8 October 2010 Roundtable, 2010-0373711C6 F - Traitement des avis d'oppositions

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Translation disclaimer

This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] (a) What is the average time for processing Notices of Objection in Quebec and for Montreal? (b) What are the means by which the CRA intends to improve the turnaround time for processing Notices of Objection? (c) Does the CRA intend in the future to decide on Notices of Objection exclusively on the basis of the information appearing in them?

Position: a) The processing time for Notices of Objection for Quebec for the current year is 189 days while it is 236 days for Montreal. b) General comments on the creation of two intake centres. c) No.

FEDERAL TAX ROUNDTABLE
APFF CONFERENCE 2010

Question 51

Problems with notices of objection

(A) Processing time

The time it takes to process objections still appears to be extremely long, particularly in the Greater Montreal area. In addition, notices of objection filed against taxpayers located in the Montreal area are assigned to appeals officers working outside Montreal, including mainly appeals officers in Quebec City. To the extent that face-to-face meetings are required, this entails travel and expenses for taxpayers and their representatives.

Questions to the CRA

(a) Can you tell us what the current average processing time is for Notices of Objection in Quebec and more specifically in the greater Montreal area?

(b) Can you tell us what measures the CRA intends to put in place to improve those turnaround times and ensure that notices of objection filed by taxpayers located in the Montreal area will be processed by Montreal-area objections officers?

(B) Discussion between taxpayer and appeals officer

Taxpayers have a relatively short 90-day period to file a Notice of Objection. In addition, at the time the Notice of Objection is filed, they may not have all the information relevant to the assessment issued, including a copy of the audit report of the CRA auditor who caused the assessment to be issued.

The objection process is therefore traditionally a discussion process in which the taxpayer or the taxpayer's representative and the appeals officer designated to deal with the file must necessarily have a variety of exchanges that allow, in particular:

(i) the taxpayer or the taxpayer's representative to be fully informed of the reasons for the assessment;

(ii) the appeals officer to provide the taxpayer or the representative with preliminary views and to request additional material or representations with respect to the issues that are in dispute;

(iii) the taxpayer or the taxpayer's representative to make additional representations in response to issues raised by the appeals officer.

Rumours have begun to circulate that the CRA is considering changing this process to have appeals officers rule on Notices of Objection based on the contents of the Notice of Objection, without contacting the taxpayer or the taxpayer's representatives.

Question to the CRA

c) Could you confirm whether these rumours are true and, if so, whether the CRA would be willing to reconsider its position, given that it is essential, as specified above, that a dialogue take place between the taxpayer or the taxpayer's representative on the one hand, and the CRA appeals officer on the other, in order to allow for a healthy and comprehensive objection process and to avoid unnecessary and costly appeals to the Tax Court of Canada?

CRA Response to Question 51(a)

The processing time is calculated from the date of mailing of the objection by the taxpayer to the date the decision is issued by the Appeals Division. The processing time for the Quebec Region was 171 days for the 2009-2010 fiscal year and is currently at 189 days for the current year. For the Montreal Tax Services Office, the processing time was 231 days for the 2009-2010 fiscal year and is currently 236 days.

CRA Response to Question 51(b)

In order to improve the timeliness of processing objections, the Appeals Branch (AB) has created two inbox centres. All objections, except those listed below, are screened at these centres and, based on certain selection criteria, objections are identified as Tax Centre (TC) or Tax Services Office (TSO) workload. The TC workload is a national workload while the TSO workload is a regional workload. Consequently, if an objection follows an audit, it will be processed by the Appeals Division of one of the TSOs in the region where the audit took place.

Objections for large files, tax avoidance, research and development and enforcement files are forwarded to the designated regional TSO.

However, in some cases, a meeting may be necessary between the objector and his or her representatives and CRA Appeals Officers. For that reason, we have two policies in place to address those situations:

First, the in-person meetings policy, which sets out the guidelines for this type of meeting, and the file transfer policy, which provides a framework for the process of transferring files from one office to another by determining the factors to be considered where requests are made to transfer files.

These 2 policies have been in place since January 2008.

CRA Response to question 51(c)

We can confirm that those rumours are unfounded.

However, there are "fast track" cases where the Appeals Officer does not contact the taxpayer. For an objection to qualify for expedited processing, the taxpayer must have submitted all the necessary information and documentation with the notice of objection and the appeals officer must grant the objection in full.

Sometimes an Appeals Officer will also send a letter to the taxpayer outlining his or her findings. The Appeals Officer will give the taxpayer a period of time to make further representations. The Appeals Officer will indicate that if a response is not received within the time limit, the file will be closed based on the findings.

The following statement appears on the CRA website under the heading Your Right to a Formal Examination:

"[TaxInterpretations translation] ... The Appeals representative may contact the taxpayer or the taxpayer's authorized representative to discuss the issues and obtain further documentation and clarification. The Appeals Officer will also offer to provide copies of documents supporting the CRA's position, as good communication will assist the dispute resolution process. The officer will then review the information supporting both sides of all issues, and apply the law and CRA policies. "

For more information, please see the following publication:

P148, Objection and appeal rights under the Income Tax Act

REPONSE PREPARED BY:
Jacques Maheux
Tax and Charities Appeals Directorate
Appeals Branch

Income Tax Rulings Directorate officer responsible:
Guy Goulet
(613) 946-3499
October 8, 2010
2010-037371.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: a) Quel est le délai moyen pour le traitement des avis d'opposition au Québec et pour Montréal? b) Quels sont les moyens que l'ARC entend prendre pour améliorer le délai pour le traitement des avis d'opposition? 3) Est-ce que l'ARC entend dans le futur statuer sur les avis d'opposition exclusivement sur la base des renseignements y apparaissant?

Position Adoptée: a) Le délai de traitement des avis d'opposition pour le Québec pour l'année en cours est de 189 jours alors qu'il est de 236 jours pour Montréal. b) Commentaires généraux sur la création de deux centres d'arrivages. c) Non.

TABLE RONDE SUR LA FISCALITÉ FÉDÉRALE
APFF - CONGRÈS 2010
Question 51

Problèmes au niveau des oppositions

A) Délai de traitement

Le délai de traitement des oppositions apparaît toujours extrêmement long, particulièrement dans la grande région de Montréal. De plus, des avis d'opposition logés à l'égard de contribuables situés dans la région de Montréal sont attribués à des agents des appels travaillant ailleurs qu'à Montréal incluant principalement des agents des appels à Québec. Dans la mesure où des rencontres en personne sont requises, ceci entraine des déplacements et des frais pour les contribuables et leurs représentants.

Questions à l'ARC

a) Pouvez-vous nous indiquer quel est le délai de traitement moyen actuel des avis d'opposition au Québec et plus particulièrement dans la grande région de Montréal?

b) Pouvez-vous nous indiquer quelles mesures l'ARC entend mettre en place pour améliorer ces délais et assurer que les avis d'opposition logés par les contribuables situés dans la région de Montréal seront traités par des agents d'opposition de la région de Montréal?

B) Discussion entre contribuable et agent des appels

Les contribuables disposent d'un délai relativement court de 90 jours pour loger un avis d'opposition. De plus, au moment de la production de l'avis d'opposition, ils n'ont pas toujours en main toutes les informations pertinentes à l'égard de la cotisation émise, incluant une copie du rapport de vérification du vérificateur de l'ARC qui a fait émettre la cotisation.

Le processus d'opposition est donc traditionnellement un processus de discussion dans le cadre duquel le contribuable ou son représentant et l'agent des appels désigné pour traiter le dossier doivent nécessairement avoir divers échanges qui permettent notamment :

i) au contribuable ou à son représentant d'être bien informé des motifs qui sous-tendent la cotisation;

ii) à l'agent des appels de faire part au contribuable ou au représentant de ses impressions préliminaires et de demander des pièces ou des représentations additionnelles à l'égard des points qui achoppent;

iii) au contribuable ou à son représentant de faire des représentations supplémentaires pour répondre aux questions soulevées par l'agent des appels.

Des rumeurs ont commencé à circuler voulant que l'ARC envisage de modifier ce processus pour faire en sorte que les agents des appels statuent sur les avis d'opposition sur la base du contenu de l'avis d'opposition, sans entrer en contact avec le contribuable ou ses représentants.

Question à l'ARC

c) Pourriez-vous nous confirmer si ces rumeurs sont fondées et, dans l'affirmative, si l'ARC serait disposée à reconsidérer sa position, compte tenu qu'il est essentiel, tel que spécifié ci-dessus, qu'un dialogue ait lieu entre le contribuable ou son représentant d'une part, et l'agent des appels de l'ARC d'autre part, afin permettre un processus d'opposition sain et complet et éviter des appels aussi inutiles que coûteux devant la Cour canadienne de l'impôt?

Réponse de l'ARC à la question 51 a)

Le délai de traitement est calculé de la date de la mise à la poste de l'opposition par le contribuable jusqu'à la date de l'émission de la décision par la Division des Appels. Le délai de traitement pour la région du Québec était de 171 jours pour l'année fiscale 2009-2010 et se situe présentement à 189 jours pour l'année en cours. En ce qui concerne le Bureau des services fiscaux de Montréal le délai s'élevait à 231 jours pour l'année 2009-2010 et s'élève présentement à 236 jours.

Réponse de l'ARC à la question 51 b)

Afin d'améliorer les délais de traitement des oppositions, la Direction générale des Appels (DGA) a créé deux centres d'arrivage. Toutes les oppositions, sauf celles énumérées plus bas, y sont soumises à un examen préliminaire et, suivant certains critères de sélection, les oppositions sont identifiées comme charge de travail de Centre fiscal (CF) ou de Bureau des services fiscaux (BSF). La charge de travail CF est une charge de travail nationale alors que la charge de travail BSF est une charge de travail régionale. Par conséquent, si l'opposition fait suite à une vérification, elle sera traitée par la division des Appels d'un des BSF de la région où la vérification a eu lieu.

Les oppositions visant les dossiers importants, d'évitement fiscal, de recherche et développement et les dossiers de l'exécution sont transmises au BSF régional désigné.

Par contre, pour certains cas, une rencontre peut s'avérer nécessaire entre l'opposant et ses représentants et les agents des Appels de l'ARC. C'est pourquoi nous avons instauré deux politiques pour remédier à ces situations.

D'abord la politique de Réunions en personne qui établit les lignes directrices entourant ce genre de rencontre et la politique de Transfert des dossiers qui encadre le processus de transfert des dossiers d'un bureau à un autre en déterminant les facteurs à considérer lorsque des demandes de transfert de dossiers sont faites.

Ces 2 politiques sont en place depuis janvier 2008.

Réponse de l'ARC à la question 51 c)

Nous pouvons vous confirmer que ces rumeurs ne sont pas fondées.

Il existe cependant des cas de " traitement accéléré " pour lesquels l'agent des Appels ne communique pas avec le contribuable. Pour qu'une opposition se qualifie à ce traitement accéléré, il faut que le contribuable ait présenté tous les renseignements et les documents nécessaires avec son avis d'opposition et que l'agent des Appels accorde l'opposition en entier.

Il arrive aussi qu'un agent des Appels fasse parvenir au contribuable une lettre faisant état de ses conclusions. L'agent des Appels offrira au contribuable un certain délai pour soumettre d'autres représentations. Il indiquera que s'il ne reçoit pas de réponse dans le délai prescrit, le dossier sera fermé sur la base de ses conclusions.

L'énoncé suivant apparaît sur le site web de l'ARC sous la rubrique Votre droit à un examen officiel :

" ... Le représentant des Appels peut communiquer avec le contribuable ou son représentant autorisé en vue de discuter des questions et d'obtenir d'autres documents et éclaircissements. L'agent des Appels offrira également de fournir des copies des documents à l'appui de la position de l'ARC, puisqu'une bonne communication favorisera le processus de règlement des différends. L'agent examinera alors les renseignements à l'appui des deux points de vue de toutes les questions, et appliquera la loi et les politiques de l'ARC. "

Pour en savoir plus, veuillez consulter la publication suivante :

P148, Vos droits d'opposition et d'appel selon la Loi de l'impôt sur le revenu

REPONSE PREPAREE PAR :
Jacques Maheux
Direction des appels en matière fiscale et de bienfaisance
Direction générale des appels

Agent de la Direction des décisions en impôt responsable :
Guy Goulet
(613) 946-3499
Le 8 octobre 2010
2010-037371

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 165 - Subsection 165(3)

appeals officer will contact the taxpayer unless the objection is granted in full

After generally confirming that CRA will not deal with a Notice of Objection without contacting the taxpayer, CRA stated:

However, there are "fast track" files where the Appeals Officer does not contact the taxpayer. For an objection to qualify for expedited processing, the taxpayer must have submitted all the necessary information and documentation with the notice of objection and the appeals officer must grant the objection in full.

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8 October 2010 Roundtable, 2010-0373711C6 F - Traitement des avis d'oppositions

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