2 December 2002 External T.I. 2002-0151325 F - FRAIS DEPLACEMENT

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8(1)h) 8(10)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issue: You wish to know whether employees can deduct from their income for income tax purposes the travel expenses they incur to get from the employer's place of business to the various worksites and from one worksite to another in a situation where those travel expenses, although payable by the employer under the collective agreement, are not reimbursed by the employer.

Position: No

Reasons: Employees are not entitled to deduct travel expenses, as they are not obliged to pay such expenses under their employment contract.

XXXXXXXXXX  	                        2002-015132
		                              Lucie Vermette, CGA
December 2, 2002

Dear Sir,

Subject: Travel expenses

This is in reply to your fax of July 9, 2002, in which you requested our opinion on the above subject.

THE FACTS

Unionized employees in the Quebec construction industry work as painters for an employer.

According to the employees' collective agreement, employees' travel to and from the employer's place of business or head office to the worksite, and from one worksite to another, is at the employer's expense. If the employer provides the means of transportation, it is not to bear the expenses of such travel.

In fact, despite the collective agreement, the employer refuses to reimburse its employees for travel expenses from its place of business to the various worksites where its employees work, or from one worksite to another. Furthermore, it does not provide them with any means of transportation.

QUESTION

You wish to know whether employees can deduct from their income for income tax purposes the travel expenses they incur to get from the employer's place of business to the various worksites and from one worksite to another in situations where those travel expenses, although payable by the employer under the collective agreement, are not reimbursed by the employer.

OUR COMMENTS

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of our Directorate not to issue written opinions regarding proposed transactions otherwise than by way of advance rulings. Furthermore, when it comes to whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination rests first with our Tax Services Offices following their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments, which may not fully apply to the situation you have submitted.

Paragraphs 8(1)(h) and (h.1) of the Income Tax Act (the "Act") provide that travel and motor vehicle expenses incurred by an employee in a year for travel in the course of employment are deductible if a series of conditions are satisfied. One of those conditions is that the employee must be required, under the terms of the employment contract, to pay travel or motor vehicle expenses.

Subsection 8(10) states that a taxpayer may deduct an amount for a taxation year under inter alia paragraphs 8(1)(h) and (h.1) only if the taxpayer attaches to the taxpayer’s income tax return for the year the prescribed form T2200, signed by the employer, certifying that the conditions set out in the applicable provision of the Act (8(1)(h) or (h.1)) have been satisfied in respect of the taxpayer during the year.

In the situation presented, we are of the view that employees cannot deduct the travel expenses they have incurred because they are not required, under their employment contract, to pay those expenses. Furthermore, the employer cannot certify on the prescribed form T2200 that this condition has been satisfied, since it is not.

We understand that employees must incur those costs in order to keep their employment. Nevertheless, since it is clearly established in the collective agreement that travel expenses are to be paid by the employer, it is not possible to invoke the concept of tacit or implicit agreement as invoked in The Queen v. Phyllis Moore, 90 DTC 6200 FCA and The Queen v. William Betz, 90 DTC 6201 FCA. In those cases, it was determined that travel was implicitly required as part of the taxpayers' employment in order to properly perform their duties and obtain a favourable performance appraisal. Consequently, they had to incur expenses for such travel, even though nothing to this effect was expressly provided for in their collective agreement. In the present situation, a clause was specifically provided to this effect, assigning responsibility for payment of travel expenses to the employer. Unfortunately, the Act cannot remedy non-compliance with a clause in a collective agreement.

These comments are not advance income tax rulings and do not bind the Canada Customs and Revenue Agency with respect to any particular factual situation.

We hope that these comments are of assistance.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
Manager
Individuals, Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate

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All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the Department.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle du ministère.

Principale Question: Vous désirez savoir si les employés peuvent déduire de leur revenu aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu les frais de déplacement qu'ils encourent pour se déplacer de la place d'affaires de l'employeur jusqu'aux différents chantiers et d'un chantier à un autre dans la situation où ces frais de déplacement, bien qu'à la charge de l'employeur selon la convention collective, ne sont pas remboursés par celui-ci.

Position Adoptée: Non

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE: Les employés ne peuvent pas déduire les frais de déplacement qu'ils encourent puisqu'ils ne sont pas tenus, en vertu de leur contrat d'emploi, d'acquitter ces frais.

XXXXXXXXXX  	                        2002-015132
		                              Lucie Vermette, CGA
Le 2 décembre 2002

Monsieur,

Objet: Frais de déplacement

La présente est en réponse à votre fac-similé du 9 juillet 2002 dans lequel vous demandez notre opinion concernant le sujet mentionné en titre.

LES FAITS

Des employés syndiqués du secteur de la construction au Québec travaillent comme peintres pour un employeur.

Selon la convention collective des employés, les déplacements des salariés, aller et retour, de la place d'affaires ou du siège social de l'employeur jusqu'au chantier et d'un chantier à un autre sont à la charge de l'employeur et si l'employeur fournit le moyen de transport, ce dernier est exempté des frais de ces déplacements.

Dans les faits, malgré la convention collective, l'employeur refuse de rembourser les frais de déplacement qu'effectuent ses employés de sa place d'affaires jusqu'aux différents chantiers où ses employés travaillent ou d'un chantier à un autre. De plus, il ne leur fournit aucun moyen de transport.

QUESTION

Vous désirez savoir si les employés peuvent déduire de leur revenu aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu les frais de déplacement qu'ils encourent pour se déplacer de la place d'affaires de l'employeur jusqu'aux différents chantiers et d'un chantier à un autre dans la situation où ces frais de déplacement, bien qu'à la charge de l'employeur selon la convention collective, ne sont pas remboursés par celui-ci.

NOS COMMENTAIRES

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, notre Direction a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Néanmoins, nous vous offrons les commentaires généraux suivants qui pourraient cependant ne pas s'appliquer intégralement à la situation que vous nous avez soumise.

Les alinéas 8(1)h) et h.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ") prévoient que les frais de déplacement et les frais afférents à un véhicule à moteur engagés par un employé au cours d'une année pour se déplacer dans l'exercice des fonctions de son emploi sont déductibles si l'ensemble d'une série de conditions sont respectées. L'une de ces conditions consiste à ce que l'employé soit tenu, en vertu de son contrat d'emploi, d'acquitter les frais de déplacement ou les frais afférents à un véhicule à moteur.

Le paragraphe 8(10) de la Loi mentionne qu'un contribuable ne peut déduire un montant pour une année d'imposition en application, entre autres, des alinéas 8(1)h) et h.1) de la Loi que s'il joint à sa déclaration de revenu pour l'année le formulaire prescrit T-2200, signé par son employeur, qui atteste que les conditions énoncées à la disposition applicable de la Loi (8(1)h) ou h.1)) ont été remplies quant au contribuable au cours de l'année.

Dans la situation que vous nous présentez, il est de notre avis que les employés ne peuvent pas déduire les frais de déplacement qu'ils ont encourus car ils ne sont pas tenus, en vertu de leur contrat d'emploi, d'acquitter ces frais. De plus, l'employeur ne peut pas attester sur le formulaire prescrit T-2200 que cette condition a été remplie puisqu'elle ne l'est pas.

Nous comprenons que les employés doivent encourir ces frais afin de conserver leur emploi. Malgré tout, puisqu'il est clairement établi dans la convention collective que les frais de déplacement sont à la charge de l'employeur, il n'est pas possible d'invoquer la notion d'entente tacite ou implicite telle qu'elle avait été invoquée dans les causes La Reine c. Phyllis Moore, 90 DTC 6200 CAF et La Reine c. William Betz, 90 DTC 6201 CAF. En effet, dans ces causes, il avait été déterminé que les déplacements étaient requis, de façon implicite, dans le cadre de l'emploi des contribuables dans le but de s'acquitter correctement de leurs tâches et d'obtenir une évaluation de rendement favorable. Par conséquent, ils devaient encourir des frais pour ces déplacements malgré que rien n'était expressément prévu à cet effet dans leur convention collective. Dans la situation présente, une clause est spécifiquement prévue à cet effet attribuant la responsabilité du paiement des frais de déplacement à l'employeur. Malheureusement, la Loi ne peut pallier au non-respect d'une clause d'une convention collective.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'Agence des douanes et du revenu du Canada à l'égard d'une situation factuelle particulière.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles et nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués.

Ghislaine Landry, CGA
Gestionnaire
Section des particuliers, des entreprises
et des sociétés de personnes
Division des entreprises et
des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

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Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 8 - Subsection 8(1) - Paragraph 8(1)(h.1)

tacit requirement could not be invoked where the collective agreement explicitly assigned responsibility for travel expenses to the employer (who refused to pay)

Although the collective agreement required the employer to pay the employees’ travel expenses, it refused to do so, so that the employees incurred travel expenses to get from the employer's place of business to the various worksites and from one worksite to another. CCRA stated:

[The] employees must incur those costs in order to keep their employment. Nevertheless, since it is clearly established in the collective agreement that travel expenses are to be paid by the employer, it is not possible to invoke the concept of tacit or implicit agreement as invoked in … Moore … and … Betz ... [which] determined that travel was implicitly required as part of the taxpayers' employment in order to properly perform their duties and obtain a favourable performance appraisal. …

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