16 May 2001 Internal T.I. 2001-0065277 F - FRAIS DE DÉPLACEMENT D'UN EMPLOYÉ

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the Department.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle du ministère.

Principales Questions:

Doit-on refuser la déduction des frais de déplacement et des frais afférents à un véhicule à moteur engagés par des employés (actionnaires de l'employeur) qui ne sont pas remboursés et qui ne reçoivent aucune allocation de l'employeur uniquement parce que les dépenses servent à gagner du revenu de cette société et non pour eux-mêmes?

Position Adoptée:

Nous sommes d'avis que même si des dépenses engagées par l'employé ont pu servir à gagner du revenu pour la société, elles ont pu être engagées dans l'accomplissement des fonctions de la charge ou de l'emploi de l'employé ce qui fait partie de l'une des conditions prévues aux alinéas 8(1)h) et h.1) de la Loi. Si les autres conditions énoncées à l'alinéa 8(1)h) ou à l'alinéa 8(1)h.1), selon le cas, sont remplies, l'employé aurait droit à une déduction. Le formulaire T2200 doit être joint à la déclaration de revenu de l'employé.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

		Le 16 mai 2001

	Centre fiscal de Shawinigan-Sud	Administration centrale
	Division de l'observation	Sylvie Labarre, CA
(613) 957-8953

	À l'attention de Martine Radeff
		2001-006527

Dépenses d'emploi déductibles

La présente est en réponse à votre fac-similé du 15 janvier 2001 concernant la déductibilité des dépenses encourues par trois employés qui sont également actionnaires de leur employeur dans les situations décrites ci-après.

1ère situation

Le contribuable A est un ingénieur qui est le seul actionnaire d'une société. A est le seul employé de la société qui lui verse un salaire de 25 000 $. La société ne possède pas d'automobile, c'est A qui en détient une. Il encourt des dépenses d'automobile pour la société. Il ne reçoit aucun remboursement de la société ni aucune allocation pour usage d'une automobile. A réclame des frais afférents à un véhicule à moteur conformément à l'alinéa 8(1)h.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi "). A fournit un formulaire T2200 signé par lui.

2e situation

Le contribuable B est actionnaire avec d'autres personnes d'une société qui exploite un camp d'été pour enfants. B est employé de la société qui lui verse un salaire de 48 017 $. B travaille au camp d'été durant l'été et durant les mois d'hiver, il voyage pour recruter des clients aux États-Unis. Lors de ces voyages, B utilise sa propre automobile et il encourt des frais de déplacement. B réclame des frais de déplacement conformément à l'alinéa 8(1)h) de la Loi et des frais afférents à un véhicule à moteur conformément à l'alinéa 8(1)h.1) de la Loi. B produit un formulaire T2200 signé par lui.

3e situation

Le contribuable C et deux autres personnes sont actionnaires d'une société qui exploite une agence de voyage. C et un autre actionnaire sont employés de la société qui leur verse un salaire. Ils reçoivent également un revenu de commissions. Les deux employés voyagent, dans le cadre de leurs fonctions, pour aller voir des hôtels et négocier des conditions avec les hôteliers pour vendre des forfaits-voyages et trouver des contrats pour la société. Les deux employés encourent des frais de déplacement qu'ils réclament conformément à l'alinéa 8(1)h) de la Loi, des frais afférents à un véhicule à moteur qu'ils réclament conformément à l'alinéa 8(1)h.1) de la Loi et des fournitures qu'ils réclament conformément au sous-alinéa 8(1)i)(iii) de la Loi.

Votre position

Dans ces trois exemples, vous désirez refuser la déduction des frais de déplacement et des frais afférents à un véhicule à moteur engagés par ces employés (actionnaires de leur employeur) qui ne sont pas remboursés et qui ne reçoivent aucune allocation de l'employeur uniquement parce que les dépenses servent à gagner du revenu de cette société et non pour eux-mêmes et que le formulaire T2200 est signé par eux-mêmes dans les deux premiers exemples.

Nos commentaires

Un employé qui remplit les exigences de la Loi peut par ailleurs déduire une somme en vertu de l'alinéa 8 (1)h), h.1) ou j), selon les circonstances, même s'il est actionnaire de l'employeur.

Afin de pouvoir réclamer des frais de déplacement en vertu de l'alinéa 8(1)h) de la Loi ou des frais afférents à un véhicule à moteur en vertu de l'alinéa 8(1)h.1) de la Loi, l'employé doit avoir été habituellement tenu d'accomplir les fonctions de son emploi ailleurs qu'au lieu d'affaires de son employeur ou à différents endroits et doit avoir été tenu, aux termes de son contrat d'emploi, d'acquitter les frais de déplacement ou les frais afférents à un véhicule à moteur qu'il a engagés dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. À cette fin, nous sommes d'avis que même si des dépenses engagées par l'employé ont pu servir à gagner du revenu pour la société, elles ont pu être engagées dans l'accomplissement des fonctions de la charge ou de l'emploi de l'employé ce qui fait partie de l'une des conditions prévues aux alinéas 8(1)h) et h.1) de la Loi.

Dans plusieurs contrats d'emploi, l'employeur rembourse les dépenses encourues par l'employé ou lui donne une allocation puisque les dépenses encourues par l'employé servent à gagner du revenu de la société. Cependant, il n'y a rien qui oblige un employeur à rembourser les dépenses encourues par un employé ni à lui donner une allocation pour l'usage du véhicule de l'employé ou pour ses frais de déplacement qui servent aux fins des affaires d'une société. Un employeur peut décider de donner un salaire plus élevé à l'employé pour compenser pour les frais que l'employé engage pour ses déplacements aux fins d'affaires et ceci, que l'employé soit un actionnaire ou non. La façon de rémunérer l'employé et de le compenser pour ses déplacements pour fins d'affaires dépend des conditions d'emploi établies entre l'employé et l'employeur et il faut examiner les conditions d'emploi afin de déterminer si une déduction est possible.

Dans tous les exemples que vous nous avez donnés, vous avez indiqué que les frais engagés par l'employé servent à gagner du revenu de la société. En tenant compte de ce fait et des autres mentionnés dans vos exemples, il semblerait que les frais de déplacement et les frais afférents à

un véhicule à moteur ont été acquittés par l'employé dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi et qu'ils ne sont pas des frais acquittés à des fins personnelles. Cependant, nous ne nous prononçons pas sur cette question puisqu'il s'agit d'une question de fait. Vous devriez vous assurer que les dépenses de l'employé/actionnaire ne sont pas des dépenses acquittées par l'employé à des fins personnelles. Par la suite, pour déterminer si les dépenses sont déductibles pour l'employé, il faudrait que vous examiniez si les autres conditions énoncées à l'alinéa 8(1)h) ou à l'alinéa 8(1)h.1), selon le cas, sont remplies.

Le paragraphe 8(10) de la Loi prévoit que le formulaire T2200 doit être joint à la déclaration de revenu de l'employé. Le formulaire T2200 doit être signé par l'employeur et doit attester que les conditions énoncées ci-dessus ont été remplies au cours de l'année. Lorsqu'une société est l'employeur, elle doit désigner une personne aux fins de signer en son nom. Il est alors possible que la personne autorisée à signer soit l'employé pour lequel la T2200 est signée. Cette signature de l'employé à titre de personne autorisée à signer pour l'employeur ne rend pas le formulaire invalide. Dans une telle situation, il est alors important pour vous de vous assurer que le formulaire T2200 reflète bien la réalité.

Pour les dépenses visées au sous-alinéa 8(1)i)(iii) de la Loi, le même raisonnement s'appliquerait pour déterminer si les conditions mentionnées à ce sous-alinéa sont respectées dans la troisième situation.

Par ailleurs, dans les situations mentionnées, les sociétés n'auraient pas droit à une déduction pour les dépenses engagées par les employés même si elles servent à gagner leur revenu. En effet, une société a droit à une déduction pour des dépenses qu'elle engage ou effectue pour les fins de gagner du revenu d'entreprise ou de bien et qui sont raisonnables et dans les exemples que vous nous avez fournis, ce n'est pas la société qui engage ou effectue les dépenses mais son employé. Si la société avait remboursé les dépenses à l'employé ou lui avait donné une allocation pour ces dépenses (ce qui n'est pas le cas dans les situations mentionnées), elle aurait pu déduire ce remboursement ou cette allocation si ce remboursement ou cette allocation avait été raisonnable et avait été effectué pour gagner du revenu d'entreprise ou de bien.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles. Si vous désirez des informations additionnelles concernant le contenu du présent document, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

Ghislaine Landry, CGA
pour le Directeur
Division des entreprises et des
sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique
et de la législation

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