24 September 2010 External T.I. 2010-0366661E5 F - Allocations de repas

Unedited CRA Tags

6(1)a)

View modes

Translation

Translation disclaimer

This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] Are meal allowances paid to employees by a city taxable? Do they comply with the administrative policy on meals and allowances provided to employees during overtime, as set out in Income Tax Technical News No. 40?

Position: Question of fact. A meal allowance paid to a blue-collar employee before or after the first XXXXXXXXXX hours of continuous overtime work would not be taxable as it would meet all the criteria of the Canada Revenue Agency's administrative policy on meals and allowances provided to employees during overtime as outlined in Technical News No. 40. Since the meal allowance paid to the blue-collar employee is paid regardless of whether or not the employee is required to take a meal, i.e. it is not based on the fact that an employee is required to take a meal, the allowance paid after the XXXXXXXXXX overtime hours, following the normal hours of work and the first XXXXXXXXXX hours of continuous overtime work, would take the form of additional remuneration and would be taxable to the blue-collar employee. A meal allowance paid to a part-time firefighter responding to an emergency call does not meet the criteria of the administrative policy and would be taxable.

Reasons: Application of paragraph 6(1)(a) and the administrative policy on meals during overtime set out in Income Tax Technical News No. 40.

XXXXXXXXXX
					2010-036666
					Lucie Allaire, Advocate, CGA, D. Fisc.

September 24, 2010

Dear Madam,

Subject: Meal allowances

This is in response to your letter dated May 6, 2010, in which you requested our opinion regarding the taxation of meal allowances for blue-collar employees and part-time firefighters of the City of XXXXXXXXXX (the "City"), and in light of additional information provided during telephone exchanges (XXXXXXXXXX/Allaire).

Unless otherwise indicated, all legislative references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

Blue-collar Employees

Where a blue-collar employee works overtime for more than XXXXXXXXXX hours before or after the employee’s regular hours of work, a meal allowance of $XXXXXXXXXX, indexed to the Consumer Price Index, is paid to the employee after such XXXXXXXXXX hours of work. If the overtime work continues, the same allowance of $XXXXXXXXXX is paid to the blue-collar employee for every XXXXXXXXXX hours of overtime worked.

You indicated that the overtime worked by a blue-collar employee is in connection with repairs to XXXXXXXXXX and municipal equipment, snow removal operations, or extra work. For particular situations, such as snow removal operations, you also state that a blue-collar employee may be called upon to work overtime more than XXXXXXXXXX times in a week.

Part-time Firefighters

Where a part-time City firefighter responds to an emergency call, an indexed meal allowance of $XXXXXXXXX may be paid to the part-time City firefighter after XXXXXXXXXX hours of continuous work. Subsequent to the payment of the previous meal allowance, the part-time firefighter may be entitled to a meal allowance in the same amount for every XXXXXXXXXX hours of continuous work, following the first XXXXXXXXXX hours of continuous work.

You indicated that these allowances are paid to a part-time firefighter who responds to an emergency call during or outside the firefighter’s regular part-time hours of work.

Based on the information you have provided, the City's part-time firefighters do not qualify as volunteer firefighters.

Finally, we understand that City employees travel within the City and the metropolitan area, where applicable, in the course of their duties.

Our Comments

It appears to us that the situation described in your letter and hereinafter summarized could constitute an actual situation involving taxpayers. As explained in Information Circular 70-6R5, it is not the practice of this Directorate to provide comments on proposed transactions involving specific taxpayers otherwise than in the form of an advance income tax ruling. If your situation involved specific taxpayers and one or more transactions, you should submit all relevant facts and documentation to the appropriate Tax Services Office for its opinion. However, we can offer the following general comments that may be helpful.

Paragraph 6(1)(a) generally provides, among other things, that the value of benefits of any kind whatever received or enjoyed by a taxpayer in the year in respect of, in the course of, or by virtue of an office or employment are be included in computing the income of the taxpayer, except for certain benefits referred to in subparagraphs 6(1)(a)(i) to (v).

In that regard, the payment by the employer of an expense of an employee is generally a taxable benefit to be included in computing the employee's income under paragraph 6(1)(a) where it results in an economic benefit or advantage to the employee. However, the Canada Revenue Agency ("CRA") and the courts generally accept that where an amount paid is primarily for the benefit of the employer rather than the employee, the payment could not be a taxable benefit to the employee.

Furthermore, it is the employer's responsibility to determine who primarily benefits, the employer or the employee, from an economic benefit.

Notwithstanding the above, by administrative position, the CRA does not consider a meal allowance paid to such an employee working overtime as income if the following criteria are satisfied:

the value of the meal or meal allowance is reasonable: in general, an amount up to $17 will be considered reasonable;
the employee works at least two hours of overtime immediately before or immediately following the employee's normal scheduled hours of work;
the overtime is infrequent or occasional.

With respect to the third criterion, the CRA considers overtime to be of an occasional nature if it is performed less than three times per week. However, that condition can be satisfied where a meal or allowance is provided three or more times a week on an occasional basis in order to meet ad hoc workload requirements, such as major repairs.

Thus, while it is a question of fact, overtime worked more than twice a week by a blue-collar employee would be considered infrequent or occasional if it does not occur regularly over an extended period of time or if it does not become the norm.

In light of the facts you have described to us, we are of the view that the allowance paid to a blue-collar employee who works XXXXXXXXXX hours of continuous overtime, before or after the employee’s normal work schedule, would not be taxable, as it would be related to an expense that he or she would have actually incurred for a meal, and all the criteria set out in the administrative policy are met. The same conclusion would apply to additional meal allowances paid to a blue-collar employee for every XXXXXXXXXX hours, in addition to the hours of the employee’s regular work schedule and the first XXXXXXXXXX hours of continuous overtime work.

On the other hand, the CRA considers a meal allowance to which an employee is entitled after working a certain minimum amount of overtime to be taxable if the payment to the employee is not truly related to whether or not the employee actually takes a meal. In such a case, meal allowances paid to a blue-collar employee could then be considered additional remuneration and would therefore be a taxable benefit.

Finally, it appears that meal allowances paid to a part-time firefighter are not related to the requirement to work overtime.

Since the CRA's administrative position with respect to meals during overtime does not appear to apply and since meal expenses are a personal expense, any meal allowance paid to a part-time firefighter would be taxable and would have to be added in computing the firefighter’s income from an office or employment under sections 5 and 6.

Best regards,

François Bordeleau, Advocate

Manager
Business and Partnerships Section
Income Tax Rulings Directorate.

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Est-ce que les allocations de repas versées à des employés par une ville sont imposables? Respectent-elles la politique administrative sur les repas et allocations fournis aux employés pendant les heures supplémentaires, qui est énoncée dans les Nouvelles techniques No 40 ?

Position Adoptée: Question de fait. L'allocation de repas versée à un employé col bleu avant ou après les XXXXXXXXXX premières heures de travail continu en surtemps ne serait pas imposable car elle respecterait tous les critères de la politique administrative de l'Agence du revenu du Canada quant aux repas et allocations fournis aux employés pendant les heures supplémentaires énoncée aux Nouvelles techniques No 40. Puisque l'allocation de repas versée à un employé col bleu est versée indépendamment du fait qu'un employé doit prendre un repas, c'est-à dire qu'elle ne s'appuie pas sur le fait qu'un employé doit prendre un repas, l'allocation versée après les XXXXXXXXXX heures supplémentaires, suivant les heures normales de travail et les XXXXXXXXXX premières heures de travail continu en surtemps, prendrait la forme d'une rémunération additionnelle et serait imposable pour l'employé col bleu. L'allocation de repas versée à un pompier à temps partiel qui répond à un appel d'urgence ne respecte pas les critères de la politique administrative et serait imposable.

Raisons: Application de l'alinéa 6(1)a) et de la politique administrative quant aux repas pendant le temps supplémentaire énoncée aux Nouvelle techniques No 40.

XXXXXXXXXX
					2010-036666
					Lucie Allaire, avocate, CGA, D. Fisc.

Le 24 septembre 2010

Madame,

Objet : Allocations de repas

La présente est en réponse à votre lettre datée du 6 mai 2010 dans laquelle vous demandez notre opinion concernant l'imposition des allocations de repas offerts aux employés cols bleus et aux pompiers à temps partiel de la ville de XXXXXXXXXX (ci-après la " Ville "), et ce, à la lumière des informations supplémentaires fournies lors d'échanges téléphoniques (XXXXXXXXXX /Allaire).

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (la " Loi ").

Employés cols bleus

Dans le contexte où un employé col bleu effectue du travail supplémentaire pour plus de XXXXXXXXXX heures avant ou après ses heures normales de travail, une allocation de repas de XXXXXXXXXX $, indexée selon l'indice des prix à la consommation, lui est versée après lesdites XXXXXXXXXX heures de travail. Si le travail supplémentaire se poursuit, la même allocation de XXXXXXXXXX $ est versée à l'employé col bleu à toutes les XXXXXXXXXX heures supplémentaires.

Vous indiquez que le temps supplémentaire effectué par un employé col bleu se déroule dans le cadre de réparations des XXXXXXXXXX et des équipements municipaux, lors d'opérations de déneigement ou lors d'un surplus de travail. Pour des raisons particulières, en lien par exemple avec des opérations de déneigement, vous ajoutez enfin qu'un employé col bleu peut être appelé à faire des heures supplémentaires plus de XXXXXXXXXX fois au cours d'une même semaine.

Pompiers à temps partiel

Dans le contexte où un pompier à temps partiel de la Ville répond à un appel d'urgence, une allocation de repas de XXXXXXXXXX $, indexée, peut lui être versée après XXXXXXXXXX heures de travail continu. Subséquemment au versement de l'allocation de repas précédente, le pompier à temps partiel pourrait avoir droit à une allocation de repas du même montant à toutes les XXXXXXXXXX heures de travail continu, suivant les XXXXXXXXXX premières heures de travail continu.

Vous indiquez que ces allocations sont versées à un pompier à temps partiel, qui répond à un appel d'urgence, pendant ou dehors de ses heures normales de travail à temps partiel.

À partir des informations que vous avez fournies, les pompiers à temps partiel de la Ville ne se qualifient pas à titre de pompiers volontaires.

Enfin, nous comprenons que les employés de la ville se déplacent à l'intérieur de la Ville et de la région métropolitaine, le cas échéant, dans l'exercice de leurs fonctions.

Nos commentaires

Il nous apparaît que la situation décrite dans votre lettre et ci-après résumée pourrait constituer une situation réelle impliquant des contribuables. Comme l'explique la Circulaire d'information 70-6R5, la présente Direction n'a pas comme pratique de fournir des observations sur les opérations envisagées concernant des contribuables précis autrement que sous la forme d'une décision anticipée en matière d'impôt sur le revenu. Si votre situation concernait des contribuables précis et une ou des opérations réalisées, vous devriez soumettre tous les faits et documents pertinents au bureau des services fiscaux approprié afin d'obtenir son opinion. Toutefois, nous sommes en mesure de vous offrir les commentaires généraux suivants qui pourraient vous être utiles.

De façon générale, l'alinéa 6(1)a) prévoit, entre autres, que la valeur des avantages quelconques qu'un contribuable a reçus ou dont il a joui au cours de l'année au titre, dans l'occupation ou en vertu d'une charge ou d'un emploi sont à inclure dans le calcul de son revenu, à l'exception de certains avantages mentionnés aux sous-alinéas 6(1)a)(i) à (v).

À cet égard, le paiement par l'employeur d'une dépense d'un employé constitue généralement un avantage imposable à inclure dans le calcul du revenu de l'employé en vertu de l'alinéa 6(1)a) lorsqu'il en résulte un avantage économique ou un bénéfice pour l'employé. Cependant, l'Agence du revenu du Canada (" ARC ") et les tribunaux acceptent généralement que lorsqu'une somme payée profite principalement à l'employeur plutôt qu'à l'employé, le paiement peut ne pas constituer un avantage imposable pour l'employé.

Par ailleurs, il est de la responsabilité de l'employeur de déterminer à qui profite principalement, de l'employeur ou de l'employé, un avantage économique.

Malgré ce qui précède, par position administrative, l'ARC ne considère pas une indemnité de repas versée à cet employé faisant des heures supplémentaires comme un revenu, si les critères suivants sont satisfaits:

la valeur du repas ou de l'allocation de repas est raisonnable : en général, un montant jusqu'à concurrence de 17 $ sera considéré comme raisonnable;
l'employé effectue au moins deux heures de travail supplémentaire immédiatement avant ou immédiatement après son horaire de travail normal;
les heures supplémentaires sont peu fréquentes ou sont occasionnelles.

À l'égard du troisième critère, l'ARC considère que les heures supplémentaires sont de nature occasionnelle si elles sont effectuées moins de trois fois par semaine. Toutefois, on peut respecter cette condition lorsqu'un repas ou une allocation est fourni au moins trois fois par semaine, de manière occasionnelle afin de répondre aux besoins ponctuels en matière de volume de travail, comme par exemple, des réparations majeures.

Ainsi, bien qu'il s'agisse d'une question de fait, les heures supplémentaires effectuées plus de deux fois par semaine par un employé col bleu seraient considérées comme peu fréquentes ou occasionnelles si elles ne se produisent pas régulièrement pendant une période prolongée ou si elles ne deviennent pas la norme.

À la lumière des faits que vous nous avez décrits, nous serions d'avis que l'allocation versée à un employé col bleu qui effectue XXXXXXXXXX heures de travail continu en surtemps, avant ou après son horaire de travail normal, ne serait pas imposable, car elle serait en lien avec une dépense qu'il aurait effectivement encouru pour la consommation d'un repas et que tous les critères énoncés dans la politique administrative sont satisfaits. La même conclusion s'appliquerait aux allocations de repas additionnelles versées à un employé col bleu à toutes les XXXXXXXXXX heures, suivant l'addition des heures de son horaire de travail normal et des XXXXXXXXXX premières heures de travail continu en surtemps.

D'autre part, l'ARC considère qu'une allocation de repas à laquelle un employé a droit après avoir travaillé un certain nombre minimum d'heures supplémentaires est imposable si le paiement versé à l'employé n'est pas véritablement relié à la question de savoir si l'employé prend effectivement un repas ou non. Dans un tel cas, les allocations de repas versées à un employé col bleu pourraient alors être considérées comme de la rémunération supplémentaire et constitueraient donc un avantage imposable.

Enfin, il semble que les allocations de repas versées à un pompier à temps partiel n'ont pas de lien avec l'exigence d'effectuer du temps supplémentaire.

Puisque la position administrative de l'ARC quant aux repas pendant le temps supplémentaire ne semble pas s'appliquer et que les frais de repas constituent une dépense personnelle, toute allocation de repas versée au pompier à temps partiel serait imposable et devrait être ajoutée dans le calcul de son revenu provenant d'une charge ou d'un emploi en vertu des articles 5 et 6.

Nous vous prions d'agréer, Madame, l'expression de nos salutations distinguées.

François Bordeleau, Avocat
Gestionnaire
Section des entreprises et
des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(a)

criteria for overtime meal allowances to be non-taxable

Where a blue-collar employee of a City works overtime for more than a certain number of hours above the regular hours of work, a meal allowance is paid, with a further meal allowance being paid if there is a further increment in the overtime hours for that period. For particular situations, such as snow removal operations, the employee may be called upon to work overtime more than two times in a week.

A part-time City firefighter responding to an emergency call receives an indexed meal allowance after X hours of continuous work, and to a further allowance following a further increment in the overtime hours.

Are these allowances taxable?

CRA found that the regular blue-collar meal allowances satisfied the following tests and, thus, were not taxable:

[T]he CRA does not consider a meal allowance paid to such an employee working overtime as income if the following criteria are satisfied:

the value of the meal or meal allowance is reasonable: in general, an amount up to $17 will be considered reasonable;

the employee works at least two hours of overtime immediately before or immediately following the employee's normal scheduled hours of work;

the overtime is infrequent or occasional.

With respect to the third criterion, the CRA considers overtime to be of an occasional nature if it is worked less than three times a week. However, that condition can be satisfied where a meal or allowance is provided three or more times a week on an occasional basis to meet ad hoc workload requirements, such as major repairs. …

On the other hand ... a meal allowance to which an employee is entitled after working a certain minimum amount of overtime to be taxable if the payment to the employee is not truly related to whether or not the employee actually takes a meal.

However, the firefighter allowances were taxable as they were “not related to the requirement to work overtime.”

You are here

24 September 2010 External T.I. 2010-0366661E5 F - Allocations de repas

View modes

Translation disclaimer