12 November 2003 External T.I. 2003-0020275 F - RECOMPENSES

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6(1)(a)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation]

Does the administrative position allowing an employee to receive two non-monetary awards per year for outstanding achievements on a tax-free basis where the total cost to the employer of the awards is less than $500 (the "policy") apply to this situation?

Position:

No definitive position.

Reasons:

The points accumulated appear to be non-monetary assets in this situation. However, we do not have enough information to determine whether it is an award to which the policy applies or a recognition to which the policy does not apply. For example, the policy does not generally cover goods that are used to thank or recognize good performance such as completing a task within the time limit or goods received by employees for meeting or exceeding economic targets directly related to the job, such as a level of sales or productivity.

XXXXXXXXXX Sylvie Labarre, CA
2003-002027
November 12, 2003

Dear Sir,

Subject: Administrative position on awards

This is further to your letter of May 27, 2003, in which you requested our opinion regarding the application of the administrative position that allows an employee to receive two non-monetary awards per year for outstanding achievements on a tax-free basis where the total cost to the employer of the awards is less than $500 in a particular situation. We apologize for the delay in responding to this request.

Xco wishes to set up an employee recognition program by offering rewards to employees for achieving the objectives of the program. These rewards are given in the form of points with the following characteristics. Points are awarded on the recommendation of co-workers. The number of points earned depends on the achievement and its importance.

The accumulation of a certain number of points entitles the holder to receive a predetermined good. Points are not exchangeable, they are not refundable if not used in full, they are not redeemable for cash and they are generally not transferable to another person. Upon reaching the number of points required to obtain one of the pre-determined goods on a list, the employee may elect to receive that good or to accumulate additional points to receive the pre-determined good for a higher level.

You wish to know if points offered to employees are non-monetary rewards. If so, you wish to know whether property costing less than $500 received by an employee in exchange for points would be considered a non-taxable reward to the employee.

Our Comments

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of the Canada Customs and Revenue Agency (CCRA) not to issue a written opinion regarding proposed transactions otherwise than by advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments that we hope may be helpful to you. These comments may not, however, apply to your particular situation in certain circumstances.

One of the objectives of the new gifts and awards policy is to make it easier for employers to determine the fair market value of small gifts and awards offered to employees, which is a very subjective exercise. This situation is not necessarily one that was contemplated at the time the policy was adopted, as it does not appear to present any particular difficulty in the valuation of awards (each point will result in a $0.10 credit towards a prize).

Furthermore, because of the same objectives, the gifts and awards policy does not apply to cash or cash equivalent gifts and awards. We generally consider an employee to be receiving a gift or cash equivalent award when the employee receives reward points, which are accumulated and can be redeemed for a choice of goods. However, according to the description of the characteristics of the points that you have submitted to us, there would be arguments that the points may not constitute a cash or cash equivalent award in your particular situation since the points cannot be converted into cash and the number of goods that the employee can acquire, in exchange for the accumulated points, is very limited.

The awards policy is about awards, not recognition. An award can be defined as an asset given by an employer to an employee when honouring employment-related achievements, such as long service, innovation, excellence or suggestions. In contrast, the policy does not generally cover goods that serve to thank or recognize good performance, such as completing a task on time, or property received by employees for meeting or exceeding economic goals directly related to the employment, such as a level of sales or productivity. In this situation, we do not have sufficient detail about your recognition program, including the criteria for awarding points and the circumstances under which points are earned, to determine whether it is an award covered by the policy. Also, if the employee is receiving awards in this situation, we do not have enough information to determine how many awards the individual receives in a year.

It is the employer's responsibility to determine whether the property given to the employee is a gift or award covered by the new policy or whether it is remuneration or a taxable benefit. However, the Tax Services Office in the employer's region may question the employer's decision in this regard, as part of an audit engagement, following a review of all the relevant facts and documentation relating to its recognition program.

These comments are not advance income tax rulings and are not binding on the CCRA with respect to any particular situation.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
for the Director
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate
Policy and Legislation Branch

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CCRA.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ADRC.

Principales Questions:

Est-ce que la position administrative permettant à un employé de recevoir, en franchise d'impôt, deux récompenses non monétaires par année en reconnaissance de réalisations exceptionnelles lorsque le coût total des récompenses pour l'employeur est inférieur à 500 $ (ci-après la " politique ") s'applique à la présente situation?

Position Adoptée:

Aucune position définitive.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

Les points accumulés semblent être des biens non monétaires dans la présente situation. Cependant, nous n'avons pas assez de renseignements pour déterminer s'il s'agit d'une récompense à laquelle la politique s'applique ou une reconnaissance à laquelle la politique ne s'applique pas. Par exemple, la politique ne vise généralement pas les biens qui servent à remercier ou à reconnaître le bon rendement comme l'achèvement d'une tâche dans le délai prévu ni les biens reçus par les employés pour avoir atteint ou dépassé des objectifs économiques directement reliés à l'emploi, comme un niveau de ventes ou de productivité.

XXXXXXXXXX Sylvie Labarre, CA
2003-002027
Le 12 novembre 2003

Monsieur,

Objet: Position administrative à l'égard des récompenses

La présente fait suite à votre lettre du 27 mai 2003 dans laquelle vous nous demandez notre opinion concernant l'application de la position administrative permettant à un employé de recevoir, en franchise d'impôt, deux récompenses non monétaires par année en reconnaissance de réalisations exceptionnelles lorsque le coût total des récompenses pour l'employeur est inférieur à 500 $ dans une situation particulière. Nous nous excusons du délai requis pour répondre à cette demande.

La société X désire mettre sur pied un programme de reconnaissance à l'intention du personnel en offrant des récompenses aux employés lorsque les objectifs visés par le programme sont atteints. Ces récompenses sont remises sous forme de points ayant les caractéristiques mentionnées ci-après. L'attribution des points est faite sur recommandation des collègues de travail. Le nombre de points mérités dépend de l'accomplissement et de son importance.

L'accumulation d'un certain nombre de points donne droit de recevoir un bien prédéterminé. Les points ne sont pas échangeables, ils ne sont pas remboursables lorsqu'ils ne sont pas utilisés en entier, ils ne sont pas monnayables et ils ne sont généralement pas transférables à une autre personne. Lors de l'atteinte du nombre de points nécessaire à l'obtention de l'un des biens prédéterminés indiqués sur une liste, l'employé peut choisir de recevoir ce bien ou d'accumuler des points additionnels pour recevoir le bien prédéterminé à un échelon supérieur.

Vous désirez savoir si les points offerts aux employés constituent des récompenses non monétaires. Si tel est le cas, vous désirez savoir si un bien reçu par un employé en échange de points dont le coût serait inférieur à 500 $ serait considéré comme étant une récompense non imposable pour l'employé.

Nos commentaires

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Nous pouvons toutefois vous offrir les commentaires généraux suivants qui, nous l'espérons, vous seront utiles. Ces commentaires pourraient cependant, dans certaines circonstances, ne pas s'appliquer à votre situation particulière.

L'un des objectifs visés par la nouvelle politique de cadeaux et de récompenses est de faciliter la tâche aux employeurs dans la mesure où elle leur enlève l'obligation de déterminer la juste valeur marchande de menus cadeaux et récompenses offerts à des employés, ce qui s'avère être un exercice des plus subjectifs. La présente situation n'est pas nécessairement une situation qui était envisagée au moment de l'adoption de la politique étant donné qu'elle ne semble pas présenter de difficulté particulière au niveau de l'évaluation des récompenses (chaque point donnera droit à 0,10 $ de crédit à l'obtention d'un prix).

Par ailleurs, en raison des mêmes objectifs, la politique sur les cadeaux et les récompenses ne s'appliquent pas à des cadeaux et à des récompenses en espèces ou en quasi-espèces. Nous considérons généralement qu'un employé reçoit un cadeau ou une récompense en quasi-espèces lorsque l'employé reçoit des points en récompense, points qui sont accumulés et qui permettent d'être échangés contre un choix de biens. Cependant, selon la description des caractéristiques des points que vous nous avez soumise, il y aurait des arguments pour dire que les points pourraient ne pas constituer une récompense en espèces ou en quasi-espèces dans votre situation particulière puisque les points ne peuvent pas être convertis en espèces et que le nombre de biens que l'employé peut acquérir, en échange des points accumulés, est très limité.

La politique sur les récompenses vise une récompense et non pas une reconnaissance. Une récompense peut être définie comme étant un bien donné par un employeur à un employé lorsqu'il honore des réalisations liées à l'emploi, comme les longs états de service, l'innovation, l'excellence ou les suggestions. Par contre, la politique ne vise généralement pas les biens qui servent à remercier ou à reconnaître le bon rendement comme l'achèvement d'une tâche dans le délai prévu ni les biens reçus par les employés pour avoir atteint ou dépassé des objectifs économiques directement reliés à l'emploi, comme un niveau de ventes ou de productivité. Dans la présente situation, nous n'avons pas suffisamment de détails sur votre programme de reconnaissance, incluant les critères établis pour remettre des points et les circonstances permettant d'obtenir les points, pour pouvoir déterminer s'il s'agit d'une récompense visée par la politique. Par ailleurs, si, dans la présente situation, l'employé reçoit des récompenses, nous n'avons pas assez d'information pour déterminer le nombre de récompenses qu'il reçoit au cours d'une année.

C'est l'employeur qui a la responsabilité de déterminer si le bien qu'il remet à l'employé constitue un cadeau ou une récompense visée par la nouvelle politique ou s'il constitue une rémunération ou un avantage imposable. Cependant, le Bureau des services fiscaux de la région de l'employeur pourrait remettre en question la décision prise par l'employeur à cet égard, dans le cadre d'une mission de vérification, suite à un examen de tous les faits et les documents pertinents relatifs à son programme de reconnaissance.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'ADRC à l'égard d'une situation particulière.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Ghislaine Landry, CGA
pour le Directeur
Division des entreprises et des
sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique
et de la législation

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Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(a)

$500 gift policy might apply to points awards if redeemable for very limited range of goods/ policy does not apply to sales awards etc.

Employees are awarded points based on their achievements and their importance, with the accumulation of a certain number of points entitling the holder to receive a predetermined good (the points are non-transferable and are not redeemable for cash). Upon reaching the number of points required to obtain one of the pre-determined goods on a list, the employee may elect to receive that good or to accumulate additional points to receive the pre-determined good for a higher level. Does the CRA policy allowing an employee to receive two non-monetary awards per year for outstanding achievements on a tax-free basis where the total cost to the employer of the awards is less than $500, apply here?

After noting that such policy did not apply to cash equivalent gifts and awards, such as where the employee receives reward points, which are accumulated and can be redeemed for a choice of goods, CRA stated that there could be “arguments that the points may not constitute a cash or cash equivalent award … since the points cannot be converted into cash and the number of goods that the employee can acquire, in exchange for the accumulated points, is very limited.”

Before indicating that there was a lack of particulars in this regard, CRA stated that “the policy does not generally cover goods that serve to thank or recognize good performance, such as completing a task on time, or property received by employees for meeting or exceeding economic goals directly related to the employment, such as a level of sales or productivity.”

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12 November 2003 External T.I. 2003-0020275 F - RECOMPENSES

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