18 December 2003 External T.I. 2003-0021195 F - Etablissement Stable en Ontario

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Facts

Comments

Preamble to Subsection 400(2) of the Regulations

Paragraph 400(2)(b) of the Regulations

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] Determining whether or not there is a permanent establishment in Ontario.

Position: General comments.

Reasons for Position Adopted: Question of fact.

XXXXXXXXXX.

						2003-002119
						Éric Allard-Pouliot
December 18, 2003

Dear Madam,

Subject: Request for Technical Interpretation

Existence of a Permanent Establishment in Ontario

This is in response to your letter of May 28, 2003 regarding the above subject. Specifically, you have requested our opinion as to whether or not XXXXXXXXXX Corporation ("Canco") has a permanent establishment in Ontario for purposes of the Income Tax Act (the "Act").

Facts

The facts set out in your request and in respect of which you have requested our opinion are as follows:

The head office of Canco's Canadian subsidiary is located in XXXXXXXXXX, in the province of Quebec. It is here that all administrative decisions are made, concordant with the parent corporation located in XXXXXXXXXX.
In XXXXXXXXXX, Canco opened an office in XXXXXXXXXX. This office was opened to optimize the work of Canco representatives who reside and work in Ontario. This office allows them to store some of their "XXXXXXXXXX" and to prepare administrative reports to be sent to the head office in XXXXXXXXXX. Canco representatives who work and reside in Ontario come to the XXXXXXXXXX office once every two to three weeks for a sales meeting, to submit their weekly reports, to make calls to clients, etc.
A total of XXXXXXXXXX Canco employees work in Ontario, including a Regional Director and XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX representatives.
No merchandise for sale is stored in the XXXXXXXXXX office. All merchandise and promotions are distributed to customers from Canco's main warehouse in Quebec.
No decisions are made by Canco employees working in Ontario. All decisions are made by the Canco headquarters in Quebec, both at the commercial level (opening of customer accounts, special agreements, price lists, customer discounts, promotions, etc.) and at the human resources level (hiring, firing, wages, working conditions, holiday periods, etc.). Canco's human resources department is located in Quebec and it is from this province that the pay of employees working and residing in Ontario is prepared.

In light of the facts listed above, you wish to know whether Canco's office in XXXXXXXXXX constitutes a permanent establishment of Canco in the province of Ontario for the purposes of the Act.

Comments

The situation indicated in your letter appears to relate to an actual situation involving a specific taxpayer. As explained in Information Circular 70-6R5, it is not the Directorate's practice to comment on proposed transactions involving specific taxpayers otherwise than in the form of an advance income tax ruling. If your situation involves a specific taxpayer and a completed transaction, you should forward all relevant facts and documentation to the appropriate Tax Services Office for its views. We are, however, prepared to provide the following general comments, which you may find helpful.

The term "permanent establishment" is defined, for certain purposes of the Act, in subsection 400(2) of the Income Tax Regulations (the "Regulations"). Based on the facts presented in your request, it appears that only the preamble and paragraph (b) of subsection 400(2) of the Regulations are likely to apply in this case. Therefore, our comments will be limited to those two provisions.

Preamble to Subsection 400(2) of the Regulations

Under the preamble to subsection 400(2) of the Regulations, the term "permanent establishment" is defined as "a fixed place of business of the corporation". Although the latter term is not defined, the preamble to subsection 400(2) of the Regulations provides some examples of places that may constitute a fixed place of business for a corporation, including an office. However, as stated in paragraph 3 of Interpretation Bulletin IT-177R2, this list of examples is not exclusive nor absolute. Thus, places other than those listed in the preamble to subsection 400(2) of the Regulations may constitute a fixed place of business and, therefore, a permanent establishment. Conversely, an office or other place listed in the preamble to subsection 400(2) of the Regulations will only constitute a permanent establishment for a corporation if that place is a fixed place of business of the corporation.

As the comments in paragraphs 2 and 3 of Interpretation Bulletin IT-177R2 indicate, a fixed place of business is a place "used in the day-to-day business of the corporation". This interpretation is consistent with that adopted by the courts. For example, in Corporation A.A.A. S.A. v. M.N.R., 92 DTC 1794 (T.C.C.), the Tax Court of Canada attributed to this expression its common meaning, namely [TaxInterpretations translation] "a place frequently used by a corporation in the day-to-day conduct of its business" (pp. 1799 and 1800). Similarly, in The Queen v. William A. Dudney, 2000 DTC 6169 (F.C.A.), the Federal Court of Appeal made the following comments at page 6173:

" [...] an enterprise has a "permanent establishment" where it has a "fixed place of business," an identifiable location with a certain degree of permanence in which the business of the enterprise is being carried on. "

It follows from the foregoing that a fixed place of business must meet the criteria of stability and carrying on of a business established in the jurisprudence (see, among others, Sunbeam Corporation (Canada) Ltd. v. M.N.R., 62 DTC 1390 (S.C.C.)). Consequently, an office will only constitute a fixed place of business for a corporation if it satisfies both of these tests. While the first of these tests is generally not problematic in the case of an office, the second requires an examination of the operations and activities of the corporation that are carried on at that location. In this regard, a certain degree of activity and regularity will be required to carry on a business at a specific location (see Corporation A.A.A. S.A. v. M.N.R., supra, at 1799-1800). Thus, a location where only incidental functions related to the corporation's business are performed will not constitute a fixed place of business of the corporation. For example, in Corporation A.A.A. S.A. v. M.N.R. supra, it was decided that a place where the activities carried out were more in the nature of the administration of a business than its operation did not meet the test of carrying on a business. Similarly, in Ronson Art Metal Works (Canada) Limited v. M.N.R., 56 DTC 440 (T.A.B.), Mr. Monet concluded that an office that could be used by the corporation's sales representatives to perform administrative tasks related to their duties, and to meet with customers on occasion, did not constitute a permanent establishment of the corporation.

In this case, the facts submitted are clearly insufficient to allow us to conclude whether or not the XXXXXXXXXX office constitutes a fixed place of business for Canco. Indeed, while it appears to meet the stability test by virtue of the fact that it has been in operation since XXXXXXXXXX, we do not have sufficient information to determine whether it meets the test of carrying on a business as identified in the jurisprudence. Although the facts set out in your request seem to suggest that this office is used by Canco's representatives for administrative purposes only, and therefore does not constitute a fixed place of business for Canco, the information provided does not allow us to establish a complete picture of the activities carried on by Canco at its XXXXXXXXXX office and thus conclude whether or not there is a permanent establishment in Ontario. For example, you do not indicate whether sales are made through the XXXXXXXXXX office, whether the office's telephone number appears in the Yellow Pages, whether Canco representatives working in Ontario distribute business cards bearing the office's address, whether the office is accessible to Canco's customers, or whether its use is restricted to Canco employees, what are the responsibilities of the Regional Manager and where are they exercised, what are the total sales in Ontario and Quebec, and what sales are made by the Ontario representatives directly to customers or to distributors or wholesalers, etc.

Paragraph 400(2)(b) of the Regulations

Under paragraph 400(2)(b) of the Regulations, a corporation is deemed to have a permanent establishment at the particular place of business of an employee of the corporation through whom it carries on business if either of the following two conditions are satisfied: the employee has general authority to enter into contracts for the corporation, or the employee has a stock of merchandise owned by the corporation from which the employee regularly fills orders received. Regarding the first condition, the courts have determined that it is not satisfied where the employee can accept orders from existing customers but cannot open new accounts (see Ronson Art Metal Works (Canada) Limited v. M.N.R., supra, and Chicago Blower (Canada) Limited v. M.N.R., 66 DTC 471 (T.A.B.)), or where orders must be approved by the corporation (see Canadian Thermos Products Limited v. M.N.R., 61 DTC 471 (T.A.B.), Sunbeam Corporation (Canada) Ltd. v. M.N.R., supra, and Chicago Blower (Canada) Limited v. M.N.R., supra). As for the second condition, it was decided in Canadian Thermos Products Limited v. M.N.R., supra, that the fact of an employee occasionally filling orders from an employer's stock of merchandise was insufficient.

In Enterprise Foundry (N.B.) Limited v. M.N.R., 64 DTC 660 (T.A.B.) at 669, Mr. Weldon summarized the application of paragraph 400(2)(b) of the Regulations to a company in the sales business as follows:

"However, when all is said and done, the important consideration in deciding whether or not there is a permanent establishment in a province, at least in the field of sales, can be reduced, in my view, to one question - Is there a definite sales organization large or small in that province, set up on a permanent or stable basis, which is clothed with authority to transact business, complete sale contracts, and arrange shipment of the products covered thereunder?"

It should be noted, however, that at the time of this decision, paragraph 400(2)(b) of the Regulations (formerly paragraph 412(1)(b) of the Regulations) did not require that the employee in question be established in a particular location. This additional condition must now be taken into account when considering Mr. Weldon's comments above.

In this case, the information submitted in your request suggests that all decisions of a commercial nature (opening of accounts, special agreements, price lists, discounts, promotions, etc.) are made in Quebec and that employees located in Ontario do not have the general authority to contract on behalf of Canco. It is also apparent from the facts submitted that all merchandise and promotions for Canco's customers are shipped from Canco's main warehouse in Quebec (although your request is silent in this regard, we have assumed that the "XXXXXXXXXX" to which you refer is used for demonstration purposes only). In light of these facts, it appears that the conditions of paragraph 400(2)(b) of the Regulations are not satisfied in this case. However, as stated above, further information would be required in order to reach a definitive conclusion.

While the comments set out herein do not constitute an advance income tax ruling binding on the Canada Customs and Revenue Agency, we hope you will find them of assistance.

Best regards,

Alain Godin
Section Manager
for the Director of the Division
International Operations and Trusts Division
Income Tax Rulings Directorate
Policy and Planning Branch
- 5 -

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Faits

Commentaires

Préambule du paragraphe 400(2) du Règlement

Alinéa 400(2)b) du Règlement

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CCRA.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ADRC.

Principales Questions: Déterminer l'existence ou non d'un établissement stable en Ontario.

Position Adoptée: Commentaires généraux.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE: Question de faits.

XXXXXXXXXX.		
						2003-002119
						Éric Allard-Pouliot
Le 18 décembre 2003

Madame,

Objet : Demande d'interprétation technique
Existence d'un établissement stable en Ontario

La présente fait suite à votre lettre du 28 mai 2003 concernant le sujet mentionné en titre. Plus particulièrement, vous avez requis notre opinion afin de déterminer si la société XXXXXXXXXX (" Canco ") a ou non un établissement stable en Ontario pour les fins de la Loi de l'impôt sur le revenu (la " Loi ").

Faits

Les faits énoncés dans votre demande et à l'égard desquels vous avez requis notre opinion s'établissent comme suit :

Le bureau chef de la filiale canadienne de Canco est situé à XXXXXXXXXX, dans la province de Québec. C'est à cet endroit que toutes les décisions administratives sont prises, en accord avec la maison-mère située en XXXXXXXXXX.
En XXXXXXXXXX, Canco a ouvert un bureau au XXXXXXXXXX. Ce bureau a été ouvert afin d'optimiser le travail des représentantes de Canco qui résident et travaillent en Ontario. Ainsi, ce bureau leur permet d'entreposer une partie de leur " XXXXXXXXXX " et d'y préparer les rapports administratifs qu'elles doivent faire parvenir au bureau chef de XXXXXXXXXX. Les représentantes de Canco qui travaillent et résident en Ontario se présentent au bureau de XXXXXXXXXX une fois toutes les deux ou trois semaines pour une réunion de ventes, remettre leurs rapports hebdomadaires, effectuer des appels aux clients, etc.
Au total, XXXXXXXXXX employées de Canco travaillent en Ontario, soit une directrice régionale et XXXXXXXXXX représentantes XXXXXXXXXX.
Aucune marchandise destinée à la vente n'est entreposée dans le bureau de XXXXXXXXXX. Toutes les marchandises et promotions distribuées aux clients proviennent de l'entrepôt principal de Canco situé au Québec.
Aucune décision n'est prise par les employés de Canco travaillant en Ontario. Toutes les décisions sont prises par la Direction générale de Canco au Québec, tant au niveau commercial (ouverture de comptes-client, ententes spéciales, listes de prix, escomptes accordées aux clients, promotions, etc.) qu'au niveau des ressources humaines (embauches, congédiements, salaires, conditions de travail, périodes de vacances, etc.). Le service des ressources humaines de Canco est situé au Québec et c'est de cette province que la paye des employées travaillant et résidant en Ontario est préparée.

À la lumière des faits énumérés ci-haut, vous désirez savoir si le bureau de Canco situé à XXXXXXXXXX constitue pour cette dernière un établissement stable dans la province de l'Ontario pour les fins de la Loi.

Commentaires

La situation que vous avez indiquée dans votre lettre semble être liée à une situation de fait qui concerne un contribuable précis. Comme il est expliqué dans la circulaire d'information 70-6R5, la Direction n'a pas comme pratique de faire des commentaires sur des opérations envisagées qui concernent des contribuables précis autrement que sous la forme d'une décision anticipée en matière d'impôt. Si votre situation concerne un contribuable précis et une opération effectuée, vous devez transmettre tous les faits et les documents pertinents au bureau des services fiscaux approprié pour obtenir son point de vue. Nous sommes cependant disposés à fournir les commentaires généraux suivants, lesquels vous seront peut-être utiles.

L'expression " établissement stable " est définie, pour certaines fins de la Loi, au paragraphe 400(2) du Règlement de l'impôt sur le revenu (le " Règlement "). À la lumière des faits soumis dans votre demande, il semble que seuls le préambule et l'alinéa b) du paragraphe 400(2) du Règlement soient susceptibles de trouver application en l'espèce. Par conséquent, nos commentaires se limiteront à ces deux dispositions.

Préambule du paragraphe 400(2) du Règlement

Au terme du préambule du paragraphe 400(2) du Règlement, l'expression " établissement stable " est définie comme étant " un lieu fixe d'affaires d'une société ". Bien que cette dernière expression ne soit pas définie, le préambule du paragraphe 400(2) du Règlement fournit quelques exemples d'endroits susceptibles de constituer un lieu fixe d'affaires pour une société, dont un bureau. Toutefois, tel qu'il est mentionné au paragraphe 3 du Bulletin d'interprétation IT-177R2, cette liste d'exemples n'est ni exhaustive ni absolue. Ainsi, des endroits autres que ceux énumérés au préambule du paragraphe 400(2) du Règlement pourront constituer un lieu fixe d'affaires et, par conséquent, un établissement stable. À l'inverse, un bureau ou un autre endroit énuméré au préambule du paragraphe 400(2) du Règlement ne constituera, pour une société, un établissement stable que si cet endroit constitue un lieu fixe d'affaires de la société.

Tel qu'il ressort des commentaires formulés aux paragraphes 2 et 3 du Bulletin d'interprétation IT-177R2, un lieu fixe d'affaires s'entend d'un endroit dont une société " fait un usage courant dans la conduite de ses affaires " (" used in the day-to-day business of the corporation " dans la version anglaise). Cette interprétation est conforme à celle adoptée par les tribunaux. Par exemple, dans l'affaire Corporation A.A.A. S.A. v. M.R.N., 92 DTC 1794 (C.C.I.), la Cour canadienne de l'impôt attribua à cette expression son sens courant, à savoir " un endroit fréquemment utilisé par une corporation au niveau de la poursuite de ses affaires " (pages 1799 et 1800). De la même façon, dans l'affaire The Queen v. William A. Dudney, 2000 DTC 6169 (F.C.A.), la Cour fédérale d'appel émit les commentaires suivants, à la page 6173 :

" [...] an enterprise has a "permanent establishment" where it has a "fixed place of business," an identifiable location with a certain degree of permanence in which the business of the enterprise is being carried on. "

Il ressort donc de ce qui précède qu'un lieu fixe d'affaires doit répondre aux critères de stabilité et d'exercice d'une entreprise établis dans la jurisprudence (voir, entre autres, l'arrêt Sunbeam Corporation (Canada) Ltd. v. M.N.R., 62 DTC 1390 (S.C.C.)). Par conséquent, un bureau ne constituera un lieu fixe d'affaires pour une société que s'il répond à ces deux critères. Bien que le premier de ces critères ne pose généralement pas problème dans le cas d'un bureau, le deuxième nécessite un examen des opérations et activités de la société qui sont exercées à cet endroit. À cet égard, un certain degré d'activités et une certaine régularité seront nécessaires pour qu'il y ait exploitation d'une entreprise à un endroit spécifique (voir Corporation A.A.A. S.A. v. M.R.N., précitée, aux pages 1799 et 1800). Ainsi, un endroit où seules des fonctions accessoires liées aux activités de la société sont effectuées ne constituera pas un lieu fixe d'affaires de cette dernière. Par exemple, dans l'affaire Corporation A.A.A. S.A. v. M.R.N., précitée, il fût décidé qu'un endroit où les activités exercées relevaient davantage de l'administration d'une entreprise que de son exploitation ne rencontrait pas le critère d'exploitation d'une entreprise. De la même façon, dans l'affaire Ronson Art Metal Works (Canada) Limited v. M.N.R., 56 DTC 440 (T.A.B.), le commissaire Monet conclut qu'un bureau qui pouvait être utilisé par les représentants des ventes de la société afin d'y accomplir les tâches administratives reliées à leurs fonctions et pour y rencontrer à l'occasion des clients ne constituait pas un établissement stable pour la société.

En l'espèce, les faits soumis sont nettement insuffisants pour nous permettre de conclure si oui ou non le bureau de XXXXXXXXXX constitue pour Canco un lieu fixe d'affaires. En effet, bien qu'il semble répondre au critère de stabilité en raison du fait qu'il est en opération depuis XXXXXXXXXX, nous n'avons pas suffisamment d'informations pour déterminer s'il répond au critère d'exploitation d'une entreprise dégagé par la jurisprudence. Bien que les faits énoncés dans votre demande semblent laisser croire que ce bureau ne soit utilisé par les représentantes de Canco qu'à des fins administratives, et donc qu'il ne constitue pas un lieu fixe d'affaires de Canco, l'information fournie ne nous permet pas d'établir un portrait complet des activités exercées par Canco à son bureau de XXXXXXXXXX et ainsi conclure à l'existence ou non d'un établissement stable en Ontario. Par exemple, vous n'indiquez pas si des ventes sont effectuées par l'entremise du bureau de XXXXXXXXXX, si le numéro de téléphone de ce bureau apparaît dans les pages jaunes, si les représentantes de Canco travaillant en Ontario distribuent des cartes d'affaires portant l'adresse du bureau, si le bureau est accessible aux clients de Canco ou si son usage est restreint à ses seuls employés, quelles sont les responsabilités de la directrice régionale et où ses activités sont-elles exercées, quel est le total des ventes effectuées en Ontario et au Québec, est-ce que les ventes effectuées par les représentantes travaillant en Ontario sont réalisées directement auprès des clients ou auprès de distributeurs ou grossistes, etc.

Alinéa 400(2)b) du Règlement

En vertu de l'alinéa 400(2)b) du Règlement, une société est censée avoir un établissement stable à l'endroit particulier où est établi l'un de ses employés par l'intermédiaire duquel elle exploite une entreprise si l'une ou l'autre des deux conditions suivantes est rencontrée : soit l'employé a l'autorité générale de passer des contrats pour la société, soit il dispose d'un stock de marchandises appartenant à la société et dont il rempli régulièrement les commandes qu'il reçoit. En regard de la première condition, les tribunaux ont établi qu'elle n'était pas rencontrée lorsque l'employé peut accepter des commandes de clients existants mais ne peut procéder à l'ouverture de nouveaux comptes (voir Ronson Art Metal Works (Canada) Limited v. M.N.R., précitée, et Chicago Blower (Canada) Limited v. M.N.R., 66 DTC 471 (T.A.B.)), ou encore lorsque les commandes doivent être approuvées par la société (voir Canadian Thermos Products Limited v. M.N.R., 61 DTC 169 (T.A.B.), Sunbeam Corporation (Canada) Ltd. v. M.N.R., précitée, et Chicago Blower (Canada) Limited v. M.N.R., précitée). Quant à la deuxième condition, il a été décidé, dans l'affaire Canadian Thermos Products Limited v. M.N.R., précitée, que le fait qu'un employé remplisse occasionnellement des commandes à partir d'un stock de marchandises appartenant à son employeur était insuffisant.

Dans l'affaire Enterprise Foundry (N.B.) Limited v. M.N.R., 64 DTC 660 (T.A.B.), à la page 669, le commissaire Weldon résuma en les termes suivants l'application de l'alinéa 400(2)b) du Règlement en regard d'une entreprise oeuvrant dans le domaine des ventes :

" However, when all is said and done, the important consideration in deciding whether or not there is a permanent establishment in a province, at least in the field of sales, can be reduced, in my view, to one question - Is there a definite sales organization large or small in that province, set up on a permanent or stable basis, which is clothed with authority to transact business, complete sale contracts, and arrange shipment of the products covered thereunder? "

Il faut cependant noter qu'à l'époque où cette décision a été rendue, l'alinéa 400(2)b) du Règlement (anciennement l'alinéa 412(1)b) du Règlement) n'exigeait pas que l'employé en question soit établi en un endroit particulier. Il faut donc désormais tenir compte de cette condition additionnelle lorsque l'on considère les commentaires précités du commissaire Weldon.

En l'espèce, l'information soumise dans votre demande laisse entendre que toutes les décisions de nature commerciale (ouverture de comptes, ententes spéciales, listes de prix, escomptes, promotions, etc.) sont prises au Québec et que les employées situées en Ontario n'ont pas l'autorité générale de contracter au nom de Canco. Il ressort également des faits soumis que toutes les marchandises et promotions destinées aux clients de Canco sont envoyées à partir de l'entrepôt principal de Canco situé au Québec (bien que votre demande soit silencieuse à cet égard, nous avons présumé que le " XXXXXXXXXX " auquel vous faites référence est utilisé à des fins de démonstration seulement). À la lumière de ces éléments de fait, il semble donc que les conditions de l'alinéa 400(2)b) du Règlement ne soient pas rencontrées en l'espèce. Cependant, tel que mentionné précédemment, un supplément d'information serait nécessaire afin de tirer une conclusion définitive.

Bien que les commentaires énoncés aux termes de la présente ne constituent pas une décision anticipée en matière d'impôt sur le revenu ayant pour effet de lier l'Agence des douanes et du revenu du Canada, nous espérons qu'ils sauront vous être utiles.

Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées

Alain Godin
Gestionnaire de section
pour le directeur de la Division
Division des opérations internationales et des fiducies
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique et de la législation
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Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Regulations - Regulation 400 - Subsection 400(2)

an office with only incidental functions will not constitute a fixed place of business

Regarding whether an office that a Quebec company (Canco) opened in Ontario which Ontario sales employees would use on occasion for meetings and calls but with no merchandise for sale being kept there and with most decisions made at the Quebec headquarters was an Ontario permanent establishment under the preamble to Reg. 400(2), CCRA stated:

[A] fixed place of business must meet the criteria of stability and carrying on of a business established in the jurisprudence ... . Consequently, an office will only constitute a fixed place of business for a corporation if it satisfies both of these tests. While the first of these tests is generally not problematic in the case of an office, the second requires an examination of the operations and activities of the corporation that are carried on at that location. In this regard, a certain degree of activity and regularity will be required to carry on a business at a specific location (see Corporation A.A.A. S.A. v. M.N.R., supra, at 1799-1800). Thus, a location where only incidental functions related to the corporation's business are performed will not constitute a fixed place of business of the corporation. …

In this case, the facts submitted are clearly insufficient to allow us to conclude whether or not the XXXXXXXXXX office constitutes a fixed place of business for Canco.

Words and Phrases

fixed place of business

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Regulations - Regulation 400 - Subsection 400(2) - Paragraph 400(2)(b)

Ontario sales office was not a deemed PE since general authority to contract was at the Quebec administrative office

A Quebec company (Canco) opened an office in Ontario which Ontario sales employees would use on occasion for meetings and calls but with no merchandise for sale being kept there and with most decisions made at the Quebec headquarters. After noting that the office would not be a fixed place of business under the preamble to Reg. 400(2) if only incidental functions to the Canco business were carried on there, CCRA went on to indicate that Reg. 400(2)(b) did not appear to be satisfied, stating:

Under paragraph 400(2)(b) of the Regulations, a corporation is deemed to have a permanent establishment at the particular place of business of an employee of the corporation through whom it carries on business if either of the following two conditions are satisfied: the employee has general authority to enter into contracts for the corporation, or the employee has a stock of merchandise owned by the corporation from which the employee regularly fills orders received. Regarding the first condition, the courts have determined that it is not satisfied where the employee can accept orders from existing customers but cannot open new accounts (see Ronson Art Metal Works (Canada) Limited v. M.N.R., supra, and Chicago Blower (Canada) Limited v. M.N.R., 66 DTC 471 (T.A.B.)), or where orders must be approved by the corporation (see Canadian Thermos Products Limited v. M.N.R., 61 DTC 471 (T.A.B.)). M.N.R., 61 DTC 169 (T.A.B.), Sunbeam Corporation (Canada) Ltd. v. M.N.R., supra, and Chicago Blower (Canada) Limited v. M.N.R., supra). As for the second condition, it was decided in Canadian Thermos Products Limited v. M.N.R., supra, that the fact of an employee occasionally filling orders from an employer's stock of merchandise was insufficient. …

[A]ll decisions of a commercial nature (opening of accounts, special agreements, price lists, discounts, promotions, etc.) are made in Quebec and … employees located in Ontario do not have the general authority to contract on behalf of Canco. …[A]ll merchandise and promotions for Canco's customers are shipped from Canco's main warehouse in Quebec … .

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Paragraph 400(2)(b) of the Regulations

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