5 April 2004 External T.I. 2003-0050331E5 F - Allocations vestimentaires/Policiers

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6(1)b)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] What is the tax treatment of daily clothing reimbursements for police officers required to work temporarily in civilian clothing?

Position: These amounts are generally taxable pursuant to paragraph 6(1)(b) of the Act.

Reasons: The amounts are allowances and are likely paid for regular clothing that may be worn for personal use, at locations other than the workplace, and at times other than work hours.

XXXXXXXXXX 2003-005033
Lucie Vermette, CGA
April 5, 2004

Dear Madam,

Subject: Clothing Allowances / Police Officers

This is in response to your fax of November 25, 2003, in which you requested our opinion on the above subject.

FACTS

By virtue of a clause in their collective agreement, police officers of the City of XXXXXXXXXX who are required to work in civilian clothing on a temporary basis are entitled to be reimbursed for clothing expenses by their employer in the amount of $XXXXXXXXXX per day.

QUESTION

You wish to know the tax treatment of those amounts paid to police officers.

OUR COMMENTS

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of our Directorate not to issue a written opinion regarding proposed transactions otherwise than by advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments which may not apply in full to the situation you have submitted to us.

Paragraph 6(1)(b) of the Income Tax Act (the "Act") provides for the inclusion in computing a taxpayer's income from an office or employment of "all amounts received by the taxpayer in the year as an allowance for personal or living expenses or as an allowance for any other purpose, ... " (except those specifically excluded). The term "allowance" is not defined in the Act. Paragraph 40 of Interpretation Bulletin IT-522R defines the term as follows: "any periodic or other payment that an employee receives from an employer, in addition to salary or wages, without having to account for its use”.

Interpretation Bulletin IT-470R (Consolidated) lists, inter alia, certain employer-provided benefits whose value is not required to be included in income. Paragraph 29 of that Bulletin refers to uniforms and special clothing and reads as follows:

An employee who is supplied with a distinctive uniform which is required to be worn while carrying out the duties of employment or who is provided with special clothing (including safety footwear) designed for protection from the particular hazards of the employment, is not regarded as receiving a taxable benefit.

The position outlined in paragraph 29 also applies in situations where an employee receives a reimbursement or allowance for uniforms and special clothing. The allowance must be reasonable and must have been used to purchase the special clothing.

The issue of uniforms and special clothing was also dealt with in The Queen v. Glenford R. Huffman, 90 DTC 6405 FCA, where it was determined that the amount received as reimbursement of expenses by an undercover police officer for the purchase of clothing to be worn on the job did not constitute a taxable benefit. In that case, the Court found that Mr. Huffman was required to purchase clothing separate from that which he wore outside of work because of the specific needs of his job. Among other things, Mr. Huffman was required to have larger-than-usual clothing sizes due to the fact that he wore various pieces of equipment underneath them that were necessary for his job. The Court also found that the taxpayer received no economic benefit from the reimbursement.

In the situation you have presented to us, we are of the view that the amounts of per diem reimbursements for clothing expenses to which police officers are entitled are, a priori, a taxable allowance for the purposes of paragraph 6(1)(b) since it appears that they do not have to justify their use and the civilian clothing worn by them on a temporary basis does not constitute distinctive uniforms or special clothing. However, you may wish to consider the latter point to determine whether, in fact, such clothing is distinguishable from regular clothing that may be worn for personal purposes, at locations other than the place of employment and at times other than work hours. If this is the case and their situation is similar to that of Mr. Huffman in the above case, the allowance paid to them may not be included in their income. This determination, however, is a question of fact that we are not in a position to make. It is the responsibility of the employer to make that determination, to document and support that decision.

These comments are not advance income tax rulings and do not bind the Canada Revenue Agency with respect to any particular factual situation.

We hope that these comments will be of assistance.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
Manager
Individuals, Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Quel est le traitement fiscal à accorder aux montants de remboursements journaliers de dépenses vestimentaires auxquels ont droit les policiers devant travailler de façon temporaire en tenue vestimentaire civile ?

Position Adoptée: Ces montants sont généralement imposables en vertu de l'alinéa 6(1)b) de la Loi.

Raisons: Les montants constituent des allocations et sont probablement versés pour des vêtements réguliers qui peuvent être portés à des fins personnelles, à d'autres endroits que le lieu de travail et à d'autres périodes de temps que les heures de travail.

XXXXXXXXXX 2003-005033
Lucie Vermette, CGA
Le 5 avril 2004

Madame,

Objet: Allocations vestimentaires / Policiers

La présente est en réponse à votre fac-similé du 25 novembre 2003 dans lequel vous demandez notre opinion concernant le sujet mentionné en titre.

FAITS

En vertu d'une clause de leur convention collective, les policiers de la Ville de XXXXXXXXXX appelés à travailler en tenue vestimentaire civile de façon temporaire ont droit à un remboursement de dépenses vestimentaires de la part de leur employeur, soit un montant de XXXXXXXXXX $ par jour.

QUESTION

Vous désirez connaître le traitement fiscal à accorder à ces montants versés aux policiers.

NOS COMMENTAIRES

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, notre Direction a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Néanmoins, nous vous offrons les commentaires généraux suivants qui pourraient cependant ne pas s'appliquer intégralement à la situation que vous nous avez soumise.

L'alinéa 6(1)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ") prévoit l'inclusion dans le calcul du revenu d'un contribuable tiré d'une charge ou d'un emploi, des " sommes qu'il a reçues au cours de l'année à titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin,... " (sauf celles précisément exclues). Le terme " allocation " n'est pas défini dans la Loi. Le paragraphe 40 du Bulletin d'interprétation IT-522R précise le sens de ce terme comme suit : " tout paiement périodique ou autre qu'un employé reçoit de son employeur, en plus de son traitement ou salaire, sans avoir à en justifier l'emploi ".

Le Bulletin d'interprétation IT-470R (Consolidé) énumère, entre autres, certains avantages fournis par l'employeur dont la valeur n'a pas à être incluse dans le revenu. Le paragraphe 29 de ce bulletin vise les uniformes et vêtements spéciaux et se lit comme suit:

Lorsqu'un employé reçoit un uniforme distinctif qu'il est tenu de porter dans l'exercice des fonctions de son emploi ou lorsqu'on lui fournit des vêtements spéciaux (y compris des chaussures de sécurité) destinés à le protéger des dangers propres à son emploi, cet employé n'est pas réputé toucher un avantage imposable.

La position indiquée au paragraphe 29 s'applique aussi dans des situations où un employé reçoit un remboursement ou une allocation à l'égard des uniformes et des vêtements spéciaux. L'allocation doit être raisonnable et doit avoir servi à acheter les vêtements spéciaux.

La question d'uniformes et de vêtements spéciaux a aussi été traitée dans la cause La Reine c. Glenford R. Huffman, 90 DTC 6405 CAF, où il a été déterminé que le montant reçu à titre de remboursement de dépenses par un policier en civil pour l'achat de vêtements à être portés au travail ne constituait pas un avantage imposable. Dans cette affaire, la Cour a conclu que M. Huffman devait acheter des vêtements distincts de ceux qu'il portait en dehors de son travail en raison des besoins spécifiques de son emploi. En effet, M. Huffman devait avoir, entre autres, des vêtements de taille plus grande que d'habitude en raison du port, sous ceux-ci, de divers équipements nécessaires à son travail. La Cour a également conclu que le contribuable ne tirait aucun avantage économique de ce remboursement.

Dans la situation que vous nous soumettez, nous sommes d'avis que les montants de remboursements journaliers de dépenses vestimentaires auxquels ont droit les policiers constituent, a priori, une allocation imposable aux fins de l'application de l'alinéa 6(1)b) de la Loi puisqu'il semble que ces derniers n'aient pas à en justifier l'emploi et que les vêtements civils portés par eux de façon temporaire ne constituent pas des uniformes distinctifs ni des vêtements spéciaux. Toutefois, il y aurait lieu de vous pencher sur ce dernier point afin de déterminer si, dans les faits, ces vêtements se distinguent des vêtements réguliers qui peuvent être portés à des fins personnelles, à d'autres endroits que le lieu de l'emploi et à d'autres périodes de temps que les heures de travail. Si tel est le cas et si leur situation est semblable à celle de M. Huffman, dans la cause précitée, l'allocation qui leur est versée pourrait ne pas être incluse dans leur revenu. Cette détermination est toutefois une question de fait que nous ne sommes pas en mesure de faire. Il est de la responsabilité de l'employeur de faire cette détermination, de documenter et de supporter cette décision.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'Agence du revenu du Canada à l'égard d'une situation factuelle particulière.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et nous vous prions d'agréer, Madame, l'expression de nos sentiments distingués.

Ghislaine Landry, CGA
Gestionnaire
Section des particuliers, des entreprises
et des sociétés de personnes
Division des entreprises et
des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b)

civvy clothing allowances received by police officers likely were taxable

By virtue of a clause in their collective agreement, police officers who are required to work in civilian clothing on a temporary basis are entitled to be reimbursed for clothing expenses by their employer in a stipulated amount per day. In finding such amounts likely to be taxable, the Directorate stated:

[T]he amounts of per diem reimbursements for clothing expenses to which police officers are entitled are, a priori, a taxable allowance for the purposes of paragraph 6(1)(b) since it appears that they do not have to justify their use and the civilian clothing worn by them on a temporary basis does not constitute distinctive uniforms or special clothing. However, you may wish to consider the latter point to determine whether, in fact, such clothing is distinguishable from regular clothing that may be worn for personal purposes, at locations other than the place of employment and at times other than work hours.

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