus au cours d'une croisière sont déductibles dans le calcul de leur revenu aux fins de l'impôt ?

NOS COMMENTAIRES

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, notre Direction a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Néanmoins, nous vous offrons les commentaires généraux suivants qui pourraient cependant ne pas s'appliquer intégralement à la situation que vous nous avez soumise.

Tout d'abord, nous tenons à mentionner qu'il est difficile de faire la distinction entre de la formation et un congrès puisque cette détermination est une question de fait. Tel que mentionné au paragraphe 9 du Bulletin d'interprétation IT-357R2, la formation se donne généralement sous forme de cours théoriques et vise l'apprentissage d'un sujet suivant un programme bien établi tandis qu'un congrès se définit comme une réunion officielle de membres, à des fins professionnelles. Un congrès ne devient pas nécessairement un cours de formation lorsque certaines activités prennent la forme d'ateliers. Un séminaire peut être considéré comme un congrès ou un cours selon les faits pertinents.

Au paragraphe 2 de ce bulletin, qui traite des frais de formation (incluant les frais de déplacement, de repas et d'hébergement relatifs à la formation), il est mentionné que si un contribuable suit un cours uniquement pour conserver, mettre à jour ou améliorer une compétence ou un titre déjà acquis pour les besoins de son entreprise ou sa profession, les frais engagés pour suivre le cours sont des frais courants et l'alinéa 18(1)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ") n'en interdit pas la déduction.

Au paragraphe 5 de ce même bulletin, on indique toutefois que la fraction des frais engagés par un travailleur indépendant pour un cours de formation, qui constitue des frais personnels ou qui est déraisonnable compte tenu des circonstances, n'est pas déductible en vertu de l'alinéa 18(1)h) ou de l'article 67 de la Loi respectivement. Certaines lignes directrices sont énoncées dans le bulletin à l'égard du caractère raisonnable des dépenses engagées pour assister à des cours donnés à l'extérieur du territoire géographique général du contribuable. Les dépenses sont considérées déraisonnables lorsqu'elles sont plus élevées qu'elles ne l'auraient été si un cours semblable était donné sur ce territoire.

À l'égard des congrès, le paragraphe 1 du Bulletin d'interprétation IT-131R2 mentionne, entre autres, que le paragraphe 20(10) de la Loi autorise un travailleur indépendant qui exerce une profession libérale à déduire dans le calcul de son revenu d'entreprise pour une année d'imposition les dépenses engagées pour assister à deux congrès au plus par année pourvu que certaines conditions soient respectées. L'une de ces conditions est à l'effet que les congrès doivent être tenus à des endroits qui peuvent raisonnablement être considérés comme étant dans les limites du territoire de l'organisation professionnelle responsable des congrès. Au paragraphe 2 de ce même bulletin, il est mentionné qu'un congrès tenu au cours d'une croisière en mer est considéré comme tenu à l'extérieur du Canada et par conséquent, les dépenses engagées pour assister à un tel congrès organisé par une association canadienne ne seraient pas déductibles du revenu du travailleur autonome puisqu'il serait considéré être tenu à l'extérieur des limites géographiques de l'organisation canadienne.

À l'égard de la question que vous nous avez soumise, nous tenons à mentionner qu'il est difficile de déterminer avec certitude lesquelles des activités que l'Association organise sont reliées à de la formation ou non. De prime abord, il y a des arguments pour considérer que les activités qui procurent certains crédits de formation continue respectant les exigences de l'ordre professionnel des membres sont de la formation. Donc, en prenant pour hypothèse que les frais encourus sont des frais de formation, non de nature capitale, mais plutôt des dépenses courantes et qu'ils ne constituent pas des dépenses relatives à un congrès prévues au paragraphe 20(10) de la Loi, nous sommes d'avis que la fraction des dépenses excédant les dépenses que les contribuables auraient normalement encourues pour suivre une telle formation ne serait pas déductible. En effet, la formation donnée dans le cadre d'une croisière entraîne des coûts dépassant significativement les coûts qui seraient encourus si la formation était donnée dans un cadre régulier, par exemple dans un hôtel de la région géographique du contribuable.

Par ailleurs, il peut y avoir des situations où le montant de dépenses déductibles serait plus restreint. En effet, si l'élément personnel prédomine et que la croisière représente principalement des vacances comme, par exemple, une croisière de cinq à six jours pendant laquelle il n'y aurait que quelques heures de formation, nous sommes d'avis que seuls les frais de cours comme tels seraient déductibles du revenu des membres et aucun autre frais comme les frais de déplacement, de repas et d'hébergement ne serait déductible. En effet, lorsque la formation est donnée en un lieu éloigné ou dans une région touristique, qu'elle est de courte durée et coïncide avec des vacances personnelles, cela peut signifier que les frais engagés ou une partie de ceux-ci sont des dépenses personnelles.

Dans l'hypothèse où les frais encourus le sont dans le cadre d'un congrès tenu au cours d'une croisière en mer, nous sommes d'avis qu'aucun montant pour des dépenses encourues pour assister au congrès ne serait déductible puisque le congrès se tiendrait à l'extérieur des limites géographiques de l'Association qui est responsable du congrès, tel que mentionné au paragraphe 2 du Bulletin d'interprétation IT-131R2.

Les deux bulletins d'interprétation auxquels nous faisons référence ci-dessus sont sur notre site internet à l'adresse suivante : http://www.arc.gc.ca. Pour compléter les commentaires formulés ci-dessus, nous vous suggérons de lire le paragraphe 4 du Bulletin d'interprétation IT-131R2 qui traite de la limite applicable au montant déductible des dépenses pour des aliments, boissons et divertissements dans le cadre d'un congrès. Il est à noter que la limite de 80 pour cent mentionnée dans ce bulletin est maintenant de 50 pour cent. De plus, cette limite doit également être prise en considération dans le cadre des dépenses de formation.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'Agence du revenu du Canada à l'égard d'une situation factuelle particulière.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués.

Ghislaine Landry, CGA
Gestionnaire
Section des particuliers, des entreprises
et des sociétés de personnes
Division des entreprises et
des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 18 - Subsection 18(1) - Paragraph 18(1)(b) - Capital Expenditure v. Expense - Know-How and Training

deducible cost of cruise that included seminars would not exceed the cost of a comparable domestic course

Are expenses incurred by members of an Association respecting conventions, symposia and seminars held during a cruise deductible from their income?

CRA noted that IT-357R2, para. 9 indicates that training is aimed at learning a subject in accordance with a formal course of study, whereas a convention is a formal meeting of members of an organization for professional or business purposes, and that para. 2 indicated that where the taxpayer takes a training course merely to maintain, update or upgrade an already existing skill or qualification respecting the individual’s business or profession, expenses incurred in connection with such a course are not considered to be capital in nature. CRA then indicated that if the costs were training costs that were current expenses, they could be deductible up to the amount that it would normally have cost if the training were provided in the taxpayer's geographical area. However, if the personal element was predominant and the cruise was more like a holiday, only the course fees themselves would be deductible.

If the costs were incurred in connection with a convention, nothing would be deductible because an ocean cruise is considered to occur outside Canada

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 20 - Subsection 20(10)

costs of cruise, if not viewed as training, would be non-deductible as they were incurred outside Canada

Are expenses incurred by members of an Association respecting conventions, symposia and seminars held during a cruise deductible from their income?

Assuming that the expenses [instead] are incurred in connection with a convention held during a sea cruise, it is our view that no amount for expenses incurred to attend the convention would be deductible since the convention would be held outside the geographical boundaries of the association that is the sponsor of the convention, as discussed in paragraph 2 of IT-131R2.

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25 May 2004 External T.I. 2003-0051291E5 F - Formation et croisière

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