24 June 2003 External T.I. 2002-0177145 F - AVANTAGE IMPOSABLE - REPAS

Also released under document number 2002-01771450.

Unedited CRA Tags

6(1)(2)

View modes

Translation

Translation disclaimer

This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation]

A Centre serves meals to its educational and administrative staff. The Centre requires its educational staff to eat meals with the children and its administrative staff to perform various tasks during their 30-minute lunch break. Are the meals provided to the Centre's educational and administrative staff a taxable benefit related to their employment?

Position:

Yes.

Reasons:

The fact that the Centre requires educators to take meals in the presence of children or that administrative staff must perform various tasks during their breaks does not change the fact that a meal is a living expense and that payment by the employer of that expense results in a taxable benefit under paragraph 6(1)(a) of the Act.

XXXXXXXXXX 2002-017714
N. Deslandes, CGA
June 24, 2003

Dear Madam,

Subject: Request for Technical Interpretation: Taxable Benefits

This is in response to your fax of December 3, 2002, requesting our opinion on the above subject. We apologize for the delay in responding to your request.

You presented us with the situation of an Early Childhood Centre (the "Centre") which offers a daycare service for children aged 0 to 5 years, from Monday to Friday. A meal is served to the children between 11:30 a.m. and 12:00 p.m. as well as to the Centre's educational and administrative staff. The employees benefit from this service free of charge.

The Centre requires staff to eat on site with the children in their group in order to encourage them to consume the food that is served to them. The educators (18 educators) must therefore take care of the young children at mealtime. However, they have 30 minute breaks that can be taken between 11:30 and 13:30. You indicated, however, that two of the educators whose break is between 11:30 and 12:00 have a particular role since they get the children ready for the meal, go to have lunch and return to have dessert with the children.

As for the administrative staff, which consists of a maximum of 7 people, they are only allowed one 30-minute break to benefit from the meal offered to them. However, they must assist the educators as needed during certain urgent situations as well as answer telephone calls, if necessary.

QUESTION

You wish to know whether the meals provided to the Centre's educational and administrative staff constitute a taxable benefit related to their employment.

OUR COMMENTS

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of our Directorate not to issue written opinions on proposed transactions otherwise than by way of advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received the appropriate tax treatment, that decision rests first with our Tax Services Offices following a review of all the facts and documents, which is generally done as part of an audit engagement. Nevertheless, we offer the following general comments which may not apply in full to the situation you have submitted to us.

Generally, the value of benefits of any kind (such as reimbursement of out-of-pocket expenses) received or enjoyed by a taxpayer in the year in respect of, in the course of, or by virtue of an office or employment is required to be included in computing the taxpayer's income for that taxation year from an office or employment pursuant to paragraph 6(1)(a) of the Income Tax Act (the "Act"). Since meal expenses are a personal expense for the employee, we are of the view that the reimbursement of such expenses by the employer to the employee is generally a taxable benefit to the employee.

However, there are two exceptions to the above. First, paragraph 28 of Interpretation Bulletin IT-470R, Employees’ Fringe Benefits, states that a subsidized meal provided to an employee is not considered a taxable benefit provided the employee is required to pay an amount that is reasonable in the circumstances. A reasonable amount can be broadly defined as an amount that includes the cost of the food, its preparation and service. Where the amount paid is less than the amount considered reasonable, the value of the benefit is the determined cost less the amount paid by the employee.

Secondly, the Canada Customs and Revenue Agency (the "CCRA") is of the view that a meal provided by an employer is not considered a taxable benefit when it is provided in circumstances that require an employee to remain on duty during the entire meal period for reasons of public safety. This exception applies to exceptional cases such as, for example, prison guards or certain staff members of psychiatric institutions.

In our view, the Centre's staff is not covered by the two exceptions referred to above. We believe that the Centre's provision of meals to the educational and administrative staff falls within the scope of paragraph 6(1)(a). The fact that the Centre requires the educational staff to take their meals in the presence of the children or that the administrative staff must perform various tasks during their breaks does not change the fact that a meal constitutes an employee's living expenses and that the payment of those expenses by the employer gives rise to a taxable benefit referred to in paragraph 6(1)(a).

These comments are not advance income tax rulings and do not bind the CCRA with respect to any particular factual situation.

We hope that these comments are of assistance.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
Manager
Individuals, Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate

- 3 -

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CCRA.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ADRC.

Principales Questions:

Un Centre sert des repas à son personnel éducateur et administratif. Le Centre demande à son personnel éducateur de prendre ses repas avec les enfants et à son personnel administratif d'effectuer diverses tâches durant leurs 30 minutes pour dîner. Est-ce que les repas dont bénéficie le personnel éducateur et administratif du Centre constituent un avantage imposable relié à leur emploi ?

Position Adoptée:

Oui.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

Le fait que le Centre demande au personnel éducateur de prendre ses repas en présence des enfants ou que le personnel administratif doive effectuer diverses tâches durant ses pauses ne change pas le fait qu'un repas constitue des frais de subsistance et que le paiement par l'employeur de ces frais entraîne un avantage imposable visé à l'alinéa 6(1)a) de la Loi.

XXXXXXXXXX 2002-017714
N. Deslandes, CGA
Le 24 juin 2003

Madame,

Objet: Demande d'interprétation technique : Avantages imposables

La présente fait suite à votre fac-similé du 3 décembre 2002 par lequel vous désirez connaître notre opinion concernant le sujet mentionné en titre. Nous nous excusons du délai requis pour répondre à votre demande.

Vous nous présentez la situation d'un Centre de la petite enfance (ci-après le " Centre ") qui offre un service de garderie pour les enfants de 0 à 5 ans et ce, du lundi au vendredi. Un repas est servi aux enfants entre 11h30 et 12h00 de même qu'au personnel éducateur et administratif du Centre. Les employés bénéficient de ce service gratuitement.

Le Centre demande au personnel éducateur de manger sur place avec les enfants de leur groupe afin de les inciter à consommer la nourriture qui leur est servie. Le personnel éducateur (18 éducateurs) doit donc s'occuper des jeunes enfants à l'heure du repas. Ils ont cependant des pauses de 30 minutes qui peuvent être prises entre 11h30 et 13h30. Vous nous indiquez cependant que deux des éducateurs dont la pause se situe entre 11h30 et 12h00 ont un rôle particulier puisqu'ils préparent les enfants au repas, vont dîner et reviennent prendre le dessert avec les enfants.

Quant au personnel administratif qui compte au maximum 7 personnes, une seule pause de 30 minutes leur est accordée pour bénéficier du repas qui leur est offert. Ils doivent cependant assister les éducateurs au besoin durant certaines situations urgentes de même que répondre aux appels téléphoniques, s'il y a lieu.

QUESTION

Vous désirez savoir si les repas dont bénéficie le personnel éducateur et administratif du Centre constituent un avantage imposable relié à leur emploi.

NOS COMMENTAIRES

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, notre Direction a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Néanmoins, nous vous offrons les commentaires généraux suivants qui pourraient cependant ne pas s'appliquer intégralement à la situation que vous nous avez soumise.

De manière générale, la valeur des avantages de quelque nature que ce soit (comme par exemple le remboursement de dépenses personnelles) qu'un contribuable a reçus ou dont il a joui au cours de l'année au titre, dans l'occupation ou en vertu d'une charge ou d'un emploi est à inclure dans le calcul de son revenu tiré, pour cette année d'imposition, d'une charge ou d'un emploi, en vertu de l'alinéa 6(1)a) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi "). Étant donné que les frais de repas constituent une dépense personnelle pour l'employé, nous sommes d'avis que le remboursement de ces frais par l'employeur à l'employé constitue généralement un avantage imposable pour cet employé.

Cependant, il existe deux cas d'exception à ce qui précède. En premier lieu, le paragraphe 28 du Bulletin d'interprétation IT-470R, Avantages sociaux des employés, nous indique qu'un repas subventionné fourni à un employé n'est pas considéré comme étant un avantage imposable à la condition que l'employé soit tenu de payer une somme raisonnable dans les circonstances. Une somme raisonnable peut être définie, de façon générale, comme une somme englobant le coût de la nourriture, de sa préparation et du service. Lorsque la somme payée est moins que celle jugée raisonnable, la valeur de l'avantage correspond au coût déterminé, moins le montant payé par l'employé.

En deuxième lieu, l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ci-après l' " ADRC ") est d'avis qu'un repas fourni par un employeur n'est pas considéré comme étant un avantage imposable lorsqu'il est fourni dans des circonstances qui requièrent qu'un employé doive rester en devoir durant l'entière période des repas et ce, pour des motifs de sécurité publique. Cette exception vise des cas exceptionnels comme, par exemple, des gardiens de prison ou encore certains membres du personnel d'institution psychiatrique.

À notre avis, le personnel du Centre n'est pas visé par les deux cas d'exception mentionnés ci-dessus. Nous croyons que la prise en charge des repas du personnel éducateur et administratif par le Centre rejoint la portée de l'alinéa 6(1)a) de la Loi. Le fait que le Centre demande au personnel éducateur de prendre ses repas en présence des enfants ou que le personnel administratif doive effectuer diverses tâches durant ses pauses ne change pas le fait qu'un repas constitue des frais de subsistance des employés et que le paiement de ces frais par l'employeur entraîne un avantage imposable visé à l'alinéa 6(1)a) de la Loi.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'ADRC à l'égard d'une situation factuelle particulière.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et nous vous prions d'agréer, Madame, l'expression de nos sentiments distingués.

Ghislaine Landry, CGA
Gestionnaire
Section des particuliers, des entreprises
et des sociétés de personnes
Division des entreprises et
des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

- 3 -

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(a)

requirement to watch the children did not detract from taxability of free lunch

A daycare centre for children under 6 required staff to eat on site with the children in their group in order to encourage them to consume their food, although they had a 30 minute break that could be taken between 11:30 and 13:30. In finding that the free meals provided to the staff were a taxable benefit, CCRA stated:

[T]he Centre's provision of meals to the educational and administrative staff falls within the scope of paragraph 6(1)(a). The fact that the Centre requires the educational staff to take their meals in the presence of the children or that the administrative staff must perform various tasks during their breaks does not change the fact that a meal constitutes an employee's living expenses and that the payment of those expenses by the employer gives rise to a taxable benefit … .

You are here

24 June 2003 External T.I. 2002-0177145 F - AVANTAGE IMPOSABLE - REPAS

View modes

Translation disclaimer