7 November 2000 External T.I. 2000-0041815 F - ALLOC. POUR FRAIS DE DEPLACEMENT

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6(1)b)(x) 6(1)b)(vii.1)

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Principal Issues: [TaxInterpretations translation]

Is the travel expense allowance paid to employees under sectoral collective agreements in the construction industry in Quebec taxable to the employee?

Position:

Questions of Fact.

Reasons:

For a travel expense allowance to be non-taxable, it must not only satisfy the conditions in subparagraphs 6(1)(b)(x) and (xi) but also, as the case may be, the conditions in subparagraphs 6(1)(b)(v), (vi) and (vii.1) of the Act.

XXXXXXXXXX

November 7, 2000

Dear Sir,

Subject: Travel Allowance - Subparagraph 6(1)(b)(x) of the Act

This is in response to your fax of August 10, 2000 in which you requested our opinion on the above subject.

Facts

You described a situation in which an employer, in accordance with the sectoral collective agreements in force in the construction industry, pays travel expense allowances to its employees. By way of example, you referred to lift mechanics who receive the following allowances (the distance is that between the employee's residence and place of work):

Montreal, more than 20 km but less than 40 km $9.90

Quebec, more than 16 km but less than 40 km $9.90

Montreal or Quebec, more than 40 km but less than 55 km $16.25

Montreal or Quebec City, more than 55 km but less than 70 km $22.90

Montreal or Quebec, more than 70 km but less than 90 km $28.50

Montreal or Quebec, more than 90 km but less than 105 km $32.10

Montreal or Quebec, more than 105 km away $35.35

Question

You are asking us whether the travel expense allowances received by employees meet the reasonableness test set out in subparagraph 6(1)(b)(x) of the Income Tax Act (the "Act") and whether they are taxable for those employees.

Our Comments

The situation described in your request appears to us to be an actual situation and, as stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R3 dated December 30, 1996, it is the practice of the Directorate not to issue written opinions regarding proposed transactions otherwise than by way of advance income tax rulings. It is our view that whether an allowance exceeds a reasonable amount is a question of fact to be determined on a case-by-case basis. That determination is generally made by our Tax Services Offices during an audit. However, we can offer the following general comments. These comments may not apply in their entirety to your particular situation.

For the purposes of subparagraphs 6(1)(v), (vi) and (vii.1), subparagraphs (x) and (xi) provide that

“an allowance received in a taxation year by a taxpayer for the use of a motor vehicle in connection with or in the course of the taxpayer’s office or employment shall be deemed not to be a reasonable allowance

(x) where the measurement of the use of the vehicle for the purpose of the allowance is not based solely on the number of kilometres for which the vehicle is used in connection with or in the course of the office or employment, or

(xi) where the taxpayer both receives an allowance in respect of that use and is reimbursed in whole or in part for expenses in respect of that use (except where the reimbursement is in respect of supplementary business insurance or toll or ferry charges and the amount of the allowance was determined without reference to those reimbursed expenses);”

Furthermore, in order for an employee to be able to claim the travel allowance as non-taxable, not only must the requirements set out in subparagraphs 6(1)(b)(x) and (xi) be satisfied, but the allowance must also be reasonable and must be received from the employer "for travelling in the performance of the duties of the office or employment”, as provided inter alia in subparagraph 6(1)(b)(vii.1).

In the situation presented, the number of kilometres travelled must be known in order to determine the travel expense allowance to be paid to the employee. However, it is at a fixed rate within the same mileage range, i.e., the rate per kilometre varies continually depending on the number of kilometres travelled. According to the information you have provided, an employee who travels 21 kilometres will receive the same travel allowance as one who travels 39 kilometres. In our view, when determining the reasonableness of a travel allowance, the expression "based solely on the number of kilometres for which the vehicle is used in connection with or in the course of the office or employment” in subparagraph 6(1)(b)(x) refers to the variation in the number of kilometres travelled in order to establish the allowance and not to the variation in the per-kilometre rate or a combination of the per-kilometre rate and the number of kilometres travelled in order to establish the allowance. Consequently, in the situation presented, the allowance received by the employees would be deemed not to be reasonable because of the application of subparagraph 6(1)(b)(x).

Furthermore, the wording of subparagraph 6(1)(b)(x) provides that the kilometres must be travelled by the employee in connection with or in the course of the taxpayer’s office or employment. In our view, the distance travelled between the residence and the workplace is not a distance travelled by the employee in the course of the employee’s office or employment. As stated in paragraph 32(c) of IT-522R, the expression "place of business" generally is considered to have reference to a permanent establishment of the employer such as an office, factory, warehouse, branch or store, or to a field office at a large construction job. This is the place where the employee must report for work and receive instructions from the person in charge on site.

These comments do not constitute advance income tax rulings and, as stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R3 dated December 30, 1996, are not binding on us in respect of any particular case.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
Acting Manager
Business and Individuals Section
Income Tax Rulings Directorate

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the Department.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle du ministère.

Principales Questions:

L'allocation pour frais de déplacement versée aux employés en vertu des conventions collectives sectorielles dans le domaine de la construction au Québec est-elle imposable pour l'employé ?

Position Adoptée:

Questions de fait.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

Pour qu'une allocation pour frais de déplacement soit non imposable, elle doit non seulement rencontrer les conditions aux sous-alinéas 6(1)b)(x) et (xi) mais aussi, selon le cas, les conditions aux sous-alinéas 6(1)b)(v), (vi) et (vii.1) de la Loi.

XXXXXXXXXX

Le 7 novembre 2000

Monsieur,

Objet: Allocation pour frais de déplacement - sous-alinéa 6(1)b)(x) de la Loi

La présente est en réponse à votre fac-similé du 10 août 2000 dans lequel vous demandez notre opinion concernant l'objet mentionné ci-dessus.

Faits

Vous nous présentez la situation où un employeur, en conformité avec les conventions collectives sectorielles ayant cours dans le domaine de la construction, verse des indemnités pour frais de déplacement à ses employés. Vous citez, à titre d'exemple, le cas des mécaniciens d'ascenseur qui reçoivent les indemnités suivantes (la distance est celle entre la résidence de l'employé et son lieu de travail):

Montréal, à plus de 20 km mais à moins de 40 km 9,90 $
Québec, à plus de 16 km mais à moins de 40 km 9,90 $
Montréal ou Québec, à plus de 40 km mais à moins de 55 km 16,25 $
Montréal ou Québec, à plus de 55 km mais à moins de 70 km 22,90 $
Montréal ou Québec, à plus de 70 km mais à moins de 90 km 28,50 $
Montréal ou Québec, à plus de 90 km mais à moins de 105 km 32,10 $
Montréal ou Québec, à plus de 105 km 35,35 $

Question

Vous nous demandez si les indemnités pour frais de déplacement reçues par les employés rencontrent le critère de raisonnabilité tel qu'énoncé au sous-alinéa 6(1)b)(x) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après, la "Loi") et si elles sont imposables pour ces employés.

Nos commentaires

La situation décrite dans votre demande nous apparaît être une situation réelle et, tel que mentionné au paragraphe 22 de la circulaire d'information 70-6R3 du 30 décembre 1996, la Direction ne donne généralement pas d'opinion écrite concernant des opérations projetées autrement que par voie de décision anticipée. Nous sommes d'avis que la question de savoir si une allocation excède un montant raisonnable est une question de fait qui doit être déterminée selon chaque cas particulier. Cette détermination est généralement faite par nos bureaux de services fiscaux lors d'une vérification. Toutefois, nous vous offrons les commentaires généraux suivants. Cependant, nos commentaires pourraient ne pas s'appliquer intégralement à votre situation particulière.

Pour l'application des sous-alinéas 6(1)b)(v), (vi) et (vii.1) de la Loi, les sous-alinéas (x) et (xi) prévoient qu'une

"allocation reçue au cours de l'année par le contribuable pour l'usage d'un véhicule à moteur dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi est réputée ne pas être raisonnable dans les cas suivants:

(x) l'usage du véhicule n'est pas, pour la fixation de l'allocation, uniquement évalué en fonction du nombre de kilomètres parcourus par celui-ci dans l'accomplissement des fonctions de la charge ou de l'emploi,

(xi) le contribuable, à la fois, reçoit une allocation pour cet usage et est remboursé de tout ou partie de ses dépenses pour le même usage (sauf s'il s'agit d'un remboursement pour frais d'assurance-automobile commerciale supplémentaire, frais de péage routier ou frais de traversier et si l'allocation a été déterminée compte non tenu des dépenses ainsi remboursées)."

De plus, pour qu'un employé puisse déclarer l'allocation pour frais de déplacement comme étant non imposable, non seulement faut-il que les exigences énoncées aux sous-alinéas 6(1)b)(x) et (xi) de la Loi soit respectées, mais aussi faut-il que l'allocation soit raisonnable et qu'elle soit reçue de son employeur "pour voyager dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi" comme le prévoit, entre autre, le sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) de la Loi.

Dans le cas que vous nous présentez, le nombre de kilomètres parcourus doit être connu pour déterminer l'allocation pour frais de déplacement qui doit être versée à l'employé. Cependant, il s'agit d'un taux fixe à l'intérieur d'une même fourchette de kilométrage, i.e. que le taux par kilomètre varie constamment selon le nombre de kilomètres parcourus. En effet, selon les renseignements que vous nous avez fournis, un employé qui parcourt 21 kilomètres recevra la même allocation pour frais de déplacement que celui qui parcourt 39 kilomètres. À notre avis, lorsqu'il s'agit de déterminer le caractère raisonnable d'une allocation pour frais de déplacement, l'expression "uniquement évalué en fonction du nombre de kilomètres parcourus" au sous-alinéa 6(1)b)(x) de la Loi, fait référence à la variation du nombre de kilomètres parcourus afin d'établir l'allocation et non à la variation du taux par kilomètre ou une combinaison du taux par kilomètre et du nombre de kilomètres parcourus afin d'établir cette allocation. Par conséquent, dans la situation que vous nous avez présentée, l'allocation reçue par les employés serait réputée ne pas être raisonnable en raison de l'application du sous-alinéa 6(1)b)(x) de la Loi.

De plus, le libellé du sous-alinéa 6(1)b)(x) de la Loi prévoit que les kilomètres doivent être parcourus par l'employé dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. À notre avis, la distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas une distance parcourue par l'employé dans l'accomplissement de sa charge ou de son emploi. Tel que mentionné au paragraphe 32c) du IT-522R, on considère généralement que l'expression "lieu de travail de l'employé" ou "lieu d'affaires de l'employeur" désigne l'établissement permanent de l'employeur, notamment un bureau, une usine, un entrepôt, une succursale ou un magasin ou encore, un bureau sur un important chantier de construction. Il s'agit du lieu où l'employé doit se présenter pour son travail et recevoir des instructions de la personne responsable sur place.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et, tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R3 du 30 décembre 1996, ne nous lient pas à l'égard d'un cas d'espèce donné.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Ghislaine Landry, CGA
Gestionnaire intérimaire
Section des entreprises et
des particuliers
Direction des décisions de l'impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b) - Subparagraph 6(1)(b)(x)

payment of fixed allowance for travel falling within a specified kilometers range did not satisfy s. 6(1)(b)(x)

The payment of a fixed allowance where the travel fell within a specified range, e.g., $9.90 if the travel was between 20 and 40 kilometres, or $16.25 if between 40 and 55 kilometres, would not satisfy the per-kilometre requirement in s. 6(1)(b)(x).

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7 November 2000 External T.I. 2000-0041815 F - ALLOC. POUR FRAIS DE DEPLACEMENT

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